Postępowanie upadłościowe – poza układem w upadłości – co do zasady prowadzi do likwidacji całego majątku dłużnika. W przypadku spółek prawa handlowego oznacza to zwykle ich wykreślenie z rejestru przedsiębiorców. Zanim to nastąpi, syndyk ma obowiązek nie tylko przejąć i zabezpieczyć dokumentację upadłego, ale również zapewnić jej odpowiednią archiwizację lub – gdy jest to dopuszczalne – zniszczenie. Do kosztów postępowania zaliczają się także wydatki związane z korespondencją, ogłoszeniami oraz konieczną eksploatacją pomieszczeń.
Archiwizacja dokumentów upadłego
Obowiązki syndyka
Syndyk odpowiada za:
- przejęcie i zabezpieczenie dokumentacji (ksiąg rachunkowych, ewidencji podatkowych, korespondencji),
- archiwizację zarówno dokumentów otrzymanych od upadłego, jak i wytworzonych w toku postępowania.
Obowiązek dotyczy w szczególności dokumentacji, której przechowywanie wynika z przepisów prawa (np. akta pracownicze), ale także innych materiałów mogących mieć znaczenie dla przyszłych roszczeń.
📌 Przykład
Spółka produkcyjna z Łodzi ogłosiła upadłość w 2023 r. Syndyk, oprócz zabezpieczenia ksiąg rachunkowych, musiał zadbać o archiwizację dokumentacji dotyczącej umów z kontrahentami, ponieważ mogły z nich wynikać nieprzedawnione roszczenia o zapłatę.
Dokumentacja pracownicza i płacowa
W przypadku upadłości pracodawcy, syndyk ma obowiązek:
- przekazać dokumentację osobową i płacową do wyspecjalizowanego podmiotu przechowującego dokumenty,
- zabezpieczyć środki na cały okres przechowywania przewidziany w przepisach.
Jeżeli syndyk nie jest w stanie tego sfinansować, sąd rejestrowy może zdecydować o przekazaniu akt do archiwum państwowego utworzonego przez Ministra Kultury.
Zbiory dokumentów w rozumieniu prawa upadłościowego
Dokumenty włączone przez syndyka do tzw. zbioru dokumentów (np. zgłoszenia wierzytelności) po zakończeniu postępowania trafiają do sądu upadłościowego i dołączane są do akt sprawy.
➡ Koszty ich przechowywania pokrywa Skarb Państwa, ale już koszty ich sporządzenia i przekazania obciążają masę upadłości.
Zniszczenie dokumentów zamiast archiwizacji
Zgodnie z zasadą optymalizacji kosztów (art. 179 p.u.), jeżeli:
- dokumenty nie muszą być przechowywane na podstawie prawa,
- a ich zniszczenie jest tańsze niż archiwizacja,
to syndyk powinien je zutylizować.
Koszty korespondencji
Do kosztów postępowania zalicza się:
- przygotowanie i wysyłkę pism do wierzycieli, sądów, organów administracji i innych podmiotów,
- opłaty za usługi pocztowe i kurierskie.
Od 1 grudnia 2021 r. większość korespondencji odbywa się elektronicznie przez system teleinformatyczny (art. 216a p.u.), co zmniejszyło wydatki masy upadłości. Wyjątkiem pozostają koszty doręczeń za pośrednictwem komornika oraz przesyłek zagranicznych (w tym tłumaczeń).
Koszty ogłoszeń i obwieszczeń
Ogłoszenia w prasie, internecie lub inne formy publicznego przekazu informacji o postępowaniu upadłościowym stanowią koszty postępowania.
Szczególną formą jest obwieszczenie (art. 221 ust. 1 p.u.).
Od 2021 r. obwieszczenia są bezpłatnie publikowane w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, natomiast w sprawach starszych – odpłatnie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Koszty obwieszczeń ponosi masa upadłości, chyba że dokonano ich na żądanie upadłego lub wierzycieli.
Koszty eksploatacji pomieszczeń syndyka
Nowelizacja z 2019 r. doprecyzowała, że do kosztów postępowania należą również koszty eksploatacji pomieszczeńniezbędnych do prowadzenia biura syndyka.
Od 1 grudnia 2021 r. syndyk musi zapewnić dostęp do akt postępowania (także zgłoszeń wierzytelności) w swoim biurze przez co najmniej 4 godziny dziennie w dni robocze.
Pomieszczenia mogą być też potrzebne do przechowywania majątku lub prowadzenia czynności zarządu. W zależności od celu:
- koszty te są związane z ustalaniem wierzytelności (sumptus processus),
- lub z zarządem i zabezpieczeniem masy upadłości (sumptus oeconomici).
Podsumowanie
Do kosztów postępowania upadłościowego zgodnie z art. 230 ust. 1 p.u. należą:
- archiwizacja lub zniszczenie dokumentów,
- koszty korespondencji,
- koszty ogłoszeń i obwieszczeń,
- koszty eksploatacji pomieszczeń syndyka.
Ich kwalifikacja zależy od tego, czy służą zabezpieczeniu masy upadłości (sumptus oeconomici), czy też ustalaniu wierzytelności i likwidacji majątku (sumptus processus).
Podstawa prawna
- art. 57 ust. 1 – Prawo upadłościowe
- art. 85, art. 289 i art. 477 – Kodeks spółek handlowych
- art. 145 ust. 1 – Prawo upadłościowe
- art. 176 ust. 1, art. 179, art. 216a, art. 221 ust. 1–3, art. 228a ust. 3–4, art. 230 ust. 1, art. 49124 ust. 3–4, art. 49137 ust. 3–4 – Prawo upadłościowe
- art. 51u ust. 1 i 3 – ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- art. 5 ust. 2 – ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych
Tematy porad zawartych w poradniku
- koszty archiwizacji dokumentów w postępowaniu upadłościowym
- obowiązki syndyka dotyczące dokumentacji i korespondencji
- koszty ogłoszeń i obwieszczeń w upadłości
- wydatki na pomieszczenia biurowe syndyka