Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur oznacza, że przedsiębiorca musi być przygotowany nie tylko na zwykłe wystawianie faktur w KSeF, ale również na sytuację, w której system czasowo przestaje być dostępny. Przepisy przewidują dwa szczególne mechanizmy: tryb offline związany z planowaną niedostępnością KSeF oraz tryb awaryjny stosowany przy nieprzewidzianej awarii systemu. Różnica między nimi ma bardzo praktyczne znaczenie, ponieważ wpływa m.in. na sposób przekazania faktury nabywcy oraz termin późniejszego przesłania dokumentu do KSeF.
Tryb offline i tryb awaryjny KSeF – czym się różnią?
Najważniejszym kryterium pozwalającym rozróżnić oba tryby jest przewidywalność niedostępności KSeF.
Tryb offline, określany także jako tryb niedostępności, dotyczy sytuacji, w której przerwa w działaniu systemu jest zaplanowana. Chodzi przede wszystkim o prace serwisowe lub techniczne, o których podatnicy mają zostać wcześniej poinformowani.
Tryb awaryjny służy natomiast do działania w sytuacji nagłej. Stosuje się go wtedy, gdy następuje nieplanowana awaria KSeF i odpowiedni komunikat o niej zostaje opublikowany przez administrację.
Dla przedsiębiorcy nie jest to wyłącznie różnica terminologiczna. Od rodzaju niedostępności zależy przede wszystkim:
- na jakich zasadach można wystawić fakturę,
- w jaki sposób faktura może zostać przekazana nabywcy,
- jakie oznaczenia powinny znaleźć się na dokumencie,
- ile czasu pozostaje na przesłanie faktury do KSeF po przywróceniu działania systemu.
Dlatego w firmowej procedurze dotyczącej fakturowania warto wyraźnie rozdzielić planowaną niedostępność KSeF od awarii KSeF.
Na czym polega tryb offline przy planowanej niedostępności KSeF?
Podstawą stosowania trybu offline jest art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług. Z materiału źródłowego wynika, że rozwiązanie to jest związane z planowanymi pracami serwisowymi. Informacja o niedostępności ma być ogłaszana z wyprzedzeniem w Biuletynie Informacji Publicznej.
W czasie takiej przerwy przedsiębiorca nie musi wstrzymywać procesu sprzedaży tylko dlatego, że KSeF jest chwilowo niedostępny. Może wystawić fakturę poza działającym systemem, ale musi zachować wymagania właściwe dla tego trybu.
Jak powinna wyglądać faktura wystawiona w trybie offline?
Faktura wystawiana podczas planowanej niedostępności powinna mieć postać elektroniczną i być zgodna ze strukturą przewidzianą dla faktur wystawianych w KSeF.
Oznacza to, że tryb offline nie jest powrotem do całkowicie dowolnej formy fakturowania. Przedsiębiorca powinien nadal posługiwać się rozwiązaniem technicznym umożliwiającym przygotowanie dokumentu zgodnego ze strukturą KSeF.
Faktura w tym trybie jest również związana z wykorzystaniem dwóch kodów QR:
- kodu oznaczonego jako „OFFLINE”, umożliwiającego dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację jej danych,
- kodu „CERTYFIKAT”, który ma służyć zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności treści dokumentu.
W praktyce oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania programu księgowego lub systemu sprzedażowego do pracy również w okresie, w którym komunikacja z KSeF jest niedostępna.
Jak przekazać fakturę nabywcy podczas trybu offline?
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na sposób udostępnienia dokumentu nabywcy. Materiał źródłowy wskazuje, że w standardowym przypadku nabywca otrzymuje fakturę w KSeF. Odmiennie przedstawia się sytuacja określonych nabywców, którym dokument może być przekazywany w uzgodniony sposób.
Najwięcej praktycznych problemów może pojawić się w relacjach krajowych B2B.
Jeżeli faktura wystawiona podczas niedostępności nie otrzymała jeszcze numeru KSeF, a nabywcą jest krajowy podatnik posiadający NIP, materiał źródłowy wskazuje na możliwość wydania potwierdzenia transakcji. Dokument ten pełni w praktyce funkcję informacji potwierdzającej przeprowadzenie sprzedaży do czasu wprowadzenia właściwej faktury do systemu.
Nie należy jednak utożsamiać takiego potwierdzenia z samą fakturą VAT.
Zwróć uwagę, że zgodnie z opisem przyjętym w materiale źródłowym w okresie trwania planowanej niedostępności kontrahenci w krajowej relacji B2B nie mogą po prostu wymieniać między sobą faktur VAT poza KSeF według dowolnie ustalonego sposobu.
Inaczej może wyglądać sytuacja konsumenta albo podmiotu zagranicznego. W odniesieniu do takich odbiorców faktura wystawiona w trybie niedostępności może być udostępniona w sposób uzgodniony.
Przykład 1 – planowana niedostępność KSeF
Spółka „Nordex” sprzedaje urządzenia przedsiębiorcy prowadzącemu sklep internetowy. Ministerstwo Finansów wcześniej informuje, że w sobotę od określonej godziny KSeF będzie niedostępny z powodu prac technicznych.
W czasie przerwy spółka realizuje dostawę o wartości 18 700 zł netto. Jej system księgowy przygotowuje dokument elektroniczny zgodny ze strukturą KSeF.
Ponieważ nabywcą jest polski przedsiębiorca posiadający NIP, a dokument nie uzyskał jeszcze numeru KSeF, sprzedawca może przekazać mu potwierdzenie transakcji. Po zakończeniu niedostępności właściwa faktura powinna zostać przesłana do KSeF w terminie przewidzianym dla trybu offline.
Ile czasu jest na wysłanie faktury po zakończeniu trybu offline?
To jedna z najważniejszych różnic między trybem offline a trybem awaryjnym.
Po zakończeniu planowanej niedostępności przedsiębiorca powinien przesłać wystawione w tym okresie faktury do KSeF w terminie jednego dnia roboczego od dnia zakończenia niedostępności.
Za moment zakończenia niedostępności należy przyjąć koniec okresu wskazanego w ogłoszeniu zamieszczonym w BIP Ministerstwa Finansów.
Pamiętaj, że nie warto odkładać wysyłki na koniec tego terminu. Firma powinna mieć procedurę, dzięki której dokumenty utworzone w trybie offline są automatycznie albo przynajmniej niezwłocznie przekazywane do KSeF po przywróceniu systemu.
Dobrym rozwiązaniem organizacyjnym jest prowadzenie oddzielnej ewidencji dokumentów wystawionych podczas niedostępności. Pozwala to sprawdzić, czy żadna faktura nie pozostała wyłącznie w lokalnym systemie przedsiębiorcy.
Co oznacza tryb awaryjny KSeF?
Inny charakter ma awaria KSeF, dla której podstawowe znaczenie ma art. 106nf ustawy o VAT.
Tryb awaryjny dotyczy sytuacji nieplanowanej. Zgodnie z opisem przedstawionym w materiale źródłowym można go stosować, gdy zostanie opublikowany komunikat o awarii KSeF w BIP Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym systemu.
Samo stwierdzenie przez przedsiębiorcę, że nie może zalogować się do programu albo wysłać faktury, nie powinno być automatycznie utożsamiane z oficjalnie ogłoszoną awarią KSeF.
Najpierw trzeba ustalić źródło problemu.
Możliwe jest bowiem, że nie działa:
- lokalny program księgowy,
- połączenie internetowe przedsiębiorcy,
- infrastruktura informatyczna firmy,
- mechanizm uwierzytelnienia,
- albo właśnie KSeF.
Dla zastosowania opisanego w źródle trybu awaryjnego istotne jest oficjalne ogłoszenie awarii.
Jak wystawiać faktury podczas awarii KSeF?
Podczas oficjalnie ogłoszonej awarii również można kontynuować wystawianie faktur.
Dokument powinien być sporządzony:
- w postaci elektronicznej,
- zgodnie ze strukturą właściwą dla KSeF,
- z wymaganymi kodami QR.
Podobnie jak przy planowanej niedostępności chodzi o kod „OFFLINE” i kod „CERTYFIKAT”.
Istotna różnica dotyczy natomiast sposobu przekazywania dokumentu odbiorcy.
W trybie awaryjnym faktura może zostać udostępniona odbiorcy również przed przesłaniem jej do działającego już KSeF. Z materiału wynika, że rozwiązanie to dotyczy odbiorców krajowych, zagranicznych oraz konsumentów.
W praktyce tryb awaryjny daje więc przedsiębiorcy większą możliwość kontynuowania bieżącego obiegu dokumentów mimo niespodziewanej awarii centralnego systemu.
Przykład 2 – nagła awaria KSeF
Firma „Medaro” wykonuje w środę usługę dla krajowego kontrahenta o wartości 32 400 zł netto. W trakcie wystawiania dokumentu okazuje się, że KSeF przestał działać. Awaria zostaje oficjalnie ogłoszona przez Ministerstwo Finansów.
Firma wystawia dokument w swoim systemie zgodnie ze strukturą KSeF i opatruje go wymaganymi kodami QR. Ponieważ mamy do czynienia z oficjalnie ogłoszonym trybem awaryjnym, faktura może zostać przekazana kontrahentowi poza KSeF w przewidzianym dla tego trybu sposobie.
Po przywróceniu działania systemu firma musi jednak pamiętać o przesłaniu dokumentu do KSeF. Samo wcześniejsze przekazanie faktury nabywcy nie zastępuje późniejszego obowiązku jej wysłania do systemu.
Ile czasu jest na przesłanie faktury po awarii KSeF?
W trybie awaryjnym termin jest znacznie dłuższy niż podczas planowanej niedostępności.
Podatnik powinien przesłać wystawione podczas awarii faktury do KSeF w terminie siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
Za zakończenie awarii przyjmuje się koniec okresu wskazanego w odpowiednim ogłoszeniu w BIP Ministerstwa Finansów oraz w interfejsie KSeF.
To oznacza, że przedsiębiorca powinien odnotować nie tylko sam moment pojawienia się problemu, ale przede wszystkim sprawdzić oficjalny komunikat określający okres awarii.
Offline KSeF a awaria KSeF – najważniejsze różnice
W praktyce najłatwiej zapamiętać kilka podstawowych zasad.
Tryb offline – niedostępność:
- przerwa jest planowana,
- informacja o niej jest ogłaszana z wyprzedzeniem,
- faktura jest przygotowywana elektronicznie zgodnie ze strukturą KSeF,
- zastosowanie mają wymagane kody QR,
- po zakończeniu niedostępności dokument należy przesłać do KSeF w ciągu jednego dnia roboczego.
Tryb awaryjny:
- awaria ma charakter nieplanowany,
- jej wystąpienie jest oficjalnie komunikowane,
- przedsiębiorca może nadal wystawiać faktury elektroniczne zgodne ze strukturą KSeF,
- stosowane są wymagane kody QR,
- faktura może zostać przekazana odbiorcy zgodnie z zasadami przewidzianymi dla trybu awaryjnego,
- dokument trzeba przesłać do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii.
Największym błędem byłoby więc potraktowanie obu sytuacji jako jednego ogólnego „trybu bez Internetu”. Z prawnego i organizacyjnego punktu widzenia są to dwa różne mechanizmy.
Jak przygotować firmę na niedostępność KSeF?
Przepisy określają zasady postępowania podczas awarii, ale samo istnienie regulacji nie wystarczy, jeżeli pracownicy przedsiębiorcy nie wiedzą, co zrobić w praktyce.
Warto przygotować wewnętrzną procedurę obejmującą co najmniej:
- wskazanie osoby odpowiedzialnej za sprawdzanie oficjalnych komunikatów o niedostępności lub awarii,
- rozróżnienie trybu offline i trybu awaryjnego w programie księgowym,
- kontrolę prawidłowego generowania wymaganych kodów QR,
- prowadzenie wykazu dokumentów niewysłanych jeszcze do KSeF,
- automatyczną lub ręczną kontrolę ich wysyłki po przywróceniu systemu,
- weryfikację terminu jednego albo siedmiu dni roboczych,
- ustalenie sposobu postępowania wobec kontrahentów w czasie niedostępności.
Szczególnie istotne jest wyeliminowanie sytuacji, w której pracownik samodzielnie ocenia, że „KSeF ma awarię”, podczas gdy problem leży wyłącznie po stronie firmowego systemu.
Czy warto dokumentować awarię KSeF?
Materiał źródłowy wiąże możliwość stosowania omawianych trybów z oficjalnymi komunikatami dotyczącymi niedostępności albo awarii. Z tego względu z punktu widzenia bezpieczeństwa przedsiębiorcy rozsądne jest zachowanie informacji pozwalających później ustalić, dlaczego faktura została wystawiona w szczególnym trybie.
W praktyce dokumentacja wewnętrzna może obejmować np.:
- datę i godzinę wystawienia faktury,
- informację o rodzaju zastosowanego trybu,
- numer lub kopię komunikatu dotyczącego niedostępności,
- moment przywrócenia działania KSeF,
- datę późniejszego przesłania dokumentu do systemu.
Takie rozwiązanie ma również znaczenie organizacyjne. Jeżeli firma wystawia podczas awarii setki albo tysiące dokumentów, bez odpowiedniej ewidencji łatwo przeoczyć fakturę, która powinna zostać później przesłana do KSeF.
Podsumowanie
Niedostępność KSeF nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca musi przerwać sprzedaż i czekać na ponowne uruchomienie systemu. Przepisy przewidują mechanizmy pozwalające zachować ciągłość fakturowania.
Najważniejsze jest prawidłowe ustalenie, z jakim rodzajem niedostępności mamy do czynienia.
Przy planowanej przerwie stosowany jest tryb offline związany z art. 106nh ustawy o VAT. Po zakończeniu niedostępności faktury należy przesłać do KSeF w terminie jednego dnia roboczego.
Przy oficjalnie ogłoszonej, nieplanowanej awarii zastosowanie ma tryb awaryjny określony w art. 106nf ustawy o VAT. W takim przypadku przedsiębiorca ma siedem dni roboczych od zakończenia awarii na przesłanie wystawionych dokumentów do KSeF.
Pamiętaj również, że szczególnego znaczenia nabiera sposób przekazania dokumentu odbiorcy. Zasady obowiązujące w planowanym trybie offline nie są identyczne z zasadami stosowanymi podczas awarii.
Dlatego przedsiębiorca korzystający z KSeF powinien przygotować procedurę awaryjną jeszcze zanim pojawi się pierwszy problem techniczny. Pozwoli to uniknąć improwizacji dokładnie w momencie, w którym system przestanie działać.
Podstawa prawna
art. 106nh, art. 106nf, art. 106gb ust. 4 – ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Tematy porad zawartych w poradniku
awaria KSeF 2026
tryb offline KSeF
faktury podczas awarii KSeF
niedostępność KSeF a faktura
termin wysłania faktury do KSeF