Czy pracodawca może otwierać drzwi do biura odciskiem palca pracownika? Czy system rozpoznawania twarzy może zastąpić kartę wejściową? A może biometria jest dobrym sposobem na rejestrowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy? Technicznie takie rozwiązania są dziś łatwo dostępne. Prawnie sytuacja jest znacznie bardziej skomplikowana. Dane biometryczne należą do informacji objętych szczególnie silną ochroną, a pracodawca nie może wykorzystywać ich tylko dlatego, że takie rozwiązanie jest wygodne, nowoczesne albo ogranicza ryzyko „odbijania karty” za inną osobę.
W praktyce kluczowe znaczenie mają cel zastosowania biometrii, jej niezbędność oraz możliwość osiągnięcia tego samego rezultatu za pomocą mniej ingerujących środków. Z tego poradnika dowiesz się, kiedy wykorzystanie odcisku palca, geometrii twarzy, tęczówki oka lub innych cech biometrycznych pracownika może być dopuszczalne oraz w jakich przypadkach pracodawca powinien z takiego rozwiązania zrezygnować.
Czym są dane biometryczne pracownika?
Biometria pozwala rozpoznawać człowieka na podstawie charakterystycznych dla niego cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych. W praktyce mogą to być między innymi:
- linie papilarne,
- geometria lub charakterystyczne punkty twarzy,
- tęczówka oka,
- układ naczyń krwionośnych dłoni,
- głos,
- sposób składania podpisu,
- sposób poruszania się.
Nie oznacza to jednak, że każde zdjęcie twarzy albo nagranie głosu automatycznie jest daną biometryczną w rozumieniu RODO. Znaczenie ma przede wszystkim sposób technicznego przetwarzania informacji oraz jego cel.
Art. 4 pkt 14 RODO definiuje dane biometryczne następująco:
„dane biometryczne” oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne;
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – art. 4 pkt 14.
To rozróżnienie jest bardzo ważne w praktyce.
Zwykłe zdjęcie pracownika umieszczone np. w firmowym intranecie nie musi być jeszcze daną biometryczną.Inaczej będzie, gdy system analizuje charakterystyczne punkty twarzy, tworzy na tej podstawie cyfrowy wzorzec i porównuje go z wzorcem zapisanym w bazie w celu potwierdzenia, że przed kamerą znajduje się konkretny pracownik.
W drugim przypadku mamy do czynienia z typowym wykorzystaniem biometrii do identyfikacji.
Dlaczego dane biometryczne są szczególnie chronione?
Problem z biometrią polega między innymi na tym, że dane tego rodzaju są bardzo silnie związane z konkretnym człowiekiem.
Hasło można zmienić. Kartę dostępu można unieważnić i wydać nową. Numer PIN można zastąpić innym.
Odcisku palca, układu tęczówki czy podstawowych cech twarzy zasadniczo nie da się w podobny sposób „wymienić”.
Dlatego skutki niewłaściwego wykorzystania lub wycieku takich danych mogą być znacznie poważniejsze niż w przypadku wielu zwykłych danych osobowych.
RODO ustanawia generalny zakaz przetwarzania danych biometrycznych, jeżeli służą one jednoznacznej identyfikacji człowieka. Art. 9 ust. 1 RODO stanowi:
„Zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.”
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – art. 9 ust. 1.
Od tej zasady istnieją wyjątki. W przypadku stosunku pracy szczególne znaczenie ma jednak nie tylko RODO, lecz również art. 22¹b Kodeksu pracy, który precyzuje, kiedy pracodawca może przetwarzać dane biometryczne pracownika.
Kiedy pracodawca może stosować dane biometryczne?
W praktyce trzeba rozróżnić dwie sytuacje.
Pierwsza dotyczy danych szczególnej kategorii przekazanych z inicjatywy pracownika lub kandydata do pracy.
Druga dotyczy sytuacji, w której sam pracodawca potrzebuje danych biometrycznych ze względu na szczególną ochronę informacji albo pomieszczeń.
To właśnie drugi przypadek ma największe znaczenie przy projektowaniu firmowych systemów kontroli dostępu.
Biometria może chronić szczególnie ważne informacje lub pomieszczenia
Najważniejszą dla pracodawców podstawę zawiera art. 22¹b § 2 Kodeksu pracy:
„Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.”
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, art. 22¹b § 2.
Przepis nie pozwala więc na wprowadzanie biometrii w całej firmie według zasady: „skoro jest bezpieczniej, zastosujemy ją wszędzie”.
Musi występować konkretny i odpowiednio istotny cel.
Może chodzić przykładowo o kontrolę dostępu do:
- serwerowni zawierającej kluczowe systemy przedsiębiorstwa,
- laboratorium, w którym znajdują się szczególnie chronione technologie,
- skarbca albo pomieszczenia, w którym przechowywane jest mienie wyjątkowej wartości,
- pomieszczenia zawierającego szczególnie chronioną dokumentację,
- strefy, w której przechowywane są informacje technologiczne lub produkcyjne, których ujawnienie mogłoby spowodować istotną szkodę.
Nie wystarczy jednak samo nazwanie pokoju „pomieszczeniem specjalnym”. Pracodawca powinien być w stanie wykazać, dlaczego wymaga ono szczególnej ochrony i dlaczego właśnie biometria jest potrzebna do zapewnienia bezpieczeństwa.
Przykład: dostęp do laboratorium technologicznego
Spółka NovaChem prowadzi badania nad nową metodą produkcji materiałów wykorzystywanych w elektronice. W jednym z laboratoriów przechowywana jest dokumentacja procesu technologicznego, a dostęp ma tylko sześciu pracowników uczestniczących w projekcie.
Firma rozważa wprowadzenie czytnika biometrycznego wykorzystującego układ naczyń dłoni.
W takim przypadku zastosowanie biometrii może być uzasadnione, jeżeli pracodawca wykaże, że ujawnienie informacji znajdujących się w laboratorium mogłoby narazić przedsiębiorstwo na realną szkodę, a zastosowanie mniej ingerujących metod nie zapewnia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.
Istotne będzie również ograniczenie systemu wyłącznie do osób, które rzeczywiście muszą wchodzić do chronionej strefy.
Czy odcisk palca można stosować do ewidencji czasu pracy?
Co do zasady nie.
To jeden z najważniejszych praktycznych wniosków dotyczących biometrii pracowniczej.
Samo kontrolowanie, o której godzinie pracownik rozpoczął i zakończył pracę, nie uzasadnia sięgania po dane biometryczne. Cel ten można osiągnąć w znacznie mniej ingerujący sposób, np. przy pomocy:
- kart pracowniczych,
- identyfikatorów,
- systemu informatycznego,
- listy obecności,
- indywidualnego konta pracownika.
Prezes UODO konsekwentnie wskazuje, że polskie prawo pracy nie przewiduje możliwości stosowania danych biometrycznych pracowników wyłącznie do rejestrowania czasu pracy. Organ podkreśla przy tym znaczenie zasad legalności, ograniczenia celu i minimalizacji danych wynikających z art. 5 RODO.
Przykład: odcisk palca zamiast karty pracowniczej
Firma logistyczna FastBox zatrudnia 85 osób. Zarząd chce zamontować przy głównym wejściu czytnik linii papilarnych. Celem ma być dokładna rejestracja rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz uniemożliwienie pracownikom rejestrowania wejścia za kolegę.
Takie uzasadnienie nie wystarcza.
Pracodawca może przecież zastosować spersonalizowane karty, identyfikatory albo inne rozwiązania niewymagające pobierania danych szczególnej kategorii.
Biometria byłaby w tym przypadku nadmierną ingerencją w prywatność pracowników w stosunku do celu, jaki pracodawca chce osiągnąć.
Czy zgoda pracownika wystarczy do stosowania biometrii?
To częsty błąd pracodawców: skoro pracownik podpisze zgodę, uznają, że problem prawny znika.
Nie jest to takie proste.
Art. 22¹b § 1 Kodeksu pracy stanowi, że zgoda pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie może być podstawą przetwarzania danych należących do szczególnych kategorii wyłącznie wtedy, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy tej osoby.
Oznacza to, że pracodawca nie może skonstruować systemu w taki sposób:
„Firma potrzebuje odcisków palców wszystkich pracowników. Kto się zgadza, proszony jest o podpisanie formularza zgody”.
W takim przypadku inicjatywa w rzeczywistości pochodzi od pracodawcy.
Trzeba też pamiętać o specyfice stosunku pracy. Pracownik jest ekonomicznie i organizacyjnie zależny od pracodawcy, dlatego ocena rzeczywistej dobrowolności zgody wymaga szczególnej ostrożności.
Kodeks pracy wprost chroni pracownika przed konsekwencjami odmowy. Brak zgody lub jej wycofanie nie może prowadzić między innymi do niekorzystnego traktowania, odmowy zatrudnienia ani rozwiązania umowy z tego powodu.
Przykład: „dobrowolny” skan twarzy przy wejściu
Agencja marketingowa BrightOne proponuje wszystkim zatrudnionym aplikację, która po rozpoznaniu twarzy automatycznie otwiera drzwi do biura. Osoby, które nie wyrażą zgody, muszą każdorazowo zgłaszać się do recepcji i czekać na wpuszczenie przez pracownika ochrony.
Formalnie firma nazywa rozwiązanie dobrowolnym.
W praktyce może powstać poważna wątpliwość, czy odmowa rzeczywiście nie powoduje negatywnych konsekwencji. Jeżeli alternatywna metoda jest wyraźnie bardziej uciążliwa, dobrowolność zgody może być kwestionowana.
Znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem byłoby zapewnienie zwykłej karty dostępu umożliwiającej wejście na takich samych zasadach.
Zasada proporcjonalności – najważniejszy test przed wdrożeniem biometrii
Nawet gdy pracodawca ma ważny cel, nie oznacza to jeszcze, że może automatycznie zastosować najbardziej zaawansowany system biometryczny.
Powinien zadać sobie przede wszystkim trzy pytania:
- Czy cel jest rzeczywiście wystarczająco ważny?
- Czy zastosowanie biometrii jest konieczne do jego osiągnięcia?
- Czy tego samego rezultatu nie można uzyskać za pomocą mniej ingerującego rozwiązania?
RODO wymaga, aby dane były adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do realizacji celu. Jest to zasada minimalizacji danych wynikająca z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
W praktyce właśnie tutaj może rozstrzygać się legalność konkretnego systemu.
Im bardziej inwazyjna technologia, tym mocniejsze powinno być uzasadnienie jej zastosowania.
Biometria może być łatwiejsza w obsłudze niż karta dostępu, ale sama wygoda pracodawcy nie jest jeszcze równoznaczna z niezbędnością.
Czy system rozpoznawania twarzy zawsze przetwarza dane biometryczne?
Nie.
Trzeba odróżnić zwykłe przetwarzanie obrazu od technicznego przetwarzania prowadzącego do jednoznacznej identyfikacji człowieka.
Przykładowo kamera monitoringu rejestrująca obraz pracownika może przetwarzać jego dane osobowe, ale nie oznacza to automatycznie, że pracodawca wykorzystuje dane biometryczne.
Sytuacja zmienia się, gdy oprogramowanie:
- analizuje charakterystyczne cechy twarzy,
- tworzy indywidualny wzorzec,
- porównuje go z bazą wcześniej zapisanych wzorców,
- na tej podstawie identyfikuje konkretną osobę.
W takim przypadku zastosowanie znajdą szczególne reguły dotyczące danych biometrycznych.
To istotne również w związku z coraz szerszym wykorzystywaniem sztucznej inteligencji. System może wykonywać bardzo zaawansowaną analizę obrazu, ale dla oceny na gruncie RODO kluczowy jest cel oraz sposób przetwarzania informacji.
Biometria może ujawnić więcej, niż pracodawca potrzebuje
Jednym z problemów związanych z nowoczesnymi systemami biometrycznymi jest możliwość wyciągania dodatkowych informacji z materiału, który pierwotnie miał służyć wyłącznie identyfikacji.
Rozwój technologii powoduje, że analiza określonych cech fizycznych może potencjalnie ujawniać również informacje dotyczące między innymi zdrowia czy cech fizjologicznych pracownika.
Z punktu widzenia pracodawcy oznacza to konieczność szczególnej ostrożności przy wyborze systemu.
Nie wystarczy odpowiedzieć na pytanie: „Czy urządzenie prawidłowo rozpoznaje pracownika?”.
Trzeba również ustalić:
- jakie informacje są faktycznie pobierane,
- czy przechowywany jest obraz źródłowy czy tylko utworzony na jego podstawie wzorzec,
- gdzie znajdują się dane,
- kto ma do nich dostęp,
- czy dostawca technologii wykorzystuje je do własnych celów,
- jak długo informacje są przechowywane,
- czy system analizuje również cechy, które nie są potrzebne do kontroli dostępu.
Pracodawca powinien wiedzieć, co rzeczywiście robi zakupiona technologia.
Dostęp do danych biometrycznych w firmie musi być ograniczony
Kodeks pracy ustanawia w tym zakresie dodatkowe wymagania.
Do przetwarzania danych wskazanych w art. 22¹b § 1 Kodeksu pracy mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy, a osoby te mają obowiązek zachowania danych w tajemnicy.
Niezależnie od tego zastosowanie mają ogólne zasady bezpieczeństwa wynikające z RODO.
W praktyce pracodawca powinien między innymi ograniczyć liczbę osób mających dostęp do systemu, ustalić odpowiednie poziomy uprawnień oraz zabezpieczyć dane przed przypadkowym lub nieuprawnionym wykorzystaniem.
Nie powinno dochodzić do sytuacji, w której dostęp do bazy wzorców biometrycznych posiada szeroka grupa pracowników działu administracyjnego tylko dlatego, że „tak skonfigurowano system”.
Dane biometryczne a prywatność i dobra osobiste pracownika
Problem biometrii nie kończy się na RODO.
Pozyskiwanie informacji bezpośrednio związanych z fizycznymi lub behawioralnymi cechami człowieka ingeruje również w jego prywatność, autonomię i dobra osobiste.
Art. 47 Konstytucji RP gwarantuje każdemu prawo do ochrony życia prywatnego, a art. 51 ust. 1 wskazuje, że nikt nie może być zobowiązany do ujawniania informacji dotyczących swojej osoby inaczej niż na podstawie ustawy.
Ochronie cywilnoprawnej podlegają również dobra osobiste, w tym między innymi wizerunek.
Dlatego przy projektowaniu systemu biometrycznego nie należy ograniczać analizy wyłącznie do pytania: „Czy mamy podstawę prawną do przetwarzania danych?”.
Trzeba również sprawdzić, jak głęboko zastosowana technologia ingeruje w sferę prywatną pracownika i czy ingerencja ta pozostaje uzasadniona w stosunku do chronionego interesu pracodawcy.
Czy biometria może być stosowana wobec wszystkich pracowników?
Nie powinno się automatycznie przyjmować takiego rozwiązania.
Jeżeli szczególnej ochrony wymaga tylko jedno laboratorium, serwerownia lub archiwum, biometria powinna dotyczyć przede wszystkim osób, które rzeczywiście muszą uzyskiwać dostęp do tej przestrzeni.
Przykład: jeden czytnik nie oznacza biometrii dla całej załogi
Przedsiębiorstwo FinSecure zatrudnia 240 pracowników. Wydzielona strefa centrum danych jest dostępna tylko dla ośmiu administratorów IT. Firma uznaje, że ze względu na bezpieczeństwo systemów konieczne jest zastosowanie kontroli biometrycznej.
Nie oznacza to, że można automatycznie pobrać dane biometryczne wszystkich 240 pracowników.
Jeżeli pozostałe osoby nie mają prawa wstępu do chronionej strefy, przetwarzanie ich danych w tym celu byłoby trudne do uzasadnienia.
Zakres przetwarzania powinien odpowiadać rzeczywistej potrzebie.
Zautomatyzowane decyzje na podstawie danych pracownika wymagają dodatkowej ostrożności
Nowoczesne systemy biometryczne coraz częściej współpracują z algorytmami i systemami sztucznej inteligencji.
Może powstać pokusa, aby automatycznie wykorzystywać wyniki ich działania do podejmowania decyzji dotyczących pracownika.
Przykładowo system mógłby zakwalifikować zachowanie określonej osoby jako „nietypowe” albo automatycznie generować decyzje mające wpływ na jej sytuację zawodową.
W takim przypadku znaczenie może mieć również art. 22 RODO, zgodnie z którym osoba ma prawo nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeżeli wywołuje ona wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa. Przepis przewiduje określone wyjątki i zabezpieczenia.
Dlatego pracodawca powinien odróżnić zwykłą techniczną kontrolę dostępu od znacznie dalej idącego algorytmicznego oceniania pracownika.
Co pracodawca powinien sprawdzić przed wdrożeniem systemu biometrycznego?
Przed zakupem czytników odcisków palców albo systemu rozpoznawania twarzy warto przeprowadzić analizę jeszcze przed podpisaniem umowy z dostawcą.
W szczególności należy ustalić:
- jaki dokładnie cel ma realizować biometria;
- czy cel mieści się w przypadkach dopuszczonych przez prawo pracy;
- czy zastosowanie danych biometrycznych jest rzeczywiście niezbędne;
- czy istnieje mniej ingerująca alternatywa;
- których pracowników system musi obejmować;
- jakie dokładnie dane pobiera urządzenie;
- gdzie i jak długo będą przechowywane;
- kto otrzyma do nich dostęp;
- jakie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne zastosowano;
- co stanie się z danymi po ustaniu zatrudnienia albo utracie przez pracownika uprawnień dostępowych.
Zwróć uwagę, że przy biometrii argument „system jest wygodniejszy” albo „takie rozwiązanie zaproponował dostawca” jest zdecydowanie za słaby.
Pracodawca jako administrator musi być w stanie wykazać zgodność przetwarzania z prawem.
Najczęstsze błędy pracodawców przy stosowaniu biometrii
Największe ryzyko prawne powstaje wtedy, gdy firma najpierw kupuje technologię, a dopiero później szuka podstawy prawnej do jej zastosowania.
Do szczególnie ryzykownych praktyk należą:
- wykorzystywanie odcisku palca wyłącznie do ewidencjonowania godzin pracy,
- obejmowanie biometrią wszystkich pracowników mimo potrzeby ochrony tylko jednej wydzielonej strefy,
- traktowanie zgody pracownika jako uniwersalnej podstawy legalizującej system,
- brak realnej alternatywy dla osoby, która nie chce przekazać danych, gdy system oparty jest na zgodzie,
- przechowywanie większej ilości informacji, niż jest niezbędna,
- dopuszczanie zbyt wielu osób do danych biometrycznych,
- brak wiedzy o tym, jakie dane rzeczywiście analizuje system dostarczony przez zewnętrzną firmę,
- wykorzystywanie danych zebranych w jednym celu do późniejszej oceny lub kontroli pracownika w innym celu.
Monitoring wizyjny nie daje automatycznie prawa do rozpoznawania twarzy
To jeden z najważniejszych praktycznych problemów.
Pracodawca może legalnie stosować monitoring wizyjny i jednocześnie nie mieć podstawy do uruchomienia na nagraniach systemu identyfikacji biometrycznej.
Art. 22² § 1 Kodeksu pracy pozwala na monitoring wizyjny, jeżeli jest on niezbędny między innymi do bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo ochrony informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca może następnie bez dodatkowej analizy podłączyć do kamer algorytm:
„kamera → wykrywanie twarzy → porównanie z bazą → ustalenie nazwiska → zapis godziny i miejsca pobytu pracownika”.
To jakościowo inny poziom ingerencji w prywatność.
Materiał źródłowy wskazuje właśnie na ten problem: nowoczesna technologia zaciera granicę między tradycyjnym nadzorem a ciągłym, algorytmicznym kontrolowaniem człowieka. System może nie tylko zarejestrować zdarzenie, lecz analizować zachowania, wzorce ruchu i inne właściwości pracownika.
Kodeks pracy wymaga również wcześniejszego określenia celu, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu oraz poinformowania pracowników o jego wprowadzeniu. Co do zasady informacja o uruchomieniu monitoringu musi zostać przekazana nie później niż dwa tygodnie wcześniej.
AI oceniająca pracownika może być systemem wysokiego ryzyka
AI Act szczególnie traktuje systemy stosowane w zatrudnieniu.
Załącznik III wymienia wśród systemów wysokiego ryzyka między innymi AI przeznaczoną do:
- rekrutowania i wybierania kandydatów;
- analizowania i filtrowania aplikacji;
- oceniania kandydatów;
- podejmowania decyzji wpływających na warunki zatrudnienia;
- podejmowania decyzji o awansie lub rozwiązaniu stosunku pracy;
- przydzielania zadań na podstawie indywidualnego zachowania albo określonych cech;
- monitorowania i oceniania wydajności oraz zachowania pracowników.
Nie oznacza to, że każdy program HR wykorzystujący AI automatycznie jest systemem wysokiego ryzyka. AI Act zawiera mechanizm kwalifikowania systemów i wyjątki związane m.in. z brakiem znaczącego wpływu na proces decyzyjny. Jeżeli jednak system profiluje osoby fizyczne w przypadku zastosowania wymienionego w załączniku III, rozporządzenie przewiduje szczególnie rygorystyczną kwalifikację.
Dla pracodawcy praktyczny wniosek jest prosty: przed zakupem systemu AI do HR trzeba ustalić jego kwalifikację prawną, a nie poprzestać na zapewnieniu dostawcy, że jest to „tylko narzędzie wspomagające”.
Pracownik musi wiedzieć, że będzie oceniany przez AI
W przypadku systemu AI wysokiego ryzyka stosowanego w miejscu pracy AI Act nakłada na pracodawcę będącego podmiotem stosującym szczególny obowiązek informacyjny.
Art. 26 ust. 7 AI Act wymaga, aby przed rozpoczęciem wykorzystywania takiego systemu pracodawca poinformował przedstawicieli pracowników oraz pracowników, których system będzie dotyczył.
Nie wystarczy więc ukrycie informacji o algorytmie w wielostronicowej polityce prywatności.
Pracownik powinien mieć realną możliwość zrozumienia, że określony system jest wobec niego wykorzystywany, a organizacja powinna odpowiednio uregulować zasady jego stosowania.
Ma to szczególne znaczenie, gdy wynik algorytmu wpływa na premię, przydzielenie zmiany, awans, ocenę okresową albo rozwiązanie umowy.
Przykład: algorytm decydujący o premii magazynierów
Firma logistyczna „Transnova” wdraża system, który analizuje dane z terminali pracowników, liczbę wykonanych czynności, przerwy oraz tempo realizacji zadań. Na podstawie uzyskanego wyniku program automatycznie klasyfikuje pracowników do jednej z czterech grup premiowych.
Nie jest to już zwykłe narzędzie statystyczne.
System może bezpośrednio wpływać na warunki zatrudnienia i wynagrodzenie pracownika, a więc wymaga analizy również pod kątem regulacji AI Act dotyczących systemów wysokiego ryzyka.
Dodatkowo trzeba uwzględnić art. 22 RODO. Przepis przyznaje osobie prawo, by nie podlegała decyzji:
„która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu”.
Warunkiem zastosowania tego przepisu jest również wywoływanie skutków prawnych lub podobnie istotnego wpływu na daną osobę.
Dlatego pracodawca powinien ustalić, czy człowiek rzeczywiście podejmuje końcową decyzję, czy jedynie mechanicznie zatwierdza wynik programu.
Czy AI może analizować emocje pracownika?
Tu AI Act wprowadza rozwiązanie jeszcze dalej idące niż zakwalifikowanie systemu do kategorii wysokiego ryzyka.
Wnioskowanie o emocjach osoby fizycznej w miejscu pracy przy użyciu AI jest co do zasady praktyką zakazaną.Wyjątek dotyczy wykorzystania systemu z powodów medycznych lub bezpieczeństwa. Zakaz wynikający z art. 5 AI Act jest stosowany już od 2 lutego 2025 r.
Przykład: kamera mierząca „zaangażowanie” podczas rozmowy
Firma prowadząca centrum obsługi klienta instaluje kamery, których oprogramowanie analizuje twarz i głos konsultanta. Program przypisuje pracownikowi poziom zdenerwowania, zadowolenia i zaangażowania, a wyniki trafiają do przełożonego.
Nie wystarczy tu argument pracodawcy, że system ma poprawić jakość obsługi.
Jeżeli system AI wnioskuje o emocjach pracownika, trzeba uwzględnić zakaz z art. 5 ust. 1 lit. f AI Act, a nie jedynie przepisy o systemach wysokiego ryzyka.
Co więcej, taki mechanizm może jednocześnie ingerować w prywatność i godność pracownika oraz prowadzić do nierównego traktowania, jeżeli algorytm inaczej interpretuje zachowanie poszczególnych osób.
Dyskryminacja algorytmiczna – pracodawca odpowiada za skutki używania technologii
Jednym z największych zagrożeń opisanych w materiale źródłowym jest dyskryminacja algorytmiczna. Problem jest szczególnie trudny, ponieważ pracownik może nawet nie wiedzieć, dlaczego otrzymał niższą ocenę, został pominięty przy awansie albo odrzucony w rekrutacji.
Algorytm może odtwarzać błędy znajdujące się w danych, wykorzystywać niewłaściwe korelacje albo nieproporcjonalnie obciążać określone grupy pracowników.
Przykładowo system oceniający „dyspozycyjność” może przyznawać niższe wyniki osobom, które nie zgadzają się na pracę w nietypowych godzinach. Program formalnie nie bierze pod uwagę płci ani sytuacji rodzinnej, ale stosowane kryterium może w praktyce prowadzić do systematycznie niekorzystnych wyników określonej grupy.
Zwróć uwagę, że pracodawca nie uwalnia się od odpowiedzialności dlatego, że rekomendację wygenerował zewnętrzny algorytm. Technologia pozostaje narzędziem organizowania pracy i musi być stosowana z poszanowaniem praw pracownika.
Kodeks pracy formułuje w tej kwestii fundamentalną zasadę:
„Pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika.”
To art. 11¹ Kodeksu pracy.
Ocena skutków dla ochrony danych może być konieczna jeszcze przed wdrożeniem systemu
Pracodawca nie powinien rozpoczynać analizy prawnej dopiero w dniu instalowania kamer lub czytników biometrycznych.
Art. 35 RODO wymaga przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) przed rozpoczęciem przetwarzania, jeżeli ze względu na charakter, zakres, kontekst i cele – szczególnie przy zastosowaniu nowych technologii – operacja może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
W przypadku rozbudowanych systemów biometrycznych, ciągłego monitorowania pracowników albo łączenia biometrii z AI kwestia DPIA powinna zostać potraktowana szczególnie poważnie.
Dobrze przeprowadzona analiza powinna odpowiedzieć między innymi na pytania:
Po co przetwarzamy te dane?
Cel powinien być konkretny, rzeczywisty i zgodny z prawem.
Czy biometria jest rzeczywiście konieczna?
Jeżeli wystarczy karta lub kod, zastosowanie skanu twarzy może być nieproporcjonalne.
Jakie mogą wystąpić błędy?
Trzeba brać pod uwagę fałszywą identyfikację, nieprawidłowe przypisanie zachowania oraz dyskryminujące wyniki.
Co stanie się w razie wycieku?
Hasło można zmienić. Cech biometrycznych człowieka zazwyczaj nie.
Czy decyzję można zweryfikować przez człowieka?
Jest to szczególnie ważne przy ocenach, awansach, premiach i zwolnieniach.
Nadzór człowieka nad AI nie powinien być fikcją
Jednym z głównych problemów algorytmicznego zarządzania opisanych w materiale źródłowym jest przejmowanie przez oprogramowanie części funkcji kierowniczych pracodawcy. Algorytm wyznacza zadania, mierzy wyniki, klasyfikuje pracownika i może pośrednio przesądzać o jego sytuacji zawodowej.
AI Act odpowiada na to ryzyko między innymi obowiązkiem zapewnienia nadzoru ze strony człowieka nad systemami wysokiego ryzyka. Art. 14 wymaga, aby system można było skutecznie nadzorować, a osoba odpowiedzialna za ten nadzór rozumiała możliwości i ograniczenia technologii oraz była przygotowana na niebezpieczeństwo automatycznego polegania na wyniku systemu.
Dlatego procedura, w której menedżer klika „zatwierdź” przy każdej decyzji wygenerowanej przez algorytm, nie daje sama w sobie rzeczywistej gwarancji kontroli.
Człowiek powinien mieć kompetencje i faktyczną możliwość zakwestionowania wyniku.
Podsumowanie
Dane biometryczne pracowników mogą być bardzo skutecznym narzędziem kontroli dostępu, ale prawo pozwala korzystać z nich jedynie w ograniczonych sytuacjach.
Najważniejsze zasady są następujące:
Po pierwsze, nie każde zdjęcie czy nagranie głosu jest automatycznie daną biometryczną. Szczególne znaczenie ma specjalne przetwarzanie techniczne umożliwiające jednoznaczną identyfikację osoby.
Po drugie, pracodawca może stosować biometrię między innymi wtedy, gdy jest ona niezbędna do ochrony dostępu do szczególnie ważnych informacji albo pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
Po trzecie, wykorzystanie odcisku palca lub rozpoznawania twarzy wyłącznie w celu rejestrowania czasu pracy jest co do zasady niedopuszczalne. Ten sam cel można osiągnąć za pomocą znacznie mniej ingerujących środków.
Po czwarte, sama zgoda pracownika nie jest prostym sposobem na zalegalizowanie systemu biometrycznego. Kodeks pracy ustanawia w tym zakresie szczególne ograniczenia, a w relacji pracownik–pracodawca szczególnie ważna jest rzeczywista dobrowolność decyzji.
Po piąte, pracodawca powinien zawsze stosować zasadę proporcjonalności i minimalizacji. Jeżeli wystarczy karta, kod lub inny mniej ingerujący środek, zastosowanie biometrii może być trudne do obrony.
W praktyce najlepszą zasadą jest więc: najpierw ustal, dlaczego biometria jest naprawdę konieczna, a dopiero później wybieraj technologię. Sam fakt, że rozwiązanie jest nowoczesne i zwiększa wygodę, nie stanowi jeszcze wystarczającej podstawy do ingerencji w tak wrażliwą sferę danych pracownika.
Podstawa prawna
- art. 47, art. 51 ust. 1 – Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r.
- art. 22¹, art. 22¹a § 2, art. 22¹b § 1–3 – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
- art. 23 – ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
- art. 4 pkt 14, art. 5 ust. 1 lit. a–c i f, art. 9 ust. 1, art. 9 ust. 2 lit. a, b i h, art. 9 ust. 4, art. 22 – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
Tematy porad zawartych w poradniku
- dane biometryczne pracowników RODO
- odcisk palca w miejscu pracy
- rozpoznawanie twarzy pracowników
- biometria a ewidencja czasu pracy
- kontrola dostępu dane biometryczne