Pracownik przychodzi kilkanaście minut przed rozpoczęciem zmiany, zakłada odzież ochronną, odbiera sprzęt, loguje się do systemu albo uczestniczy w odprawie. Czy ten czas można potraktować jako prywatne „przygotowanie do pracy”, czy powinien zostać zaliczony do czasu pracy? Kodeks pracy nie zawiera osobnej regulacji dotyczącej czynności przygotowawczych, dlatego odpowiedź zależy przede wszystkim od celu danej czynności, stopnia podporządkowania pracownika oraz tego, czy bez jej wykonania praca mogłaby zostać prawidłowo rozpoczęta lub kontynuowana. Problem ma znaczenie nie tylko dla wynagrodzenia, lecz również dla nadgodzin i prawa do odpoczynku.
Stan prawny: 4 września 2026 r.
Co jest czasem pracy według Kodeksu pracy?
Punktem wyjścia jest art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Przepis ten nie ogranicza czasu pracy wyłącznie do okresu, w którym pracownik faktycznie wykonuje swoje podstawowe zadania.
Art. 128 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy:
„Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.”
Takie brzmienie przepisu potwierdza aktualny tekst Kodeksu pracy.
W praktyce oznacza to, że pojęcie czasu pracy jest szersze niż samo wykonywanie głównego zadania zawodowego. Operator maszyny nie pracuje wyłącznie wtedy, gdy maszyna już działa. Technik nie zaczyna wykonywania pracy dopiero w chwili rozpoczęcia naprawy. Sprzedawca nie musi rozpoczynać czasu pracy dopiero od momentu pojawienia się pierwszego klienta.
Znaczenie może mieć również okres, w którym pracownik znajduje się w wymaganym przez pracodawcę miejscu, jest gotowy do wykonywania poleceń i wykonuje czynności niezbędne do rozpoczęcia pracy.
W orzecznictwie wskazywano przy tym, że dla pozostawania w dyspozycji pracodawcy istotne są m.in. gotowość do wykonywania pracy, uzewnętrznienie tej gotowości oraz rzeczywista możliwość świadczenia pracy. Problem ten szczegółowo omawia również opracowanie źródłowe dotyczące czynności przygotowawczych i czasu pracy.
Czy każda czynność wykonywana przed rozpoczęciem zmiany jest czasem pracy?
Nie. Sam fakt, że dana czynność w jakiś sposób wiąże się z pracą, nie wystarcza jeszcze do uznania jej za czas pracy.
Najbardziej użyteczny jest podział czynności przygotowawczych według tego, komu i czemu przede wszystkim służą. W analizowanym opracowaniu wyróżniono w praktyce trzy grupy: czynności podejmowane głównie w interesie pracownika, czynności wymagane przez pracodawcę, ale nie zawsze konieczne do wykonywania pracy, oraz czynności niezbędne do prawidłowego rozpoczęcia lub kontynuowania pracy.
Takiego podziału nie znajdziesz wprost w Kodeksie pracy. Jest to sposób interpretacji pozwalający ocenić konkretną sytuację.
Czynności wykonywane głównie dla wygody pracownika
Pierwsza grupa obejmuje działania związane z pracą, które służą jednak przede wszystkim samemu pracownikowi.
Może chodzić przykładowo o:
- zrobienie kawy przed rozpoczęciem obowiązków,
- przygotowanie prywatnego posiłku,
- uporządkowanie osobistych rzeczy,
- zmianę ustawień fotela lub biurka wyłącznie dla własnej wygody,
- przebranie się z ubrania używanego w drodze do pracy w zwykłą odzież biurową, jeżeli pracodawca tego nie wymaga.
Co do zasady trudno byłoby uznać takie czynności za pozostawanie w dyspozycji pracodawcy. Pracownik realizuje przede wszystkim własne potrzeby.
Czynności wymagane przez pracodawcę
Znacznie trudniejsza jest sytuacja, gdy określona czynność została narzucona przez pracodawcę, ale nie jest technicznie niezbędna do wykonania podstawowej pracy.
Przykładem może być:
- obowiązek założenia określonego stroju,
- przygotowanie sali przed przyjęciem klientów,
- ustawienie materiałów promocyjnych,
- przeprowadzenie kontroli estetyki stanowiska,
- obowiązkowe sprawdzenie komunikatów służbowych przed uruchomieniem obsługi klientów.
W takich przypadkach nie powinno się stosować automatycznej reguły. Trzeba zbadać konkretną organizację pracy.
Jeżeli pracodawca nakazuje przyjść wcześniej, przebywać w określonym miejscu i wykonać szczegółowo wskazane zadania przed formalną godziną rozpoczęcia zmiany, argument za zaliczeniem tego okresu do czasu pracy jest zdecydowanie silniejszy.
Kiedy czynności przygotowawcze powinny zostać zaliczone do czasu pracy?
Najmocniejsze podstawy do zaliczenia danego okresu do czasu pracy istnieją wtedy, gdy przygotowanie jest niezbędnym elementem prawidłowego, bezpiecznego albo zorganizowanego rozpoczęcia pracy.
Może to dotyczyć w szczególności:
- założenia obowiązkowych środków ochrony indywidualnej,
- przejścia wymaganej procedury sanitarnej lub dekontaminacji,
- odebrania narzędzi lub specjalistycznego wyposażenia,
- przygotowania maszyny do uruchomienia,
- kontroli zabezpieczeń przed rozpoczęciem produkcji,
- obowiązkowej odprawy zmianowej,
- przejęcia informacji od poprzedniej zmiany,
- przygotowania stanowiska wymagającego wykonania określonych procedur,
- czynności wymaganych przepisami BHP lub przeciwpożarowymi.
Jeżeli bez wykonania takiego działania pracownik nie powinien albo wręcz nie może przystąpić do wykonywania obowiązków, bardzo trudno traktować ten okres jako jego czas prywatny.
Szczególnie istotne jest to, czy czynność:
- służy realizacji potrzeb pracodawcy,
- została nakazana albo wynika z przyjętej organizacji pracy,
- musi zostać wykonana w konkretnym miejscu i czasie,
- jest warunkiem rozpoczęcia lub dalszego wykonywania pracy,
- ogranicza możliwość swobodnego dysponowania czasem przez pracownika.
Im więcej tych elementów występuje jednocześnie, tym mocniejsze są podstawy do uznania czynności przygotowawczej za czas pracy.
Obowiązkowe przebieranie się do pracy – czy wlicza się do czasu pracy?
Nie każde przebieranie będzie oceniane jednakowo.
Przykład 1. Obowiązkowa odzież ochronna w zakładzie produkcyjnym
Spółka „Metal-Pro” zatrudnia pracowników przy obróbce elementów przemysłowych. Przed wejściem na halę każdy pracownik musi w zakładowej szatni założyć kombinezon, obuwie ochronne, okulary i ochronniki słuchu. Sprzętu nie wolno zabierać do domu. Cała procedura zajmuje przeciętnie 11 minut.
Pracodawca ustalił zmianę od godz. 6:00, ale wymaga, aby o 6:00 pracownik znajdował się już przy uruchomionej linii produkcyjnej.
W takim przypadku istnieją bardzo silne argumenty za tym, że wymagane przygotowanie powinno zostać uwzględnione w organizacji i rozliczeniu czasu pracy. Pracownik nie przebiera się dla własnej wygody. Realizuje procedurę narzuconą ze względów bezpieczeństwa i nie może bez niej rozpocząć pracy.
Pracodawca nie powinien więc rozwiązywać problemu przez wymaganie, aby zatrudniony regularnie pojawiał się kilkanaście minut „prywatnie” przed rozpoczęciem każdej zmiany.
Przykład 2. Zwykłe przygotowanie pracownika biurowego
Pani Anna pracuje w biurze rachunkowym. Do pracy dojeżdża hulajnogą. Przychodzi około 20 minut przed godz. 8:00, przebiera się, poprawia fryzurę, przygotowuje herbatę i spożywa przyniesione z domu śniadanie. Pracodawca nie wymaga wcześniejszego przychodzenia ani wykonania żadnej z tych czynności.
W tej sytuacji są to przede wszystkim działania podejmowane w interesie samego pracownika. Nie ma podstaw, aby całe 20 minut automatycznie zaliczyć do czasu pracy.
Ocena zmieniłaby się jednak, gdyby po przyjściu pani Anna miała obowiązek przed godziną 8:00 uruchomić system firmowy, pobrać raporty, przygotować dokumenty zespołu oraz uczestniczyć w codziennej odprawie.
Odprawa przed zmianą i przekazanie stanowiska
Szczególne znaczenie mają odprawy oraz przekazywanie informacji pomiędzy pracownikami kolejnych zmian.
Jeżeli pracodawca oczekuje, że pracownik przed planowanym początkiem zmiany:
- odbierze polecenia,
- zapozna się z aktualną sytuacją,
- przejmie dokumentację,
- wysłucha informacji o awariach lub zagrożeniach,
- przejmie kasę, urządzenie albo stanowisko od poprzednika,
nie można automatycznie traktować tego jako neutralnego „przygotowania się do pracy”.
Takie działania mogą być faktycznie elementem wykonywania obowiązków, zwłaszcza gdy ich pominięcie utrudniałoby albo uniemożliwiało prawidłowe rozpoczęcie zmiany.
Sąd Najwyższy w wyroku z 22 sierpnia 2019 r., sygn. I PK 96/18, zwrócił uwagę, że charakter czynności wykonywanych przed i po zasadniczej pracy wymaga oceny z uwzględnieniem konkretnego stanu faktycznego oraz rzeczywistych obowiązków pracownika. W analizie będącej podstawą tego poradnika podkreślono zarazem, że stworzenie jednej uniwersalnej definicji wszystkich czynności przygotowawczych byłoby bardzo trudne. Informacje o samym orzeczeniu potwierdza baza Sądu Najwyższego.
Czy znaczenie ma polecenie pracodawcy?
Tak, ale brak wyraźnego polecenia nie zawsze przesądza sprawę.
Czynność przygotowawcza może wynikać z:
- przepisów prawa,
- regulaminu pracy,
- regulaminu BHP,
- instrukcji stanowiskowej,
- procedury wewnętrznej,
- ustnego polecenia przełożonego,
- utrwalonej organizacji procesu pracy.
Możliwa jest również sytuacja, w której formalnego polecenia nie wydano, ale pracodawca tak zorganizował pracę, że określone działanie jest w praktyce niezbędne.
Przykładowo trudno twierdzić, że uruchomienie i sprawdzenie specjalistycznego urządzenia przed rozpoczęciem produkcji jest wyłącznie prywatną inicjatywą operatora, jeżeli bez tej kontroli urządzenie nie powinno zostać użyte.
Z drugiej strony sam fakt, że pracownik uważa określoną czynność za przydatną, nie powoduje jeszcze automatycznie powstania czasu pracy. Trzeba ustalić jej rzeczywisty związek z obowiązkami oraz organizacją pracy.
Czy regulamin pracy może określić zasady czynności przygotowawczych?
Tak. Właśnie regulamin pracy może być dobrym miejscem na uporządkowanie takich kwestii.
Art. 104 § 1 Kodeksu pracy stanowi:
„Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.”
Ponadto art. 104¹ § 1 Kodeksu pracy przewiduje m.in. określenie w regulaminie organizacji pracy, warunków przebywania na terenie zakładu, wyposażania pracowników w odzież, obuwie robocze i środki ochrony indywidualnej oraz systemów i rozkładów czasu pracy.
Pracodawca może więc precyzyjnie ustalić przykładowo:
- kiedy odbywa się odprawa zmianowa,
- ile czasu przewidziano na przygotowanie stanowiska,
- kiedy pracownik pobiera wyposażenie,
- w jakich godzinach następuje przekazanie zmiany,
- jakie czynności należy wykonać przed uruchomieniem urządzenia.
Regulamin nie może jednak zmienić charakteru czasu, który według prawa jest czasem pracy, wyłącznie przez nazwanie go „czasem przygotowania”. Postanowienia wewnętrzne muszą pozostawać zgodne z bezwzględnie obowiązującymi normami prawa pracy.
Czynności przygotowawcze mogą powodować nadgodziny
To zagadnienie ma szczególne znaczenie tam, gdzie pracownik ma formalnie ośmiogodzinną zmianę, ale każdego dnia musi wykonywać obowiązkowe czynności jeszcze przed nią albo po jej zakończeniu.
Kodeks pracy w art. 151 § 1 stanowi:
„Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:
- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
- szczególnych potrzeb pracodawcy.”
Aktualne brzmienie tego przepisu potwierdza oficjalny tekst Kodeksu pracy.
Jeżeli zatem 15 minut obowiązkowego przygotowania przed każdą zmianą rzeczywiście stanowi czas pracy, nie można go pomijać tylko dlatego, że grafik rozpoczyna się później.
Przy 20 dniach pracy 15 minut dziennie daje już 5 dodatkowych godzin w miesiącu.
Nie oznacza to jeszcze, że w każdym przypadku wszystkie te godziny automatycznie będą nadgodzinami. Trzeba uwzględnić system i rozkład czasu pracy oraz okres rozliczeniowy. Pokazuje to jednak, dlaczego prawidłowe zakwalifikowanie czynności przygotowawczych ma istotne konsekwencje finansowe.
Czas przygotowania a prawo do odpoczynku
Wliczenie czynności przygotowawczych do czasu pracy wpływa również na ustalanie okresów odpoczynku.
Zgodnie z art. 132 § 1 Kodeksu pracy:
„Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, z zastrzeżeniem § 3 oraz art. 136 § 2 i art. 137.”
Natomiast art. 133 § 1 Kodeksu pracy stanowi:
„Pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.”
Aktualne brzmienie obu przepisów wynika z oficjalnego tekstu Kodeksu pracy.
Dlatego pracodawca powinien patrzeć na czynności przygotowawcze nie tylko przez pryzmat kilku czy kilkunastu minut wynagrodzenia. Regularne przesuwanie faktycznego początku lub końca pracy może wpływać również na zachowanie wymaganych okresów odpoczynku.
Co wynika z prawa Unii Europejskiej?
W prawie unijnym występuje podobna koncepcja czasu pracy.
Art. 2 pkt 1 dyrektywy 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy stanowi:
„„czas pracy” oznacza każdy okres, podczas którego pracownik pracuje, jest do dyspozycji pracodawcy oraz wykonuje swoje działania lub spełnia obowiązki, zgodnie z przepisami krajowymi lub praktyką krajową;”
Dyrektywa definiuje jednocześnie okres odpoczynku jako okres, który nie jest czasem pracy.
W orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości UE podkreślana jest zasada, zgodnie z którą czas pracy i odpoczynek są kategoriami przeciwstawnymi – dyrektywa nie tworzy odrębnej kategorii pośredniej pomiędzy nimi.
Nie oznacza to jednak, że każda prywatna czynność wykonywana przed pracą staje się przez to czasem pracy. Nadal trzeba ustalić, czy pracownik rzeczywiście pozostawał w tym okresie w warunkach charakterystycznych dla wykonywania obowiązków na rzecz pracodawcy.
Jak pracodawca powinien rozliczać przygotowanie do pracy?
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeanalizowanie poszczególnych stanowisk zamiast przyjmowania jednej zasady dla całej firmy.
Warto ustalić:
- jakie czynności pracownik musi wykonać przed rozpoczęciem zasadniczych zadań,
- z czego wynika ten obowiązek,
- gdzie czynności są wykonywane,
- ile przeciętnie trwają,
- czy pracownik może rozpocząć pracę bez ich wykonania,
- czy działanie służy przede wszystkim pracodawcy czy pracownikowi,
- czy pracodawca decyduje o miejscu, czasie i sposobie jego wykonania,
- czy wykonywanie tych czynności powoduje przekroczenie zaplanowanego wymiaru czasu pracy.
Jeżeli zakład wymaga codziennej piętnastominutowej odprawy, rozsądniejszym rozwiązaniem jest uwzględnienie jej w harmonogramie, zamiast formalnego rozpoczynania zmiany dopiero po zakończeniu odprawy.
Podobnie powinno być z obowiązkowym zakładaniem specjalistycznego wyposażenia lub procedurą przygotowania maszyny.
Podsumowanie
Nie istnieje zasada, zgodnie z którą wszystkie czynności wykonywane przed rozpoczęciem zmiany są czasem prywatnym pracownika. Nie ma też podstaw do przyjęcia przeciwnej reguły, że każda czynność związana z przygotowaniem do pracy musi być płatna.
Najważniejszy jest rzeczywisty charakter konkretnego działania.
Jeżeli pracownik wykonuje czynność głównie dla własnego komfortu, zazwyczaj nie będzie to czas pracy. Jeżeli natomiast pracodawca wymaga określonych działań, kontroluje sposób ich wykonania, a przede wszystkim gdy są one niezbędne do bezpiecznego albo prawidłowego rozpoczęcia pracy, istnieją mocne podstawy do zaliczenia ich do czasu pracy.
Pamiętaj też, że kilka minut dziennie może mieć znaczenie. Jeżeli obowiązkowe przygotowanie jest regularnie wykonywane poza harmonogramem, problem może przełożyć się na wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, ewidencję czasu pracy oraz zachowanie odpoczynku dobowego i tygodniowego.
Podstawa prawna
- art. 128 § 1, art. 104 § 1, art. 104¹ § 1, art. 132 § 1, art. 133 § 1, art. 151 § 1 – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
- art. 2 pkt 1 i 2 – dyrektywa 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 4 listopada 2003 r. dotycząca niektórych aspektów organizacji czasu pracy.
Tematy porad zawartych w poradniku
czynności przygotowawcze a czas pracy, przebieranie do pracy a wynagrodzenie, odprawa przed zmianą, przygotowanie stanowiska a nadgodziny, czas pracy pracownika