Zatrudniając pracownika, wielu przedsiębiorców inwestuje w jego rozwój zawodowy – kursy, szkolenia, studia czy egzaminy. I choć to krok ku lepszej kadrze, rodzi się pytanie: czy taka inwestycja wiąże się z obowiązkami podatkowymi? 🤔 W tym poradniku wyjaśniam, kiedy finansowanie nauki korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, a kiedy trzeba doliczyć świadczenia do wynagrodzenia pracownika.
Kiedy pracodawca powinien wspierać rozwój pracownika?
Zgodnie z art. 17 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Obowiązek ten nie oznacza jednak konieczności automatycznego finansowania dowolnej nauki – ale premiuje sytuacje, gdy pracownik się rozwija, by lepiej wykonywać swoją pracę.
Z kolei art. 103¹ § 1 k.p. określa, że:
📜 „Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.”
To kluczowe – bo tylko taka nauka korzysta z określonych ulg podatkowych i przywilejów pracowniczych.
🧩 Przykład praktyczny 1:
Firma z Lublina – TechNox Sp. z o.o. – zatrudnia informatyka Marcina. Pracodawca proponuje mu kurs z zakresu cyberbezpieczeństwa, który sam wybiera i opłaca. Kurs trwa 3 miesiące, a jego koszt to 3 800 zł.
✔ Efekt: Ponieważ kurs odbywa się z inicjatywy pracodawcy, koszt ten nie jest przychodem Marcina i nie podlega opodatkowaniu. Firma może go ująć w kosztach uzyskania przychodu, a Marcin nie zapłaci od tej kwoty podatku.
Kiedy świadczenia są zwolnione z podatku?
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są:
📜 „Świadczenia otrzymane przez pracownika od pracodawcy w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, o których mowa w przepisach Kodeksu pracy (…), w szczególności zwrot kosztów kształcenia, przejazdu, zakwaterowania i podręczników.”
Czyli: jeśli pracownik zdobywa wiedzę z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, to:
✔ szkolenie,
✔ podręczniki,
✔ przejazd,
✔ nocleg
➡ nie są dla pracownika opodatkowanym przychodem.
✖ Kiedy świadczenia podlegają opodatkowaniu?
Jeśli pracownik:
🔸 sam wybiera kurs,
🔸 nie uzyskał zgody pracodawcy,
🔸 nie przedstawił prośby o sfinansowanie nauki,
to nawet jeśli pracodawca pokryje mu koszty – świadczenie to staje się przychodem i podlega opodatkowaniu (PIT, ZUS). Wtedy powinno być ujęte na liście płac i potraktowane jak inne świadczenie pieniężne.
🧩 Przykład praktyczny 2:
Anna, pracownica biura rachunkowego z Gdańska, samodzielnie zapisała się na kurs Excel dla księgowych. Kurs trwa 2 tygodnie i kosztuje 900 zł. Po jego ukończeniu poprosiła pracodawcę o refundację, a ten zgodził się zapłacić.
✖ Efekt: Ponieważ kurs nie był z inicjatywy ani za zgodą pracodawcy, zwrot kosztów będzie dla Anny opodatkowanym przychodem.
Co oznacza „zgoda pracodawcy”?
🔹 To nie musi być forma pisemna – ale powinna być udokumentowana (e-mail, notatka służbowa, adnotacja w umowie szkoleniowej).
🔹 Pracodawca powinien aktywnie zaakceptować udział pracownika w danym szkoleniu – samo „milczenie” lub brak sprzeciwu nie oznacza zgody.
Jakie świadczenia może zapewnić pracodawca?
Jeśli nauka spełnia warunki z Kodeksu pracy, pracodawca może:
✔ przyznać urlop szkoleniowy – od 6 do 21 dni (w zależności od typu egzaminu lub studiów),
✔ zwolnić z pracy na czas zajęć,
✔ pokryć koszty nauki, dojazdu, noclegu, materiałów,
✔ nie naliczać podatku dochodowego od powyższych świadczeń.
⚖️ Wyrok sądu:
📄 Wyrok NSA z 25 stycznia 2022 r., sygn. akt II FSK 1380/20:
„Zwolnienie od podatku dotyczy jedynie sytuacji, w których pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe w sposób określony w Kodeksie pracy. W przeciwnym razie należy uznać, że doszło do przysporzenia majątkowego pracownika, które powinno zostać opodatkowane.”
📚 Podstawa prawna
- art. 17, art. 103¹–103⁶ – Kodeks pracy
- art. 21 ust. 1 pkt 90 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
🔖Tematy porad zawartych w poradniku
- finansowanie nauki pracownika 2025
- podnoszenie kwalifikacji a podatki
- urlop szkoleniowy kodeks pracy
- kiedy kurs jest zwolniony z PIT
- świadczenia pracownicze nieopodatkowane