Praca w godzinach nadliczbowych to codzienność w wielu firmach. Niewielu pracowników i pracodawców jednak wie, że zamiast dodatku do wynagrodzenia, możliwa jest rekompensata w formie czasu wolnego. Co ważne, w niektórych przypadkach to pracodawca podejmuje decyzję o tej formie rozliczenia – a nie pracownik. W tym poradniku pokażemy Ci, jak wygląda procedura krok po kroku, jakie obowiązują zasady oraz kiedy i jak należy składać wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny.
Kiedy należy się rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych?
Każda faktycznie przepracowana godzina nadliczbowa musi być odpowiednio rozliczona. Co do zasady, pracownikowi przysługuje:
- wynagrodzenie za nadgodziny,
- dodatek: 50% lub 100% – w zależności od rodzaju przekroczenia czasu pracy.
✅ Przykład dodatków:
- 50% za przekroczenie dobowej normy czasu pracy,
- 100% za przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.
Ale zamiast wypłaty dodatku, możliwa jest rekompensata w formie czasu wolnego – i właśnie ten wariant opisujemy w tym poradniku.
Kto decyduje o formie rekompensaty? Pracownik czy pracodawca?
Mimo że pracownik może złożyć pisemny wniosek o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny, to ostateczną decyzję w tej sprawie zawsze podejmuje pracodawca.
📌 To oznacza, że:
- pracownik może poprosić, ale nie może wymusić,
- pracodawca może wybrać: czy nadgodziny rozliczy dodatkiem do pensji, czy czasem wolnym,
- pracodawca może też łączyć obie formy – np. część nadgodzin rozliczyć pieniężnie, a część w formie wolnego.
🧩 Przykład praktyczny
Pani Maria przepracowała łącznie 10 godzin nadliczbowych – 4 z nich wynikają z przekroczenia dobowej normy, 6 z przekroczenia średniotygodniowej. Złożyła wniosek o odbiór 6 godzin wolnego, nie precyzując, których nadgodzin ma to dotyczyć. Pracodawca może zdecydować, że wolne udzieli za nadgodziny 50%, a te 100% rozliczy pieniężnie – i to jest całkowicie zgodne z przepisami.
Jak wygląda wniosek o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny?
Wniosek musi być pisemny i może zawierać:
- termin odbioru czasu wolnego,
- liczbę godzin, które pracownik chce odebrać,
- wskazanie, za które godziny nadliczbowe ma nastąpić odbiór (choć nie jest to obowiązkowe).
📌 Wzór wniosku (przykład uproszczony):
Wrocław, 3 kwietnia 2025 r.
Anna Nowicka
Zwracam się z prośbą o udzielenie mi czasu wolnego od pracy w dniach 15–16 kwietnia 2025 r. w wymiarze 12 godzin, w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną w marcu 2025 r.
……………………………
(podpis pracownika)
Wniosek ten nie jest wiążący dla pracodawcy, ale powinien być dołączony do karty ewidencji czasu pracy.
Udzielenie wolnego z inicjatywy pracodawcy – bez wniosku pracownika
Pracodawca może udzielić czasu wolnego także bez wniosku pracownika. Wówczas obowiązują szczególne zasady:
- wolne należy oddać najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego,
- czas wolny musi być udzielony w proporcji 1,5:1 – czyli 1,5 godziny wolnego za 1 godzinę nadgodzin.
📌 Jeśli pracownik nie odbierze wolnego do końca okresu rozliczeniowego, to pozostaje już tylko rozliczenie finansowe.
Kiedy i jak odbiera się czas wolny?
⏰ Termin odbioru:
- najlepiej ustalić go wspólnie z pracodawcą,
- jeśli pracownik wskazał termin we wniosku, a pracodawca się zgadza – termin jest wiążący,
- jeśli pracodawca nie zgadza się na wskazany termin – musi odmówić wniosku w całości i może zaproponować wolne samodzielnie (wówczas obowiązuje proporcja 1:1,5).
🧩 Przykład praktyczny
Pan Tomasz przepracował 5 godzin nadliczbowych w lutym. Złożył wniosek o odbiór wolnego 10 marca. Pracodawca nie zgodził się na ten termin, ale udzielił wolnego 25 marca – z własnej inicjatywy – w wymiarze 7,5 godziny (5 x 1,5).
Jak wpływa czas wolny na wynagrodzenie?
Jeśli pracownik korzysta z czasu wolnego w innym miesiącu niż ten, w którym nadgodziny zostały przepracowane, to jego wynagrodzenie ulega odpowiedniemu przeliczeniu.
📌 Zasada:
- miesiąc z nadgodzinami – wynagrodzenie wyższe,
- miesiąc z odbiorem wolnego – wynagrodzenie niższe (za czas nieprzepracowany).
🧩 Przykład praktyczny
Pracownik zarabia 4000 zł miesięcznie. W styczniu przepracował 4 godziny nadliczbowe:
- 4000 ÷ 160 = 25 zł/godz.
- 4 nadgodziny x 25 zł = 100 zł
- Styczeń: 4100 zł
W lutym odebrał 4 godziny wolnego: - 4000 zł – 100 zł = 3900 zł
Co, jeśli pracownik choruje w czasie odbioru wolnego?
Choroba nie wpływa na rozliczenie nadgodzin. Jeśli pracownik miał zaplanowany dzień wolny jako rekompensatę za nadgodziny, a w tym czasie zachorował – nie przysługuje mu nowy dzień wolny.
⚠️ Wyjaśnienie:
Wymiar czasu pracy pracownika obniża się o czas nieobecności usprawiedliwionej (np. L4), więc dzień wolny za nadgodziny nie przepada, tylko uznaje się go za wykorzystany.
Co warto zapamiętać?
🔹 Pracodawca nie musi przyjąć wniosku pracownika o wolne – ale powinien go rozważyć.
🔹 W przypadku odmowy – może samodzielnie udzielić wolnego, ale musi to zrobić zgodnie z przepisami.
🔹 Wniosek pracownika musi być pisemny.
🔹 Najlepiej ustalić termin odbioru wspólnie – to ułatwia ewidencję i rozliczenia.
🔹 Choroba nie przesuwa terminu odbioru czasu wolnego.
📚 Podstawa prawna
- art. 151¹, art. 151² – Kodeks pracy
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- rekompensata nadgodzin czasem wolnym
- wniosek o odbiór czasu wolnego
- praca nadliczbowa Kodeks pracy
- rozliczenie czasu pracy 2025
- czas wolny zamiast dodatku za nadgodziny
🔗 Przydatne linki urzędowe: