Składanie dokumentów w postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych za pośrednictwem Krajowego Rejestru Zadłużonych (KRZ) wiąże się z koniecznością zachowania określonych zasad formalnych. Jedną z najważniejszych kwestii jest sposób poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem. Od tego, kto dokonuje poświadczenia i w jakiej formie, zależy, czy dokument zostanie uznany przez sąd lub organ za prawidłowy.
Elektroniczne poświadczenie dokumentów w KRZ – kto ma do tego prawo?
Zgodnie z art. 129 § 21 Kodeksu postępowania cywilnego:
„elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego.”
Oznacza to, że w praktyce samo umieszczenie dokumentu w systemie KRZ przez profesjonalnego pełnomocnika jest równoznaczne z jego poświadczeniem za zgodność z oryginałem.
W prawie upadłościowym i restrukturyzacyjnym katalog osób uprawnionych został rozszerzony – poświadczenia mogą również dokonywać doradcy restrukturyzacyjni, którzy w danej sprawie występują jako:
- uczestnicy,
- organy postępowania,
- pełnomocnicy.
Dodatkowo, w szczególnych przypadkach, poświadczenia dokumentów może dokonać także przewodniczący rady wierzycieli, ale wyłącznie w odniesieniu do:
- protokołów z posiedzeń rady wierzycieli,
- odpisów uchwał podjętych na posiedzeniu rady wierzycieli.
Lista osób uprawnionych do poświadczania dokumentów w KRZ
Zestawiając przepisy, dokumenty w KRZ mogą być poświadczane za zgodność z oryginałem przez:
- adwokata,
- radcę prawnego,
- doradcę restrukturyzacyjnego,
- rzecznika patentowego,
- radcę Prokuratorii Generalnej RP,
- przewodniczącego rady wierzycieli (tylko w odniesieniu do uchwał i protokołów rady).
Najprostsze rozwiązanie – profesjonalny pełnomocnik
W praktyce najłatwiejszym i najbezpieczniejszym sposobem poświadczenia dokumentów jest skorzystanie z usług profesjonalnego pełnomocnika, np. adwokata, radcy prawnego czy doradcy restrukturyzacyjnego.
Dlaczego?
- Wprowadzenie dokumentu do systemu KRZ przez taką osobę automatycznie oznacza jego poświadczenie.
- Pełnomocnik nie musi składać dodatkowego podpisu elektronicznego na dokumencie – system uznaje go za poświadczony już w chwili dodania do akt sprawy.
- Zmniejsza to ryzyko błędów formalnych, które mogłyby skutkować zwrotem dokumentów lub koniecznością uzupełniania braków.
Poświadczenie bez profesjonalnego pełnomocnika
W sytuacji, gdy strona nie korzysta z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, mogą pojawić się wątpliwości, czy dokument złożony elektronicznie zostanie uznany za prawidłowy.
Dlatego w takich przypadkach rekomenduje się, aby oprócz elektronicznego złożenia dokumentu w KRZ:
- w ciągu 3 dni dostarczyć oryginał dokumentu lub jego papierowy odpis poświadczony za zgodność z oryginałem do adresata pisma procesowego.
Obowiązek ten wynika wprost z przepisów:
- art. 216a ust. 1e Prawa upadłościowego,
- art. 196a ust. 6 Prawa restrukturyzacyjnego.
Format dokumentów poświadczanych w KRZ
Kwestia formatu dokumentów, które mogą być poświadczane elektronicznie, została uregulowana w § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 5 września 2016 r. w sprawie formatów, w jakich odpisy pism, dokumentów i pełnomocnictw mogą być poświadczane elektronicznie (Dz.U. poz. 1415).
Zgodnie z tym przepisem, odpis pisma, dokumentu lub pełnomocnictwa może być poświadczony elektronicznie w formacie:
- PDF – jeżeli dokument sporządzono w postaci papierowej albo z przyczyn technicznych nie ma możliwości jego poświadczenia w formacie XML,
- XML – jeżeli dokument pierwotnie ma postać elektroniczną.
📌 Praktyczna wskazówka: przygotowując dokumenty do złożenia przez KRZ, należy zawsze sprawdzić, w jakiej formie zostały sporządzone. Jeśli powstały na papierze, właściwy będzie format PDF. Jeśli od początku były w wersji cyfrowej – najlepszym wyborem będzie XML.
Obowiązek złożenia oryginału lub odpisu w terminie 3 dni
Bardzo istotną regulacją dla użytkowników KRZ, którzy nie korzystają z profesjonalnych pełnomocników, jest obowiązek wynikający z art. 216a ust. 1e Prawa upadłościowego oraz art. 196a ust. 6 Prawa restrukturyzacyjnego.
Obowiązek ten polega na tym, że:
- jeżeli składany dokument został sporządzony w postaci papierowej,
- a strona sama dokonuje jego wprowadzenia do systemu (bez udziału adwokata, radcy prawnego, doradcy restrukturyzacyjnego itp.),
to konieczne jest złożenie oryginału dokumentu albo papierowego odpisu poświadczonego za zgodność z oryginałemu adresata pisma procesowego w terminie 3 dni od złożenia formularza w KRZ.
Kiedy obowiązek nie ma zastosowania?
Nie wszystkie dokumenty wymagają złożenia w formie papierowej. Zwolnienie z obowiązku dotyczy sytuacji, gdy:
- dokument został poświadczony elektronicznie przez profesjonalnego pełnomocnika,
- dokument został sporządzony wyłącznie w postaci elektronicznej (np. plik XML przygotowany w systemie).
W takich przypadkach wystarczy elektroniczne złożenie dokumentu w KRZ.
Konsekwencje naruszenia obowiązku
Skutki niedochowania 3-dniowego terminu są poważne i zależą od rodzaju dokumentu:
- Dowody w sprawie – dokument traktowany będzie jako kserokopia, a nie oryginał, co może osłabić jego wartość dowodową.
- Pełnomocnictwo – sąd wezwie do uzupełnienia braków formalnych w terminie 7 dni.
- Karta do głosowania nad układem – głos zostanie uznany za nieważny.
⚠️ Szczególnie istotne jest to w postępowaniach restrukturyzacyjnych, gdzie karty do głosowania mają bezpośredni wpływ na przyjęcie lub odrzucenie układu. Brak terminowego złożenia oryginału może skutkować tym, że głos wierzyciela nie zostanie uwzględniony w decydującym momencie.
Przykład praktyczny
Pani Anna, właścicielka spółki z Gdyni, złożyła przez KRZ dowód zapłaty istotnej wierzytelności w postępowaniu upadłościowym. Dokument miał formę papierową, a ona sama, działając bez pełnomocnika, wprowadziła jego skan do systemu. Nie dostarczyła jednak oryginału do sądu w ciągu 3 dni. W efekcie dokument został potraktowany jedynie jako kserokopia, co osłabiło jego moc dowodową i utrudniło obronę stanowiska Pani Anny.
Obowiązek złożenia dokumentów bez wezwania
Warto podkreślić, że ustawodawca nie przewiduje dodatkowego wezwania ze strony sądu czy organu do dostarczenia oryginałów. Obowiązek ciąży na stronie z mocy prawa, co oznacza, że dokumenty należy złożyć niezwłocznie, licząc termin od dnia złożenia formularza w KRZ.
Zastosowanie art. 130 § 2 k.p.c. do dokumentów składanych w KRZ
W przypadku spóźnionego złożenia oryginałów lub poświadczonych odpisów zastosowanie ma art. 130 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego.
W praktyce oznacza to:
- dokumenty dostarczone po terminie zostaną zwrócone,
- w aktach sprawy pozostaną jedynie elektroniczne kopie,
- zwrot dotyczy tylko spóźnionych dokumentów, a nie samego pisma procesowego.
Skutki naruszenia obowiązku złożenia dokumentów w 3-dniowym terminie
Skutki niedochowania wymogu złożenia oryginałów dokumentów lub odpisów poświadczonych za zgodność z oryginałem zależą od tego, w jakim celu dokument został złożony w KRZ.
1. Dokument jako dowód w sprawie
Jeżeli dokument składany w systemie miał służyć jako dowód, a strona nie dostarczyła oryginału w terminie, sąd potraktuje go jedynie jako kserokopię. W praktyce oznacza to, że taki dowód będzie miał ograniczoną wartość procesową i może nie przekonać sądu w takim samym stopniu jak dokument oryginalny.
2. Pełnomocnictwo
Jeśli do pisma procesowego dołączono pełnomocnictwo, ale nie dostarczono go w oryginale lub w poświadczonym odpisie, sąd uzna, że występuje brak formalny. W takim przypadku strona otrzyma wezwanie do jego uzupełnienia w ciągu 7 dni. Dopiero po spełnieniu tego obowiązku sąd będzie mógł przyjąć pełnomocnictwo i uznać umocowanie pełnomocnika za skuteczne.
3. Karta do głosowania nad układem
Najpoważniejsze konsekwencje pojawiają się w przypadku głosowania nad układem w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Jeśli oryginał karty do głosowania albo jej poświadczony odpis nie trafi do organu w terminie 3 dni, oddany głos zostaje uznany za nieważny.
To szczególnie istotne, ponieważ stwierdzenie przyjęcia układu następuje w określonym dniu. Brak ważnego głosu może więc zaważyć na wyniku całego postępowania i losach restrukturyzacji.
Przykład praktyczny
Firma transportowa z Wrocławia brała udział w głosowaniu nad układem. Jej właściciel samodzielnie złożył kartę do głosowania przez KRZ, ale nie dosłał jej oryginału w ciągu 3 dni. W efekcie jego głos nie został uwzględniony przy liczeniu głosów. Układ został odrzucony, a przedsiębiorstwo znalazło się w trudnej sytuacji finansowej. Gdyby głos został prawidłowo oddany, wynik głosowania mógłby być inny.
Brak wezwania do złożenia dokumentów
Warto pamiętać, że sąd nie wzywa stron do złożenia oryginałów dokumentów czy poświadczonych odpisów. Obowiązek ten ciąży na stronie z mocy prawa. To oznacza, że użytkownik KRZ musi działać niezwłocznie, aby nie ryzykować negatywnych konsekwencji procesowych.
Zwrot dokumentów złożonych po terminie
Zgodnie z odpowiednim zastosowaniem art. 130 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego:
- dokumenty złożone po terminie podlegają zwrotowi,
- elektroniczne kopie dokumentów pozostają w aktach sprawy,
- zwrot nie dotyczy samego pisma procesowego – to nadal pozostaje w aktach, ale bez skutecznych załączników w formie papierowej.
Kluczowe wskazówki dla przedsiębiorców korzystających z KRZ
- Jeżeli działasz samodzielnie, pamiętaj o 3-dniowym terminie na dostarczenie oryginałów dokumentów papierowych.
- Najbezpieczniej jest korzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika (adwokata, radcy prawnego, doradcy restrukturyzacyjnego).
- Zawsze sprawdzaj format dokumentu (PDF dla dokumentów papierowych, XML dla dokumentów elektronicznych).
- Pamiętaj, że sąd nie wzywa do dostarczenia oryginałów – to Ty musisz zadbać o ich złożenie.
- Brak oryginału może oznaczać: słabszą moc dowodową, konieczność uzupełnienia braków formalnych albo nawet nieważność głosu w restrukturyzacji.
Podstawa prawna
- art. 129 § 21 – Kodeks postępowania cywilnego
- art. 216a ust. 1e – Prawo upadłościowe
- art. 196a ust. 6 – Prawo restrukturyzacyjne
- art. 130 § 2 – Kodeks postępowania cywilnego
- § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 5.09.2016 r. w sprawie formatów, w jakich odpisy pism, dokumentów i pełnomocnictw mogą być poświadczane elektronicznie (Dz.U. poz. 1415)