W praktyce postępowań gospodarczych często zdarzają się sytuacje, w których rozprawa nie może się odbyć w wyznaczonym terminie – z powodu choroby pełnomocnika, błędu w doręczeniu wezwania, czy innych nadzwyczajnych okoliczności. W takich przypadkach sąd może odroczyć rozprawę, czyli przenieść ją na inny termin.
Dla przedsiębiorcy, który jest stroną w procesie cywilnym (np. o zapłatę, odszkodowanie czy wykonanie umowy), zrozumienie zasad odroczenia ma kluczowe znaczenie. Od tego bowiem zależy możliwość skutecznej obrony swoich praw, a błędna decyzja sądu w tej sprawie może prowadzić nawet do nieważności całego postępowania.
Czym jest odroczenie rozprawy?
Odroczenie rozprawy oznacza odsunięcie w czasie czynności procesowych, które miały zostać dokonane w danej fazie postępowania. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy sąd uzna, że w zaplanowanym terminie nie może przeprowadzić rozprawy w sposób prawidłowy lub zgodny z zasadą prawa do obrony stron.
Podstawę prawną stanowi art. 214 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym:
„Odroczenie rozprawy następuje z urzędu, w razie gdy strona (pełnomocnik) nie stawili się na rozprawie, a sąd stwierdził nieprawidłowość w doręczeniu wezwania, istnienie nadzwyczajnego wydarzenia bądź innej, znanej sądowi przeszkody, której nie można przezwyciężyć.”
Oznacza to, że sąd nie potrzebuje wniosku strony, by rozprawę odroczyć — może to zrobić z urzędu, jeśli zauważy przeszkodę uniemożliwiającą jej przeprowadzenie.
Znaczenie prawa do udziału w rozprawie
Rozprawa to kluczowy moment postępowania – to wtedy strony i ich pełnomocnicy mogą przedstawić argumenty, dowody, a sąd przeprowadza zasadnicze czynności procesowe (art. 210–216 i 316 k.p.c.).
Prawo do udziału w rozprawie to nie tylko możliwość bycia obecnym, ale też prawo do osobistego działania przed sądem, np. składania wyjaśnień, zadawania pytań biegłemu, czy reagowania na nowe dowody.
Dlatego rozpoznanie sprawy pod nieobecność strony, która usprawiedliwiła swoje niestawiennictwo, może prowadzić do pozbawienia jej możności obrony praw (art. 379 pkt 5 k.p.c.). W efekcie wyrok wydany w takich warunkach może być dotknięty wadą nieważności.
📚 Przykład:
Firma „TechSolutions Sp. z o.o.” była pozwana o zapłatę 150 000 zł za rzekomo nienależyte wykonanie umowy. Pełnomocnik spółki zachorował nagle dzień przed terminem rozprawy i przesłał do sądu zaświadczenie lekarskie. Sąd mimo to przeprowadził rozprawę i wydał wyrok, nie uwzględniając nieobecności. W tej sytuacji doszło do naruszenia art. 214 § 1 k.p.c., ponieważ choroba pełnomocnika była przeszkodą, której nie można było przezwyciężyć, a spółka została faktycznie pozbawiona prawa do obrony.
Odroczenie rozprawy a obowiązek sprawnego postępowania
Sąd, decydując o odroczeniu, musi zachować równowagę między prawem strony do obrony a konstytucyjnym nakazem rozpoznania sprawy „bez nieuzasadnionej zwłoki” (art. 45 Konstytucji RP).
Zbyt pochopne odraczanie rozpraw może bowiem prowadzić do przewlekłości postępowania. Jednocześnie jednak bezzasadne oddalenie wniosku o odroczenie stanowi naruszenie prawa procesowego, jeśli uniemożliwia stronie realne uczestnictwo w rozprawie.
W orzecznictwie podkreśla się, że wadliwe oddalenie wniosku o odroczenie rozprawy, na której zapadł wyrok kończący postępowanie, może być uznane za uchybienie pozbawiające stronę możliwości obrony jej praw.
Kiedy sąd ma obowiązek odroczyć rozprawę?
Zgodnie z art. 214 § 1 k.p.c., sąd ma obowiązek odroczyć rozprawę w trzech głównych przypadkach:
- Nieprawidłowość doręczenia wezwania na rozprawę – np. gdy wezwanie zostało wysłane pod błędny adres albo doręczone zbyt późno.
W takiej sytuacji sąd nie może kontynuować sprawy i musi rozprawę odroczyć, zanim podejmie jakiekolwiek decyzje merytoryczne. - Nadzwyczajne wydarzenie – czyli zdarzenie zewnętrzne o takiej sile, że nie da się mu skutecznie przeciwstawić (np. katastrofa, powódź, akt terrorystyczny, nagła choroba).
Takie zdarzenie musi mieć charakter przejściowy – jeśli jego skutki są trwałe, sąd powinien raczej zawiesić postępowanie na podstawie art. 174 § 1 pkt 3 k.p.c. - Inna znana sądowi przeszkoda, której nie można przezwyciężyć – to kategoria otwarta, obejmująca wiele sytuacji życiowych, ale muszą one mieć charakter istotny i obiektywny (np. śmierć osoby bliskiej, nagły wypadek).
Przykłady nadzwyczajnych wydarzeń
Do nadzwyczajnych wydarzeń w rozumieniu art. 214 § 1 zalicza się m.in.:
- katastrofy komunikacyjne, powodzie, pożary,
- zamachy terrorystyczne i akty zbrojne,
- nagłe choroby stron lub pełnomocników,
- nieszczęśliwe wypadki bezpośrednio przed rozprawą,
- śmierć członka najbliższej rodziny.
⚠️ Uwaga: Długotrwała choroba, planowany pobyt w szpitalu lub urlop wypoczynkowy pełnomocnika nie stanowią nadzwyczajnych wydarzeń. Takie sytuacje są przewidywalne i powinny być odpowiednio wcześniej zgłoszone.
Odroczenie z powodu nieprawidłowego doręczenia
Ocena, czy doręczenie wezwania było prawidłowe, wymaga każdorazowego odniesienia się do przepisów o doręczeniach (art. 131 i n. k.p.c.).
Jeżeli sąd stwierdzi, że wezwanie nie zostało doręczone w sposób prawidłowy, ma obowiązek odroczyć rozprawę bez podejmowania dalszych czynności. W przeciwnym razie każde orzeczenie wydane na takiej rozprawie może być skutecznie zaskarżone jako naruszające prawo do obrony.
Aktywność strony w przezwyciężaniu przeszkody
W przypadku „innych przeszkód, których nie można przezwyciężyć”, sąd ocenia, czy strona podjęła rozsądne działania, by stawić się na rozprawie lub umożliwić jej przeprowadzenie.
Przykładowo, jeśli przedsiębiorca był chory, ale miał czas, by ustanowić pełnomocnika zastępczego, sąd może uznać, że przeszkoda była możliwa do przezwyciężenia.
Sąd może także zobowiązać stronę do przedstawienia odpowiednich dowodów, np. zaświadczenia od lekarza sądowegopotwierdzającego niemożność uczestnictwa. Takie żądanie mieści się w granicach rozsądnych wymagań wobec stron postępowania.
Choroba strony lub pełnomocnika jako przyczyna odroczenia rozprawy
Jedną z najczęstszych przyczyn odroczenia rozprawy jest nagła choroba strony lub jej pełnomocnika procesowego. Sąd może uznać taką sytuację za „nadzwyczajne wydarzenie”, o którym mowa w art. 214 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, ale tylko wtedy, gdy:
- choroba jest nagła (czyli nieplanowana),
- uniemożliwia udział w rozprawie,
- a jednocześnie nie można jej w żaden sposób przezwyciężyć (np. przez ustanowienie zastępcy).
Nie chodzi tu więc o każde zachorowanie, ale o stan wyjątkowy, który realnie wyklucza uczestnictwo w posiedzeniu.
📄 Przykład:
Radca prawny reprezentujący firmę „Meditech Polska” doznał nagłego ataku wyrostka robaczkowego na dzień przed terminem rozprawy. Przebywał w szpitalu, co uniemożliwiło mu kontakt ze stroną i przekazanie sprawy innej osobie. Sąd powinien w takiej sytuacji rozprawę odroczyć, uznając zdarzenie za nadzwyczajne.
Choroby planowane lub przewlekłe – kiedy nie ma podstaw do odroczenia
Nie każda choroba uzasadnia odroczenie rozprawy. Judykatura jasno wskazuje, że planowane zabiegi, długotrwałe kuracje czy pobyty w sanatoriach nie spełniają kryterium nadzwyczajności.
Sąd może wymagać, aby osoba dotknięta przewlekłą chorobą zawczasu podjęła środki organizacyjne umożliwiające udział w postępowaniu – np. ustanowiła zastępcę procesowego lub przesłała stanowisko na piśmie.
📌 Wskazówka praktyczna:
Jeżeli wiesz, że nie będziesz mógł uczestniczyć w rozprawie z przyczyn zdrowotnych (np. planowany zabieg operacyjny), poinformuj sąd odpowiednio wcześniej i złóż wniosek o zmianę terminu. Usprawiedliwienie złożone w ostatniej chwili może zostać uznane za spóźnione lub nieuzasadnione.
Nieobecność z powodu urlopu – brak podstaw do odroczenia
Nieobecność pełnomocnika z powodu urlopu wypoczynkowego również nie stanowi przeszkody, której nie można przezwyciężyć. Sąd Najwyższy w swoim orzecznictwie wielokrotnie podkreślał, że obowiązki zawodowe adwokatów i radców prawnych wymagają takiego planowania urlopów, aby nie kolidowały z terminami rozpraw.
W przypadku, gdy termin rozprawy został wyznaczony w okresie urlopu, pełnomocnik powinien:
- złożyć wniosek o jego zmianę z odpowiednim wyprzedzeniem,
- albo zapewnić substytuta, który stawi się na rozprawie w jego imieniu.
Brak takiego działania może zostać potraktowany jako nadużycie prawa procesowego.
„Inna przeszkoda, której nie można przezwyciężyć”
To pojęcie ma charakter szeroki i obejmuje różnorodne sytuacje życiowe. Kluczowe jest jednak to, że przeszkoda:
- musi mieć charakter istotny i obiektywny,
- oraz być niemożliwa do pokonania mimo podjęcia przez stronę działań w celu jej przezwyciężenia.
W praktyce za taką przeszkodę można uznać np.:
- śmierć bliskiego członka rodziny,
- poważny wypadek losowy,
- nagłą awarię uniemożliwiającą dojazd (np. zablokowanie dróg przez katastrofę komunikacyjną).
Sąd może też zażądać od strony udokumentowania istnienia takiej przeszkody, np. poprzez przedstawienie stosownych zaświadczeń lub dokumentów.
📌 Wskazówka:
Przedsiębiorca powinien zadbać o to, by wszelkie usprawiedliwienia były należycie udowodnione – np. zaświadczeniem od lekarza sądowego, raportem policyjnym z wypadku czy potwierdzeniem od przewoźnika o odwołanym połączeniu lotniczym.
Nadużycie prawa do odroczenia – grzywna za nieprawdziwe usprawiedliwienie
Zdarzają się przypadki, gdy strona w złej wierze podaje nieprawdziwe okoliczności, aby doprowadzić do odroczenia rozprawy. W takiej sytuacji sąd może nałożyć na nią grzywnę.
Zgodnie z przepisami:
„Na postanowienie sądu w tym przedmiocie przysługuje zażalenie (art. 394 § 1 pkt 5 k.p.c.); gdy wydał je sąd drugiej instancji, przysługuje na nie zażalenie do innego składu tego sądu (art. 394² § 1 k.p.c.).”
Sąd ma więc prawo reagować na nadużycia, ale strona zawsze może zaskarżyć takie rozstrzygnięcie.
📄 Przykład:
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą usprawiedliwił nieobecność na rozprawie rzekomą chorobą, przedstawiając nieprawdziwe zaświadczenie. Po weryfikacji okazało się, że w tym czasie uczestniczył w targach branżowych. Sąd nałożył na niego grzywnę za wprowadzenie w błąd.
Kiedy sąd może nie odroczyć rozprawy
Nie każda sytuacja uzasadnia obowiązek odroczenia. Jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że:
- strona zdążyła zająć stanowisko co do wszystkich kwestii,
- przedstawiła dowody na poparcie swoich twierdzeń,
- i odniosła się do twierdzeń strony przeciwnej,
to brak jej obecności na rozprawie nie musi prowadzić do nieważności postępowania.
W takiej sytuacji sąd może uznać, że interes strony został wystarczająco zabezpieczony, nawet jeśli nie była obecna na posiedzeniu.
Skutki nieodroczenia rozprawy pomimo istnienia przeszkody
Jeżeli sąd mimo obowiązku nie odroczy rozprawy i wyda wyrok bez obecności strony, która nie była prawidłowo zawiadomiona lub miała uzasadnioną przeszkodę, to może to prowadzić do naruszenia prawa procesowego.
W takiej sytuacji istnieje związek pomiędzy:
- naruszeniem art. 214 § 1 k.p.c.,
- a pozbawieniem strony możliwości działania i obrony swoich praw.
Taki wyrok może być skutecznie zaskarżony w apelacji, a nawet prowadzić do stwierdzenia nieważności postępowania.
Obowiązek przedstawienia zaświadczenia od lekarza sądowego
Jeżeli strona nieposiadająca pełnomocnika (np. przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność) powołuje się na chorobę, powinna to uprawdopodobnić zaświadczeniem lekarskim.
Jeśli zaświadczenie nie pochodzi od lekarza sądowego, sąd powinien:
- uznać je za wstępne usprawiedliwienie,
- wezwać stronę do przedstawienia zaświadczenia odpowiadającego wymogom art. 214¹ k.p.c.,
- pouczyć ją o skutkach niedochowania tego obowiązku (na podstawie art. 5 k.p.c.).
📚 Przykład:
Pan Marek – właściciel firmy transportowej – nie stawił się na rozprawę z powodu grypy, przedstawiając zaświadczenie od swojego lekarza rodzinnego. Sąd powinien wezwać go do uzupełnienia usprawiedliwienia zaświadczeniem od lekarza sądowego, a nie od razu uznać, że powód się nie stawił bez przyczyny.
Co powinien zrobić przedsiębiorca, aby skutecznie uzasadnić wniosek o odroczenie rozprawy?
- Niezwłocznie poinformować sąd o przyczynie nieobecności – najlepiej przed terminem rozprawy.
- Dołączyć dokumenty potwierdzające przeszkodę (np. zaświadczenie, oświadczenie, raport).
- Wskazać, że przeszkoda ma charakter nadzwyczajny i nie można jej było przewidzieć.
- W razie choroby – załączyć zaświadczenie lekarza sądowego lub, jeśli nie jest dostępne, zwykłe zaświadczenie z prośbą o czas na uzupełnienie.
- Zachować kopię i potwierdzenie nadania pisma do sądu (dla celów dowodowych).
Odroczenie rozprawy a zawieszenie postępowania – czym się różnią?
Odroczenie i zawieszenie postępowania to dwa różne mechanizmy, choć oba prowadzą do czasowego wstrzymania biegu sprawy.
🔹 Odroczenie rozprawy – oznacza przesunięcie jej na inny termin, ale postępowanie w sprawie trwa nadal. Sąd po prostu nie może w danym dniu przeprowadzić czynności procesowych (np. przesłuchania świadków, ogłoszenia wyroku).
Przykład: choroba pełnomocnika, awaria prądu w budynku sądu, nagła powódź w miejscowości, gdzie ma się odbyć rozprawa.
🔹 Zawieszenie postępowania – wstrzymuje cały tok sprawy, często na dłuższy czas, np. w razie śmierci strony, upadłości lub trwałej przeszkody uniemożliwiającej dalsze prowadzenie postępowania (art. 174 § 1 pkt 3 k.p.c.).
Wznowienie następuje dopiero po ustaniu przyczyny zawieszenia.
📚 Wniosek praktyczny:
Jeśli przeszkoda ma charakter przejściowy (np. nagła choroba), sąd powinien zastosować odroczenie.
Jeśli natomiast przeszkoda jest trwała lub długotrwała (np. stan zdrowia uniemożliwia dłuższy udział w procesie), właściwym środkiem będzie zawieszenie postępowania.
Czy sąd zawsze musi przełożyć rozprawę, jeśli jedna z osób nie może się stawić?
Nie. Odroczenie rozprawy nie jest automatyczne.
Sąd każdorazowo bada, czy nieobecność strony lub pełnomocnika rzeczywiście uniemożliwia przeprowadzenie czynności procesowych.
Przykładowo – jeśli sąd planował przeprowadzić kilka dowodów, z których tylko jeden nie jest możliwy do wykonania, nie oznacza to, że cała rozprawa musi zostać odroczona. Sąd może przeprowadzić inne dowody, które są w jego dyspozycji.
➡️ Takie działanie przyspiesza postępowanie i nie narusza praw stron, o ile nie są one pozbawione możliwości obrony.
📌 Wskazówka:
Jeśli na rozprawie są obecni inni świadkowie lub biegli, sąd powinien ich przesłuchać, nawet jeśli z powodu jednej przeszkody nie może zrealizować wszystkich zaplanowanych czynności.
Kiedy odroczenie nie powoduje nieważności postępowania
Nieodroczenie rozprawy pomimo wniosku strony nie zawsze prowadzi do nieważności postępowania.
Jeżeli:
- strona wcześniej przedstawiła wszystkie dowody i stanowisko,
- mogła w pełni się wypowiedzieć,
- a jej nieobecność nie miała wpływu na wynik sprawy –
wówczas sąd może przeprowadzić rozprawę i wydać wyrok bez naruszenia prawa do obrony.
⚠️ Jednak w sytuacji, gdy sąd rozpozna sprawę bez prawidłowego zawiadomienia strony o terminie rozprawy, dochodzi do naruszenia art. 214 § 1 k.p.c., co może skutkować wzruszeniem orzeczenia.
Jak prawidłowo wnioskować o odroczenie rozprawy – instrukcja krok po kroku
Poniżej praktyczna instrukcja dla przedsiębiorcy lub jego pełnomocnika:
- Złóż wniosek niezwłocznie, gdy tylko dowiesz się o przeszkodzie (najlepiej przed terminem rozprawy).
- Wskaż w piśmie:
- numer sprawy,
- termin rozprawy,
- przyczynę niemożności stawienia się,
- informację, czy przeszkoda ma charakter nagły i niezależny.
- Dołącz dowody, np. zaświadczenie lekarskie, oświadczenie, potwierdzenie zdarzenia losowego.
- Jeśli choroba – zaświadczenie powinno pochodzić od lekarza sądowego.
- Jeżeli to niemożliwe, złóż zwykłe zaświadczenie z prośbą o przedłużenie terminu na dostarczenie dokumentu zgodnego z wymogami art. 214¹ k.p.c.
- Zachowaj dowód nadania wniosku (list polecony, ePUAP, faks lub e-mail z podpisem kwalifikowanym).
📄 Wzór wniosku (fragment przykładowy)
Sąd Rejonowy w Gdańsku
Wydział Gospodarczy
Sygn. akt: VIII GC 321/25Wniosek o odroczenie rozprawy
W związku z nagłą chorobą pełnomocnika (potwierdzoną zaświadczeniem lekarskim), uniemożliwiającą osobisty udział w rozprawie wyznaczonej na dzień 3 listopada 2025 r., wnoszę o odroczenie rozprawy na inny termin.
Choroba ma charakter nagły i uniemożliwia zarówno osobiste stawiennictwo, jak i przekazanie sprawy substytutowi.
Załącznik: zaświadczenie lekarskie.
Z poważaniem,
Jan Kowalski – pełnomocnik strony pozwanej
Odpowiedzialność za nieprawdziwe usprawiedliwienie
Warto podkreślić, że składanie fałszywych usprawiedliwień jest nie tylko podstawą do nałożenia grzywny (art. 394 § 1 pkt 5 k.p.c.), ale może też mieć dalsze skutki procesowe:
- sąd może odmówić uznania kolejnych wniosków o odroczenie za wiarygodne,
- może też obciążyć stronę kosztami spowodowanej zwłoki (art. 103 § 1 k.p.c.).
Przedsiębiorcy i ich pełnomocnicy powinni więc zachować pełną rzetelność i transparentność przy uzasadnianiu wniosków o zmianę terminu rozprawy.
Kluczowe wnioski dla przedsiębiorców
✔ Odroczenie rozprawy to nie prawo, lecz wyjątek – sąd stosuje je tylko w uzasadnionych przypadkach.
✔ Choroba lub inne zdarzenie musi być nagłe, nieprzewidywalne i obiektywnie niemożliwe do przezwyciężenia.
✔ Nieprawidłowe doręczenie wezwania zawsze obliguje sąd do odroczenia.
✔ Urlop, długotrwała choroba lub planowany pobyt w szpitalu nie stanowią podstawy do odroczenia.
✔ Zaświadczenie od lekarza sądowego to najpewniejszy sposób usprawiedliwienia nieobecności.
✔ Fałszywe usprawiedliwienie może skończyć się grzywną i utratą wiarygodności strony.
✔ Sąd nie może kontynuować sprawy, jeśli odroczenie jest obowiązkowe – w przeciwnym razie wyrok może być nieważny.
Podstawa prawna
- art. 214 § 1 – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296 z późn. zm.)
- art. 210–216, 316 – Kodeks postępowania cywilnego
- art. 379 pkt 5 – Kodeks postępowania cywilnego
- art. 391 § 1 – Kodeks postępowania cywilnego
- art. 174 § 1 pkt 3 – Kodeks postępowania cywilnego
- art. 131 i n. – Kodeks postępowania cywilnego (doręczenia)
- art. 394 § 1 pkt 5 – Kodeks postępowania cywilnego (zażalenia)
- art. 394² § 1 – Kodeks postępowania cywilnego
- art. 214¹ – Kodeks postępowania cywilnego (zaświadczenia lekarskie)
- art. 5 – Kodeks postępowania cywilnego (pouczenia)
- art. 45 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej – prawo do rozpatrzenia sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki
Tematy zawarte w poradniku
- odroczenie rozprawy w postępowaniu cywilnym przedsiębiorcy
- choroba pełnomocnika jako przyczyna odroczenia rozprawy
- wniosek o odroczenie rozprawy – jak skutecznie go złożyć
- błędy sądu przy oddaleniu wniosku o odroczenie
- konsekwencje nieprawidłowego doręczenia wezwania