Najem lokalu użytkowego, czyli pomieszczenia przeznaczonego na działalność inną niż mieszkaniowa (np. biuro, sklep, magazyn czy warsztat), podlega szczególnym zasadom w porównaniu z ogólnym reżimem najmu określonym w Kodeksie cywilnym. Przedsiębiorcy, którzy chcą wynająć lokal dla swojej firmy, powinni znać nie tylko podstawowe przepisy, ale też specyfikę umów stosowanych w obrocie gospodarczym – zwłaszcza w centrach handlowych i budynkach biurowych.
Czym jest lokal użytkowy w świetle prawa
Kodeks cywilny nie zawiera jednoznacznej definicji „lokalu”. Dlatego przy ustalaniu, czy mamy do czynienia z najmem lokalu w rozumieniu art. 680–692 Kodeksu cywilnego, należy posiłkować się innymi aktami prawnymi.
Przyjmuje się, że lokal to pomieszczenie lub zespół pomieszczeń, które służą prowadzeniu działalności gospodarczej lub zaspokajaniu innych potrzeb niż mieszkaniowe. Może to być zarówno cały budynek (np. hala magazynowa), samodzielny lokal w kamienicy, jak i jego część – np. powierzchnia użytkowa w galerii handlowej.
Zgodnie z utrwaloną praktyką, za lokal użytkowy uznaje się m.in.:
- biura,
- sklepy i punkty usługowe,
- hale produkcyjne,
- magazyny,
- garaże,
- sale widowiskowe czy konferencyjne.
Istotne jest to, że nawet jeśli dane pomieszczenie nie spełnia formalnych wymogów samodzielności (np. nie ma osobnego wejścia lub pełnych mediów), może być traktowane jako lokal w rozumieniu przepisów o najmie, jeżeli faktycznie nadaje się do prowadzenia w nim działalności.
Podstawy prawne najmu lokalu użytkowego
Najem lokalu użytkowego regulują przepisy Kodeksu cywilnego – zarówno ogólne (art. 659–679), jak i szczególne (art. 680–692).
Zgodnie z art. 680 k.c., „do najmu lokalu stosuje się przepisy o najmie rzeczy, z zachowaniem przepisów niniejszego działu”.
Oznacza to, że przy zawieraniu umowy należy brać pod uwagę ogólne zasady dotyczące najmu rzeczy, ale z uwzględnieniem odrębności przewidzianych dla lokali.
Zasady ustalania i zmiany czynszu
Jedną z kluczowych różnic między najmem lokalu użytkowego a np. mieszkaniowego jest kwestia czynszu.
W przypadku umowy zawartej na czas oznaczony (np. na 3 lata) nie ma automatycznej gwarancji, że czynsz pozostanie niezmienny przez cały ten okres.
Zgodnie z art. 685¹ k.c., „wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego”.
W praktyce oznacza to, że:
- właściciel lokalu może dokonać wypowiedzenia wysokości czynszu,
- najemca może nową stawkę przyjąć albo odrzucić,
- jeśli najemca nie zaakceptuje podwyżki, umowa rozwiązuje się po upływie miesięcznego terminu wypowiedzenia.
Takie rozwiązanie zapobiega sytuacji, w której wynajmujący mógłby jednostronnie narzucać dowolnie wysokie opłaty.
⚖️ Przykład:
Firma „TechPoint” wynajmuje magazyn w Gdańsku za 12 000 zł miesięcznie na podstawie umowy zawartej na 2 lata. Po roku właściciel lokalu wypowiada dotychczasową wysokość czynszu, proponując 14 000 zł. Najemca nie wyraża zgody – w konsekwencji, po upływie miesiąca od wypowiedzenia, umowa ulega rozwiązaniu.
Warto podkreślić, że przepis art. 685¹ k.c. ma charakter względnie obowiązujący. Oznacza to, że strony mogą w umowie wyłączyć jego stosowanie, np. gwarantując niezmienność czynszu przez cały okres najmu. Częstą praktyką w obrocie gospodarczym jest również wprowadzenie klauzuli waloryzacyjnej, która automatycznie koryguje wysokość czynszu w oparciu o wskaźnik inflacji GUS lub kurs euro.
Wypowiedzenie najmu lokalu użytkowego
W stosunku do zasad ogólnych, przepisy o najmie lokalu wprowadzają kilka istotnych odmienności dotyczących rozwiązania umowy:
1. Zwłoka z zapłatą czynszu
Jeśli najemca zalega z czynszem za co najmniej dwa pełne okresy płatności, właściciel może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, ale tylko pod warunkiem, że wcześniej:
- wezwie najemcę na piśmie do zapłaty zaległości,
- udzieli mu dodatkowego miesięcznego terminu na uregulowanie długu.
Tak stanowi art. 687 k.c.
2. Wypowiedzenie umowy bezterminowej
Jeżeli umowa nie ma określonego terminu zakończenia, a czynsz jest płatny miesięcznie, obowiązuje trzymiesięczny okres wypowiedzenia liczony na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 688 k.c.).
3. Wady lokalu zagrażające zdrowiu
Najemca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli wady lokalu stwarzają zagrożenie dla zdrowia jego, jego pracowników lub osób zamieszkujących – nawet jeśli wiedział o nich w chwili podpisywania umowy (art. 682 k.c.).
📄 Przykład:
Pani Marta prowadzi gabinet kosmetyczny w wynajętym lokalu. Po kilku miesiącach okazuje się, że w ścianach znajduje się grzyb, który powoduje reakcje alergiczne u klientów. Mimo wcześniejszej wiedzy o zawilgoceniu lokalu, może wypowiedzieć umowę natychmiast, powołując się na art. 682 k.c.
Podnajem i oddanie lokalu do używania
Bez zgody właściciela najemca nie może podnająć lokalu ani oddać go w bezpłatne używanie osobie trzeciej – przewiduje to art. 688² k.c..
Zgoda może być jednak udzielona w samej umowie albo w formie późniejszego pisemnego oświadczenia. Często wynajmujący dopuszczają np. możliwość udostępnienia części lokalu podwykonawcy lub wspólnikowi.
Obowiązki najemcy dotyczące sposobu korzystania z lokalu
Zgodnie z art. 683 k.c., najemca lokalu użytkowego ma obowiązek:
- przestrzegać porządku domowego, o ile nie ogranicza on jego uprawnień,
- szanować prawa innych użytkowników budynku,
- dbać o właściwy stan techniczny i estetyczny lokalu.
Jeżeli jednak najemca rażąco lub uporczywie narusza te zasady – np. hałasuje, zanieczyszcza części wspólne lub uciążliwie prowadzi działalność – właściciel może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia (art. 685 k.c.).
Ponadto, najemca ma prawo instalować urządzenia techniczne (np. oświetlenie, instalację gazową, telefon, sieć komputerową), o ile nie narusza to bezpieczeństwa budynku. W razie potrzeby współpracy ze strony wynajmującego (np. w zakresie dostępu do infrastruktury), może żądać jej zapewnienia – oczywiście na własny koszt (art. 684 k.c.).
Drobne naprawy i utrzymanie lokalu
Zgodnie z art. 681 k.c., najemca ponosi koszty tzw. drobnych nakładów, czyli bieżących napraw i konserwacji, w szczególności:
- naprawy podłóg, drzwi i okien,
- malowania ścian i podłóg,
- naprawy instalacji zapewniających dostęp do światła, ogrzewania i wody.
Większe naprawy – np. usunięcie awarii instalacji centralnego ogrzewania czy wymiana stolarki okiennej – obciążają właściciela.
Ochrona praw najemcy
Zgodnie z art. 690 k.c., „do ochrony prawa najemcy do używania lokalu stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie własności”.
W praktyce oznacza to, że najemca ma prawo:
- domagać się wydania lokalu od osoby trzeciej, która go zajmuje,
- sprzeciwić się wszelkim naruszeniom swojego prawa do korzystania z lokalu – także ze strony właściciela.
Tym samym najemca lokalu użytkowego jest chroniony prawnie niemal tak samo jak właściciel rzeczy.
Specyfika najmu lokalu użytkowego w relacjach handlowych
W praktyce gospodarczej umowy najmu zawierane między przedsiębiorcami (np. właścicielami biurowców, galerii handlowych, parków logistycznych) a najemcami mają często charakter umów samoregulujących.
Oznacza to, że choć formalnie podlegają przepisom Kodeksu cywilnego o najmie, to w rzeczywistości zawierają szczegółowe, rozbudowane postanowienia, które modyfikują lub zastępują te przepisy. Wynika to z faktu, że przepisy o najmie mają w większości charakter względnie obowiązujący – strony mogą więc umownie uregulować swoje prawa i obowiązki inaczej.
W praktyce umowy te są tworzone przez właścicieli nieruchomości lub deweloperów w taki sposób, aby zminimalizować ryzyko po ich stronie i przerzucić większość obowiązków na najemcę.
Zabezpieczenia obowiązków najemcy
W umowach komercyjnych szczególny nacisk kładzie się na zabezpieczenie terminowej zapłaty czynszu oraz właściwego zwrotu lokalu po zakończeniu umowy.
Najczęściej spotykane formy zabezpieczeń to:
- gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa – zapewniająca zapłatę czynszu w razie niewypłacalności najemcy,
- kaucja pieniężna – zwykle w wysokości od 3 do 6 miesięcznych czynszów,
- akt notarialny o poddaniu się egzekucji – sporządzony na podstawie art. 777 § 1 pkt 4 lub 5 k.p.c., który umożliwia właścicielowi szybkie dochodzenie należności lub odzyskanie lokalu bez procesu sądowego.
📄 Przykład:
Spółka „GreenFit” wynajmuje lokal w centrum handlowym. W umowie zastrzeżono obowiązek wpłaty 100 000 zł kaucji oraz podpisania aktu notarialnego, w którym najemca zobowiązuje się do opróżnienia lokalu w razie rozwiązania umowy. Dzięki temu właściciel może skierować sprawę bezpośrednio do egzekucji komorniczej.
Najem w centrach handlowych – specyfika umowy
Umowy najmu w galeriach i centrach handlowych to najbardziej rozbudowana forma najmu lokalu użytkowego. Wynajmujący (zazwyczaj deweloper lub fundusz inwestycyjny) nie tylko udostępnia lokal, ale też zarządza całym centrum, prowadzi jego promocję i dba o jednolity wizerunek obiektu.
Dlatego w tego typu umowach pojawiają się dodatkowe obowiązki i opłaty po stronie najemcy, których nie spotyka się w zwykłych umowach najmu.
1. Obowiązek prowadzenia działalności
Najemca ma nie tylko prawo, ale też obowiązek prowadzenia określonej działalności w wynajętym lokalu (np. sklepu odzieżowego, kawiarni, salonu kosmetycznego).
Brak realizacji tego obowiązku (np. dłuższe zamknięcie sklepu) jest traktowany jako naruszenie umowy i może skutkować wysoką karą umowną.
2. Czynsz od obrotu
Oprócz czynszu podstawowego (stałego) umowy w centrach handlowych często przewidują tzw. czynsz od obrotu – czyli dodatkową opłatę stanowiącą procent od miesięcznych przychodów sklepu.
Takie rozwiązanie pozwala wynajmującemu czerpać korzyści ze wzrostu sprzedaży najemcy, a jednocześnie motywuje go do aktywnego prowadzenia działalności.
3. Opłaty dodatkowe
Najemcy w centrach handlowych zobowiązani są do ponoszenia także innych kosztów:
- opłata marketingowa – składka na fundusz, z którego finansowane są kampanie reklamowe i działania promocyjne centrum handlowego,
- opłata eksploatacyjna (operacyjna) – obejmuje udział w kosztach utrzymania części wspólnych (sprzątanie, ochrona, media, zarządzanie budynkiem).
W praktyce to właśnie wysokość opłat eksploatacyjnych bywa źródłem sporów między stronami. Problem pojawia się wtedy, gdy wynajmujący wlicza w te koszty wydatki służące wyłącznie jego interesom, takie jak ubezpieczenie całego centrum handlowego czy wynagrodzenia kadry zarządzającej.
Preferencje dla wybranych najemców (anchor tenants)
W orzecznictwie i praktyce rynkowej coraz częściej podnoszony jest problem tzw. uprzywilejowania wybranych najemców, zwłaszcza tzw. anchor tenants – czyli dużych marek przyciągających klientów (np. hipermarket, sieć kinowa, popularna sieć odzieżowa).
Zdarza się, że umowy tych najemców przewidują całkowite lub częściowe zwolnienie z opłat eksploatacyjnych. W efekcie koszty utrzymania centrum są przerzucane na pozostałych, mniejszych najemców, co prowadzi do nierównego traktowania.
📉 Przykład:
W centrum handlowym „CityPark” opłaty eksploatacyjne pokrywają najemcy zajmujący 40% powierzchni handlowej, podczas gdy duże marki – przyciągające klientów – są zwolnione z tych opłat. W rezultacie mali przedsiębiorcy płacą nawet dwukrotnie wyższe stawki, niż wynikałoby to z proporcji powierzchni ich lokali.
Takie praktyki są coraz częściej kwestionowane przez sądy, zwłaszcza jeśli wynajmujący nie potrafi wykazać, że różnicowanie opłat znajduje obiektywne uzasadnienie ekonomiczne.
Struktura umów najmu w centrach handlowych
Właściciele dużych obiektów komercyjnych dążą do standaryzacji dokumentów. Umowy najmu mają zazwyczaj strukturę wieloczęściową, obejmującą:
- Warunki ogólne najmu – wspólne dla wszystkich najemców centrum,
- Warunki szczególne – określające indywidualne zasady (np. wysokość czynszu, metraż lokalu, czas trwania umowy),
- Załączniki – m.in. regulamin centrum handlowego, opis techniczny lokalu, wytyczne dotyczące aranżacji i oznakowania.
Reguły wykładni tak skonstruowanych umów zakładają, że:
- postanowienia warunków szczególnych mają pierwszeństwo przed warunkami ogólnymi,
- a warunki ogólne mają pierwszeństwo przed załącznikami.
Taka hierarchia zapisów pozwala uniknąć sporów interpretacyjnych i jasno określa, które postanowienia są nadrzędne.
Umowa przedwstępna i kontrakty „pre-let” oraz „build-to-suit”
W obrocie gospodarczym, zwłaszcza w przypadku dużych inwestycji, samą umowę najmu często poprzedzają inne rodzaje kontraktów.
1. Umowa przedwstępna najmu
Na podstawie tej umowy strony zobowiązują się do zawarcia w przyszłości właściwej umowy najmu, określając jej najważniejsze warunki (np. powierzchnię, czynsz, okres trwania).
Tego typu rozwiązanie jest często stosowane, gdy lokal jest dopiero w budowie lub w trakcie modernizacji.
2. Umowa pre-let (przednajem)
To forma porozumienia zawieranego na wczesnym etapie inwestycji, zwykle pomiędzy deweloperem a przyszłym najemcą.
Jej istotą jest dostosowanie planowanej nieruchomości do potrzeb konkretnego najemcy.
Korzyści dla stron:
- dla dewelopera – gwarancja, że po ukończeniu budowy budynek będzie wynajęty (co ułatwia finansowanie inwestycji),
- dla najemcy – możliwość wpływu na projekt i układ lokalu.
W umowie pre-let zazwyczaj zastrzega się, że po zakończeniu budowy automatycznie zaczyna obowiązywać właściwa umowa najmu o wcześniej uzgodnionej treści.
3. Umowa build-to-suit
Ten typ kontraktu dotyczy sytuacji, w której budynek lub lokal jest projektowany i budowany od podstaw na zamówienie konkretnego najemcy – z uwzględnieniem jego potrzeb, działalności i wymagań technicznych.
To rozwiązanie stosowane w przypadku m.in. centrów logistycznych, zakładów produkcyjnych czy siedzib korporacji.
Najemca często wybiera nie tylko parametry obiektu, ale też jego lokalizację i rozmieszczenie funkcjonalne, a deweloper zobowiązuje się zrealizować inwestycję zgodnie z tymi wytycznymi.
Znaczenie umów pre-let i build-to-suit dla rynku nieruchomości komercyjnych
Tego rodzaju kontrakty zwiększają bezpieczeństwo obu stron.
Deweloper zyskuje finansowe podstawy inwestycji, a najemca – gwarancję, że obiekt zostanie wybudowany według jego potrzeb i będzie dostępny w określonym terminie.
W praktyce rynek nieruchomości komercyjnych w Polsce coraz częściej opiera się na takich modelach współpracy, zwłaszcza w sektorze magazynowym i logistycznym.
Podstawa prawna
- art. 659–692 – Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.)
- art. 777 § 1 pkt 4 i 5 – Kodeks postępowania cywilnego
- art. 2 ust. 1 pkt 4 i ust. 2 – Ustawa o własności lokali
- art. 4 ust. 1–2 i 4 – Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych
- art. 15 – Ustawa o własności lokali
Tematy zawarte w poradniku
- najem lokalu użytkowego – zasady i obowiązki stron,
- podwyższenie czynszu i wypowiedzenie umowy,
- opłaty eksploatacyjne w centrach handlowych,
- umowy przednajem (pre-let) i build-to-suit,
- ochrona praw najemcy lokalu użytkowego.