Od 1 marca 2026 r. Portal Informacyjny sądów przestał pełnić wyłącznie funkcję narzędzia do przeglądania informacji o sprawie i odbierania części korespondencji. Stał się również kanałem służącym do wnoszenia określonych pism procesowych do sądu. Dla adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, Prokuratorii Generalnej RP i prokuratorów oznacza to istotną zmianę organizacji pracy. Trzeba jednak uważać: Portal Informacyjny nie jest elektronicznym odpowiednikiem biura podawczego, do którego można wysłać dowolne pismo. Złożenie przez portal dokumentu, którego nie wolno w ten sposób wnieść, może okazać się bezskuteczne.
Stan prawny: 5 września 2026 r.
Portal Informacyjny jako nowy sposób komunikacji z sądem
Cyfryzacja postępowania cywilnego jest wdrażana etapami. Przez wiele lat komunikacja elektroniczna miała charakter fragmentaryczny: część postępowań była obsługiwana przez specjalne systemy teleinformatyczne, a Portal Informacyjny służył przede wszystkim do uzyskiwania informacji o sprawach oraz doręczania pism sądowych określonym grupom użytkowników.
Nowelizacja z 5 sierpnia 2025 r. rozszerzyła tę funkcję. Portal może być obecnie wykorzystywany również do przekazywania pism przez uczestnika postępowania do sądu.
Nie oznacza to jednak, że forma papierowa została całkowicie wyeliminowana. W 2026 r. funkcjonuje model przejściowy.
Zgodnie z art. 125¹ § 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego:
„Jeżeli przepis szczególny tak stanowi i nie jest możliwe wniesienie pisma procesowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem portalu informacyjnego”.
W praktyce kolejność jest więc istotna:
po pierwsze – należy ustalić, czy dana sprawa jest obsługiwana przez właściwy system teleinformatyczny i czy można w nim wnieść konkretne pismo;
po drugie – dopiero jeżeli nie istnieje taka możliwość, należy sprawdzić, czy przepisy pozwalają albo nakazują wykorzystanie Portalu Informacyjnego;
po trzecie – jeżeli żaden z tych trybów nie znajduje zastosowania, trzeba skorzystać z właściwego tradycyjnego sposobu złożenia pisma.
Ma to szczególne znaczenie m.in. w postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych, w których funkcjonują odrębne systemy teleinformatyczne.
Kto może składać pisma przez Portal Informacyjny w 2026 r.?
W okresie od 1 marca 2026 r. do 28 lutego 2027 r. szczególne rozwiązanie dotyczy przede wszystkim:
- adwokatów,
- radców prawnych,
- rzeczników patentowych,
- Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej,
- prokuratorów.
W tym okresie wskazane podmioty mogą, co do zasady, korzystać z Portalu Informacyjnego w odniesieniu do określonych ustawowo pism. Nadal mogą zatem wybrać tradycyjny sposób wniesienia takich dokumentów, o ile szczególny przepis nie przewiduje już obowiązku skorzystania z portalu.
Sytuacja zmieni się 1 marca 2027 r.. Wtedy zacznie obowiązywać art. 125¹ § 2 k.p.c., a wnoszenie wskazanych w tym przepisie pism przez profesjonalnych pełnomocników za pośrednictwem Portalu Informacyjnego stanie się obowiązkowe, jeżeli nie będzie możliwe skorzystanie z właściwego systemu teleinformatycznego.
Pamiętaj zatem, że 2026 r. jest okresem przejściowym, a rozwiązania stosowane obecnie nie powinny być automatycznie przenoszone na stan prawny obowiązujący od marca 2027 r.
Jakie pisma można wnieść przez Portal Informacyjny?
Katalog jest zamknięty. To jedna z najważniejszych zasad całej reformy.
W okresie przejściowym profesjonalny pełnomocnik może w szczególności złożyć za pośrednictwem Portalu Informacyjnego:
- zgłoszenie się do udziału w sprawie;
- zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego;
- określone ustawowo zawiadomienia o zmianie danych adresowych, w tym dotyczące zmiany miejsca zamieszkania albo adresu do doręczeń;
- oświadczenie dotyczące zgody na mediację;
- wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego;
- apelację;
- zażalenie, z wyjątkiem określonych zażaleń wnoszonych do Sądu Najwyższego;
- skargę na orzeczenie referendarza sądowego;
- pisma procesowe składane w postępowaniu wywołanym apelacją, zażaleniem albo skargą na orzeczenie referendarza;
- wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem oraz pismo uzupełniające jego braki formalne;
- określone wnioski o nadanie klauzuli wykonalności;
- wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.
Szczególną ostrożność trzeba zachować przy wnioskach o nadanie klauzuli wykonalności. Ustawa przewiduje w tym zakresie szereg wyłączeń, dotyczących m.in. przypadków rozszerzenia klauzuli na inne podmioty. Nie należy więc przyjmować, że każdy wniosek klauzulowy można automatycznie wysłać przez portal.
Uwaga na Sąd Najwyższy
Mechanizm przewidziany w art. 125¹ § 1 k.p.c. nie obejmuje pism procesowych wnoszonych do Sądu Najwyższego.
To bardzo ważne np. przy kwalifikowaniu zażalenia. Sam fakt, że system technicznie pozwala użytkownikowi wykonać określoną czynność, nie powinien zastępować sprawdzenia podstawy prawnej.
Odrębne zasady obowiązują również w postępowaniu wieczystoksięgowym i rejestrowym.
Wysłanie niewłaściwego pisma przez portal może nie wywołać żadnego skutku
Największe ryzyko związane z nowymi przepisami polega na tym, że Portal Informacyjny nie działa jak uniwersalna skrzynka sądu.
Jeżeli pismo zostanie złożone przez portal:
- mimo że przepisy nie przewidują takiej możliwości albo
- przez osobę, która nie jest do tego uprawniona,
może nie wywołać skutków prawnych związanych z wniesieniem pisma do sądu.
Analogiczne ryzyko pojawi się po rozpoczęciu obowiązkowego stosowania Portalu Informacyjnego, gdy pismo wymagające wniesienia przez portal zostanie złożone w inny sposób.
W praktyce konsekwencje mogą być bardzo poważne. Jeżeli chodzi np. o apelację albo zażalenie, błędny wybór sposobu wniesienia pisma może doprowadzić do utraty terminu.
Przykład – nie każde zażalenie można wysłać przez Portal Informacyjny
Radca prawny reprezentuje spółkę Nordex sp. z o.o. z Kielc. Otrzymuje postanowienie sądu dotyczące odrzucenia skargi kasacyjnej i przygotowuje zażalenie. Wiedząc, że przepisy pozwalają w 2026 r. składać część zażaleń przez Portal Informacyjny, wysyła dokument właśnie w ten sposób.
Problem polega na tym, że ustawowy katalog zawiera wyłączenia dotyczące zażaleń do Sądu Najwyższego.
Pełnomocnik nie powinien więc kierować się wyłącznie nazwą środka zaskarżenia. Przed użyciem portalu należy ustalić konkretną podstawę prawną i sąd, do którego dany środek jest kierowany.
Kiedy pismo wysłane elektronicznie uważa się za wniesione do sądu?
W sprawach terminowych kluczowe znaczenie ma nie moment rozpoczęcia wysyłania dokumentów, lecz skuteczne zakończenie procedury i uzyskanie elektronicznego potwierdzenia.
Art. 165 § 4 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego stanowi:
„Wprowadzenie pisma procesowego do systemu teleinformatycznego lub jego umieszczenie w portalu informacyjnym i otrzymanie przez wnoszącego dokumentu w postaci elektronicznej potwierdzającego wniesienie pisma do sądu jest równoznaczne z wniesieniem tego pisma do sądu, jeżeli przepis szczególny przewiduje taki sposób wniesienia pisma procesowego. Pismo procesowe uważa się za wniesione do sądu z chwilą określoną w elektronicznym potwierdzeniu wniesienia tego pisma do sądu”.
Wniosek praktyczny jest prosty: nie wystarczy wgrać pliku do portalu.
Dla bezpieczeństwa po każdej czynności terminowej trzeba sprawdzić, czy został wygenerowany dokument potwierdzający wniesienie pisma i jaka godzina oraz data zostały w nim wskazane.
Przykład – apelacja wysłana wieczorem
Adwokat prowadzi sprawę przedsiębiorcy Michała Sokołowskiego przeciwko spółce Ventor S.A. Ostatni dzień terminu na apelację przypada w czwartek.
Pełnomocnik rozpoczyna składanie dokumentów o godz. 22:40. Po prawidłowym zakończeniu czynności Portal Informacyjny generuje elektroniczne potwierdzenie, zgodnie z którym pismo wniesiono o godz. 22:53.
To właśnie czas wskazany w elektronicznym potwierdzeniu jest decydujący dla oceny zachowania terminu.
Z praktycznego punktu widzenia nie warto jednak pozostawiać wysyłki na ostatnie minuty. Błąd podpisu, wadliwy plik lub problem z dostępnością systemu może wymagać ponowienia czynności.
Jak podpisać pismo składane przez Portal Informacyjny?
Pismo procesowe wnoszone za pośrednictwem Portalu Informacyjnego musi zostać opatrzone odpowiednim podpisem elektronicznym.
Zgodnie z art. 126 § 5 k.p.c. można wykorzystać:
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- podpis zaufany,
- podpis osobisty.
W przypadku prokuratora dopuszczony został również odpowiedni zaawansowany podpis elektroniczny wydawany przez właściwe jednostki organizacyjne prokuratury.
Nie należy zatem utożsamiać samego zalogowania się do Portalu Informacyjnego ze skutecznym podpisaniem pisma procesowego. Są to dwie odrębne kwestie.
Pełnomocnictwo elektroniczne – o czym trzeba pamiętać?
Jeżeli pełnomocnik dokonuje pierwszej czynności w sprawie i jego umocowanie nie zostało wcześniej wykazane, powinien dołączyć odpowiedni dokument pełnomocnictwa.
W przypadku pisma składanego elektronicznie możliwe są przede wszystkim dwa rozwiązania.
Pełnomocnictwo od początku elektroniczne
Mocodawca może udzielić pełnomocnictwa w postaci elektronicznej.
Art. 89 § 1² ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego stanowi:
„Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym”.
Istotne jest zachowanie pliku w formie pozwalającej sądowi na zweryfikowanie podpisu elektronicznego mocodawcy.
Nie powinno się zatem bez potrzeby przekształcać prawidłowo podpisanego dokumentu elektronicznego w zwykły skan lub wydruk, który nie pozwala na sprawdzenie podpisu.
Pełnomocnictwo pierwotnie papierowe
Jeżeli klient podpisał tradycyjny dokument papierowy, profesjonalny pełnomocnik może posługiwać się jego elektronicznie uwierzytelnionym odpisem na zasadach wynikających z k.p.c.
Nowelizacja pozwala adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu oraz uprawnionym przedstawicielom Prokuratorii Generalnej RP na elektroniczne poświadczanie dokumentów w systemie teleinformatycznym albo w Portalu Informacyjnym.
Dodatkowo adwokat, radca prawny albo rzecznik patentowy, który dołącza pełnomocnictwo do pisma, powinien pamiętać o podaniu numeru wpisu na właściwą listę.
Co zrobić z załącznikiem, którego nie można wysłać przez portal?
Nie każdy dowód daje się skutecznie przekształcić w plik elektroniczny. Problem może dotyczyć dokumentów o nietypowych właściwościach, materiałów fizycznych albo innych załączników, których prawidłowe przekazanie za pośrednictwem portalu jest niemożliwe.
Taką sytuację reguluje art. 125² § 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego:
„W przypadku gdy załącznik pisma procesowego, ze względu na jego właściwości, nie może zostać skutecznie wniesiony wraz z tym pismem za pośrednictwem portalu informacyjnego, załącznik ten wnosi się do sądu z pominięciem portalu informacyjnego, uprawdopodobniając tę okoliczność, w terminie 3 dni od dnia wniesienia pisma procesowego. W przypadku niedopełnienia tych obowiązków sąd pomija ten załącznik”.
Są tu trzy elementy, o których trzeba pamiętać jednocześnie:
- podstawowe pismo należy wnieść prawidłową drogą elektroniczną,
- należy uprawdopodobnić, dlaczego konkretny załącznik nie mógł zostać skutecznie przesłany przez portal,
- załącznik trzeba dostarczyć do sądu w ciągu 3 dni od wniesienia pisma.
Zwróć uwagę, że przepis mówi w tym miejscu o 3 dniach, a nie o 3 dniach roboczych.
Przykład – dowód, którego nie da się przesłać jako pliku
W sporze przedsiębiorcy z producentem urządzeń jednym z dowodów jest uszkodzony element zabezpieczający pochodzący z reklamowanej maszyny. Pełnomocnik składa pismo procesowe za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, ale samego przedmiotu nie można wnieść drogą cyfrową.
W takim przypadku należy wskazać w piśmie, dlaczego załącznik musi zostać dostarczony poza portalem, a następnie złożyć go w sądzie w ustawowym terminie.
Samo przesłanie pisma przez portal nie powoduje automatycznego zachowania skuteczności takiego załącznika.
Awaria Portalu Informacyjnego w ostatnim dniu terminu
Ustawodawca przewidział mechanizm chroniący uczestnika postępowania przed skutkami problemów technicznych leżących po stronie sądu.
Jeżeli w ostatnim dniu terminu pojawi się ograniczenie dostępności Portalu Informacyjnego uniemożliwiające złożenie pisma, można je wnieść najpóźniej w następnym dniu po przywróceniu działania portalu, który nie jest sobotą ani dniem wolnym od pracy.
Co istotne, w piśmie należy uprawdopodobnić wystąpienie problemów z portalem.
Nie można tego obowiązku lekceważyć. Jeżeli okoliczności awarii nie zostaną uprawdopodobnione, przewodniczący zwraca pismo, a w przypadku środka zaskarżenia sąd może go odrzucić.
Przykład – portal nie działa w dniu upływu terminu
Ostatni dzień na wniesienie zażalenia przez adwokat Karolinę Maj przypada w środę. Tego dnia występuje awaria po stronie sądu i nie jest możliwe skuteczne wniesienie dokumentu. Dostępność portalu zostaje przywrócona w czwartek.
Pełnomocnik może skorzystać ze szczególnej regulacji i złożyć pismo w terminie wynikającym z art. 125² § 2 k.p.c., ale w treści pisma powinien równocześnie uprawdopodobnić wystąpienie przeszkody technicznej.
W praktyce warto zachowywać komunikaty o niedostępności portalu i inne informacje pozwalające później wykazać przyczynę niezłożenia dokumentu w pierwotnym terminie.
Obowiązkowy Portal Informacyjny przy zatwierdzaniu niektórych ugód mediacyjnych
Okres przejściowy nie oznacza, że w 2026 r. każde korzystanie z Portalu Informacyjnego przez profesjonalnego pełnomocnika jest dobrowolne.
Szczególny wyjątek dotyczy postępowania o zatwierdzenie ugody zawartej w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację.
Z art. 183¹³ § 1² k.p.c. wynika, że adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna RP albo prokurator wnosi w takim postępowaniu wniosek oraz dalsze pisma procesowe za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.
Obowiązek ten funkcjonuje już od 1 marca 2026 r.
Nie należy więc stosować zasady „do marca 2027 r. portal zawsze jest fakultatywny”. Każdorazowo trzeba sprawdzić, czy przepis szczególny nie ustanawia obowiązku elektronicznego już obecnie.
Zmiany w bezpośrednim doręczaniu pism między profesjonalnymi pełnomocnikami
Cyfryzacji towarzyszy również ograniczenie części dotychczasowych formalności związanych z doręczaniem pism pomiędzy profesjonalnymi pełnomocnikami.
Obecnie nie ma już potrzeby zamieszczania w każdym piśmie procesowym dotychczasowego oświadczenia o doręczeniu albo nadaniu jego odpisu pełnomocnikowi strony przeciwnej.
Nie oznacza to jednak zniesienia samego obowiązku bezpośredniego doręczania pism tam, gdzie przewiduje go art. 132 k.p.c.
Jeżeli pojawią się wątpliwości, sąd może zażądać:
- dowodu nadania pisma,
- albo dowodu jego doręczenia.
Nieprzedstawienie takiego dowodu w wyznaczonym terminie może skutkować zwrotem pisma.
Jednocześnie katalog pism, których nie doręcza się bezpośrednio pełnomocnikowi przeciwnika, został rozszerzony. Za pośrednictwem sądu składa się obecnie również m.in. pisma obejmujące:
- interwencję,
- zmianę powództwa,
- zarzut potrącenia.
W takich przypadkach należy pamiętać o złożeniu pisma do sądu wraz z wymaganymi odpisami.
Jak bezpiecznie korzystać z Portalu Informacyjnego? Praktyczna procedura
Przed wysłaniem pisma warto stosować stałą procedurę kontrolną.
1. Ustal rodzaj postępowania.
Najpierw sprawdź, czy sprawa nie jest obsługiwana przez szczególny system teleinformatyczny.
2. Sprawdź podstawę prawną wniesienia konkretnego pisma przez portal.
Nie wystarczy sama techniczna możliwość wybrania danej czynności.
3. Zweryfikuj, kto składa pismo.
Prawo do korzystania z określonego elektronicznego trybu zależy również od statusu osoby składającej dokument.
4. Sprawdź, czy mamy do czynienia z możliwością czy obowiązkiem.
W 2026 r. dla części pism profesjonalnych pełnomocników portal jest fakultatywny, ale przepisy szczególne przewidują już przypadki obowiązkowego korzystania z niego.
5. Przygotuj prawidłowe pełnomocnictwo i załączniki.
Szczególnie ostrożnie postępuj z dokumentami pierwotnie elektronicznymi – powinny zachować formę umożliwiającą zweryfikowanie podpisu.
6. Podpisz pismo właściwym podpisem elektronicznym.
7. Po wysłaniu koniecznie sprawdź elektroniczne potwierdzenie wniesienia.
To zawarta w nim chwila decyduje o terminie złożenia pisma.
8. Zachowaj potwierdzenie.
W sprawach terminowych powinno być ono traktowane jako jeden z podstawowych dokumentów w elektronicznych aktach kancelarii.
9. W przypadku awarii zabezpiecz informacje pozwalające ją uprawdopodobnić.
10. Nie wysyłaj przez portal pisma tylko dlatego, że system technicznie na to pozwala.
Zawsze najpierw ustal, czy taki sposób wniesienia wynika z przepisów.
Podsumowanie
Od 1 marca 2026 r. Portal Informacyjny jest jednym z istotnych narzędzi prowadzenia postępowania cywilnego. Reforma nie polega jednak wyłącznie na zastąpieniu papieru plikiem elektronicznym. Wprowadza nowe reguły dotyczące sposobu wniesienia pisma, jego podpisania, załączników, pełnomocnictw oraz zachowania terminów.
W okresie przejściowym trwającym do 28 lutego 2027 r. profesjonalni pełnomocnicy mogą składać przez Portal Informacyjny określony katalog pism, zachowując zasadniczo możliwość wyboru formy tradycyjnej. Od 1 marca 2027 r. tryb elektroniczny stanie się w tym zakresie obowiązkowy, jeżeli wniesienie pisma przez właściwy system teleinformatyczny nie będzie możliwe.
Największego znaczenia nabiera jednak prawidłowe rozpoznanie właściwego sposobu dokonania czynności. Portal Informacyjny nie służy do wysyłania dowolnej korespondencji procesowej. Złożenie dokumentu w niewłaściwy sposób może być traktowane tak, jak gdyby pismo w ogóle nie zostało skutecznie wniesione.
Dlatego przed każdą wysyłką sprawdź rodzaj pisma, podstawę prawną, właściwy system, status osoby składającej dokument i wymagany podpis, a po zakończeniu czynności upewnij się, że otrzymałeś elektroniczne potwierdzenie wniesienia.
Podstawa prawna
Wnoszenie pism przez Portal Informacyjny i skutki wyboru niewłaściwego trybu:
- art. 125¹ § 1–3, art. 125² § 1–3, art. 125³ § 1–2, art. 125⁴, art. 165 § 4 – ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego;
- art. 14 ust. 1–2, art. 16 pkt 1 – ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw.
Podpis, pełnomocnictwo i dokumenty elektroniczne:
- art. 89 § 1², art. 126 § 3 i 5, art. 128 § 2–4, art. 129 § 2 i 2¹ – ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego.
Mediacja:
- art. 183¹³ § 1¹–1² – ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego.
Doręczenia między profesjonalnymi pełnomocnikami:
- art. 132 § 1–1⁵ – ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego.
Szczegółowe zasady techniczne:
- § 1–8 – rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 lutego 2026 r. w sprawie trybu i sposobu wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym.
Tematy porad zawartych w poradniku
- pisma procesowe przez Portal Informacyjny 2026
- apelacja przez Portal Informacyjny
- składanie pism do sądu online
- awaria Portalu Informacyjnego a termin
- pełnomocnictwo elektroniczne w postępowaniu cywilnym