Nieterminowe regulowanie płatności to problem, z którym coraz częściej mierzą się przedsiębiorcy. Oznacza on nie tylko utratę płynności finansowej, ale także konieczność prawidłowego księgowania odsetek, kar umownych i kosztów windykacji – zarówno po stronie wierzyciela, jak i dłużnika.
W poradniku wyjaśniamy, jak ujmować w księgach rachunkowych:
- odsetki ustawowe za opóźnienia,
- rekompensaty za koszty odzyskiwania należności,
- koszty postępowań windykacyjnych i sądowych,
- kary umowne,
- ulgę na złe długi.
Odsetki za zwłokę
Kiedy wierzyciel może naliczyć odsetki?
Zgodnie z przepisami, jeżeli kontrahent spóźnia się z zapłatą, wierzyciel ma prawo naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie. Są one należne niezależnie od zapisów umownych, a podstawę ich stosowania stanowią:
- Kodeks cywilny (art. 359–360),
- ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Odsetki dokumentuje się notą odsetkową i ujmuje w księgach w dniu jej wystawienia, zgodnie z zasadą memoriału.
Księgowanie odsetek – wierzyciel i dłużnik
- u wierzyciela – odsetki to przychody finansowe,
- u dłużnika – odsetki to koszty finansowe.
📌 Przykład 1a
Spółka „Orion” (wierzyciel) naliczyła spółce „Nova” (dłużnik) 100 zł odsetek ustawowych.
- Orion (wierzyciel):
- Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami krajowymi” / 249 „Inne rozrachunki i rozliczenia”
- Ma konto 752 „Przychody z tytułu odsetek”
- Nova (dłużnik):
- Wn konto 756 „Koszty odsetek”
- Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi” / 249 „Inne rozrachunki i rozliczenia”
Odsetki a podatek CIT
W podatku dochodowym od osób prawnych obowiązuje metoda kasowa:
- naliczone, ale nieotrzymane odsetki nie są przychodem podatkowym,
- naliczone, ale niezapłacone odsetki nie są kosztem podatkowym.
Dlatego w księgach warto prowadzić ewidencję analityczną – oddzielnie dla przychodów i kosztów podatkowych.
Różnice przejściowe i podatek odroczony
Ponieważ w księgach rachunkowych odsetki ujmuje się memoriałowo, a w podatkach – kasowo, powstają różnice przejściowe. Wymaga to ustalenia aktywów lub rezerw na podatek odroczony.
📌 Przykład 1b
Spółka „Orion” naliczyła spółce „Nova” 100 zł odsetek. Do 31.12.2023 r. nie zostały one zapłacone.
- Orion (wierzyciel):
- Wn konto 871 „Odroczony podatek dochodowy”
- Ma konto 831 „Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego”
- Nova (dłużnik):
- Wn konto 024 „Aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego”
- Ma konto 871 „Odroczony podatek dochodowy”
⚠️ Ważne – w przypadku odsetek budżetowych (np. od zaległości podatkowych), nawet jeśli zostaną zapłacone, nie stanowią kosztu podatkowego. Wtedy nie powstają różnice przejściowe.
Ryzyko nieściągalności odsetek
Zgodnie z zasadą ostrożności, jeżeli istnieje ryzyko, że odsetki nie zostaną odzyskane, wierzyciel powinien je objąć odpisem aktualizującym.
- koszt odpisu ujmuje się w działalności finansowej,
- takie ujęcie zapobiega sztucznemu zaniżaniu wskaźnika EBITDA (jeśli byłoby zaksięgowane jako pozostały koszt operacyjny).
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Czym jest rekompensata?
Oprócz odsetek ustawowych wierzycielowi przysługuje ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Uprawnienie to wynika z ustawy z 8.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Wysokość rekompensaty jest zależna od kwoty długu i wynosi:
- 40 euro – przy długu do 5.000 zł,
- 70 euro – przy długu od 5.000 do 50.000 zł,
- 100 euro – przy długu powyżej 50.000 zł.
Przeliczenia na złote dokonuje się wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego wymagalność świadczenia pieniężnego.
⚠️ Roszczenie z tytułu rekompensaty nie może być przeniesione (zbyte) na inny podmiot.
Dokumentowanie i VAT
- rekompensata nie podlega VAT,
- dokumentem księgowym jest nota obciążeniowa, a nie faktura VAT.
Opodatkowanie podatkiem dochodowym
- u wierzyciela – przychód podatkowy z tytułu rekompensaty powstaje dopiero w momencie jej otrzymania, a w księgach rachunkowych ujmuje się ją memoriałowo jako pozostałe przychody operacyjne,
- u dłużnika – obciążenie może stanowić koszt podatkowy, jeśli jego poniesienie było uzasadnione (np. trudna sytuacja finansowa spółki, racjonalne wykorzystanie środków pieniężnych). W księgach ujmuje się je jako pozostałe koszty operacyjne.
Księgowanie rekompensaty
📌 Przykład 2
Spółka „Aurora” (wierzyciel) wystawiła spółce „Vega” (dłużnik) fakturę na 25.000 zł brutto z terminem płatności 15.09.2023 r. Ponieważ płatność nie nastąpiła, 25.09.2023 r. „Aurora” wystawiła notę na rekompensatę 70 euro. Kurs euro z 31.08.2023 r. wynosił 4,4684 zł. Wartość rekompensaty = 70 × 4,4684 = 312,79 zł.
- Aurora (wierzyciel):
- Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami krajowymi” / 249 „Inne rozrachunki i rozliczenia” – 312,79 zł
- Ma konto 763 „Pozostałe przychody operacyjne” – 312,79 zł
- Vega (dłużnik):
- Wn konto 768 „Pozostałe koszty operacyjne” – 312,79 zł
- Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi” / 249 „Inne rozrachunki i rozliczenia” – 312,79 zł
Nota została zapłacona 30.10.2023 r.
- z punktu widzenia rachunkowości – przychód ujęto we wrześniu (moment wystawienia noty),
- z punktu widzenia podatkowego – przychód powstał dopiero w październiku (moment otrzymania zapłaty).
Koszty postępowania windykacyjnego
Rodzaje kosztów windykacji
Oprócz ryczałtowej rekompensaty wierzyciel ma prawo domagać się od dłużnika zwrotu uzasadnionych kosztów faktycznie poniesionych, które przewyższają kwotę rekompensaty. Do najczęstszych kosztów należą:
- Usługi firm windykacyjnych – np. sporządzanie i wysyłka wezwań do zapłaty.
- księgowane jako usługi obce,
- wierzyciel ma prawo do odliczenia VAT.
- Prowadzenie sprawy przez kancelarię prawną – obejmuje honoraria prawników i opłaty sądowe.
- ujmowane jako usługi obce (honoraria) oraz podatki i opłaty (opłaty sądowe),
- również z prawem do odliczenia VAT, jeśli dotyczy.
- Przelew powierniczy – polega na sprzedaży wierzytelności firmie windykacyjnej.
- firma windykacyjna nabywa prawa wierzyciela i prowadzi postępowanie we własnym imieniu,
- wierzyciel otrzymuje należność pomniejszoną o prowizję windykatora.
Księgowanie kosztów windykacji
📌 Przykład 3
Spółka „Helios” zleciła odzyskanie wierzytelności 25.000 zł firmie windykacyjnej. Firma odzyskała całą kwotę wraz z odsetkami 1.000 zł, ale potrąciła prowizję:
- 5% od kwoty głównej = 1.250 zł,
- 20% od odsetek = 200 zł,
- razem 1.450 zł + VAT (333,50 zł).
1. Faktura od firmy windykacyjnej:
- Wn konto 402 „Usługi obce” – 1.450 zł
- Wn konto 221 „VAT naliczony” – 333,50 zł
- Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi” – 1.783,50 zł
2. Otrzymanie przelewu od firmy windykacyjnej:
- Wn konto 131 „Bieżące rachunki bankowe” – 24.216,50 zł
- Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami krajowymi” – 26.000 zł
- Wn konto 202 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi (firma windykacyjna)” – 1.783,50 zł
Zwrot kosztów od dłużnika
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że:
- zwrot kosztów windykacji nie jest wynagrodzeniem za usługę i nie podlega VAT,
- dokumentem księgowym jest nota księgowa, nie faktura,
- u wierzyciela zwrot ten stanowi pozostały przychód operacyjny,
- u dłużnika – pozostały koszt operacyjny, chyba że wynikają z działań zawinionych (np. obejście prawa, świadome unikanie płatności).
Koszty finansowania dłużnego
Wydatki ponoszone przez dłużnika w związku z nieterminową obsługą zobowiązań mogą być uznane za koszty finansowania dłużnego.
W takim przypadku należy stosować limit z art. 15c ustawy o CIT: koszty te podlegają wyłączeniu z KUP, jeśli przekroczą 30% wskaźnika EBITDA (przychody – koszty operacyjne – amortyzacja).
Ujęcie kosztów u dłużnika
Dla dłużnika koszty windykacyjne (np. wydatki na postępowanie sądowe, koszty zastępstwa procesowego) są księgowane jako:
- pozostałe koszty operacyjne,
- jeśli dłużnik zwróci koszty wierzycielowi – wówczas u wierzyciela powstaje pozostały przychód operacyjny.
Ulga na złe długi
Na czym polega ulga?
Jeśli kontrahent nie zapłaci należności w ciągu 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze, wierzyciel ma prawo do skorygowania:
- VAT należnego (w JPK_V7 poprzez załącznik VAT-ZD),
- przychodów podatkowych w CIT.
Ulga może dotyczyć zarówno całej kwoty wierzytelności, jak i jej części (np. przy płatności częściowej).
Prawo do skorzystania z ulgi obowiązuje przez 3 lata od końca roku, w którym wystawiono fakturę. Wierzyciel nie ma obowiązku badania sytuacji finansowej kontrahenta ani informowania go o zastosowaniu ulgi.
Obowiązki wierzyciela i dłużnika
- wierzyciel – ma prawo pomniejszyć VAT należny i przychody w CIT,
- dłużnik – ma obowiązek wyłączyć VAT naliczony i zwiększyć podstawę opodatkowania w CIT o niezapłaconą część zobowiązania.
Jeżeli dłużnik ureguluje zobowiązanie, zarówno wierzyciel, jak i dłużnik muszą odwrócić skutki ulgi – rozliczyć VAT i przychód/koszt podatkowy w miesiącu zapłaty.
Księgowanie ulgi na złe długi
📌 Przykład 4
Spółka „Delta” (sprzedawca) sprzedała 15.01.2023 r. towar spółce „Epsilon” (kupujący) za 100.000 zł netto (123.000 zł brutto). Termin płatności – 14 dni.
29.01.2023 r. kupujący zapłacił połowę należności – 61.500 zł. Pozostała część została uregulowana dopiero 20.09.2023 r.
1. Ewidencja sprzedaży (Delta – sprzedawca):
- Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” – 123.000 zł
- Ma konto 700 „Sprzedaż produktów” – 100.000 zł
- Ma konto 222 „VAT należny” – 23.000 zł
2. Ewidencja częściowej zapłaty:
- Wn konto 131 „Rachunek bankowy” – 61.500 zł
- Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” – 61.500 zł
3. Ulga na złe długi (po 90 dniach, tj. 29.04.2023 r.):
- Wn konto 222 „VAT należny” – 11.500 zł
- Ma konto 249 „Inne rozrachunki i rozliczenia” – 11.500 zł
4. Zapłata pozostałej części (20.09.2023 r.):
- Wn konto 131 „Rachunek bankowy” – 61.500 zł
- Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” – 61.500 zł
- Wn konto 249 „Inne rozrachunki i rozliczenia” – 11.500 zł
- Ma konto 222 „VAT należny” – 11.500 zł
Ujęcie u dłużnika
Dłużnik, który nie zapłacił faktury w terminie, musi po 90 dniach:
- zmniejszyć odliczony VAT naliczony,
- zwiększyć dochód podatkowy o niezapłaconą część faktury.
Po uregulowaniu należności może ponownie odliczyć VAT i zaliczyć koszt do KUP.
Kary umowne
Czym są kary umowne?
Kara umowna to sankcja przewidziana w kontrakcie, która ma zmotywować strony do prawidłowej realizacji umowy. Najczęściej dotyczy:
- opóźnień w dostawie towarów lub usług,
- wad jakościowych towaru,
- nieterminowego usunięcia usterek.
⚠️ Opóźnienie w płatności nie może być przedmiotem kary umownej – w takim przypadku stosuje się odsetki ustawowe za zwłokę.
Dokumentowanie i VAT
- kara umowna jest świadczeniem jednostronnym,
- nie podlega VAT,
- dokumentem księgowym jest nota księgowa.
Kary umowne w podatku dochodowym
- u wierzyciela – kara stanowi przychód podatkowy, rozpoznawany kasowo (w momencie wpływu środków na konto),
- u dłużnika – co do zasady, kara nie jest kosztem podatkowym, jeśli dotyczy:
- wad dostarczonych towarów,
- wad wykonanych usług,
- zwłoki w usunięciu wad.
Wyjątkiem są sytuacje, gdy kara ma związek przyczynowo-skutkowy z osiągnięciem przychodu. Przykład: firma zapłaci karę za niedotrzymanie terminu dostawy towaru, ale sprzeda go później innemu odbiorcy po wyższej cenie, co zrekompensuje stratę.
Księgowanie kary umownej
📌 Przykład 5
Spółka „Astra” realizowała dla spółki „Lumen” usługę budowlaną o wartości 1 mln zł. Umowa przewidywała karę umowną w wysokości 0,05% za każdy dzień opóźnienia.
Usługa została wykonana z 10-dniowym opóźnieniem. „Lumen” wystawił notę księgową na 5.000 zł (10 dni × 0,05% × 1.000.000 zł).
- Lumen (wierzyciel):
- Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami krajowymi” – 5.000 zł
- Ma konto 763 „Pozostałe przychody operacyjne” – 5.000 zł
- Astra (dłużnik):
- Wn konto 768 „Pozostałe koszty operacyjne” – 5.000 zł
- Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi” – 5.000 zł
Podstawa prawna
- art. 3 ust. 1 pkt 32 – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości,
- ustawa z 8.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych,
- art. 359–360 – ustawa z 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny,
- art. 5 ust. 1, art. 89b ust. 1 – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług,
- art. 12 ust. 1, art. 16 ust. 1 – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
Tematy porad zawartych w poradniku
- ewidencja odsetek ustawowych w księgach rachunkowych
- rekompensata za koszty odzyskiwania należności – księgowanie i podatki
- koszty postępowania windykacyjnego u wierzyciela i dłużnika
- ulga na złe długi w VAT i CIT – zasady i księgowanie
- kary umowne w podatkach i rachunkowości