Zbliżający się koniec roku podatkowego oznacza dla wielu pracodawców i zleceniodawców obowiązek sporządzenia i przekazania deklaracji PIT-11. To podstawowy dokument, który służy do rozliczenia podatku dochodowego za osoby zatrudnione na różne formy umów. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, zarządzasz nieruchomościami albo korzystasz z usług specjalistów, musisz wiedzieć, czy ciąży na Tobie obowiązek wystawienia PIT-11 i jakie terminy obowiązują.
Kto ma obowiązek wystawienia PIT-11?
Obowiązek sporządzenia PIT-11 dotyczy płatnika podatku dochodowego. W praktyce oznacza to, że jeśli zatrudniasz kogoś lub wypłacasz wynagrodzenia z określonych tytułów, możesz być zobowiązany do przekazania PIT-11 zarówno urzędowi skarbowemu, jak i podatnikowi.
Oto najczęstsze sytuacje, w których musisz przygotować PIT-11:
🧩 Przykłady praktyczne
Przykład 1:
🧑🔧 Pan Mariusz prowadzi firmę informatyczną w Katowicach. W 2024 roku zlecił stworzenie aplikacji mobilnej studentowi na umowę o dzieło. Umowa nie była zawarta w ramach działalności gospodarczej studenta. Mariusz jako zleceniodawca jest zobowiązany wystawić PIT-11 do końca stycznia 2025 r. i przekazać go do urzędu skarbowego, a do końca lutego – studentowi.
Przykład 2:
🏢 Spółka „Revo Nieruchomości” zarządza wynajmowanymi lokalami we Wrocławiu. Współpracuje z osobą fizyczną, która sprząta wspólne części budynku na podstawie umowy zlecenia. Osoba ta nie prowadzi działalności gospodarczej. Spółka musi wystawić PIT-11 za ten przychód.
Kategorie osób, którym należy wystawić PIT-11
Płatnikiem PIT-11 będzie m.in.:
- Zleceniodawca wypłacający wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/o dzieło, jeżeli wykonawca nie działa w ramach działalności gospodarczej,
- Podmiot nabywający prawa autorskie lub pokrewne (w tym do projektów, wynalazków, wzorów itp.),
- Organizacja korzystająca z usług twórców, sportowców, trenerów, naukowców, dziennikarzy,
- Organy arbitrażowe wypłacające wynagrodzenie polskim arbitrom współpracującym z partnerami zagranicznymi,
- Urzędy i organy publiczne wypłacające wynagrodzenia z tytułu pełnienia obowiązków społecznych/obywatelskich (np. radni, członkowie komisji),
- Osoby prawne wypłacające wynagrodzenia członkom zarządów, rad nadzorczych i innych organów,
- Zarządzający wypłacający wynagrodzenia z tytułu kontraktów menedżerskich, umów o zarządzanie (poza działalnością gospodarczą),
- Podmioty przyjmujące praktykantów (praktyki absolwenckie na podstawie ustawy z 2009 r.),
- Komornicy sądowi lub inne podmioty wypłacające zaległe wynagrodzenia w zastępstwie pracodawcy.
Terminy przesłania PIT-11 w 2025 roku 📅
Zgodnie z art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT, obowiązują dwa odrębne terminy dla dwóch adresatów informacji PIT-11:
- Urzędy skarbowe: do 31 stycznia 2025 r. (obowiązkowo w formie elektronicznej),
- Podatnicy (osoby, których dotyczy PIT-11): do 28 lutego 2025 r. (forma papierowa lub elektroniczna).
📌 Nie musisz przekazywać PIT-11 obu podmiotom jednocześnie.
Wcześniejsze przekazanie PIT-11 – kiedy jest możliwe?
Wyjątkowo, PIT-11 można przekazać do urzędu w trakcie roku podatkowego, ale tylko w określonych przypadkach. Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o PIT, jeśli osoba zakończyła współpracę (np. zakończyła umowę zlecenie) i złoży pisemny wniosek, płatnik ma 14 dni na przekazanie PIT-11 zarówno do podatnika, jak i do urzędu skarbowego.
Kiedy nie trzeba wystawiać PIT-11?
📌 Jeśli w danym roku nie wypłacono żadnego wynagrodzenia, nie pobrano zaliczek na podatek dochodowy i nie wystąpiły inne formy opodatkowanych przychodów – nie ma obowiązku wystawiania PIT-11.
Podsumowanie
✔ PIT-11 to obowiązkowy dokument dla wielu firm i instytucji wypłacających określone formy wynagrodzeń.
✔ Obowiązek jego sporządzenia spoczywa na płatniku podatku dochodowego – czyli osobie lub firmie wypłacającej wynagrodzenie.
✔ Terminy na przekazanie deklaracji są sztywne i uzależnione od odbiorcy: urząd skarbowy – do końca stycznia, podatnik – do końca lutego.
✔ Dokument ten przesyła się do urzędu wyłącznie elektronicznie.
✔ Nie każdy przypadek wymaga wystawienia PIT-11 – brak dochodu = brak obowiązku.
📚 Podstawa prawna
- art. 39 ust. 2, art. 42g ust. 1 pkt 2 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647, ze zm.)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- wystawienie PIT-11 w 2025 roku
- kto wystawia PIT-11 zlecenie/dzieło
- obowiązki płatnika PIT na koniec roku
- PIT-11 za umowę cywilnoprawną
- PIT-11 terminy 2025