1. Cel i charakter umowy
Umowa wdrożeniowa systemu teleinformatycznego (zwana też umową informatyczną, IT lub wdrożeniową) ma na celu kompleksowe dostarczenie, uruchomienie i utrzymanie systemu informatycznego w organizacji Zamawiającego.
W praktyce obejmuje nie tylko samą dostawę sprzętu i oprogramowania, ale też analizę potrzeb, konfigurację, testy, szkolenia oraz późniejsze utrzymanie (serwis, aktualizacje, poprawki).
Jest to umowa o świadczenie usług i o dzieło w jednym — część wdrożeniowa (etap I) ma charakter rezultatu (dzieło), a część utrzymaniowa (etap II) – charakter starannego działania (usługa).
2. Kiedy stosować ten typ umowy
Taki wzór jest właściwy zawsze, gdy:
- zamawiający zleca dostarczenie i wdrożenie systemu informatycznego,
- prace obejmują zarówno oprogramowanie, sprzęt, jak i usługi wdrożeniowe,
- przewidziane jest przeniesienie praw autorskich do oprogramowania stworzonego na zamówienie,
- po zakończeniu wdrożenia system ma być utrzymywany lub serwisowany przez dostawcę.
Nie stosuje się tej umowy do:
- prostych licencji lub zakupu gotowego programu (wtedy wystarczy umowa licencyjna lub sprzedaży oprogramowania),
- usług doradczych IT bez wytwarzania systemu (wtedy właściwa jest umowa zlecenia lub o świadczenie usług konsultingowych).
3. Kluczowe elementy wymagające indywidualizacji
Przed użyciem wzoru należy uzupełnić i dopasować następujące dane:
Dane formalne:
- pełne nazwy, adresy i numery rejestrowe stron,
- miejsce i data zawarcia umowy,
- imiona i funkcje osób podpisujących.
Zakres przedmiotu:
- dokładne określenie, co wchodzi w skład systemu (np. moduły, integracje, sprzęt),
- załączniki z parametrami technicznymi i harmonogramem wdrożenia,
- nazwy i opisy oprogramowania (komercyjnego i dedykowanego).
Terminy:
- data zakończenia Etapu I (wdrożenie),
- czas trwania Etapu II (utrzymanie, np. 12–36 miesięcy),
- terminy płatności i odbiorów.
Wynagrodzenie:
- kwoty netto/brutto, VAT, transze płatności,
- rachunek bankowy Wykonawcy,
- sposób fakturowania i akceptacji.
Zabezpieczenia:
- wysokość i forma zabezpieczenia należytego wykonania (np. gwarancja bankowa, kaucja),
- wysokość polis OC.
Odpowiedzialność:
- określenie limitu odpowiedzialności (np. 100% wartości umowy lub inna kwota),
- wysokość kar umownych (zależnie od skali projektu).
4. Typowe błędy i ryzyka w umowach IT
- Nieprecyzyjny opis przedmiotu wdrożenia
– najczęstszy błąd. Zbyt ogólna specyfikacja powoduje spory o to, co miało zostać dostarczone.
💡 Rada: zawsze dołącz szczegółowy załącznik z funkcjonalnościami, integracjami i wymaganiami. - Brak harmonogramu z kamieniami milowymi
– bez tego nie można rozliczać etapów i egzekwować terminów.
💡 Rada: wprowadź konkretne daty, protokoły odbioru częściowe i końcowe. - Nieuregulowane prawa autorskie
– jeśli oprogramowanie jest tworzone na zamówienie, brak klauzuli przeniesienia praw oznacza, że Zamawiający nie ma prawa go używać komercyjnie.
💡 Rada: wpisz moment przejścia praw autorskich (np. z chwilą podpisania protokołu końcowego). - Niejasna odpowiedzialność za wady i błędy systemu
– brak określenia procedury reklamacyjnej i czasu reakcji powoduje paraliż eksploatacji.
💡 Rada: ustal dopuszczalny czas reakcji (SLA) i konsekwencje niewykonania (kary). - Nieuregulowane zasady przetwarzania danych osobowych (RODO)
– przy projektach IT to obowiązek ustawowy.
💡 Rada: zawsze dołącz odrębny załącznik – umowę powierzenia danych.
5. Wskazówki praktyczne
- Forma odbiorów: stosuj protokoły częściowe i końcowe, podpisywane po każdej fazie testów.
- Testy akceptacyjne: zapisz, że brak zastrzeżeń w określonym terminie oznacza akceptację.
- Gwarancja: określ minimalny czas gwarancji na sprzęt i oprogramowanie (zazwyczaj 12–24 miesiące).
- Serwis: precyzyjnie określ godziny dostępności serwisu (np. 8:00–18:00, pon.–pt.) oraz czas reakcji (np. 4h/24h).
- Poufność: w praktyce warto rozszerzyć ją o zakaz pozyskiwania pracowników drugiej strony.
- Rozstrzyganie sporów: dopuszczalne jest wskazanie sądu arbitrażowego lub mediacji, jeśli Strony preferują tryb polubowny.
6. Dla kogo ten wzór
- Dla zamawiających publicznych – jako wzór do przetargów IT (z drobnymi modyfikacjami do PZP).
- Dla firm prywatnych – jako wzór dla kontraktów B2B z dostawcami systemów.
- Dla integratorów i software house’ów – do zabezpieczenia interesów wykonawcy w projektach wdrożeniowych.