Ochrona danych osobowych w firmach, urzędach i instytucjach to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim prawna. RODO wyróżnia dwa rodzaje danych – zwykłe oraz szczególnych kategorii, zwane potocznie danymi wrażliwymi. To właśnie one wymagają największej ostrożności i podlegają bardziej rygorystycznym zasadom przetwarzania. W tym poradniku wyjaśnię Ci, jakie dane zaliczają się do tej kategorii, w jakich sytuacjach możesz je legalnie przetwarzać oraz jakie ryzyka wiążą się z ich nieprawidłową ochroną.
Jakie dane zaliczają się do szczególnych kategorii?
Zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO, do danych szczególnych kategorii należą informacje ujawniające:
- pochodzenie rasowe lub etniczne,
- poglądy polityczne,
- przekonania religijne lub światopoglądowe,
- przynależność do związków zawodowych,
- dane genetyczne,
- dane biometryczne (jeśli służą jednoznacznej identyfikacji osoby fizycznej),
- dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
👉 Ważne: Ten katalog jest zamknięty – oznacza to, że żadna inna kategoria nie może być uznana za dane wrażliwe, jeśli nie wynika to wprost z RODO.
Przykład 1 – firma medyczna
Prywatna klinika „Medicus” prowadzi dokumentację pacjentów zawierającą informacje o stanie zdrowia, historii chorób i wynikach badań. Dane te są danymi szczególnej kategorii i mogą być przetwarzane wyłącznie w ramach prawnych wyjątków, np. na podstawie zgody pacjenta lub w związku z obowiązkiem wynikającym z prawa medycznego.
Przykład 2 – pracodawca i dane biometryczne
Spółka „SecureTech” wprowadziła system wejścia do biura oparty na odciskach palców. Dane biometryczne (linie papilarne) służą jednoznacznej identyfikacji pracowników, dlatego traktowane są jako dane wrażliwe. Ich przetwarzanie wymaga spełnienia restrykcyjnych warunków, m.in. wykazania niezbędności oraz uzyskania podstawy prawnej zgodnej z art. 9 ust. 2 RODO.
Dane biometryczne – szczególna podkategoria
Dane biometryczne obejmują cechy fizyczne, fizjologiczne i behawioralne, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację osoby. Do najczęściej spotykanych należą:
- odciski palców,
- kod DNA,
- skan siatkówki lub tęczówki oka,
- zapis głosu,
- geometria twarzy (np. systemy rozpoznawania twarzy w telefonach).
⚠️ Pamiętaj: nie każde użycie danych biometrycznych oznacza, że są one traktowane jako dane wrażliwe. Kluczowe jest kryterium „jednoznacznej identyfikacji”. Zdjęcie z dowodu osobistego samo w sobie nie jest danymi biometrycznymi w rozumieniu RODO, ale już skan twarzy wykorzystywany do logowania do systemu – tak.
Zakaz i wyjątki w przetwarzaniu danych wrażliwych
Zasadą ogólną jest zakaz przetwarzania danych szczególnych kategorii. Wyjątki od tej reguły zostały przewidziane w art. 9 ust. 2 RODO, m.in. gdy:
- osoba wyraziła wyraźną zgodę,
- przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby,
- dotyczy wykonywania obowiązków w zakresie prawa pracy i zabezpieczenia społecznego,
- odbywa się w ramach działalności organizacji (np. związku zawodowego),
- dotyczy danych upublicznionych przez osobę,
- jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych,
- dotyczy celów medycyny pracy, profilaktyki zdrowotnej lub statystyki publicznej.
Interpretacja szeroka – orzecznictwo TSUE
Trybunał Sprawiedliwości UE podkreśla, że pojęcia „szczególnych kategorii danych” oraz „danych wrażliwych” należy rozumieć szeroko. Oznacza to, że nawet dane pozornie zwykłe mogą być traktowane jako wrażliwe, jeżeli ich przetwarzanie pozwala pośrednio ustalić informacje chronione.
👉 Przykład: Lista uczestników konferencji na temat leczenia chorób psychicznych może ujawniać dane dotyczące zdrowia uczestników, mimo że sama zawiera tylko ich imiona i nazwiska.
Podsumowanie – o czym musisz pamiętać?
✔ Dane wrażliwe obejmują ściśle określony katalog informacji (art. 9 ust. 1 RODO).
✔ Ich przetwarzanie jest co do zasady zakazane, chyba że zachodzi jedna z przesłanek z art. 9 ust. 2 RODO.
✔ Szczególną uwagę należy zwrócić na dane biometryczne – ich użycie w firmach wymaga dokładnego uzasadnienia i wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń.
✔ Orzecznictwo TSUE nakazuje szeroką interpretację – nawet dane zwykłe mogą być traktowane jako wrażliwe, jeśli ujawniają informacje chronione.
Podstawa prawna
- art. 9 ust. 1 i ust. 2 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
Tematy porad zawartych w poradniku
- dane wrażliwe RODO
- przetwarzanie danych biometrycznych
- wyjątki w przetwarzaniu danych wrażliwych
- ochrona danych zdrowotnych
Przydatne adresy urzędowe
- https://uodo.gov.pl – Urząd Ochrony Danych Osobowych
- https://eur-lex.europa.eu – dostęp do tekstu RODO
- https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_pl – strona Komisji Europejskiej o ochronie danych osobowych