Przygotowując klauzulę informacyjną RODO, przedsiębiorcy i instytucje często zastanawiają się, czy powinni przepisać cały katalog informacji z art. 13 RODO, czy jedynie te punkty, które faktycznie odnoszą się do danego przetwarzania danych. To pytanie ma ogromne znaczenie praktyczne – zarówno z punktu widzenia zgodności z prawem, jak i przejrzystości dla odbiorcy.
Prawidłowo sporządzona klauzula to nie tylko spełnienie wymogów formalnych, ale też element budowania zaufania u klientów, kontrahentów czy pracowników. Zbyt długa i przeładowana treść może wręcz zniechęcić czytelnika, co stoi w sprzeczności z zasadą przejrzystości zapisaną w RODO.
Czy klauzula informacyjna powinna zawierać wszystkie elementy z art. 13 RODO?
Nie – podaje się tylko te informacje, które mają zastosowanie w danym przypadku.
Art. 13 RODO rzeczywiście wskazuje szeroką listę danych, które administrator powinien przekazać osobie, której dane dotyczą, ale wiele z nich jest sformułowanych warunkowo („gdy ma to zastosowanie”, „jeżeli istnieją”).
Przykładowo:
- Jeśli administrator nie przekazuje danych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej, nie ma obowiązku zamieszczać takiej informacji w klauzuli.
- Jeżeli nie prowadzi profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji, również może pominąć ten punkt.
- Gdy przetwarzanie nie odbywa się na podstawie zgody, nie trzeba informować o prawie jej wycofania.
Zasada jest prosta: informujemy tylko o tym, co jest faktem w kontekście konkretnego przetwarzania.
Dlaczego to ważne? – Zasada przejrzystości
RODO w motywie 39 jasno wskazuje, że informacje o przetwarzaniu danych muszą być:
- łatwo dostępne,
- zrozumiałe,
- napisane prostym językiem.
Administrator ma obowiązek zapewnić rzetelność i przejrzystość przetwarzania. Przekazywanie zbędnych informacji działa odwrotnie – wydłuża tekst, obniża jego czytelność i może wprowadzać w błąd.
Przykłady z praktyki
📄 Przykład 1 – Pracodawca w Polsce
Firma „Technoserwis” zatrudnia nowych pracowników. W klauzuli informacyjnej podaje informacje o:
- celach przetwarzania (rekrutacja, prowadzenie akt osobowych),
- odbiorcach danych (ZUS, urząd skarbowy),
- prawach pracownika (prawo dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania itd.).
Ponieważ dane nie są przekazywane poza UE ani nie są profilowane, firma pomija te punkty w klauzuli.
📄 Przykład 2 – Sklep internetowy korzystający z AI
Sklep „ModaOnline” wykorzystuje narzędzie sztucznej inteligencji do analizy historii zakupów i sugerowania produktów. Choć technicznie jest to profilowanie, algorytmy nie podejmują decyzji o skutkach prawnych dla klienta – służą jedynie rekomendacjom.
Mimo to, sklep informuje w klauzuli:
„Twoje dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane, w celu przygotowania spersonalizowanych ofert. Profilowanie nie wywołuje skutków prawnych ani podobnie istotnych skutków.”
Tu dodanie tej informacji wynika z zasady przejrzystości – klient mógłby oczekiwać, że dane będą analizowane automatycznie, więc warto to wyjaśnić.
Kiedy warto dodać informację „negatywną”?
Czasem administrator, choć formalnie nie musi, celowo zamieszcza informację, że coś nie ma miejsca – np.:
- „ADO nie przekazuje Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej”.
- „Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu”.
Taki zabieg jest uzasadniony, gdy:
- osoba, której dane dotyczą, mogłaby racjonalnie oczekiwać takiego przetwarzania,
- chcemy rozwiać potencjalne wątpliwości,
- branża lub narzędzia używane przez administratora mogą sugerować inny stan rzeczy (np. AI, chmura obliczeniowa).
Podsumowanie – kluczowe zasady
✔ Informujesz tylko o tym, co faktycznie ma zastosowanie.
✔ Unikasz niepotrzebnych, wydłużających klauzulę zapisów.
✔ Możesz dodać „informację negatywną” dla przejrzystości i budowania zaufania.
✔ Zawsze piszesz prostym, zrozumiałym językiem.
Podstawa prawna
- art. 13 ust. 1–2, motywy 39 i 60 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)
Tematy porad zawartych w poradniku
- klauzula informacyjna RODO 2025
- zasada przejrzystości w RODO
- kiedy pominąć elementy z art. 13 RODO
Przydatne linki urzędowe: