Publikowanie danych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) jest ściśle uregulowane przepisami prawa. Jednak równie ważne, jak samo ich zamieszczenie, jest ustalenie momentu, w którym powinny zostać usunięte. Przykład dotyczy sytuacji, gdy z pracy w urzędzie gminy odchodzi osoba pełniąca funkcję redaktora BIP. Czy jej dane mogą nadal widnieć na stronie? A może obowiązkowe jest ich usunięcie? Odpowiedź wymaga analizy RODO oraz ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Zasada ograniczenia przechowywania danych w RODO
Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO (rozporządzenie 2016/679), dane osobowe powinny być przechowywane „w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane”.
W praktyce oznacza to, że:
- dane redaktora BIP mogą być ujawniane tak długo, jak długo istnieje cel ich publikacji,
- po ustaniu celu – np. gdy osoba przestaje pełnić funkcję i jej dane nie są już potrzebne do identyfikacji twórcy treści – powinny zostać usunięte.
Administrator danych (czyli urząd gminy) ma obowiązek, wynikający z art. 24 RODO, wprowadzić politykę retencji danych w BIP, która określi:
- jakie dane są publikowane,
- na jakiej podstawie prawnej,
- przez jaki okres,
- oraz kiedy i w jaki sposób są usuwane.
Kiedy dane mogą pozostać w BIP po odejściu pracownika?
Podstawą ujawniania danych osobowych redaktora BIP może być art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Przepis ten stanowi, że informacją publiczną jest m.in. dokumentacja przebiegu i efektów kontroli, wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających.
Oznacza to, że:
- jeżeli określony dokument musi być udostępniony w BIP (np. protokół z kontroli wewnętrznej),
- a ten dokument zawiera dane redaktora (imię, nazwisko),
- to dane te mogą pozostać w BIP, nawet jeśli osoba już nie pracuje w urzędzie.
Przykład:
W urzędzie miasta Nowa Dolina redaktor BIP – pani Katarzyna Kowalska – opublikowała protokół z kontroli gospodarki odpadami. Nawet po jej odejściu z pracy, dokument ten nadal podlega udostępnieniu w BIP, a wraz z nim jej imię i nazwisko, jako osoby odpowiedzialnej za publikację.
Kiedy dane należy usunąć?
Jeśli nie istnieje już obowiązek prawny publikowania dokumentów, które zawierają dane redaktora, i cel publikacji został osiągnięty – dane powinny zostać usunięte.
Przykład:
W gminie Zielone Wzgórza redaktor BIP – pan Piotr Malinowski – zamieszczał ogłoszenia o naborze do jednostek organizacyjnych gminy. Po zamknięciu rekrutacji i upływie okresu przewidzianego w polityce retencji (np. 6 miesięcy), ogłoszenia wraz z informacją o ich autorze zostały usunięte z BIP.
Kluczowe kroki dla urzędu
Aby uniknąć naruszenia przepisów RODO i ustawy o dostępie do informacji publicznej, urząd powinien:
- Przeanalizować cel publikacji – czy jest on nadal aktualny.
- Sprawdzić obowiązki prawne – czy istnieje przepis nakazujący dalsze udostępnianie dokumentu.
- Stworzyć i stosować politykę retencji danych – z jasno określonymi terminami usuwania danych.
- Dokonać anonimizacji – jeśli dokument musi pozostać w BIP, ale dane osoby fizycznej nie są już niezbędne.
Podsumowanie
Dane osobowe redaktora BIP po jego odejściu z pracy należy usunąć, jeśli:
- dokumenty, przy których figuruje, nie muszą już być publikowane,
- cel ich udostępniania został osiągnięty.
Mogą one pozostać w BIP jedynie wtedy, gdy obowiązek publikacji wynika z przepisów prawa i jest nadal aktualny. Kluczem jest stosowanie zasady ograniczenia przechowywania danych (art. 5 ust. 1 lit. e RODO) oraz bieżąca weryfikacja celowości publikacji.
Podstawa prawna:
- art. 5 ust. 1 lit. e, art. 24 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
- art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie – ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej
Tematy porad zawartych w poradniku:
- usuwanie danych z BIP po odejściu pracownika
- RODO a publikacja danych w BIP
- polityka retencji danych w administracji
Przydatne linki urzędowe: