Prawidłowe określenie momentu ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej to jedna z najczęstszych trudności, z jakimi mierzą się mikroprzedsiębiorcy i sklepy detaliczne. Nieprawidłowe wystawienie paragonu może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi oraz sankcjami skarbowymi. W tym poradniku w prosty sposób wyjaśniam, kiedy należy wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny oraz co zrobić, gdy płatność następuje przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.
Dlaczego moment ewidencjonowania sprzedaży jest ważny?
Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, jak duże znaczenie ma prawidłowe wystawienie paragonu fiskalnego. Ewidencjonowanie sprzedaży w odpowiednim momencie pozwala uniknąć:
- sankcji za nieterminowe wystawienie paragonu,
- nieprawidłowego rozliczenia podatku VAT,
- sporów z urzędem skarbowym podczas kontroli.
Prawidłowa obsługa kasy rejestrującej zwiększa też wiarygodność firmy w oczach klientów i organów podatkowych.
Zasady ogólne – kiedy trzeba wystawić paragon fiskalny?
Podstawową zasadą jest, że paragon należy wystawić i wydać nabywcy podczas dokonywania sprzedaży, czyli w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi. Najpóźniej jednak powinno to nastąpić w chwili przyjęcia należności – bez względu na to, czy klient płaci gotówką, kartą, przelewem, czy inną formą płatności.
Podstawa prawna
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących:
„Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, tj. podczas dokonywania dostawy towarów lub świadczenia usług, nie później jednak niż z chwilą przyjęcia należności.”
Szczególne przypadki – zapłata przed sprzedażą
Często zdarza się, że klient płaci za towar lub usługę jeszcze przed ich dostawą. W takiej sytuacji moment ewidencjonowania sprzedaży zależy od formy, w jakiej następuje zapłata:
1. Otrzymanie zapłaty w gotówce przed sprzedażą
Jeżeli przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi przedsiębiorca otrzymuje całość albo część należności w gotówce, paragon fiskalny należy wystawić i wydać klientowi natychmiast po otrzymaniu tej gotówki.
Przykład
Firma „Dobra Książka” z Zielonej Góry prowadzi sprzedaż detaliczną książek. Klient rezerwuje wybrany tytuł i płaci za niego gotówką dzień przed odbiorem. W tej sytuacji paragon należy wystawić i wydać klientowi w chwili przyjęcia gotówki, czyli w dniu rezerwacji, a nie w dniu faktycznego wydania książki.
2. Otrzymanie zapłaty przelewem przed sprzedażą
Gdy całość albo część należności wpłynie na rachunek bankowy sprzedawcy jeszcze przed sprzedażą, obowiązują inne zasady. Paragon fiskalny należy wystawić i wydać klientowi niezwłocznie po uznaniu rachunku bankowego przedsiębiorcy, nie później jednak niż do końca miesiąca, w którym nastąpiło uznanie. Jeśli jednak sprzedaż została dokonana przed końcem tego miesiąca, paragon musi być wystawiony i wydany najpóźniej w momencie sprzedaży.
Przykład
Przedsiębiorca Adam Nowak prowadzi serwis rowerowy w Rzeszowie. Klient wpłaca zaliczkę na naprawę roweru przelewem 15 kwietnia, a usługa zostaje wykonana i odebrana przez klienta 27 kwietnia. Paragon fiskalny należy wystawić i wydać klientowi niezwłocznie po wpływie pieniędzy na rachunek bankowy, czyli 15 kwietnia. Jeśli jednak naprawa byłaby zrealizowana 2 maja, paragon musiałby być wystawiony do końca kwietnia (miesiąca otrzymania zapłaty).
Kiedy można zamiast paragonu wystawić fakturę z kasy fiskalnej?
W pewnych przypadkach, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, podatnik może wystawić fakturę przy użyciu kasy fiskalnej zamiast paragonu. Dotyczy to sytuacji, gdy klient żąda faktury – wtedy wydanie paragonu nie jest konieczne, a przedsiębiorca powinien wydać fakturę fiskalną.
Kluczowe zasady w pigułce
- Wystaw paragon podczas sprzedaży lub najpóźniej w momencie przyjęcia zapłaty.
- Przy przedpłacie gotówkowej – paragon wystaw natychmiast po otrzymaniu pieniędzy.
- Przy przedpłacie przelewem – paragon wystaw niezwłocznie po uznaniu rachunku bankowego, najpóźniej do końca miesiąca uznania lub z chwilą sprzedaży, jeśli nastąpi wcześniej.
- W razie żądania faktury – możesz wydać fakturę z kasy fiskalnej zamiast paragonu.
Podsumowanie – co powinien zapamiętać przedsiębiorca?
Prawidłowe określenie momentu wystawienia i wydania paragonu to nie tylko kwestia wygody, ale i bezpieczeństwa podatkowego. W razie wątpliwości najlepiej ewidencjonować każdą sprzedaż natychmiast po jej dokonaniu lub przyjęciu jakiejkolwiek części zapłaty. Zwróć uwagę, by Twoi pracownicy również znali te zasady – często właśnie pomyłki personelu prowadzą do nieprzyjemnych kontroli. W sytuacjach nietypowych, np. gdy otrzymujesz zaliczkę lub płatność na konto, stosuj się ściśle do opisanych wyżej reguł.
Podstawa prawna
- § 6 ust. 1 pkt 1, § 6 ust. 1 pkt 2 lit. a-b – Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2021 r. poz. 1625 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- moment ewidencjonowania sprzedaży kasa fiskalna
- wystawianie paragonu zaliczka 2025
- paragon fiskalny przy przedpłacie
- paragon fiskalny kiedy wystawić