SEO: Koszty prac rozwojowych przy tworzeniu oprogramowania AI – zasady rozliczania i amortyzacji
Tworzenie innowacyjnych platform internetowych wykorzystujących sztuczną inteligencję (AI) to dziś jedno z najważniejszych wyzwań dla wielu firm technologicznych. Jednak zanim projekt zacznie przynosić przychody, przedsiębiorcy muszą ponosić znaczne wydatki na badania, projektowanie, testowanie czy programowanie. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: czy koszty stworzenia nowej platformy AI można rozliczać jako prace rozwojowe i aktywować je poprzez amortyzację po wdrożeniu produktu do użytkowania? W tym poradniku wyjaśniam, jak poprawnie zakwalifikować tego typu wydatki, jak je udokumentować oraz kiedy można rozpocząć ich amortyzację.
Tworzenie nowatorskiego oprogramowania, zwłaszcza z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, wiąże się z dużymi nakładami pracy i środków finansowych, zanim jeszcze projekt zacznie generować jakiekolwiek przychody. Dla spółek planujących długofalowe projekty IT, możliwość rozłożenia kosztów w czasie – poprzez ich zakwalifikowanie jako prace rozwojowe i późniejszą amortyzację – to rozwiązanie pozwalające zoptymalizować wyniki podatkowe firmy. W tym poradniku dowiesz się, kiedy i jak można traktować koszty prac nad aplikacją AI jako prace rozwojowe oraz jakie warunki trzeba spełnić, by rozpocząć ich rozliczanie przez odpisy amortyzacyjne.
Prace rozwojowe – definicja i znaczenie dla rozliczeń podatkowych
Prace rozwojowe w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.) to działania mające na celu opracowanie i wdrożenie nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług, wykorzystujące aktualną wiedzę i umiejętności. Kluczowe jest, aby były to działania innowacyjne, a nie jedynie rutynowe ulepszenia lub naprawy istniejącego produktu.
Przykład 1:
Firma Tech4Future sp. z o.o. rozpoczyna projekt stworzenia platformy do automatycznej analizy dokumentów prawnych przy użyciu AI. Współpracuje z informatykami na zasadzie B2B, a kod powstający w projekcie będzie wykorzystywany wyłącznie do nowej platformy, która docelowo trafi do sprzedaży w modelu subskrypcyjnym.
Przykład 2:
Startup MedIT Solutions SA opracowuje narzędzie do predykcji chorób na podstawie danych medycznych, angażując zespół naukowców i programistów. Prace obejmują stworzenie nowych algorytmów uczenia maszynowego i ich implementację w autorskiej aplikacji internetowej. Efektem projektu ma być komercyjny produkt dostępny dla szpitali.
Kiedy wydatki na stworzenie oprogramowania AI są kosztami prac rozwojowych?
Aby wydatki związane z tworzeniem platformy AI można było uznać za koszty prac rozwojowych, muszą być spełnione określone warunki:
- Nowość i innowacyjność – projekt polega na opracowaniu zupełnie nowych lub istotnie ulepszonych funkcji, algorytmów czy procesów (nie są to tylko bieżące aktualizacje lub poprawki).
- Wyodrębnienie projektu – zakres prac i ich efekty są ściśle określone oraz możliwe do oddzielenia od innych działań firmy.
- Udokumentowanie kosztów – wszystkie wydatki muszą być rzetelnie udokumentowane (np. fakturami, umowami B2B, raportami z prac).
- Pozytywny wynik prac – projekt musi zakończyć się „wynikiem pozytywnym”, czyli gotowym, nadającym się do wykorzystania produktem, który będzie wykorzystywany komercyjnie (np. poprzez sprzedaż subskrypcji).
- Przydatność techniczna i ekonomiczna – spółka musi wykazać, że nowa aplikacja jest technicznie przydatna oraz że poniesione nakłady zostaną pokryte spodziewanymi przychodami z jej sprzedaży.
Jak rozliczać koszty prac rozwojowych – metody według u.p.d.o.p.
Zgodnie z art. 15 ust. 4a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, koszty prac rozwojowych można rozliczać w jeden z trzech sposobów:
- Bezpośrednio w miesiącu poniesienia kosztów – jednorazowo zaliczasz cały koszt w tym samym miesiącu, w którym został poniesiony.
- Równomiernie przez maksymalnie 12 miesięcy – rozkładasz koszt na raty w ciągu roku od poniesienia wydatku.
- Poprzez odpisy amortyzacyjne – koszty aktywujesz jako wartość niematerialną i prawną (WNiP) i rozliczasz w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne od momentu oddania produktu do używania.
Dla projektów długoterminowych, w których przychody pojawiają się dopiero po kilku latach, najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest amortyzacja.
Kiedy rozpocząć amortyzację prac rozwojowych?
Koszty prac rozwojowych możesz aktywować i rozpocząć ich amortyzację dopiero wtedy, gdy produkt (np. aplikacja internetowa) zostanie oddany do użytkowania i spełni określone kryteria:
- Produkt musi być „ściśle ustalony” – musisz wiedzieć dokładnie, co powstało w wyniku projektu.
- Koszty muszą być „wiarygodnie określone” i udokumentowane.
- Przydatność techniczna i komercyjna musi być potwierdzona raportem z prac badawczo-rozwojowych (B+R) lub inną dokumentacją projektową.
- Z dokumentacji musi wynikać, że wydatki na prace rozwojowe zostaną pokryte przyszłymi przychodami (np. z subskrypcji lub sprzedaży licencji).
Przykład 1 – zastosowanie amortyzacji:
Tech4Future sp. z o.o. kończy prace nad platformą AI w połowie 2027 r. Wszystkie prace zostały udokumentowane raportami B+R, a koszty rozliczone na podstawie faktur od współpracujących informatyków. Po udostępnieniu aplikacji klientom w modelu subskrypcyjnym, spółka aktywuje koszty jako wartość niematerialną i rozpoczyna ich amortyzację zgodnie z harmonogramem przyjętym w polityce rachunkowości.
Przykład 2 – niekwalifikowalne wydatki:
MedIT Solutions SA prowadzi równolegle prace nad bieżącą aktualizacją już istniejącego oprogramowania (np. poprawki błędów, zmiany UX). Tych kosztów nie można uznać za koszty prac rozwojowych, gdyż nie prowadzą do powstania nowego lub istotnie ulepszonego produktu.
Czy forma współpracy z informatykami (B2B) ma znaczenie?
Forma współpracy (umowy B2B czy etaty) nie wpływa na możliwość kwalifikowania wydatków jako kosztów prac rozwojowych, pod warunkiem, że wydatki na wynagrodzenia (np. z faktur kontraktorów) nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. i są odpowiednio udokumentowane.
Jakie dokumenty przygotować, aby zabezpieczyć stanowisko firmy?
Pamiętaj o następujących krokach:
- Prowadź szczegółową ewidencję ponoszonych kosztów – zbieraj faktury, umowy, raporty z wykonanych prac.
- Dokumentuj postęp i wyniki prac – przygotuj raporty B+R, dokumentację techniczną i biznesową potwierdzającą przydatność produktu.
- Przygotuj uzasadnienie ekonomiczne – wskaż przewidywane przychody oraz sposób komercjalizacji projektu.
Podsumowanie – najważniejsze wskazówki
- Koszty związane z tworzeniem nowatorskiego oprogramowania AI mogą zostać uznane za koszty prac rozwojowych, o ile spełniają kryteria nowości, wyodrębnienia oraz dokumentacji.
- Po ukończeniu projektu i skierowaniu produktu do komercyjnego użytkowania, możesz aktywować koszty i rozpocząć ich rozliczanie poprzez odpisy amortyzacyjne.
- Amortyzacja kosztów prac rozwojowych to popularna i zgodna z prawem metoda rozliczania nakładów na innowacyjne projekty IT – szczególnie przy długim okresie realizacji i odroczonych przychodach.
- Kluczowe jest odpowiednie udokumentowanie prac i wydatków oraz przygotowanie uzasadnienia ekonomicznego.
Podstawa prawna
- art. 15 ust. 4a, art. 16b ust. 1 pkt 3, art. 16 ust. 1 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 849)
- art. 4a pkt 28 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
Tematy porad zawartych w poradniku
- rozliczanie kosztów prac rozwojowych IT
- amortyzacja kosztów tworzenia oprogramowania AI
- ewidencja wydatków na prace B+R
- podatkowe aspekty innowacyjnych projektów IT
Przydatne adresy: