Umowa o dzieło – uniwersalny wzór i omówienie 2025 r.

Spis treści

Pobierz edytowalny wzór:

wzor_umowy_o_dzielo_2025 Pobierz

Umowa o Dzieło

zawarta w [miejsce] w dniu [data] pomiędzy:

Zamawiającym: [imię i nazwisko / pełna nazwa firmy Zamawiającego], zamieszkałym / z siedzibą w [adres], PESEL/NIP: [numer], reprezentowanym przez [jeśli dotyczy],
a
Wykonawcą: [imię i nazwisko / pełna nazwa firmy Wykonawcy], zamieszkałym / z siedzibą w [adres], PESEL/NIP: [numer], legitymującym się dowodem osobistym nr [numer] wydanym przez [organ] (jeśli osoba fizyczna),

zwanymi dalej łącznie Stronami, a każda z osobna Stroną.

§1 Przedmiot Umowy

Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać dzieło polegające na [dokładny opis rezultatu, który ma zostać osiągnięty, np. napisanie utworu literackiego, wykonanie projektu graficznego, stworzenie strony internetowej itp.], zwane dalej Dziełem. Dzieło powinno być rezultatem o indywidualnym charakterze, wykonanym zgodnie z wymaganiami niniejszej umowy.
Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie kwalifikacje i środki do wykonania Dzieła. O ile Strony nie ustaliły inaczej, Wykonawca wykona Dzieło we własnym zakresie, w miejscu i czasie przez siebie wybranym, z własnych materiałów oraz na własny koszt, z dochowaniem należytej staranności.

§2 Termin Wykonania Dzieła

Strony ustalają, że Dzieło zostanie wykonane w terminie do dnia [data].
Wykonawca zawiadomi Zamawiającego o ukończeniu Dzieła i przekaże je Zamawiającemu celem odbioru w terminie określonym powyżej (lub wcześniej, jeśli Dzieło będzie gotowe przed terminem).

§3 Odbiór Dzieła

Zamawiający dokona odbioru Dzieła w terminie [np. 7 dni] od dnia dostarczenia Dzieła przez Wykonawcę. Odbiór polega na sprawdzeniu zgodności Dzieła z umową i potwierdzeniu tego faktu protokołem odbioru lub pisemnym potwierdzeniem (dopuszczalna jest forma elektroniczna).
W przypadku stwierdzenia wad fizycznych lub braków Dzieła w toku odbioru, Zamawiający niezwłocznie zawiadomi o nich Wykonawcę. W razie wad, Zamawiający może wstrzymać się z odbiorem Dzieła do czasu należytego wykonania lub usunięcia wad przez Wykonawcę, albo skorzystać z uprawnień określonych w §6 niniejszej umowy (rękojmia za wady).

§4 Wynagrodzenie

Strony ustalają, że za wykonanie Dzieła Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie [ryczałtowe / kosztorysowe] w kwocie [kwota] złotych brutto (słownie: [kwota słownie] złotych). Wynagrodzenie obejmuje całość świadczenia Wykonawcy wynikającego z niniejszej umowy.
Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionego rachunku lub faktury (jeżeli Wykonawca jest uprawniony do jej wystawienia) dostarczonej Zamawiającemu po odbiorze Dzieła. Termin płatności wynosi [np. 7 dni] od dnia otrzymania rachunku/faktury przez Zamawiającego. Płatność nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr [numer rachunku] lub w inny uzgodniony przez Strony sposób.
Wykonawca nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, ani dodatkowej zapłaty za prace nieobjęte umową, chyba że przed ich wykonaniem uzyskał uprzednią pisemną zgodę Zamawiającego.

§5 Oświadczenia i Obowiązki Stron

Wykonawca oświadcza, że wykona Dzieło samodzielnie lub przy pomocy podwykonawców na własną odpowiedzialność, a rezultat będzie wolny od wad fizycznych i prawnych. W szczególności Wykonawca oświadcza, że Dzieło będzie jego oryginalnym utworem (nie naruszającym praw osób trzecich) i zostanie wykonane z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami i ewentualnymi wytycznymi Zamawiającego.
Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć Wykonawcy wszelkie informacje, materiały lub dane niezbędne do wykonania Dzieła, jeśli takie są wymagane, oraz współdziałać z Wykonawcą w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania Dzieła.

§6 Rękojmia za Wady Dzieła (fakultatywnie)

Wykonawca ponosi odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne wykonanego Dzieła na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym (art. 638 w związku z art. 556 i nast. K.c.). W szczególności, jeżeli Dzieło ma wady, Zamawiający może żądać ich usunięcia w wyznaczonym odpowiednim terminie, a przy wadach istotnych – obniżenia wynagrodzenia albo odstąpić od umowy.
Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za wady Dzieła powstałe z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności wskutek przekazania błędnych wytycznych lub materiałów.

§7 Prawa Autorskie (fakultatywnie, gdy Dzieło jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego)

Wykonawca (jako twórca utworu) przenosi na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do Dzieła bez ograniczeń terytorialnych, na następujących polach eksploatacji: [wymienić pola eksploatacji zgodnie z art. 50 ustawy o prawie autorskim, np. utrwalanie, zwielokrotnianie określoną techniką; wprowadzanie do obrotu; publiczne wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie; publiczne udostępnianie w internecie itp.].
Przeniesienie autorskich praw majątkowych, o których mowa w ust. 1, następuje pod warunkiem zapłaty całości wynagrodzenia określonego w §4 ust. 1 niniejszej umowy i z chwilą odbioru Dzieła przez Zamawiającego. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa, zawarte jest także wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich.
Wykonawca zachowuje autorskie prawa osobiste do Dzieła, w szczególności prawo do autorstwa i oznaczenia utworu swoim nazwiskiem (o ile strony nie postanowią inaczej co do uprawnienia Zamawiającego do publikacji utworu anonimowo lub pod pseudonimem).

§8 Poufność (fakultatywnie)

Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonaniem niniejszej umowy, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego lub informacje poufne (w szczególności dotyczące działalności, danych finansowych, danych klientów itp.), chyba że informacje te są publicznie znane lub Zamawiający wyrazi pisemną zgodę na ich ujawnienie.
Obowiązek zachowania poufności obowiązuje w trakcie wykonywania umowy oraz przez okres [np. 3 lat] po rozwiązaniu lub wykonaniu umowy. Wykonawca zapewni, że jego pracownicy i podwykonawcy (jeśli zaangażowani) również będą przestrzegać powyższego obowiązku poufności.

§9 Kary Umowne (fakultatywnie)

W przypadku opóźnienia Wykonawcy w wykonaniu Dzieła, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości [np. 0,2%] wynagrodzenia brutto określonego w §4 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia.
W przypadku opóźnienia Zamawiającego w odbiorze Dzieła lub zapłacie wynagrodzenia, Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości [np. 0,2%] wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia.
Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa Stron do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych przewyższającego zastrzeżoną karę umowną, jeżeli szkoda przekracza wysokość tej kary.

§10 Odstąpienie od Umowy i Rozwiązanie

Zamawiający może odstąpić od niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Wykonawca opóźnia się z rozpoczęciem lub ukończeniem Dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne, aby zdołał je wykonać w ustalonym terminie (zgodnie z art. 635 K.c.), lub jeżeli w trakcie wykonywania Dzieła Wykonawca wykonuje je wadliwie lub sprzecznie z umową i mimo wezwania nie zmienia sposobu wykonania i nie usuwa uchybień w wyznaczonym rozsądnym terminie (art. 636 §1 K.c.). W takim wypadku Zamawiający może powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie Dzieła innej osobie na koszt i ryzyko Wykonawcy.
Wykonawca może odstąpić od niniejszej umowy, jeżeli Zamawiający odmawia współdziałania przy wykonaniu Dzieła w takim stopniu, że utrudnia to wykonanie Dzieła, lub jeżeli Zamawiający wbrew umowie odmawia odbioru Dzieła bez uzasadnionej przyczyny. Wykonawca może również odstąpić od umowy, jeśli Zamawiający opóźnia się z zapłatą wynagrodzenia o więcej niż [np. 30 dni] mimo dodatkowego wezwania do zapłaty.
Strony mogą w każdym czasie rozwiązać niniejszą umowę za porozumieniem Stron, w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
(Opcjonalnie) Niezależnie od powyższych postanowień, dopóki Dzieło nie zostanie ukończone, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w każdym czasie bez podania przyczyn, przy czym w takim przypadku zobowiązany jest zapłacić Wykonawcy całość wynagrodzenia określonego w §4 ust.1, pomniejszone o to, co Wykonawca zaoszczędził z powodu niewykonania Dzieła do końca (zgodnie z art. 644 K.c.).

§11 Postanowienia Końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej (lub dokumentowej**) pod rygorem nieważności.
Ewentualne spory mogące wyniknąć z realizacji niniejszej umowy Strony poddają jurysdykcji sądu powszechnego właściwego miejscowo dla [siedziby Zamawiającego] / [inny ustalony przez Strony] lub – opcjonalnie – rozstrzygnięciu w postępowaniu polubownym [np. przed Sądem Arbitrażowym …].
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

[][podpis Zamawiającego] ___ [][podpis Wykonawcy] ___

(Uwaga: Powyższy wzór należy dostosować do konkretnych potrzeb – usunąć lub dodać postanowienia fakultatywne wedle uznania Stron. W przypadku, gdy umowa obejmuje przeniesienie praw autorskich do utworu, powinna być zawarta na piśmie. W kwestiach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego o umowie o dzieło.)

Omówienie umowy o dzieło w kontekście polskiego prawa w 2025 roku

1. Podstawa prawna umowy o dzieło

Umowa o dzieło jest umową cywilnoprawną uregulowaną w Kodeksie cywilnym. Przepisy dotyczące tej umowy znajdują się w tytule XV Kodeksu cywilnego (art. 627–646). Zgodnie z definicją zawartą w art. 627 K.c., „przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia”. Tak więc Kodeks cywilny określa podstawowe obowiązki stron: Wykonawca (przyjmujący zamówienie) ma osiągnąć uzgodniony rezultat (dzieło), a Zamawiający ma za ten rezultat zapłacić wynagrodzenie.

Istotne jest, że umowa o dzieło nie jest uregulowana w Kodeksie pracy – oznacza to, że nie stosuje się do niej przepisów prawa pracy ani ochrony pracowniczej właściwej dla stosunku pracy. Jest to kontrakt cywilny, co potwierdza art. 22 §1<sup>1</sup> Kodeksu pracy, który zabrania zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi przy zachowaniu warunków charakterystycznych dla stosunku pracy. W konsekwencji, kwestie takie jak czas pracy, urlopy, minimalne wynagrodzenie miesięczne czy ochrona przed zwolnieniem nie są regulowane przepisami o dziele – stosuje się wyłącznie ogólne przepisy Kodeksu cywilnego (np. o zobowiązaniach, rękojmi, zasadach niewykonania zobowiązań itp.).

Oprócz Kodeksu cywilnego, w kontekście umowy o dzieło znaczenie mają także inne akty prawne, m.in.:

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) – określa zasady opodatkowania wynagrodzeń z umów o dzieło jako przychodów z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 8 ustawy PIT), w tym stawki podatku, koszty uzyskania przychodu itp. (szczegóły w sekcji o skutkach podatkowych).
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych – reguluje, które umowy rodzą obowiązek odprowadzania składek ZUS. Umowa o dzieło co do zasady nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych (nie rodzi obowiązku składkowego), za wyjątkiem szczególnych sytuacji (np. wykonanie dzieła na rzecz własnego pracodawcy – o czym niżej). Od 1 stycznia 2021 r. obowiązuje jednak przepis nakładający na zamawiających obowiązek zgłaszania zawartych umów o dzieło do ZUS w terminie 7 dni (formularz ZUS RUD). Ma to charakter informacyjny i ewidencyjny – zgłoszenie nie powoduje automatycznego objęcia umowy składkami, ale umożliwia ZUS kontrolę prawidłowości kwalifikacji umowy.
Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) – w pewnych przypadkach wykonanie dzieła może być traktowane jak usługa podlegająca VAT. Dotyczy to jednak głównie sytuacji, gdy Wykonawca jest przedsiębiorcą (płatnikiem VAT) i w ramach działalności gospodarczej wykonuje dzieło. Typowa umowa o dzieło zawarta z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności nie podlega VAT (poza zakresem działalności gospodarczej tej osoby).
Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych – nabiera znaczenia, gdy przedmiotem dzieła jest utwór w rozumieniu prawa autorskiego. Przeniesienie praw autorskich majątkowych do utworu wymaga umowy na piśmie (art. 53 pr. aut.), dlatego jeśli w ramach umowy o dzieło strony chcą przenieść prawa do utworu, umowa musi mieć formę pisemną. Przepisy prawa autorskiego regulują też pola eksploatacji, dozwolony użytek itp., które warto ująć w umowie (jak pokazano w opcjonalnym §7 wzoru).

Ponadto, w praktyce należy mieć na uwadze akty wykonawcze i przepisy szczególne dotyczące niektórych rodzajów dzieł. Np. przy umowie o dzieło na wykonanie obiektu budowlanego zastosowanie mają również przepisy Prawa budowlanego, zaś przy dziele w postaci programu komputerowego – przepisy ustawy o prawie autorskim dotyczące programów (które wymagają przeniesienia praw autorskich wyłącznie w formie pisemnej).

Art. 22 §1Kodeksu pracy stanowi m.in., że zatrudnienie w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy (wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym) jest stosunkiem pracy, bez względu na nazwę umowy – nie można więc „obejść” prawa pracy tytułem umowy cywilnej.

2. Elementy konieczne do ważności umowy o dzieło

Aby umowa o dzieło była ważna i wywoływała zamierzone skutki prawne, musi zawierać pewne elementy konieczne. Do podstawowych elementów (essentialia negotii) należą:

Oznaczenie stron – dokładne wskazanie, kto jest Zamawiającym, a kto Wykonawcą. Trzeba podać dane identyfikacyjne stron: dla osoby fizycznej – imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL lub dowodu osobistego; dla przedsiębiorcy – firmę (nazwę) i siedzibę, numer NIP/REGON/KRS oraz osobę reprezentującą. Bez określenia stron nie wiadomo, kto zobowiązuje się do czego, zatem jest to element niezbędny.
Określenie dzieła (przedmiotu umowy) – strony muszą uzgodnić, jaki konkretny rezultat ma zostać osiągnięty przez Wykonawcę. Przedmiot dzieła powinien być oznaczony na tyle szczegółowo, by nie było wątpliwości co do oczekiwanego efektu. Może to być rzecz materialna (np. obraz, mebel, budowla) lub niematerialna (utwór literacki, program komputerowy, projekt, wydarzenie artystyczne). Ważne, by rezultat był obiektywnie weryfikowalny – w umowie o dzieło „liczy się efekt, a nie proces”. Jeśli strony nie określą, czym ma być dzieło, umowa może zostać uznana za niezawartą z powodu braku przedmiotu świadczenia.
Wynagrodzenie – zgodnie z definicją ustawową umowa o dzieło jest odpłatna, więc należy określić wynagrodzenie Wykonawcy (kwotowo lub poprzez wskazanie podstaw do jego ustalenia). Może to być wynagrodzenie ryczałtowe (z góry ustalona całość zapłaty za dzieło) albo kosztorysowe (ustalane na podstawie zestawienia planowanych prac, z możliwością późniejszej modyfikacji w oparciu o rzeczywiste koszty – art. 629–632 K.c.). Jeżeli strony nie określą wysokości wynagrodzenia ani nie wskażą podstaw do jego ustalenia, to zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego przyjmuje się, że strony miały na myśli wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy i uzyskanym rezultatom (por. art. 628 §1 K.c.) – czyli wynagrodzenie „odpowiednie”. Dla pewności i uniknięcia sporu lepiej jednak zawsze podać konkretną kwotę lub sposób jej obliczenia.
Zobowiązanie do wykonania dzieła i zapłaty – umowa musi jasno wskazywać, że Wykonawca zobowiązuje się dzieło wykonać, a Zamawiający zobowiązuje się je odebrać i zapłacić umówione wynagrodzenie. Brak takiego porozumienia co do obowiązków stron oznaczałby, że nie doszło do konsensusu co do istoty umowy.
Termin wykonania – choć prawo nie stanowi expressis verbis, że termin jest konieczny, to w praktyce określenie czasu, do którego dzieło ma być ukończone, jest bardzo istotne. Pozwala to stwierdzić, kiedy powstaje obowiązek odbioru i płatności oraz od kiedy ewentualnie Zamawiający może dochodzić roszczeń za opóźnienie. Jeśli terminu nie wskazano, należy go wyprowadzić z okoliczności lub charakteru dzieła (musi to być rozsądny czas). Dla pewności termin wykonania warto wpisać do umowy.
Forma umowy – co do zasady brak jest wymaganej szczególnej formy dla ważności umowy o dzieło. Oznacza to, że taka umowa może być zawarta nawet ustnie lub przez tzw. czynności konkludentne (dorozumiane). Jednak dla celów dowodowych zawsze zaleca się formę pisemną (albo dokumentową, np. e-mail z potwierdzeniem warunków). Pewne elementy, jeśli występują, narzucają formę pisemną – jak wspomniano, przeniesienie praw autorskich wymaga formy pisemnej dla swej skuteczności, podobnie np. ustanowienie kary umownej powinno być stwierdzone pismem (choć akurat kara umowna może być uzgodniona ustnie, problemem jest jedynie dowód). Reasumując: do ważności umowy o dzieło wystarczy zgodne porozumienie stron co do istotnych postanowień (dzieła i wynagrodzenia) – forma nie jest narzucona, ale do celów praktycznych i ewentualnego sporu najlepiej mieć umowę na piśmie.

Poza elementami koniecznymi, w umowie o dzieło mogą znaleźć się inne postanowienia dodatkowe (naturalia i accidentalia negotii), doprecyzowujące prawa i obowiązki stron. Nie wpływają one na ważność kontraktu, ale są zalecane dla jasności. Należą do nich m.in.: procedura odbioru dzieła, gwarancja lub rękojmia za wady, zaliczki lub płatności etapowe, kary umowne za zwłokę, klauzule o poufności, postanowienia dotyczące przeniesienia praw autorskich, możliwość odstąpienia od umowy w określonych sytuacjach, właściwość sądu czy zapis na sąd polubowny. Wzorcowy szablon umowy (powyżej) zawiera wiele z tych elementów fakultatywnych. Ich zastosowanie zależy od woli stron i specyfiki danego dzieła.

Warto dodać, że strony mają dużą swobodę w kształtowaniu treści umowy o dzieło (zasada swobody umów – art. 353¹ K.c.), byle postanowienia nie były sprzeczne z naturą stosunku prawnego ani z bezwzględnie wiążącymi przepisami prawa. Na przykład nie można w ważny sposób wyłączyć ustawowej odpowiedzialności za rażące niedbalstwo czy szkodę na osobie, ale można już rozszerzyć lub ograniczyć odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady (np. skracając okres rękojmi).

Podsumowując, dla ważności umowy o dzieło konieczne są: strony, przedmiot (dzieło) i wynagrodzenie oraz porozumienie co do zobowiązań – reszta zależy od uzgodnień stron. Brak któregoś z tych elementów może skutkować nieważnością lub uznaniem, że w ogóle nie doszło do zawarcia umowy.

3. Cechy charakterystyczne umowy o dzieło

Umowa o dzieło ma pewne cechy, które odróżniają ją od innych stosunków obligacyjnych. Najważniejsze cechy charakterystyczne to:

Umowa rezultatu (skoncentrowana na efekcie) – jest to cecha definiująca umowę o dzieło. Wykonawca zobowiązuje się nie do samego działania czy starannego świadczenia, lecz do uzyskania określonego rezultatu o indywidualnych cechach. Oznacza to, że dopiero osiągnięcie tego rezultatu (dzieła) uważa się za wykonanie umowy. Jeżeli rezultat nie zostanie osiągnięty – np. dzieło nie powstanie albo będzie niezgodne z umową – Wykonawca co do zasady nie może żądać zapłaty, a Zamawiający może od umowy odstąpić lub dochodzić roszczeń z tytułu niewykonania. Dla porównania, w umowie zlecenia liczy się dochowanie należytej staranności przy wykonywaniu czynności, a nie gwarancja efektu. W przypadku umowy o dzieło ryzyko nieosiągnięcia zamierzonego rezultatu obciąża Wykonawcę.
Indywidualny, jednorazowy charakter – dzieło z reguły ma charakter jednorazowy i unikalny. Strony umawiają się na wykonanie konkretnego, z góry określonego dzieła (np. namalowanie określonego obrazu, napisanie programu o zadanej funkcjonalności, przeprowadzenie jednorazowego szkolenia i dostarczenie materiałów itp.), po czym stosunek prawny się kończy. Umowa o dzieło zwykle nie tworzy stałej współpracy – jest ograniczona do czasu potrzebnego na wykonanie rezultatu i jego wydania Zamawiającemu. W praktyce zdarza się oczywiście, że te same strony zawierają kolejne umowy o dzieło, ale każda z nich dotyczy odrębnego zakresu (odrębnego rezultatu).
Brak podporządkowania i swoboda wykonania – w przeciwieństwie do stosunku pracy (gdzie pracownik podlega kierownictwu pracodawcy co do sposobu, miejsca i czasu pracy) oraz częściowo także w przeciwieństwie do umowy zlecenia (gdzie zlecający może dawać wskazówki co do wykonania czynności), w umowie o dzieło Wykonawca jest zasadniczo autonomiczny co do sposobu realizacji dzieła. Liczy się końcowy efekt, a nie to, w jaki sposób Wykonawca do niego dojdzie. Zamawiający może oczywiście określić pewne parametry dzieła i oczekiwania jakościowe, może też wymagać użycia określonych materiałów czy technologii, ale nie wnika w codzienny proces twórczy. Wykonawca działa we własnym imieniu i na własne ryzyko – sam organizuje pracę, czasem we własnym miejscu i czasie. Taka swoboda wykonania wynika z istoty kontraktu rezultatu. Gdyby Zamawiający szczegółowo dyktował Wykonawcy co ma robić, kiedy i gdzie, i stale go nadzorował – wówczas faktycznie powstałby stosunek podobny do umowy o pracę (co może rodzić ryzyko przekwalifikowania, o czym w sekcji 4d).
Możliwość powierzenia wykonania osobie trzeciej – umowa o dzieło jest co do zasady czynnością niewymagającą osobistego świadczenia ze strony Wykonawcy. To kolejna konsekwencja jej rezultatowego charakteru – ważne, aby dzieło zostało wykonane zgodnie z umową, nie jest natomiast istotne, czy Wykonawca wykona je osobiście, czy np. zatrudni podwykonawców (chyba że umowa zastrzega osobiste wykonanie). Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne działania osób trzecich, z których pomocą realizuje dzieło, ale może z takiej pomocy korzystać. Dla porównania – przy umowie zlecenia zastosowanie ma art. 738 K.c., zgodnie z którym zleceniobiorca powinien zasadniczo wykonać zlecenie osobiście, chyba że co innego wynika z umowy albo jest zmuszony okolicznościami. W umowie o pracę natomiast osobiste świadczenie pracy przez pracownika jest fundamentalnym obowiązkiem. Umowa o dzieło daje więc większą swobodę w angażowaniu innych – Wykonawca może być bardziej organizatorem wykonania niż samodzielnym „wykonawcą” w sensie fizycznym.
Odpłatność – umowa o dzieło jest z natury odpłatna. Wynagrodzenie Wykonawcy stanowi ekwiwalent za osiągnięty rezultat. Nie jest dopuszczalne określenie, że dzieło zostanie wykonane nieodpłatnie (wówczas nie mielibyśmy do czynienia z umową o dzieło sensu stricto, lecz np. z darowizną lub innym stosunkiem prawnym) – choć teoretycznie można by mówić o nieodpłatnej umowie rezultatu, to praktyka i definicja kodeksowa wymagają elementu wynagrodzenia. Sposób ustalenia i wypłaty wynagrodzenia może być elastyczny (ryczałt/kosztorys, płatność z góry, zaliczki, ratalnie, po wykonaniu itd.), ale zasadą jest, że coś się Wykonawcy za jego pracę należy.
Rękojmia za wady i odpowiedzialność za rezultat – skoro Wykonawca odpowiada za końcowy efekt, ponosi on także odpowiedzialność za to, że efekt ten będzie zgodny z umową i wolny od wad. Kodeks cywilny w art. 638 przewiduje, że do odpowiedzialności Wykonawcy z tytułu wad fizycznych i prawnych dzieła stosuje się odpowiednio przepisy o rękojmi przy sprzedaży. Oznacza to, że Wykonawca udziela niejako ustawowej „gwarancji” na dzieło, iż będzie ono pozbawione wad. Jeśli po odbiorze wyjdą na jaw wady, Zamawiający może skorzystać z uprawnień z rękojmi: żądać usunięcia wad, obniżenia ceny, a w razie wad istotnych – nawet odstąpić od umowy i żądać zwrotu wynagrodzenia. Ta odpowiedzialność z mocy prawa jest bardzo istotna i odróżnia umowę o dzieło od zlecenia: „umowa o dzieło nakłada na wykonawcę odpowiedzialność za efekt końcowy”, natomiast w umowie zlecenia wykonawca (zleceniobiorca) odpowiada jedynie za brak należytej staranności w wykonywaniu czynności, a nie za to, czy osiągnięto konkretny rezultat. W umowie o dzieło ryzyko wadliwości lub nieosiągnięcia celu obciąża Wykonawcę. W praktyce strony czasem modyfikują zasady rękojmi (np. wyłączają ją lub skracają okres, często robią tak np. przy dziełach artystycznych), ale pewne minimum odpowiedzialności zawsze pozostaje (nie można wyłączyć odpowiedzialności za umyślne niewykonanie lub rażąco wadliwe wykonanie).
Brak stałego charakteru zatrudnienia i uprawnień pracowniczych – Wykonawca dzieła nie staje się „pracownikiem” Zamawiającego i nie podlega Kodeksowi pracy. Nie mają tu zastosowania gwarancje minimalnego wynagrodzenia miesięcznego, płatnych urlopów, norm czasu pracy, ochrony przed zwolnieniem itp. Wykonawca jest traktowany jako niezależny kontrahent. Umowa wygasa z chwilą wykonania dzieła (bądź odstąpienia/rozwiązania umowy). Cecha ta czyni umowę o dzieło elastyczną formą współpracy, ale zarazem mniej bezpieczną dla wykonującego pod względem socjalnym. Wykonawcy nie przysługują „prawa pracownicze” takie jak prawo do urlopu, minimalna stawka godzinowa czy limitowany czas pracy – wszystkie warunki zależą od umowy stron. Jest to atrakcyjne z punktu widzenia wielu zamawiających (mniej formalności i kosztów), ale wiąże się z ryzykiem nadużyć, jeśli faktycznie stosunek ma cechy umowy o pracę – do czego wrócimy w części o prawie pracy.
Brak możliwości wypowiedzenia umowy w trakcie (co do zasady) – w odróżnieniu od umów starannego działania (np. zlecenia), żadna ze stron umowy o dzieło nie może jej wypowiedzieć ze skutkiem na przyszłość bez ważnego powodu. Kodeks cywilny nie przewiduje dla umowy o dzieło instytucji wypowiedzenia ad nutum (za wypowiedzeniem) – istnieje natomiast instytucja odstąpienia od umowy o dzieło, która ma charakter wsteczny (unieważnia umowę od początku, jakby nie została wykonana). Zgodnie z przepisami: dopóki dzieło nie jest ukończone, Zamawiający może odstąpić od umowy w każdym czasie, jednak musi wtedy zapłacić Wykonawcy całe umówione wynagrodzenie (pomniejszone o to, czego Wykonawca nie wykonał). Jest to specyficzne uprawnienie Zamawiającego (art. 644 K.c.), pozwalające mu zrezygnować z dzieła, nawet jeśli Wykonawca nie zawinił, ale wiąże się z obowiązkiem zapłaty prawie pełnego wynagrodzenia – ma więc chronić Wykonawcę przed pochopną rezygnacją Zamawiającego. Ponadto Kodeks przewiduje odstąpienie z powodu wad lub opóźnień zawinionych przez Wykonawcę (o czym była mowa wyżej przy art. 635 i 636 K.c.). Generalnie jednak, jeśli strony nie umówią się inaczej, nie można po prostu wypowiedzieć umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia – trzeba wykazać podstawę ustawową do odstąpienia lub rozwiązać umowę na mocy porozumienia stron. W naszym wzorze w §10 ust. 3 wprowadzono możliwość rozwiązania za porozumieniem, a w ust. 4 (opcjonalnie) dopuszczono odstąpienie przez Zamawiającego za pełnym wynagrodzeniem (art. 644). To zabezpiecza obie strony: Wykonawcę – przed utratą zapłaty w razie jednostronnej rezygnacji Zamawiającego, a Zamawiającego – przed koniecznością trwania w niechcianej umowie (choć za cenę wynagrodzenia dla drugiej strony).

Podsumowując, umowę o dzieło cechuje koncentracja na rezultacie i odpowiedzialność za ten rezultat po stronie Wykonawcy, jednorazowość i swoboda działania, brak podporządkowania, odpłatność oraz odrębność od reżimu prawa pracy. Te cechy sprawiają, że jest to forma współpracy chętnie używana np. przez freelancerów i ich klientów, zwłaszcza do projektów twórczych czy unikalnych zadań, które kończą się konkretnym dziełem.

4. Skutki prawne umowy o dzieło w różnych gałęziach prawa

4.a. Skutki w prawie cywilnym

Na gruncie prawa cywilnego umowa o dzieło rodzi przede wszystkim skutki w postaci cywilnoprawnych praw i obowiązków stron, zgodnie z zasadą pacta sunt servanda (umów należy dotrzymywać). Najważniejsze konsekwencje cywilnoprawne to:

Powstanie zobowiązania rezultatu – Wykonawca ma obowiązek wykonać oznaczone dzieło w sposób zgodny z umową (co do jakości, zakresu, materiałów, czasu itp.), a Zamawiający ma obowiązek odebrać dzieło (gdy jest zgodne z umową) i zapłacić wynagrodzenie. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie tych obowiązków skutkuje odpowiedzialnością kontraktową na zasadach ogólnych (art. 471 i nast. K.c.), czyli obowiązkiem naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub wadliwego wykonania zobowiązania.
Obowiązek współdziałania – po stronie Zamawiającego istnieje wynikający z natury umowy obowiązek współdziałania w wykonaniu dzieła, jeśli bez takiego współdziałania realizacja umowy byłaby utrudniona lub niemożliwa (art. 354 §2 K.c. ogólnie nakłada na wierzyciela obowiązek współpracy). Przykładowo, jeżeli dziełem jest portret Zamawiającego, powinien on stawić się na sesje pozowania; jeśli utwór ma powstać na podstawie materiałów od Zamawiającego – musi je dostarczyć. Brak współdziałania Zamawiającego może skutkować opóźnieniem lub niewykonaniem dzieła, za co Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności. W skrajnych przypadkach, gdy Zamawiający odmawia współpracy, Wykonawca może odstąpić od umowy z winy Zamawiającego (taką podstawę wprowadziliśmy w §10 ust. 2 wzoru).
Termin wykonania i opóźnienie – jeżeli Wykonawca nie dotrzyma ustalonego terminu wykonania dzieła, popada w opóźnienie (zwłokę) i mogą z tego wyniknąć określone skutki. Zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin na ukończenie dzieła z zagrożeniem odstąpienia od umowy po jego bezskutecznym upływie. W razie dalszej zwłoki, Zamawiający może odstąpić od umowy i zlecić wykonanie innej osobie na koszt Wykonawcy (art. 635 i 636 §1 K.c.) lub dochodzić odszkodowania za poniesioną szkodę. Kodeks cywilny daje Zamawiającemu prawo odstąpienia od umowy o dzieło, jeśli Wykonawca opóźnia się tak bardzo, że jest mało prawdopodobne, by zdołał wykonać dzieło w terminie. To odstąpienie następuje ze skutkiem na przyszłość (ex nunc) i wymaga złożenia odpowiedniego oświadczenia Wykonawcy. W naszym wzorze (w §10 ust. 1) odzwierciedliliśmy tę normę. Warto wspomnieć, że strony mogą samodzielnie uregulować konsekwencje przekroczenia terminu – np. ustalić kary umowne za opóźnienie (jak w §9 ust. 1 wzoru). Kara umowna ułatwia dochodzenie roszczeń, bo nie trzeba wykazywać wysokości szkody – wystarczy sam fakt zwłoki. Zamawiający w razie opóźnienia może też po prostu cierpliwie czekać na dzieło, jednak gdy termin był istotny (np. dzieło miało być na konkretną okazję), brak jego wykonania na czas może czynić umowę bezprzedmiotową.
Wady dzieła – odpowiedzialność Wykonawcy – jeśli wykonane dzieło okazuje się wadliwe (niekompletne, wykonane niezgodnie z umową, o gorszej jakości, uszkodzone itp.), Zamawiający ma określone roszczenia z tytułu rękojmi. Jak wspomniano wcześniej, Wykonawca odpowiada jak sprzedawca wobec kupującego. Oznacza to, że jeżeli wada zostanie stwierdzona przy odbiorze, Zamawiający może odmówić odbioru do czasu naprawy (co de facto zmusza Wykonawcę do poprawienia dzieła). Jeśli zaś wada wyjdzie na jaw już po odbiorze (do określonego czasu – generalnie 2 lata od wydania dzieła, a dla nieruchomości 5 lat, chyba że strony ustaliły inny okres), Zamawiający może złożyć reklamację z tytułu rękojmi. W ramach rękojmi może żądać usunięcia wady lub wymiany dzieła na wolne od wad (jeśli to możliwe), obniżenia ceny, a jeżeli wada jest istotna – odstąpienia od umowy (zwraca dzieło i żąda zwrotu wynagrodzenia). Wykonawca może uwolnić się od odpowiedzialności, jeśli wykaże, że np. wada powstała z przyczyny Zamawiającego (np. dostarczył wadliwy materiał) albo że Zamawiający wiedział o wadzie i mimo to odebrał dzieło bez zastrzeżeń. W praktyce, przy pracach twórczych, strony czasem ograniczają rękojmię – np. ustalając, że drobne uchybienia nie stanowią wady, albo że po upływie krótkiego okresu od odbioru Wykonawca nie będzie odpowiadał. Jednak bez takiego zapisu obowiązuje pełna ustawowa odpowiedzialność Wykonawcy za wady.
Odbiór dzieła – z chwilą ukończenia dzieła Wykonawca powinien je wydać Zamawiającemu, a Zamawiający ma obowiązek odebrać dzieło, o ile jest zgodne z umową. Gdy Zamawiający bezpodstawnie uchyla się od odbioru, popada w zwłokę (art. 486 K.c. analogicznie do odbiorcy świadczenia) i odpowiada za wynikłe stąd szkody Wykonawcy (np. koszty przechowania dzieła). W skrajnej sytuacji, jeśli Zamawiający odmawia odbioru mimo należytego wykonania, Wykonawca może złożyć przed sądem ofertę spełnienia świadczenia lub sprzedać dzieło z godną zaufania osobą za zezwoleniem sądu (art. 479 K.c.) – to rzadkie, ale prawo przewiduje mechanizmy ochrony wykonawcy przed nieodbieraniem zamówionego dzieła. Najczęściej jednak spory dotyczą tego, czy dzieło wykonano zgodnie z umową (czyli czy Zamawiający ma obowiązek odebrać, czy może odmówić). Dlatego kluczowe jest precyzyjne określenie w umowie, jakie cechy ma mieć dzieło i jak będzie sprawdzana jego zgodność (np. poprzez testy, protokół odbioru).
Przejście własności i ryzyka – jeżeli przedmiotem dzieła jest rzecz materialna (np. wykonanie mebla, ubrania, obrazu), to własność tej rzeczy przechodzi na Zamawiającego z momentem wydania mu dzieła (chyba że strony postanowią inaczej). Do momentu wydania dzieła ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia rzeczy ponosi Wykonawca (jako właściciel). Z chwilą wydania – ryzyko przechodzi na Zamawiającego. W przypadku dzieła w postaci niematerialnej (np. utwór literacki przekazany w formie pliku), mówi się raczej o przeniesieniu majątkowych praw autorskich lub licencji niż o „własności”, ale analogicznie – dopóki utwór nie jest przekazany Zamawiającemu, ryzyko jego utraty (np. skasowania pliku, zniszczenia nośnika) obciąża Wykonawcę. Warto dodać, że zapłata wynagrodzenia bywa traktowana jako warunek przejścia praw (np. własności rzeczy czy praw autorskich) – jak w naszym wzorze §7 ust. 2 – co zabezpiecza Wykonawcę przed utratą dzieła bez zapłaty.
Odpowiedzialność odszkodowawcza – w razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (np. Wykonawca nie dostarczył dzieła w ogóle, albo dostarczył z wadami, albo Zamawiający nie zapłacił), strona poszkodowana może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych (art. 471 K.c.). Trzeba wykazać fakt naruszenia umowy, szkodę oraz związek przyczynowy. Przy czym w razie wad dzieła uprawnienia z rękojmi mogą wyprzeć ogólne roszczenia odszkodowawcze (jeśli skorzystamy z rękojmi, roszczenia odszkodowawcze mogą dotyczyć szkód niepokrytych np. karą umowną czy obniżką ceny). Jeśli są zastrzeżone kary umowne, można żądać ich zapłaty niezależnie od wykazywania szkody. Strony mogą też w umowie ograniczyć odpowiedzialność do pewnej kwoty lub wyłączyć odszkodowanie za utracone korzyści itp. – co często się robi dla ochrony wykonawcy przed nadmiernymi roszczeniami, zwłaszcza gdy dzieło ma duże znaczenie. Bez takich ustaleń, odpowiada się za normalne następstwa naruszenia (art. 361 K.c.).
Szczególne przypadki rozwiązania umowy – poza omówionymi wcześniej możliwościami odstąpienia (przez Zamawiającego z art. 635, 636, 644 i przez Wykonawcę przy braku współdziałania lub zwłoce płatności), ogólne przepisy pozwalają też rozwiązać umowę o dzieło w razie np. śmierci Wykonawcy lub niezdolności Wykonawcy do pracy – jeżeli dzieło wymaga osobistych przymiotów Wykonawcy (art. 656 K.c. przewiduje tu możliwość odstąpienia przez Zamawiającego). Wówczas Zamawiający powinien zapłacić za tę część dzieła, która została już wykonana, o ile ma ona dla niego znaczenie (art. 656 §2). Jeżeli dzieło jest wykonane częściowo i da się je wykorzystać, Zamawiający, odstępując od umowy z powodu śmierci Wykonawcy, ma obowiązek zapłacić odpowiednią część wynagrodzenia i może musi ewentualnie wydać materiały dostarczone przez siebie. Widać stąd, że prawo chroni interes zarówno Wykonawcy (lub jego spadkobierców), jak i Zamawiającego w takich nadzwyczajnych sytuacjach.

Reasumując, skutki cywilnoprawne umowy o dzieło to precyzyjnie określone zobowiązanie do wykonania określonego rezultatu za wynagrodzeniem, z szeregiem przepisów chroniących głównie interes Zamawiającego jako odbiorcy (np. rękojmia, uprawnienia przy opóźnieniu), ale także pewnymi mechanizmami chroniącymi Wykonawcę (np. prawo do wynagrodzenia w razie odstąpienia bez jego winy, konieczność współdziałania Zamawiającego). W razie sporu, dochodzenie roszczeń następuje przed sądem cywilnym właściwym według wartości przedmiotu sporu i siedziby/ miejsca zamieszkania pozwanego, o ile strony nie poddały sporu np. pod arbitraż.

4.b. Skutki w prawie podatkowym (PIT, VAT i obowiązki płatnika)

Podatek dochodowy (PIT): Wynagrodzenie uzyskiwane z tytułu umowy o dzieło podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W zdecydowanej większości przypadków jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 8 ustawy o PIT) osiągany przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Taki przychód opodatkowany jest na zasadach skali podatkowej. Oznacza to, że:

dochód (przychód minus koszty uzyskania) do wysokości 120 000 zł w roku podatkowym podlega opodatkowaniu według stawki 12%, a nadwyżka ponad 120 000 zł – według stawki 32% (to progi obowiązujące w 2025 r., uwzględniające zmiany wprowadzone tzw. Polskim Ładem – wcześniej pierwszy próg wynosił 85 528 zł, obecnie jest 120 000 zł). Ponadto obowiązuje kwota wolna od podatku (30 000 zł rocznie), co powoduje, że podatek efektywnie jest pobierany dopiero od nadwyżki dochodu ponad tę kwotę.
Od przychodu z umowy o dzieło odlicza się koszty uzyskania przychodu. Standardowo są to koszty ryczałtowe w wysokości 20% uzyskanego przychodu. Natomiast jeżeli rezultatem umowy jest utwór w rozumieniu prawa autorskiego i Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawa autorskie majątkowe do tego utworu (lub udziela licencji), możliwe jest zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu. Jest to korzystne rozwiązanie dla twórców – de facto połowa ich przychodu nie jest opodatkowana (w ramach kosztów). Trzeba jednak pamiętać, że łączna kwota odliczonych w ten sposób 50% kosztów nie może przekroczyć 85 528 zł w skali roku. Ten limit dotyczy sumy wszystkich przychodów twórcy z praw autorskich (limit w 2025 r. pozostał niezmieniony; choć pierwszy próg podatkowy wzrósł do 120 tys., limit kosztów pozostał na poziomie dawnej granicy progu 32%). Jeżeli więc ktoś uzyskuje bardzo wysokie dochody z przeniesienia praw (przekraczające ~171 tys. zł rocznie), to powyżej pewnego pułapu nie skorzysta już z 50% kosztów – nadwyżka będzie opodatkowana jak przy standardowych 20% kosztach.
Płatnikiem podatku (zaliczki) od wynagrodzenia z umowy o dzieło jest z reguły Zamawiający, o ile jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą lub jednostką organizacyjną. Taki płatnik (np. firma, instytucja) przy wypłacie wynagrodzenia potrąca zaliczkę na PIT według obowiązujących stawek (uwzględniając koszty 20% lub 50%) i przekazuje ją do urzędu skarbowego, a Wykonawca otrzymuje kwotę netto. Na koniec roku płatnik wystawia Wykonawcy imienną informację PIT-11, wykazując kwoty przychodu, kosztów, dochodu i pobranych zaliczek – co umożliwia Wykonawcy rozliczenie roczne. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa o dzieło została zawarta między osobami prywatnymi (osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej). Wtedy brak jest płatnika zobowiązanego do poboru zaliczek – Wykonawca otrzymuje całą kwotę brutto i sam musi rozliczyć podatek. Takie dochody wykaże w zeznaniu rocznym (PIT-37 lub PIT-36), a zaliczkę na podatek powinien co do zasady samodzielnie obliczyć i wpłacić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wynagrodzenia (choć w praktyce bywa, że osoby prywatne czekają z rozliczeniem do zeznania rocznego – formalnie nie jest to poprawne, ale często tolerowane przy niewielkich kwotach).
Istnieje szczególny przypadek dotyczący niskich kwot: jeżeli wynagrodzenie z umowy o dzieło nie przekracza 200 zł brutto i umowa jest zawarta z płatnikiem (np. firmą) na wykonanie jednorazowej czynności, to zamiast zasad ogólnych stosuje się zryczałtowany podatek dochodowy 12% od przychodu, bez kosztów uzyskania. Taki podatek ma charakter ryczałtowy – płatnik pobiera 12% od całej kwoty i przekazuje do urzędu, ale nie wykazuje tego w PIT-11, zaś wykonawca nie uwzględnia tego przychodu w zeznaniu rocznym. Innymi słowy, drobne umowy do 200 zł są opodatkowane finalnie przy wypłacie i nie łączą się z resztą dochodów. Warunkiem jest jednak, by umowa była jednorazowa, a kwota do 200 zł była kwotą brutto z umowy (nie np. częścią większego wynagrodzenia). W praktyce ten przepis ma zastosowanie np. gdy firma wypłaca jednorazowo drobne honorarium. Gdyby jednak umowa była na dłuższy okres z wypłatami częściowymi po 100 zł miesięcznie, to nie jest to traktowane jako oddzielne umowy – nie stosuje się ryczałtu. Wówczas normalnie nalicza się zaliczki PIT od sumy.

Podsumowując, z punktu widzenia Wykonawcy, wynagrodzenie z umowy o dzieło jest opodatkowane podobnie jak pensja pracownika czy umowa zlecenia – według skali podatkowej, z tą różnicą, że może on skorzystać z wyższych kosztów (50%) jeśli jest twórcą przenoszącym prawa. Dla Zamawiającego pełniącego rolę płatnika oznacza to konieczność prawidłowego ustalenia tych kosztów. Najczęstszy przypadek: gdy dzieło nie wiąże się z przeniesieniem praw autorskich – stosuje się 20% kosztów. Gdy umowa przewiduje przeniesienie praw – można zastosować 50% kosztów, o ile zakres przeniesienia obejmuje powstanie utworu (np. projekt logo, utwór muzyczny, tekst literacki, kod programu mogą być uznane za utwory). W razie wątpliwości płatnicy często stosują bezpieczniejsze 20%, a twórca może samodzielnie skorygować na 50% w zeznaniu rocznym, pod warunkiem posiadania dowodów, że utwór powstał i prawa przeszły (np. umowa tak stanowi).

Podatek VAT: Co do zasady osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej i realizują umowy o dzieło okazjonalnie, nie są podatnikami VAT – ich czynności nie spełniają definicji działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT (art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy VAT wyłącza od VAT przychody z działalności osobistej, o której mowa m.in. w art. 13 pkt 8 ustawy PIT, jeśli nie są one realizowane w ramach działalności gospodarczej tej osoby). Zatem klasyczny przypadek: student czy freelancer nieprowadzący firmy wykonujący dzieło dla firmy – nie dolicza VAT do wynagrodzenia, a firma nie rozlicza VAT-u z tego tytułu.

Inaczej jest, gdy Wykonawca jest przedsiębiorcą (np. grafik prowadzący działalność gospodarczą, który podpisuje kontrakt nazwany „umową o dzieło” ze swoim klientem). Wtedy w istocie mamy do czynienia z umową B2B, świadczeniem usługi w ramach działalności gospodarczej Wykonawcy, a nie z „osobistą” umową o dzieło. Taki przedsiębiorca będzie rozliczał podatek VAT według właściwej stawki dla danej usługi (zwykle 23% w przypadku typowych usług, o ile nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT). Należy zaznaczyć, że samo nazwanie umowy „o dzieło” nie przesądza o braku VAT – liczy się status wykonawcy. Urzędy skarbowe patrzą, czy dana osoba działa jako firma. Jeżeli ktoś regularnie wykonuje dzieła w sposób zorganizowany i zarobkowy, może zostać uznany za podmiot prowadzący działalność gospodarczą (w rozumieniu ustawy o PIT i VAT), nawet jeśli formalnie nie zarejestrował działalności – co jest pewnym ryzykiem dla tzw. „wiecznych freelancerów”. Jednak dopóki nie przekroczy progu zwolnienia VAT (w 2025 r. to 200 tys. zł rocznie sprzedaży) i formalnie nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, nie dolicza VAT do umowy.

Dla Zamawiającego znaczenie VAT ujawnia się tak: jeśli nabywa dzieło od osoby niebędącej podatnikiem VAT, to po prostu płaci ustalone wynagrodzenie brutto (które nie zawiera VAT-u) i nie ma żadnego VAT do odliczenia. Jeśli natomiast kupuje usługę (dzieło) od przedsiębiorcy – otrzyma fakturę z VAT i będzie mógł ten VAT naliczyć i odliczyć na ogólnych zasadach (o ile zakup służy działalności opodatkowanej Zamawiającego).

W przypadku dzieł będących utworami, bywa że obowiązują szczególne stawki VAT. Przykładowo przeniesienie praw autorskich do pewnych utworów lub licencje mogą korzystać z 8% stawki VAT (np. utwory literackie wydawane drukiem – ale to dotyczy raczej wydawnictw). To jednak już szczególne sytuacje. Ogólna reguła: umowa o dzieło nie rodzi obowiązków VAT jeśli Wykonawca nie jest przedsiębiorcą/VAT-owcem.

Obowiązki płatnika składek a podatek dochodowy: Należy jeszcze wspomnieć o obowiązkach płatnika w kontekście zryczałtowanego podatku od umów do 200 zł i zaliczek PIT. Jeśli Zamawiający jest płatnikiem, musi najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca odprowadzić pobraną zaliczkę na konto urzędu skarbowego (np. od wynagrodzenia wypłaconego w styczniu – do 20 lutego). Do końca stycznia (w 2025 roku wyjątkowo do końca stycznia płatnicy przekazują PIT-11 do US elektronicznie, a podatnikowi mogą dać do końca lutego) wystawia informację PIT-11. Jeżeli pobierał ryczałt 12% od drobnych umów – wykazuje to jako zryczałtowany podatek (takie kwoty nie wejdą do PIT-37 wykonawcy). Zaniedbanie obowiązków płatnika może skutkować dla Zamawiającego odpowiedzialnością karno-skarbową (mandaty za niepobranie lub niewpłacenie podatku). Stąd firmy zwykle pilnują tych formalności.

Podsumowując, z punktu widzenia podatków umowa o dzieło jest korzystna dla twórców (50% koszty) i względnie prosta do rozliczenia – opodatkowanie według skali, często przez płatnika. Nie powoduje natomiast, by Wykonawca miał np. inne obciążenia podatkowe (jak VAT) dopóki nie działa jak przedsiębiorca. Dla porządku dodajmy, że jeśli Wykonawca prowadzi własną działalność i decyduje się wystawić fakturę (np. rozlicza się ryczałtem ewidencjonowanym zamiast umowy o dzieło) – to nie jest to już umowa o dzieło w sensie prawnym, lecz umowa o świadczenie usług w ramach B2B. W takim przypadku instytucja umowy o dzieło traci znaczenie, a mamy normalny kontrakt biznesowy (z VAT, być może inną formą opodatkowania – np. ryczałt 8.5%, 12% itd., który Wykonawca sam rozlicza). Jednak w ramach pytania skupiamy się na sytuacji, gdy formalnie zawarto umowę o dzieło.

4.c. Skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych (ZUS)

Składki ZUS: Kluczową cechą umowy o dzieło jest to, że nie podlega ona co do zasady oskładkowaniu – oznacza to brak obowiązkowych składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe czy zdrowotne z tytułu tej umowy. Wynagrodzenie z umowy o dzieło jest obciążone jedynie zaliczką na podatek dochodowy, natomiast nie są od niego odprowadzane składki ZUS. Dzięki temu kwota netto otrzymywana przez Wykonawcę jest znacznie wyższa niż np. przy umowie zlecenia czy umowie o pracę o tej samej wartości brutto – bo w tamtych przypadkach trzeba potrącić m.in. ~13,71% składek pracownika (emerytalna, rentowa, chorobowa) oraz zapłacić ~20% podstawy jako składki pracodawcy. Przy umowie o dzieło takich obciążeń brak, co stanowi dużą zachętę ekonomiczną do korzystania z tej formy.

Istnieją jednak ważne wyjątki od tej reguły bezskładkowości:

Jeśli umowę o dzieło zawiera z Wykonawcą jego własny pracodawca (czyli osoba/firma, z którą Wykonawca ma równolegle podpisaną umowę o pracę), albo jeżeli umowa o dzieło jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy (nawet jeśli formalnie podpisana z innym podmiotem, np. spółką powiązaną) – wtedy zgodnie z przepisami ta umowa podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, tak jak umowa o pracę. Mówiąc prościej: nie można legalnie „dorabiać” u własnego pracodawcy na umowę o dzieło bez składek. W takiej sytuacji ZUS traktuje przychód z umowy o dzieło jako część przychodu ze stosunku pracy – suma wynagrodzenia z etatu i z dzieła jest oskładkowana łączniel. Pracodawca nie zgłasza odrębnie pracownika z tytułu umowy o dzieło (nie trzeba go drugi raz rejestrować, skoro już jest zgłoszony jako pracownik), ale w dokumentach rozliczeniowych ZUS wykazuje łączny przychód i nalicza od niego składki. W praktyce więc zawarcie umowy o dzieło z własnym pracownikiem skutkuje tym, że trzeba z jego wynagrodzenia potrącić składki (emerytalną 9,76%, rentową 1,5%, chorobową 2,45%, zdrowotną 9%) i zapłacić składki pracodawcy (emerytalna 9,76%, rentowa 6,5%, wypadkowa ~1.67% średnio, FGŚP 1%, FP 2.45% – choć FP i FGŚP nie płaci się za osoby na etacie poniżej minimalnej lub >55/60 lat itd.). Czyli de facto finansowo taka umowa o dzieło staje się jak umowa zlecenie lub umowa o pracę w sensie obciążeń. Co ważne, warunkiem jest tu tożsamość podmiotu zatrudniającego – jeśli ktoś ma etat w firmie A, a podpisze umowę o dzieło z firmą B, to ten wyjątek nie działa (nie ma oskładkowania, bo B nie jest jego pracodawcą).
Jeśli umowa o dzieło jest zawarta z osobą, która prowadzi działalność gospodarczą pokrywającą się zakresem z tym dziełem – może się okazać, że ZUS zakwestionuje taką umowę jako pozorne „dzieło”, argumentując, że to faktycznie działalność tej osoby lub umowa zlecenia. Przepisy mówią co prawda tylko o przypadku własnego pracodawcy jako tytule do składek. Ale orzecznictwo pokazało sytuacje, gdzie np. ktoś prowadzi działalność X (oskładkowaną lub nie – np. może być na preferencyjnym ZUS), a podpisuje umowy o dzieło wykonując dokładnie to samo co w ramach działalności – wtedy organy mogą uznać, że to przychód z działalności, nie z umowy o dzieło. W przywołanym wcześniej cytacie wskazano, że jeśli pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym lub macierzyńskim, albo prowadzi jednocześnie działalność gospodarczą pokrywającą się z umową o dzieło – to pewne wyjątki w oskładkowaniu mogą się pojawić. Konkretnie:
- Gdy pracownik-mający firmę zawiera dzieło ze swoim pracodawcą i to dzieło dotyczy działalności, jaką prowadzi – wówczas przychód z dzieła traktuje się nie jak z pracy, ale jak z działalności gospodarczej. Można to interpretować, że albo nie jest wówczas oskładkowany (bo jeśli ten pracownik przedsiębiorca opłaca ZUS z działalności, to i tak by płacił składki od działalności), albo że obie te rzeczy się zlewają – to dosyć nietypowa sytuacja i dość rzadko spotykana, raczej ciekawostka.
- Gdy pracownik na urlopie bezpłatnym lub rodzicielskim podpisze umowę o dzieło ze swoim pracodawcą – nie ma składek, bo w okresie urlopu bezpłatnego nie ma opłacanych składek za pracownika. To też dość szczególna sytuacja.

Podsumowanie wyjątku: generalnie umowa o dzieło z własnym pracodawcą = pełne składki ZUS tak jak z etatu.

Poza powyższym, nie ma innych sytuacji, by z mocy ustawy umowa o dzieło rodziła obowiązek ZUS. Nie płaci się też od niej składki zdrowotnej (9%) – to istotna różnica, bo od 2022 r. nawet osoby na zleceniu czy przedsiębiorcy płacą składkę zdrowotną, a od dzieła nadal nie.

Zgłaszanie umów o dzieło do ZUS (RUD): Od stycznia 2021 r. obowiązuje przepis art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który wprowadził obowiązek informacyjny – Zamawiający (zleceniodawca) musi zgłosić do ZUS fakt zawarcia każdej umowy o dzieło, jeżeli jest on przedsiębiorcą lub jednostką organizacyjną, a umowa nie jest zawarta z własnym pracownikiem. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS RUD (zgłoszenie umowy o dzieło) w terminie 7 dni od zawarcia umowy. W zgłoszeniu podaje się dane zamawiającego, wykonawcy, daty trwania umowy i przedmiot dzieła. Nie zgłasza się umów o dzieło: a) zawartych z własnym pracownikiem (bo wówczas jest oskładkowana i „idzie” w normalnych dokumentach ubezpieczeniowych), b) zawartych z osobą prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie tego dzieła (czyli kiedy osoba wystawia fakturę – wtedy de facto nie było „umowy o dzieło” w sensie zgłaszalnym). ZUS ma dzięki temu rejestrowi wgląd w liczbę i charakter umów o dzieło zawieranych w Polsce – w 2022 roku zgłoszono około 1,6 mln takich umów. Należy podkreślić: samo zgłoszenie nie powoduje naliczenia składek, służy jedynie ewidencji i kontroli. Jednak jeśli ZUS uzna, że zgłoszona umowa w istocie nie spełnia kryteriów umowy o dzieło (np. ktoś zgłosił „umowę o dzieło” na wykonanie prostych, powtarzalnych czynności, które nie dają indywidualnego rezultatu), wówczas przy kontroli może zakwestionować taką umowę i ustalić, że to była np. umowa zlecenia lub świadczenie usług – a wtedy powinny zostać naliczone składki jak od zlecenia. Zatem rejestr RUD jest dla ZUS narzędziem do wyłapywania potencjalnych nadużyć. Brak zgłoszenia umowy o dzieło przez podmiot zobowiązany może skutkować karą grzywny (do 5000 zł) za naruszenie przepisów ubezpieczeniowych.

Kontrole ZUS i kwalifikacja umowy: Jak wspomniano, ZUS ma prawo weryfikować, czy umowy nazwane „o dzieło” rzeczywiście mają cechy dzieła. Jeśli stwierdzi, że w ramach umowy faktycznie nie powstał żaden indywidualny rezultat lub praca miała charakter ciągły, powtarzalny (typowy dla zlecenia), może stwierdzić, że umowa była w istocie umową o świadczenie usług (do której stosuje się przepisy o zleceniu). Wówczas ZUS zażąda zapłaty zaległych składek tak, jakby to była umowa zlecenia. Ma do tego prawo zarówno w trakcie trwania umowy, jak i retrospektywnie – może skontrolować płatnika wstecz (z reguły do 5 lat) i jeśli znajdzie błędnie sklasyfikowane umowy, naliczy składki z odsetkami. Przykłady z praktyki: zawieranie „umów o dzieło” na prace typu sprzątanie biura co tydzień, roznoszenie ulotek, prowadzenie stałej obsługi księgowej, czy nawet na prace informatyczne polegające na bieżącym administrowaniu systemem – to wszystko są czynności powtarzalne, bez jednorazowego finalnego rezultatu, więc ZUS uznaje, że to nie dzieło, tylko zlecenie (usługa). Podobnie umowa o dzieło, która w istocie sprowadza się do wykonywania pracy pod nadzorem i w czasie wyznaczonym przez zamawiającego, może zostać uznana za pozorną i przekwalifikowana na umowę o pracę lub zlecenie, w zależności od okoliczności. W takim przypadku składki też byłyby należne.

Brak uprawnień do świadczeń społecznych: Dla Wykonawcy dzieła brak składek oznacza, że nie nabywa on uprawnień z ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego z tytułu tej umowy. Nie odkłada mu się nic na emeryturę z tej wypłaty, nie ma prawa do zasiłku chorobowego ani macierzyńskiego jeśli zachoruje lub urodzi dziecko w trakcie trwania umowy, nie jest objęty ubezpieczeniem wypadkowym itd. Co więcej, nie jest objęty ubezpieczeniem zdrowotnym, więc formalnie nie ma prawa do publicznej opieki zdrowotnej (NFZ) – chyba że ma je z innego tytułu (np. jest studentem do 26 lat zgłoszonym przy rodzicu, albo jest dodatkowo zatrudniony na etat/zlecenie gdzie płaci składkę zdrowotną, lub sam dobrowolnie opłaca zdrowotne). To ważne: wiele osób pracujących wyłącznie na umowy o dzieło powinno zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego (w oddziale NFZ) i opłacać składkę miesięczną, by mieć dostęp do lekarza – niestety mało kto o tym wie lub to robi, często te osoby „podpinają” się np. pod ubezpieczenie małżonka lub liczą na bycie studentem/doktorantem itd. Systemowo jest to luka – stąd np. planowane zmiany w prawie miały na celu objęcie większej liczby osób ubezpieczeniami. Na rok 2025 rząd zapowiedział co prawda pełne oskładkowanie umów zlecenia i rozważał zmiany w oskładkowaniu umów o dzieło, jednak na moment przygotowania tego opracowania brak wejścia w życie przepisów obejmujących wszystkie umowy o dzieło składkami. Możliwe są jednak działania punktowe – np. oskładkowanie niektórych umów o dzieło o charakterze powtarzalnym. Krajowy Plan Odbudowy zakładał właśnie objęcie składkami cywilnoprawnych form zatrudnienia w celu ograniczenia ich nadużywania. Według dostępnych informacji pod koniec 2024 r., rząd planował wprowadzenie od 2025 r. nowych przepisów, m.in. pełne oskładkowanie zleceń oraz uszczelnienie w zakresie dzieł. Jeśli te zmiany wejdą w życie, może się okazać, że część umów o dzieło (np. te o niecreative, powtarzalne usługi) będzie traktowana jak zlecenia i obłożona składkami . Póki co jednak – standardowa umowa o dzieło w 2025 r. pozostaje zwolniona z ZUS.

Konsekwencje dla Zamawiającego: Oszczędność na składkach jest plusem, ale Zamawiający musi mieć świadomość ryzyka: jeśli ZUS zakwestionuje umowę i nakaże opłacić zaległe składki, to właśnie na Zamawiającym (jako płatniku) spoczywa obowiązek uregulowania tych składek, wraz z odsetkami i ewentualnie dodatkową opłatą. Może on co prawda dochodzić później zwrotu części składek od Wykonawcy (bo normalnie pracownik też płaci część), ale w praktyce bywa to trudne lub niemożliwe (np. wykonawca już nie ma tych pieniędzy). Do tego dochodzi groźba kary z kodeksu karnego skarbowego za nieopłacenie składek. Dlatego Zamawiający powinien zawierać umowy o dzieło tylko wtedy, gdy ich przedmiot faktycznie spełnia kryteria dzieła: ma być unikalny rezultat, a nie ciągłe świadczenie usług. Również Państwowa Inspekcja Pracy może sprawdzić umowy o dzieło pod kątem tego, czy nie maskują stosunku pracy (o czym w następnym punkcie).

Podsumowanie ZUS: Dla Wykonawcy umowa o dzieło oznacza „na rękę” więcej pieniędzy, ale brak zabezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Dla Zamawiającego – mniej kosztów zatrudnienia (bo nie ma składek finansowanych przez płatnika), ale potencjalne ryzyko kontroli i konieczność zgłoszenia umowy do ewidencji ZUS (RUD). Jest to zatem rozwiązanie korzystne finansowo, lecz wymagające stosowania zgodnie z przeznaczeniem, by nie narazić się na korekty ze strony ZUS.

4.d. Skutki na gruncie prawa pracy (ryzyko przekwalifikowania w stosunek pracy)

Jak już kilkakrotnie podkreślono, umowa o dzieło nie podlega Kodeksowi pracy i nie tworzy stosunku pracy. Wykonawca nie jest pracownikiem, a Zamawiający nie jest pracodawcą w rozumieniu prawa pracy. Nie stosuje się tu przepisów o minimalnym wynagrodzeniu miesięcznym, o czasie pracy, urlopach, ochronie kobiet w ciąży, wypowiedzeniach umów o pracę etc. W efekcie, strony mają większą swobodę, ale Wykonawca jest pozbawiony gwarancji pracowniczych.

Istnieje jednak w polskim prawie mechanizm chroniący przed obchodzeniem przepisów o pracy poprzez pozorne umowy cywilne. Jest nim wspomniany art. 22 §1<sup>1</sup> Kodeksu pracy, który stanowi, że zatrudnienie w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy jest w istocie stosunkiem pracy, bez względu na nazwę umowy. Innymi słowy, jeśli zawarto umowę o dzieło, ale realizacja współpracy wygląda jak stosunek pracy, to zatrudniony może dochodzić ustalenia istnienia stosunku pracy. Również PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) może to zakwestionować i skierować sprawę do sądu pracy.

Kiedy umowa o dzieło może zostać uznana za umowę o pracę? Kluczowe są kryteria stosunku pracy: podporządkowanie pracownika (wykonywanie pracy pod kierownictwem, wg poleceń pracodawcy), obowiązek świadczenia pracy osobiście, powtarzalność czynności (ciągłość), określony czas i miejsce pracy wyznaczone przez pracodawcę, w zamian za wynagrodzenie i pod jego ryzykiem. Jeżeli w ramach umowy o dzieło:

Wykonawca de facto pracuje codziennie określoną liczbę godzin, w siedzibie Zamawiającego lub innym miejscu przez niego wyznaczonym,
wykonuje polecenia przełożonych co do sposobu wykonywania zajęć,
jest włączony w organizację pracy Zamawiającego podobnie jak pracownik (np. ma grafik, korzysta ze sprzętu firmowego, musi przestrzegać regulaminu pracy),
nie ma swobody odmówić zadań niezwiązanych z konkretnym rezultatem,
a praca ma charakter ciągły (nie kończy się jednym dziełem, lecz obejmuje powtarzalne obowiązki),

to istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że taka współpraca spełnia kryteria stosunku pracy. W orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że „jeśli współpraca spełnia którykolwiek z kryteriów umowy o pracę, tj. stały czas, miejsce, nadzór ze strony zlecającego, to zamiast umów cywilnoprawnych powinny być stosowane umowy o pracę” pit.pl. Na przykład Sąd Najwyższy w wyroku z 25 lipca 2012 r. (II UK 70/12) stwierdził, że przy umowie zlecenia ryzyko braku wyniku spoczywa na zlecającym, a zleceniobiorca odpowiada tylko za staranność zielonalinia.gov.pl, co pośrednio wskazuje, że jeśli w praktyce od zleceniobiorcy (czy „wykonawcy”) wymaga się podporządkowania i daje mu polecenia jak pracownikowi, to mamy do czynienia z obejściem prawa pracy.

Oczywiście, nie każdą umowę o dzieło da się tak przekształcić – wiele umów o dzieło dotyczy faktycznie rezultatów i nie ma cech etatu (np. napisanie książki w domu przez autora na zlecenie wydawcy – tu nie ma narzuconego czasu pracy, miejsca, autor decyduje jak pisze). Ale są branże, gdzie nadużywano umów o dzieło, np. w call center, gdzie podpisywano „dzieła” na wykonanie określonej liczby telefonów dziennie – a pracownicy siedzieli w biurze 8h dziennie jak etatowcy. Inspekcja Pracy dość łatwo takie przypadki wyłapuje. Szczególnie, że umowa o dzieło nie ma minimalnej stawki godzinowej, więc bywała wykorzystywana do obchodzenia np. tej stawki przy zleceniach. Przypomnijmy: od 2017 r. umowa zlecenia ma gwarantowaną minimalną stawkę godzinową (w 2025 r. wynosi ona kilkanaście zł brutto za godzinę – w 2024 r. była ok. 23 zł/h, w 2025 zapewne ~27–28 zł/h, dokładna kwota ogłaszana jest co rok). Umowa o dzieło nie podlega minimalnej stawce godzinowej, bo nie jest rozliczana w godzinach, tylko za efekt. To rodzi pokusę, by np. zamiast płacić zleceniobiorcy za 100h pracy, dać mu „dzieło” za niską kwotę. Jednak przy kontroli sąd lub inspektor może zapytać: co to za dzieło? czy on faktycznie coś wytworzył, czy po prostu pracował X godzin? Jeśli to drugie – mamy próbę ominięcia stawki minimalnej, co może skutkować nakazem dopłaty wynagrodzenia do poziomu minimalnego, a nawet sankcjami.

Skutki uznania stosunku pracy: Jeśli sąd pracy uzna, że między stronami faktycznie istniał stosunek pracy, może orzec na żądanie „Wykonawcy” (de facto pracownika), że dana osoba była zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony (w zależności od okoliczności). Wtedy przysługują jej wszystkie roszczenia pracownicze: uzupełnienie wynagrodzenia do wysokości minimalnej (jeśli płacono mniej), zapłata za nadgodziny, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, składki ZUS, a nawet roszczenia o ustalenie stażu pracy, świadectwo pracy itp. Pracodawca (dawny „Zamawiający”) może ponieść też odpowiedzialność wykroczeniową – PIP może nałożyć mandat lub skierować wniosek do sądu o ukaranie (grzywna do 30 000 zł) za zatrudnianie na podstawie umów cywilnych w warunkach właściwych dla umowy o pracę (to wykroczenie z art. 281 pkt 1 Kodeksu pracy). Wreszcie, wspomniane wcześniej składki ZUS też muszą zostać opłacone – i to nie tylko składki jak od zlecenia, ale pełne składki jak od stosunku pracy, łącznie z Funduszem Pracy, nawet wstecz. Może zatem zrobić się z tego poważny problem finansowy dla przedsiębiorcy.

Dlatego bezpieczna praktyka to wykorzystywać umowy o dzieło tylko tam, gdzie naprawdę chodzi o rezultat, a współpraca nie ma cech podporządkowania pracowniczego. Gdy jest potrzebna osoba do wykonywania pewnych powtarzalnych zadań pod nadzorem – wtedy powinna to być umowa zlecenie (jeśli krótkotrwale lub elastycznie) albo umowa o pracę (jeśli spełnia wszystkie cechy etatu). Linie orzecznicze wskazują: „Nie trzeba zmieniać prawa i ozusowywać wszystkich umów, wystarczy egzekwować istniejący art. 22 K.p. – jeśli praca spełnia cechy stosunku pracy, to umowa cywilna jest nieważna, a stosuje się umowę o pracę”. W razie sporu sąd zbada okoliczności – np. świadkowie potwierdzą, że „wykonawca” przychodził codziennie na 8:00, dostawał polecenia i pracował do 16:00 używając narzędzi pracodawcy – to niemal pewne ustalenie istnienia stosunku pracy.

Ochrona przed roszczeniami: Zdarza się, że inicjatywa ustalenia stosunku pracy wychodzi nie tylko od pracownika, ale np. od ZUS czy PIP. Pracownik może nawet być zadowolony z umowy o dzieło (bo np. wyższe netto), ale ZUS w ramach kontroli firm i tak to zakwestionuje. ZUS jednak nie może „przymusić” do zawarcia umowy o pracę – on może tylko przekwalifikować na zlecenie dla składek. Do stwierdzenia istnienia stosunku pracy właściwy jest sąd pracy (postępowanie może zainicjować pracownik albo inspektor pracy). Inspektor nie zawsze to robi, często poucza pracodawcę, żeby zawarł etat, i daje czas. W razie uporczywego unikania może wnieść powództwo.

Porównanie zleceniobiorcy i pracownika: Warto pamiętać, że zleceniobiorca nie jest pracownikiem – to inna kwestia, ale w 2024 r. planowano też zmiany, by okresy pracy na zleceniu wliczać do stażu pracy w kontekście uprawnień pracowniczych. Od 2026 r. planuje się np. zaliczać okresy zleceń do stażu urlopowego, co jest ewenementem, ale to pokazuje trend ochronny. Dla umów o dzieło raczej nikt nie proponuje zaliczać ich do stażu – one są zbyt epizodyczne i innej natury.

Podsumowując, skutek na gruncie prawa pracy jest taki, że formalnie umowa o dzieło nie tworzy praw pracowniczych, ale w razie sporu może zostać przekształcona przez sąd w umowę o pracę ze wszystkimi konsekwencjami. Aby tego uniknąć, należy dbać, by współpraca w ramach umowy o dzieło nie przypominała etatu: unikać narzucania sztywnych godzin, nie włączać wykonawcy w harmonogram pracy pracowników, nie wydawać poleceń służbowych co do sposobu wykonania (poza wymaganiami co do rezultatu), nie przedłużać w nieskończoność takich umów (lepiej każdorazowo określać dzieło i koniec umowy). W razie kontroli PIP, najlepiej wykazać dzieło (np. oto raport/utwór stworzony przez wykonawcę – unikalny efekt). Dobrze jest też, gdy wykonawca nie wykonuje kluczowych zadań razem z pracownikami, bo to od razu rzuca się w oczy inspektorom.

5. Różnice między umową o dzieło a umową zlecenia oraz umową o pracę

Umowa o dzieło, umowa zlecenia i umowa o pracę to trzy odrębne formy zatrudnienia/usług, każda podlegająca innym przepisom i charakteryzująca się innymi zasadami. Poniżej zestawiamy kluczowe różnice.

5.1. Umowa o dzieło a umowa zlecenia (kontrakt cywilny starannego działania)

Podstawa prawna: Obie umowy regulowane są przez Kodeks cywilny, ale inne działy – umowa o dzieło (art. 627–646 K.c.) vs umowa zlecenia (art. 734–751 K.c.). Zleceniem w rozumieniu KC jest umowa o dokonanie pewnej czynności dla dającego zlecenie (lub umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu).
Przedmiot zobowiązania: Najważniejsza różnica – przedmiotem umowy o dzieło jest osiągnięcie określonego rezultatu, natomiast przedmiotem umowy zlecenia jest wykonanie pewnej czynności lub ciągu czynności. W umowie o dzieło liczy się efekt końcowy (np. zbudowanie strony internetowej, naprawa konkretnej rzeczy, napisanie tekstu), a w zleceniu liczy się staranność i sam fakt wykonywania pracy (np. administrowanie serwerem przez pół roku, sprzątanie biura regularnie, świadczenie usług konsultingowych przez określony czas). Zleceniobiorca nie gwarantuje efektu, a jedynie dołożenie starań. Zleceniodawca ponosi ryzyko, że mimo starań rezultat może nie nastąpićl. Natomiast wykonawca dzieła odpowiada za rezultat – jeśli go nie osiągnie, zasadniczo nie ma prawa do wynagrodzenia. Przykład: umowa zlecenia na prowadzenie kursu językowego – zleceniobiorca uczy, ale nie odpowiada za to, czy uczestnicy nauczą się języka; umowa o dzieło na napisanie podręcznika do nauki języka – liczy się finalny podręcznik, za którego jakość i termin odpowiada wykonawca.
Charakter świadczenia: Umowa o dzieło to zobowiązanie jednorazowe, które wygasa po wykonaniu dzieła. Umowa zlecenie często ma charakter ciągły lub powtarzalny – może trwać określony lub nieokreślony czas i obejmować powtarzające się czynności (np. stała opieka nad dzieckiem, codzienne prowadzenie księgowości). Dzieło jest z reguły niepodzielne – nie można „wykonać pół dzieła” (chyba że strony dopuszczą odbiory częściowe), natomiast zlecenie może być wykonywane etapami, ciągle.
Sposób wynagradzania: W umowie o dzieło zwykle wynagrodzenie jest ustalone za całość dzieła (ryczałtowo lub na podstawie kosztorysu) – płatne po wykonaniu, ewentualnie z zaliczkami. W umowie zlecenia wynagrodzenie bywa określone stawką jednostkową – np. godzinową, tygodniową, miesięczną lub za określoną czynność. Prawo dopuszcza też zlecenia nieodpłatne (przyjaźń, wolontariat – choć formalnie wolontariat to odrębna ustawa). Umowa o dzieło musi być odpłatna. Ponadto do umów zlecenia od 2017 r. stosuje się minimalną stawkę godzinową (w 2025 r. wynoszącą kilkadziesiąt złotych za godzinę – zależną od płacy minimalnej). Oznacza to, że jeżeli zlecenie jest płatne i zleceniobiorca poświęca czas, nie może zarabiać mniej niż stawka minimalna. W przypadku umowy o dzieło nie ma minimalnej stawki godzinowej, bo nie rozlicza się godziny pracy – liczy się produkt. Można wyobrazić dzieło, przy którym wykonawca spędzi 100 godzin, a wynagrodzenie po przeliczeniu da 5 zł/h – prawo tego nie zabrania (co nie znaczy, że jest to uczciwe; stąd w praktyce inspekcja bada, czy nie powinno to być zlecenie).
Odpowiedzialność i ryzyko: Wykonawca dzieła ponosi odpowiedzialność za wady i za niewykonanie – musi doprowadzić do rezultatu albo poniesie konsekwencje (nie dostanie zapłaty, zapłaci odszkodowanie). Zleceniobiorca odpowiada za dołożenie należytej staranności, a nie za końcowy efekt. Jeśli zleceniobiorca działał sumiennie, a mimo to nie osiągnięto celu (np. prawnik prowadzący sprawę, którą klient przegrał), to zleceniobiorca co do zasady otrzymuje wynagrodzenie i nie ponosi odpowiedzialności za brak sukcesu (chyba że zaniedbał obowiązki). Ryzyko fiaska obciąża zlecającego. Przy dziele jest odwrotnie – ryzyko, że „coś się nie uda”, obciąża wykonawcę (nie dostanie zapłaty albo będzie musiał poprawiać na własny koszt).
Sposób wykonania i nadzór: Zleceniobiorca podlega pewnym wskazówkom dającego zlecenie – art. 737 K.c. mówi, że powinien stosować się do jego wytycznych co do sposobu wykonania, o ile nie są sprzeczne z umową lub nie pozostają w sprzeczności z zasadami wiedzy (np. lekarz na zleceniu nie spełni żądania pacjenta sprzecznego ze sztuką). Zleceniobiorca może też powierzyć wykonanie osobie trzeciej, ale tylko gdy wynika to z umowy albo jest zmuszony okolicznościami (art. 738 K.c.), i odpowiada za wybór tej osoby. Wykonawca dzieła ma większą swobodę – jak wyżej opisano, może posłużyć się pomocnikami i nie jest zobowiązany osobiście działać (chyba że umowa stanowi inaczej). Zamawiający dzieło generalnie nie powinien ingerować w proces – ocenie podlega rezultat. Przy zleceniu zlecający może na bieżąco kontrolować staranność i postępy.
Możliwość wypowiedzenia: Umowę zlecenia (i umowę o świadczenie usług) można wypowiedzieć w każdym czasie przez każdą ze stron – takie uprawnienie daje art. 746 K.c. (choć strona wypowiadająca bez ważnego powodu może mieć obowiązek naprawienia szkody drugiej stronie). To bardzo istotne – zlecenie jest elastyczne, można je przerwać jednostronnie. Natomiast umowy o dzieło – jak wspomniano – nie można swobodnie wypowiedzieć, pozostaje odstąpienie w przypadkach określonych prawem lub umową. Czyli np. zleceniobiorca może z dnia na dzień rzucić zlecenie (jeśli mu nie odpowiada, najwyżej odpowie za szkodę, np. utracony zysk zleceniodawcy), a wykonawca dzieła nie może tak po prostu porzucić dzieła – bo wtedy nie dostanie wynagrodzenia i jeszcze może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Podobnie zamawiający może zakończyć współpracę ze zleceniobiorcą dość łatwo (np. dając wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym – zapłaci tylko za wykonane czynności), a nie może ot tak zakończyć umowy o dzieło bez zapłaty pełnego wynagrodzenia (art. 644 K.c. – musi płacić prawie całość).
ZUS: Historycznie, do końca 2020 r., istniała różnica, że umowa zlecenia mogła podlegać składkom lub nie, w zależności od innych tytułów do ubezpieczeń (jeśli ktoś miał etat gdzie indziej lub więcej zleceń – drugie zlecenie mogło być zwolnione itd.). Od 2021 r. uszczelniono przepisy: każda umowa zlecenie rodzi obowiązek składek emerytalno-rentowych przynajmniej od minimalnej podstawy (jeśli ktoś ma kilka zleceń, musi płacić od wszystkich, aż sumarycznie podstawa osiągnie minimalną pensję – potem nadwyżka już bez składek). Natomiast od 1 stycznia 2025 r. przepisy przewidują pełne oskładkowanie każdej umowy zlecenia bez wyjątku – oznacza to, że zleceniobiorca od każdej umowy zapłaci ZUS tak, jakby to był jedyny tytuł (i składki emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe oraz zdrowotne). Umowa o dzieło pozostaje natomiast (na razie) bez obciążeń składkowych. To jedna z najważniejszych różnic finansowych: zlecenie od 2025 będzie droższe dla płatnika (firmy) i mniej korzystne netto dla wykonawcy w porównaniu do dzieła, bo trzeba odprowadzić składki. Przykładowo: przy kwocie brutto 1000 zł – na zleceniu pracownik dostanie ~805 zł netto (po podatku i składkach pracownika), a firma poniesie koszt ~1205 zł (bo dopłaci swoje składki); na umowie o dzieło przy 1000 zł brutto – wykonawca otrzyma ~900 zł netto (tylko podatek 12% od 80% dochodu, zakładając 20% koszty) i koszt firmy to 1000 zł. Różnica kolosalna. Dlatego firmy często preferowały dzieło. Jednak – wracamy do punktu o ryzyku – jeśli praca nie spełnia kryteriów dzieła, to ZUS upomni się o te składki z odsetkami. Warto też nadmienić: zleceniobiorca w przeciwieństwie do wykonawcy dzieła ma prawo do ubezpieczenia zdrowotnego (składka 9%), co zapewnia mu opiekę lekarską. Wykonawca dzieła – nie (chyba że ma inne tytuły).
Minimalne wynagrodzenie: Umowa o pracę – miesięczna płaca minimalna (w 2025 r. ok. 4242 zł brutto planowana); umowa zlecenie – godzinowa stawka minimalna (w 2025 r. prawdopodobnie ok. 27 zł/h); umowa o dzieło – brak ustawowego minimum (może być dowolnie niska kwota, choć rażąco niska może budzić podejrzenie obejścia przepisów).
Charakterystyka prac a kwalifikacja: Pewne rodzaje prac z definicji nie mogą być umową o dzieło, bo nie da się wykazać indywidualnego rezultatu. Np. świadczenie opieki nad kimś, prowadzenie recepcji, bycie kelnerem – to nie są prace „rezultatowe”, tylko ciągłe usługi. To powinny być zlecenia albo etaty. Z kolei napisanie książki, stworzenie rzeźby, wybudowanie ogrodzenia – to typowe dzieła. Są też szare strefy: np. programista tworzący oprogramowanie może mieć umowę o dzieło (jeśli efekt jest określony – np. napisanie aplikacji), ale jeśli zatrudnimy programistę do bieżącego utrzymania systemu i drobnych poprawek na okrągło – to nie dzieło, raczej zlecenie lub etat. ZUS i PIP posiłkują się tu orzecznictwem i kryteriami (jak te cytowane wyroki SN dotyczące wymogu indywidualności rezultatu).

Powyższe różnice można podsumować stwierdzeniem: umowa o dzieło nakłada na wykonawcę odpowiedzialność za efekt końcowy, daje mu więcej swobody, ale nie zapewnia świadczeń pracowniczych ani ubezpieczeń, natomiast umowa zlecenie dotyczy starannego wykonywania pewnych czynności, podlega minimalnej stawce godzinowej i oskładkowaniu ZUS (od 2025 w pełni), oraz może być łatwiej zakończona przez strony. Wybór między nimi powinien zależeć od charakteru planowanej współpracy.

Dla ilustracji, poniżej tabela porównująca wybrane cechy:

Cecha	Umowa o dzieło	Umowa zlecenie
Regulacja prawna	Kodeks cywilny (art. 627–646) – umowa rezultatu	Kodeks cywilny (art. 734–751) – umowa starannego działania
Przedmiot umowy	Wykonanie oznaczonego dzieła (konkretnego rezultatu)	Wykonywanie czynności/usług (należyta staranność)
Odpowiedzialność	Za rezultat; rękojmia za wady dzieła obciąża Wykonawcę	Za staranność; brak gwarancji rezultatu, ryzyko na Zleceniodawcy
Czas trwania	Z reguły do ukończenia dzieła (jednorazowo)	Często ciągłe/okresowe świadczenie (czas określony lub nieokreślony)
Wynagrodzenie	Z góry określona kwota za całe dzieło (ryczałt/kosztorys); płatne zazwyczaj po wykonaniu (ew. zaliczki)	Może być stawka godzinowa, tygodniowa, miesięczna itp. lub za czynność; płatności okresowe lub za wykonane jednostki
Minimalna płaca/stawka	Brak – wynagrodzenie dowolnie ustalone za rezultat	Tak – obowiązuje minimalna stawka godzinowa (w 2025 ~27 zł/h)
ZUS (2025)	Co do zasady nie oskładkowana (chyba że własny pracodawca)	Pełne składki ZUS (emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne, FGŚP) od każdej umowy
Ubezpieczenie zdrowotne	Nie (chyba że Wykonawca ma je z innego tytułu)	Tak – składka 9% zapewnia prawo do publicznej opieki zdrowotnej
Podleganie Kodeksowi pracy	Nie – brak praw pracowniczych	Nie – brak praw pracowniczych (ale stawka min. gwarantowana)
Podporządkowanie	Brak – Wykonawca sam organizuje pracę, liczy się efekt	Mniejsze niż przy etacie, ale Zleceniodawca może dawać wytyczne co do sposobu wykonania
Wykonanie osobiste	Niekonieczne – dopuszczalne wykonanie przez osoby trzecie (odpowiedzialność za rezultat na Wykonawcy)	Co do zasady tak (możliwe powierzenie podwykonawcy tylko w sytuacjach określonych w umowie lub przymusowych)
Możliwość wypowiedzenia	Brak ogólnego prawa wypowiedzenia; tylko odstąpienie w przypadkach ustawowych lub ustalonych (np. wady, zwłoka, art. 644 K.c.)	Możliwość wypowiedzenia w każdym czasie przez każdą ze stron (art. 746 K.c.) – z obowiązkiem rozliczenia się za okres wykonany, ewentualnie odszkodowania
Kontrola i sankcje	Ryzyko rekalkulacji na zlecenie przy kontroli ZUS, jeśli brak cech dzieła	Ryzyko przekwalifikowania na etat przez PIP/Sąd, jeśli spełnia cechy stosunku pracy (choć dotyczy to bardziej zlecenia faktycznie pełniącego rolę etatu) – w przypadku dzieła również może nastąpić ustalenie etatu

(Uwaga: Powyższa tabela uogólnia stan na 2025 r. Przy ewentualnych zmianach legislacyjnych, np. objęciu dzieł składkami, niektóre różnice mogą ulec zatarciu.)

5.2. Umowa o dzieło a umowa o pracę

Porównanie umowy o dzieło z umową o pracę uwidacznia kontrast między elastyczną umową cywilną a stosunkiem pracy podlegającym ścisłej regulacji ochronnej:

Regulacja prawna: Umowa o pracę podlega Kodeksowi pracy i przepisom szczególnym prawa pracy. Umowa o dzieło – Kodeksowi cywilnemu. Pracownik jest podporządkowany przepisom BHP, czasu pracy, ma prawo do urlopu itp., wykonawca dzieła nie.
Charakter zatrudnienia: Stosunek pracy to ciągłe świadczenie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wskazanym, pod jego kierownictwem, za wynagrodzeniem. Element podporządkowania i ciągłości jest kluczowy. Umowa o dzieło – brak podporządkowania, brak ciągłości (jednorazowy rezultat), często praca we własnym zakresie, bez stałego nadzoru.
Osobiste świadczenie: Pracownik musi świadczyć pracę osobiście – nie może przysłać „zastępcy”. Wykonawca dzieła – może posłużyć się podwykonawcami, liczy się dzieło.
Miejsce i czas pracy: Pracodawca może narzucić miejsce (np. zakład pracy) i czas (harmonogram, pełny etat 8h dziennie) pracy pracownika. Przy umowie o dzieło Wykonawca zwykle sam decyduje, gdzie i kiedy pracuje, byle dotrzymać terminu i dostarczyć dzieło. Oczywiście, jeśli dzieło tego wymaga, strony mogą uzgodnić miejsce (np. montaż instalacji w siedzibie zamawiającego) albo pewien harmonogram (np. kolejny rozdział książki co miesiąc), ale formalnie wykonawca nie „odbija karty” ani nie ma norm czasu pracy z kodeksu.
Podległość służbowa: Pracownik ma przełożonych, polecenia służbowe, regulamin pracy – to jest inherentne dla stosunku pracy. Wykonawca dzieła jest niezależnym kontrahentem – Zamawiający jest klientem, nie „szefem”. Zamawiający może kontrolować zgodność produktu z umową, ale nie wydaje bieżących poleceń w zakresie podporządkowania (jeśli wydaje – powstaje ryzyko ustalenia stosunku pracy).
Wynagrodzenie i świadczenia: Pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe (miesięczne) lub godzinowe, ale z gwarancją co najmniej płacy minimalnej miesięcznej. Ponadto przysługują mu różne dodatki (za nadgodziny 50/100%, za pracę w nocy, premie jeśli umowa/układ przewiduje, trzynastka w budżetówce itp.). Wykonawca dzieła dostaje ustaloną kwotę za dzieło, bez dodatkowych świadczeń (no chyba że strony umówią się inaczej). Pracownik ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego (co najmniej 20/26 dni rocznie), do płatnych przerw, zwolnień chorobowych (pierwsze 33 dni płaci pracodawca 80%, potem ZUS), urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego z zasiłkiem itp. Wykonawca dzieła – żadnych urlopów płatnych, żadnych zwolnień chorobowych. Jeśli zachoruje i nie wykona dzieła na czas – odpowiada za niewykonanie (chyba że strony przesuną termin). Nie dostanie żadnego zasiłku (chyba że ma inne ubezpieczenie).
Ciągłość zatrudnienia: Umowa o pracę (na czas nieokreślony) zapewnia stabilność – pracodawca nie może tak po prostu rozwiązać umowy, musi przestrzegać okresów wypowiedzenia, podać przyczynę (przy umowie na czas nieokreślony), konsultować ze związkami itd. Pracownik jest chroniony przed zwolnieniem w pewnych sytuacjach (np. w ciąży, w trakcie urlopu). Umowa o dzieło kończy się automatycznie po wykonaniu – nie ma „okresu wypowiedzenia”, a ochrona trwałości nie dotyczy (chyba że strony same wprowadzą jakieś postanowienia). W praktyce oznacza to, że Wykonawca nie może być pewny ciągłości zarobków – po zakończeniu dzieła musi szukać kolejnego zlecenia. Pracownik etatowy ma pewną stabilizację (np. 3-miesięczny okres wypowiedzenia po dłuższym stażu, odprawa przy zwolnieniu grupowym itd.).
Składki i ubezpieczenia: Umowa o pracę – pełne składki ZUS, pracownik ma ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, zdrowotne; pracodawca płaci też Fundusz Pracy, FGŚP. Umowa o dzieło – brak składek, brak ubezpieczeń (jak omówiono w części 4c). W efekcie, pracownik odkłada na emeryturę i ma prawo do renty, zasiłków, opieki zdrowotnej; wykonawca dzieła – nie z tej umowy.
Uprawnienia pracownicze: Pracownik ma prawo do takich rzeczy jak urlop macierzyński/ojcowski, ochronę przed mobbingiem i dyskryminacją (w prawie pracy są szczegółowe przepisy – w cywilnych umowach chroni co najwyżej KC art. 353¹ i dobra osobiste), uczestnictwo w związkach zawodowych, szkolenia BHP na koszt pracodawcy itd. Wykonawca dzieła jest poza tym systemem. Może oczywiście dochodzić ochrony np. gdyby był dyskryminowany przy zawieraniu umowy (przepisy antydyskryminacyjne częściowo obejmują zatrudnienie cywilnoprawne w pewnym zakresie, np. ustawa o równym traktowaniu, ale to bardziej zbliżone do ochrony klientów niż pracowników).
Podatki: Tu różnica jest subtelna: pracownik ma z reguły koszty uzyskania przychodu ustawowo niskie (250 zł miesięcznie, czyli 3000 zł rocznie, lub 3600 zł jak dojeżdża z innego miasta). Wykonawca dzieła ma 20% lub 50% koszty, co przy dużych kwotach jest korzystniejsze. Czyli efektywnie, z tej samej kwoty brutto, pracownik zapłaci więcej podatku niż wykonawca dzieła. Przykład: 10 000 zł brutto – pracownik koszt uzyskania 250 zł, opodatkowane 9750 zł (jeśli już przekroczył kwotę wolną, 12% podatku ~1170 zł); wykonawca dzieła z przeniesieniem praw: koszt 50% = 5000 zł, opodatkowane 5000 zł, podatek 12% = 600 zł. Różnica znacząca. To dlatego niektórzy pracownicy chcą być „na dzieło”, bo netto więcej zostaje – choć kosztem braku ubezpieczeń.
Wypłata wynagrodzenia: Pracownik musi dostawać pensję co najmniej raz w miesiącu (taki jest wymóg kodeksowy dla stałych składników). Wykonawcy dzieła płaci się zwykle raz – po wykonaniu, ewentualnie zaliczki, raty wedle umowy. Nie ma przymusu miesięcznych wypłat.
Odpowiedzialność materialna: W prawie pracy jest ograniczona – pracownik za szkodę wyrządzoną pracodawcy z reguły odpowiada do 3-krotności pensji (chyba że umyślnie – wtedy pełna odpowiedzialność). W umowie o dzieło nie ma takich limitów – pełna odpowiedzialność odszkodowawcza na zasadach ogólnych. Więc jak wykonawca coś zepsuje i narazi zamawiającego na wielką stratę, teoretycznie odpowiada za całość (chyba że umowa to ograniczyła).
Kwestie urlopów i przerw: Pracownik ma prawo do 15-minutowej przerwy przy dniówce >6h, do odpoczynków dobowych i tygodniowych, do urlopu wypoczynkowego itd. Wykonawca dzieła – nie, on sam sobie organizuje czas, umowa cywilna nie gwarantuje przerw (chyba że sam zrobi, ale termin goni – jego sprawa).

Podsumowanie: Umowa o pracę zapewnia pracownikowi stabilność, ochronę i przywileje kosztem wysokich obciążeń dla pracodawcy (płace, składki, formalności) i mniejszej elastyczności (trudniej zwolnić, normy prawne). Umowa o dzieło jest elastyczna, tańsza, daje wykonawcy większą swobodę, ale nie daje mu żadnych gwarancji ani zabezpieczeń pracowniczych. Dzieło nie może zastąpić stosunku pracy, gdy ten w rzeczywistości ma miejsce – wówczas prawo zareaguje (jak opisano w 4d). Ale w obszarach działalności twórczej, projektowej, gdzie specyfika pracy nie przypomina etatu, umowy o dzieło są legalnym i powszechnym sposobem współpracy.

Najważniejsze różnice można zilustrować skrótowo:

Prawo: Dzieło – Kodeks cywilny; Praca – Kodeks pracy (plus prawo ubezpieczeń).
Cel: Dzieło – rezultat; Praca – ciągła praca określonego rodzaju.
Podporządkowanie: Dzieło – brak (samodzielność wykonawcy); Praca – tak (pod kierownictwem pracodawcy).
Czas i miejsce: Dzieło – swobodne (chyba że umówione inaczej); Praca – wyznaczone przez pracodawcę.
Wynagrodzenie: Dzieło – za efekt, termin płatności dowolny (często po wykonaniu); Praca – okresowe (miesięczne) za czas pracy, z gwarancją minimum.
Urlopy i socjal: Dzieło – brak; Praca – płatny urlop, chorobowe, macierzyński, inne świadczenia.
ZUS: Dzieło – brak składek (wyjątek: własny pracodawca); Praca – pełne składki, prawo do świadczeń.
Ochrona trwałości: Dzieło – koniec po wykonaniu lub odstąpienie, brak szczególnej ochrony przed rozwiązaniem (umowa po prostu się kończy z upływem czasu lub wykonaniem); Praca – wypowiedzenie z okresem, ochrona przed zwolnieniem w niektórych sytuacjach (np. ciąża, urlop).
Ryzyko: Dzieło – po stronie wykonawcy (musi dostarczyć bez wad i na czas); Praca – ryzyko ekonomiczne po stronie pracodawcy (pracownik dostaje pensję nawet jak efekt niepewny, np. sprzedawca dostanie pensję niezależnie od tego czy coś sprzeda, a wykonawca dzieła nie dostanie zapłaty jak dzieło okaże się wadliwe).

Z punktu widzenia pracodawcy (zamawiającego) różnice sprowadzają się do kosztów i kontroli: etatowiec droższy i trudniej go zwolnić, ale można mu kazać przychodzić codziennie na 8:00 i wydawać polecenia; wykonawca dzieła tańszy (brak składek) i zatrudniany tylko na konkretny efekt, ale nie można nim „rządzić” jak pracownikiem i po skończeniu zadania odchodzi.

6. Zagadnienia praktyczne: egzekwowanie umowy, dowodzenie wykonania, rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS

Na koniec warto omówić kilka praktycznych aspektów związanych z realizacją i rozliczaniem umowy o dzieło:

Egzekwowanie wykonania dzieła: Ponieważ umowa o dzieło jest umową rezultatu, Zamawiającemu zależy na otrzymaniu poprawnego dzieła w terminie, a Wykonawcy – na otrzymaniu wynagrodzenia. Aby zabezpieczyć interesy obu stron, w praktyce stosuje się kilka metod:

Dokładne określenie wymagań co do dzieła w umowie (lub załączniku) – im bardziej szczegółowe i jednoznaczne są parametry dzieła, tym łatwiej potem wykazać, czy dzieło zostało wykonane zgodnie z umową, czy nie. Unika się wówczas sporów o subiektywną ocenę. Np. zamiast „ładny obraz”, lepiej zapisać „obraz olejny o wymiarach 100×70 cm przedstawiający portret Zamawiającego w stylu realistycznym, w kolorach…”. W nowoczesnych kontraktach IT stosuje się specyfikacje funkcjonalne, kryteria akceptacji itp.
Ustalenie procedury odbioru i testów – w umowie często precyzuje się, że np. Zamawiający w ciągu X dni od dostarczenia dzieła dokona jego sprawdzenia i zgłosi ewentualne wady czy uwagi. Jeśli tego nie zrobi w terminie, dzieło uważa się za odebrane bez zastrzeżeń. Taki zapis chroni Wykonawcę przed przeciąganiem odbioru w nieskończoność. Z drugiej strony, Zamawiający może zastrzec sobie prawo do testów i odbioru protokolarnie – by móc formalnie stwierdzić niezgodności. W praktyce wykonanie protokołu odbioru (podpisanego przez obie strony) to najlepszy dowód na to, że dzieło zostało wykonane (lub że były wady). Jeżeli Zamawiający odmawia podpisania protokołu z uwagi na wady, dobrze, by w protokole je opisał. To potem dowód w ewentualnym sporze.
Kary umowne i odsetki – zabezpieczenie terminowego wykonania. Kara umowna za opóźnienie mobilizuje Wykonawcę, by dotrzymał terminu, bo inaczej grożą mu finansowe konsekwencje (np. 0,5% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki). Z kolei odsetki za opóźnienie w płatności (ustawowe lub wyższe umowne) motywują Zamawiającego, by nie zalegał z wypłatą. Wiedząc, że przekroczenie terminu odbioru lub zapłaty będzie go kosztować odsetki/kary, będzie bardziej zdyscyplinowany.
Płatności etapowe lub zaliczki – przy dłuższych projektach (dziełach wykonywanych przez dłuższy czas) strony często dzielą pracę na etapy i uzgadniają harmonogram: po ukończeniu danego etapu następuje częściowy odbiór i płatność części wynagrodzenia. Dzięki temu Wykonawca otrzymuje wynagrodzenie w trakcie (nie zamraża całej pracy do końca bez zapłaty), a Zamawiający zyskuje pewność postępu i może weryfikować częściowe wyniki. W razie konfliktu, jeśli np. Wykonawca porzuci pracę w połowie, Zamawiający przynajmniej zapłacił tylko za część, a nie całość. Ważne, by etapy były jasno zdefiniowane.
Odstąpienie od umowy – warto przewidzieć w umowie jasne przesłanki odstąpienia dla obu stron. Np. Zamawiający może odstąpić, jeśli opóźnienie przekroczy X dni albo jeśli wady są istotne i Wykonawca ich nie usunie w terminie. Wykonawca – jeśli Zamawiający uniemożliwia wykonanie (brak współpracy) lub spóźnia się z płatnością za etap itd. Takie klauzule dają stronom kontrolę nad sytuacją patową. Oczywiście, nawet bez zapisu ustawowe podstawy (art. 635, 636, 644) obowiązują, ale doprecyzowanie w umowie jest wygodne.

Dowodzenie wykonania dzieła: W razie sporu (np. Zamawiający twierdzi, że dzieło ma wady i nie chce zapłacić, a Wykonawca uważa, że wykonał zgodnie z umową), kluczowe jest przedstawienie dowodów. Mogą to być:

Dokumenty – protokół odbioru, e-maile z uwagami, akceptacje etapów, listy poprawek itp. Dlatego zaleca się komunikację pisemną (choćby e-mail), by mieć ślad. Jeśli Zamawiający akceptował kolejne wersje projektu mailem, a na końcu nie chce zapłacić twierdząc, że projekt zły – maile z akceptacją posłużą Wykonawcy w sądzie jako dowód, że wszystko było uzgadniane i zaakceptowane.
Opinie biegłych – w sporach o wady dzieła, zwłaszcza technicznych czy artystycznych, sąd często powołuje biegłego. Biegły oceni, czy dzieło spełniało wymagania umowy, czy miało wady, jaka była ich istotność, czy dało się poprawić. Np. jeśli chodzi o projekt architektoniczny – biegły architekt sprawdzi, czy projekt jest zgodny ze sztuką i wytycznymi. Opinia biegłego bywa decydująca. Warto zatem, by przynajmniej Wykonawca zgromadził dokumentację z procesu tworzenia (np. wersje robocze, wyniki testów), by móc wykazać staranność albo brak zawinionych wad.
Świadkowie – czasem świadkowie mogą potwierdzić pewne fakty (np. że Wykonawca dostarczył dzieło określonego dnia, że Zamawiający je oglądał i mówił że OK, albo odwrotnie – że było oczywiście złe). To jednak dowód pomocniczy.
Dowody z oględzin – gdy dzieło jest materialne (np. budowla, obraz), można je obejrzeć. Sąd może dokonać oględzin lub zlecić ekspertyzę. Jeśli chodzi o dzieła niematerialne (np. program komputerowy), można przedstawić wydruki kodu, uruchomić program w sądzie itd. Ważne jest, by w chwili odbioru spisać stan – np. jeśli Zamawiający odmawia odbioru z powodu wad, warto sporządzić protokół rozbieżności: co konkretnie uznano za wadę. To zawęzi późniejszy spór.
Umowa i załączniki – sama treść umowy jest dowodem, co strony uzgodniły (parametry dzieła, termin). Dlatego kluczowe, by umowa była dobrze napisana i podpisana. Jej postanowienia będą podstawą oceny – np. czy faktycznie Wykonawca przeniósł prawa autorskie (jeśli umowy brak pisemnej – nie przeniósł, co może być problemem dla Zamawiającego).

W sądzie ciężar dowodu zwykle spoczywa na Wykonawcy, gdy żąda zapłaty – musi wykazać, że wykonał dzieło zgodnie z umową i przekazał je. Jeśli ma pokwitowanie odbioru albo choćby e-mail „dostałem pliki, sprawdzam” – to dużo. Zamawiający, odmawiając zapłaty z powodu wad, musi udowodnić istnienie wad (tu z pomocą biegłego). Dlatego tak ważne jest odebranie dzieła formalnie: jeżeli Zamawiający odebrał i nie zgłaszał zastrzeżeń, potem trudniej mu wykazać wady (mógł je utracić zmysły do rękojmi, jeśli minęło sporo czasu lub wada była łatwo dostrzegalna). Warto więc zawsze dążyć do podpisania protokołu odbioru – nawet jeśli zawiera listę poprawek do naniesienia.

Rozliczenie z urzędem skarbowym: Dla Wykonawcy oznacza to złożenie zeznania rocznego PIT (najczęściej PIT-37). Jeśli Wykonawca uzyskuje dochody tylko z umów o dzieło (i nie prowadzi firmy), otrzyma od każdego zamawiającego PIT-11 z wyszczególnieniem przychodów, kosztów i pobranych zaliczek. Musi te dane zsumować i wpisać w odpowiednie rubryki PIT-37 (część dotycząca działalności osobistej). Na szczęście od kilku lat działa system Twój e-PIT – urząd skarbowy sam generuje wstępnie zeznanie na podstawie PIT-11 przesłanych przez płatników. Wykonawca powinien je tylko zweryfikować (np. sprawdzić, czy zastosowano właściwe koszty – czasem bywa, że płatnik nie dał 50% kosztów mimo przeniesienia praw; wtedy podatnik może to skorygować, o ile ma do tego podstawy). Jeśli jakieś umowy były opodatkowane ryczałtowo (do 200 zł), one nie będą wykazane w PIT-11 i nie wpisuje się ich do zeznania (chyba że podatnik chce, np. bo miał tylko takie drobne umowy i chce odzyskać nadpłacony podatek – ale zryczałtowany podatek do 200 zł jest podatkiem finalnym, nie podlega rozliczeniu rocznemu). Terminem rozliczenia rocznego PIT jest 30 kwietnia następnego roku (za 2025 rok – do 30 kwietnia 2026). Jeżeli Wykonawca prowadzi działalność i mimo to zawarł jakąś umowę o dzieło (co jest rzadkie) – może być problem z kwalifikacją podatkową, ale generalnie takie dochody też się wykaże, tylko w PIT-36 (bo działalność rozlicza PIT-36).

Z perspektywy Zamawiającego – jeżeli był płatnikiem (np. firma), to do końca stycznia musi wysłać do urzędu deklarację PIT-4R (zbiorczą o zaliczkach) i do końca lutego dostarczyć wykonawcy PIT-11 (oraz wysłać go do US do końca stycznia elektronicznie). Zamawiający zalicza koszt wynagrodzenia z umowy o dzieło do swoich kosztów uzyskania przychodu (jeśli prowadzi działalność). Warunkiem jest, aby umowa była prawidłowo udokumentowana, a jeśli przekracza 200 zł – aby podatek został pobrany i odprowadzony (w przeciwnym wypadku organ podatkowy mógłby zakwestionować koszt uzyskania, dopóki firma nie ureguluje podatku jako płatnik). Co do VAT – jak mówiliśmy, raczej brak, ale jeśli Wykonawca wystawił rachunek (bo nie ma faktury VAT), firma i tak księguje brutto jako koszt.

Rozliczenie z ZUS: W typowej sytuacji (umowa o dzieło nieoskładkowana) Zamawiający ma tylko obowiązek złożenia raportu ZUS RUD o zawarciu umowy. To zgłoszenie nie generuje składek, więc nie ma comiesięcznych deklaracji DRA do ZUS ani przelewów składkowych. Zamawiający archiwizuje kopię umowy, bo ZUS może w razie kontroli chcieć wglądu (na razie ZUS RUD nie wymaga załączania tekstu umowy, tylko podanie informacji). Wykonawca nie jest zgłaszany do ubezpieczeń, nie dostaje żadnego druku ZUS. Jeśli jednak umowa o dzieło była zawarta z własnym pracodawcą, to pracodawca: a) od razu nie zgłasza takiej umowy na RUD (bo przepis zwalnia umowy z pracownikiem z tego zgłoszenia), b) dolicza wynagrodzenie z dzieła do podstawy wymiaru składek pracownika za dany miesiąc i odprowadza składki w normalnej deklaracji ZUS (dokumenty RCA). Dla pracownika na etacie właściwie bez różnicy – po prostu dostanie trochę mniej netto z sumy (bo składki) i te składki wliczą mu się do emerytury.

Jeśli ZUS wszczął kontrolę i stwierdził, że umowa o dzieło była de facto zleceniem – wyda decyzję, w której nakaże płatnikowi (Zamawiającemu) złożyć zaległe deklaracje rozliczeniowe korygujące, zgłosić wykonawcę do ubezpieczeń retrospektywnie (formularz ZUS RCA z kodem 04 11 xx – zleceniobiorca) i opłacić składki za wskazany okres. Wykonawca może zostać wezwany jako świadek w takim postępowaniu. Po decyzji ZUS (gdyby płatnik się odwołał – to ostatecznie po prawomocnym wyroku sądu, jeśli pójdzie do sądu) – płatnik musi zapłacić składki. Część finansowana przez ubezpieczonego (wykonawcę) formalnie powinna być potrącona z jego wynagrodzenia – ale tego wynagrodzenia pewnie dawno nie ma, więc w praktyce płatnik ponosi całość (może zażądać zwrotu od wykonawcy, ale jeśli on się nie zgodzi, to zostaje mu droga cywilna, różnie bywa). W każdym razie, to zmartwienie raczej firmy. Dla wykonawcy w sumie dobra wiadomość – ZUS może mu zaliczyć ten okres do lat składkowych i kapitału emerytalnego, a on sam nie płaci nic (zaległej składki ZUS raczej nie ściga od pracownika, to płatnik odpowiada). Wyjątek: jeżeli wykonawca ma działalność i w międzyczasie płacił minimalne składki, a ZUS stwierdzi, że to była umowa zlecenia, to może chcieć te okresy zsumować. To bardzo kazuistyczne sprawy.

Planowane zmiany praktyczne: Wspomnieliśmy już, że od 2025 r. pełne oskładkowanie zleceń i być może zaostrzenie podejścia do dzieł. Ponadto od 2026 r. prawdopodobnie wejdzie przepis, że okresy pracy na umowach zlecenia będą się liczyć do stażu pracy przy uprawnieniach pracowniczych (jak urlop wypoczynkowy). Na razie o umowach o dzieło takiej mowy nie ma, bo one z definicji są incydentalne. Możliwe jednak, że presja ze strony instytucji (np. wymogi UE) spowoduje dalsze ograniczanie zastosowania umów o dzieło. Już teraz w sferze zamówień publicznych czy projektów dofinansowanych często nie można płacić na umowę o dzieło za czynności, które trwają dłuższy czas – wymaga się umów zlecenia lub etatów. Jest to walka z tzw. śmieciówkami. Jednak w przypadku genuinie twórczych czy unikatowych prac, umowa o dzieło raczej pozostanie potrzebna i stosowana.

Praktyczne wskazówki dla stron:

Dla Zamawiającego: przed zawarciem umowy o dzieło, upewnij się, że to co zamawiasz faktycznie może być potraktowane jako dzieło. Unikaj zawierania umów o dzieło na ciągłe usługi. Sporządź umowę pisemną, zgłoś do ZUS (RUD) na czas. Przy odbiorze – sprawdź dzieło dokładnie, zgłoś na piśmie wady jeśli są. Jeśli wykonawca się spóźnia – monituj pisemnie, wyznaczaj dodatkowe terminy na piśmie (zachowasz prawo odstąpienia). Płać terminowo, by nie dawać pretekstu do wstrzymania prac czy odstąpienia przez wykonawcę.
Dla Wykonawcy: doprecyzuj z zamawiającym zakres dzieła, żeby później nie było oczekiwań „dodaj jeszcze to i tamto w tej samej cenie”. Możesz spisać zakres w formie specyfikacji lub załącznika. Zabezpiecz się zaliczką albo płatnościami częściowymi, zwłaszcza jeśli projekt jest duży – zmniejszy to ryzyko, że zrobisz całość, a ktoś nie zapłaci. Gdy przekazujesz dzieło, weź podpis odbioru (choćby potwierdzenie mailowe). Jeśli zamawiający milczy ws. odbioru, pisz oficjalne wezwania do odbioru – to buduje dowód, że spełniłeś świadczenie. Co do podatków – pamiętaj by poinformować zamawiającego, jeśli przysługują Ci 50% koszty (bo np. przenosisz prawa do utworu), czasem firmy tego nie wiedzą. Wtedy dostaniesz więcej netto. Zadbaj o swoje ubezpieczenie zdrowotne (np. jako członek rodziny czy przy innej umowie) – bo w razie choroby lub wypadku nie mając ubezpieczenia narazisz się na koszty leczenia. Możesz też rozważyć samodzielne opłacanie dobrowolnej składki emerytalnej lub IKZE, skoro od umów o dzieło nie ma ZUS – to w trosce o swoją przyszłość finansową (wiele osób o tym nie myśli, a potem okazuje się, że 10 lat pracy na dziełach = zero lat do emerytury).
Dla obu stron: komunikacja i jasność są kluczowe. Umowa powinna być zrozumiała, a ewentualne sporne kwestie najlepiej rozwiązywać polubownie – np. zamawiający może dać wykonawcy szansę poprawy, zamiast od razu iść do sądu; wykonawca, widząc że nie wyrabia się w terminie, niech poinformuje zamawiającego wcześniej i może negocjuje aneks – to lepsze niż milczenie i przekroczenie terminu. Warto też korzystać z wzorów i porad, ale dopasowywać do konkretu – nasz wzór to punkt wyjścia, należy go spersonalizować.

Dowodzenie cech umowy w razie kontroli: Jeszcze jedna praktyczna kwestia – jak wykazać przed ZUS/PIP, że to naprawdę dzieło. Jeśli przyjdzie inspektor i pyta: „czemu to dzieło, a nie zlecenie?”, dobrze pokazać mu rezultat: „oto nagranie video, które powstało w ramach umowy”, „oto raport – unikalny dokument, proszę zobaczyć, 50 stron analizy, to nie była po prostu praca przez 3 miesiące, tylko konkretne studium, które jest skończone”. Inspektor raczej przychylniej spojrzy, jak zobaczy namacalny produkt. Gdy tego brak, a w papierach umowa na 3 miesiące tytułem „świadczenie usług marketingowych”, nazwane dzieło – kłopoty murowane. Więc dbałość o nomenklaturę i fakty się opłaca.

Podsumowanie praktyczne: Umowa o dzieło to użyteczne narzędzie, ale wymaga ostrożności i świadomości zarówno praw, jak i obowiązków. Dobrze sporządzona umowa i rzetelne wykonanie stanowią fundament, a komunikacja i dokumentowanie wszystkiego – zabezpieczenie na wypadek sporu. Prawidłowo zawarta i wykonana umowa o dzieło przynosi korzyść obu stronom: Zamawiający dostaje to, czego potrzebował (konkretny produkt/usługę zakończoną rezultatem), a Wykonawca – wynagrodzenie i możliwość samodzielnej realizacji zadania, często z kreatywną wolnością, jakiej nie miałby na etacie. Ważne, by cały czas pamiętać o odrębnościach tej umowy i unikać sytuacji jej „nadużywania” do celów, do których nie jest przeznaczona. W 2025 r. przepisy i praktyka organów kładą coraz większy nacisk na właściwe kwalifikowanie umów – dlatego warto na bieżąco śledzić zmiany prawne oraz orzecznictwo, by prawidłowo stosować umowę o dzieło w prowadzonej działalności lub karierze zawodowej.

Przydatne linki:

zielonalinia.gov

Ostatnia aktualizacja: 07.06.2025

Pliki do pobrania:

Powiązane porady: deepsearch umowa o dzieło wzór

Czy ta porada była dla Ciebie pomocna?

Yes No