Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niesie nowe obowiązki dla przedsiębiorców, w tym spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Aby spółka z o.o. mogła legalnie korzystać z KSeF, musi przejść procedurę uwierzytelnienia – inaczej nie będzie mogła wystawiać ani odbierać faktur ustrukturyzowanych. W tym poradniku krok po kroku wyjaśniamy, jak spółka z o.o. może zgłosić reprezentanta do KSeF, z jakiego formularza należy skorzystać oraz na co zwrócić szczególną uwagę przy jego wypełnianiu.
Kto może się uwierzytelnić w KSeF?
KSeF umożliwia bezpośrednie uwierzytelnienie jedynie osobom fizycznym – np. jednoosobowym przedsiębiorcom. Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi, tacy jak spółki z o.o., jawne, cywilne czy wspólnoty mieszkaniowe, muszą najpierw wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie ich reprezentować w KSeF. Dopiero ta osoba może logować się i działać w systemie.
Jakie działania musi podjąć spółka z o.o.?
Spółka z o.o., chcąc korzystać z KSeF, musi:
- Wyznaczyć reprezentanta – osobę fizyczną, która będzie logować się do KSeF.
- Złożyć zawiadomienie na formularzu ZAW-FA – do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
- Uzyskać akceptację urzędu – po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia, wskazana osoba fizyczna uzyska uprawnienie do korzystania z KSeF.
Co to jest formularz ZAW-FA?
Formularz ZAW-FA to oficjalne zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dokument składa się z pięciu bloków informacyjnych, które należy wypełnić zgodnie z reprezentacją spółki.
🔍 Struktura formularza ZAW-FA
- Blok A – Dane urzędu i cel zgłoszenia
- Wskazujesz naczelnika właściwego urzędu skarbowego (zgodnie z siedzibą spółki).
- Określasz cel: nadanie, odebranie, modyfikacja uprawnień.
- Blok B – Dane podmiotu (spółki z o.o.)
- Nazwa spółki, adres siedziby, NIP, dane kontaktowe.
- Blok C – Dane osoby fizycznej (reprezentanta)
- Imię, nazwisko, PESEL/NIP, adres e-mail, telefon.
- Może to być członek zarządu spółki lub inna osoba wyznaczona do reprezentowania w KSeF.
- Blok D – Dane podpisu kwalifikowanego (opcjonalny)
- Wypełniany tylko wtedy, gdy osoba wskazana w bloku C nie ma PESEL ani NIP (np. obcokrajowiec).
- Blok E – Podpisy zgodne z reprezentacją
- Formularz musi zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki zgodnie z KRS.
Przykład z praktyki 🧑💼
Spółka z o.o. „TechProjekt” z Wrocławia zatrudnia główną księgową – panią Izabelę Krawczyk. Zarząd spółki postanowił, że to ona będzie reprezentować firmę w KSeF.
🔧 W tym celu zarząd wypełnia formularz ZAW-FA, wskazując jako reprezentanta panią Izabelę. Zgłoszenie podpisują zgodnie z reprezentacją dwaj członkowie zarządu. Po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia przez urząd skarbowy pani Izabela może logować się do KSeF, używając swojego profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Najważniejsze zasady i ograniczenia
- ✔ Formularz ZAW-FA umożliwia zgłoszenie jednej osoby fizycznej jako reprezentanta.
- ✖ Nie można zgłosić kilku osób jednocześnie – każdy nowy reprezentant wymaga osobnego zgłoszenia.
- ✔ Zgłoszona osoba musi posiadać podpis kwalifikowany lub profil zaufany.
- ✔ Można wskazać osobę spoza spółki (np. zewnętrznego księgowego).
- ✖ ZAW-FA nie służy do zgłaszania pełnomocników do innych spraw niż KSeF.
Czego unikać przy wypełnianiu ZAW-FA? ⚠️
- Błędne dane kontaktowe reprezentanta – mogą uniemożliwić aktywację.
- Brak podpisu osób uprawnionych – formularz będzie nieważny.
- Niewskazanie celu złożenia formularza – może to spowodować jego odrzucenie.
Podsumowanie
Aby spółka z o.o. mogła legalnie działać w KSeF, musi wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie jej reprezentantem i umożliwić jej uwierzytelnienie w systemie. Służy temu specjalny formularz ZAW-FA, który należy złożyć do odpowiedniego urzędu skarbowego. Prawidłowe wypełnienie tego formularza i wybór odpowiedniej osoby to klucz do sprawnego funkcjonowania w środowisku e-faktur.
Podstawa prawna
- art. 106nb ust. 1–2 – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570, z późn. zm.)
- § 2 ust. 1 pkt 3–5 – Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2023 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
Tematy porad zawartych w poradniku
- uwierzytelnienie w KSeF spółka z o.o.
- pełnomocnik w KSeF
- jak wypełnić ZAW-FA
- dostęp do KSeF dla spółek
- logowanie do KSeF przez osobę fizyczną