Zawieszenie działalności gospodarczej to jedno z najbardziej użytecznych narzędzi dla przedsiębiorcy, który tymczasowo nie chce lub nie może prowadzić firmy. Może to wynikać z przyczyn osobistych, zdrowotnych, sezonowości działalności czy sytuacji rodzinnej (np. opieka nad dzieckiem). Instytucja zawieszenia pozwala na ograniczenie kosztów i obowiązków, ale wymaga spełnienia określonych warunków formalnych i prawnych.
W tym poradniku krok po kroku wyjaśniamy, jak prawidłowo zawiesić działalność, jakie konsekwencje wiążą się z takim krokiem i na co szczególnie uważać, by uniknąć pułapek prawnych i podatkowych.
🔍 Czym jest zawieszenie działalności gospodarczej?
Zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców, zawieszenie działalności to czasowe zaprzestanie jej wykonywania, co oznacza, że w tym czasie przedsiębiorca nie prowadzi faktycznie działalności zarobkowej. Mimo to pozostaje w rejestrach (CEIDG lub KRS) jako aktywny przedsiębiorca z informacją o zawieszeniu.
Zawieszenie działalności:
- nie wymaga likwidacji firmy,
- nie oznacza utraty wpisu do CEIDG ani NIP-u,
- nie przekreśla prawa do wznowienia działalności w przyszłości.
Kto może zawiesić działalność gospodarczą?
Nie każdy przedsiębiorca może swobodnie zawiesić działalność. Ustawodawca przewiduje ogólny warunek niezatrudniania pracowników – z pewnymi wyjątkami. Szczegóły poniżej:
⚠️ Warunek: brak zatrudnionych pracowników
Zawieszenie jest możliwe, jeśli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Nie jest natomiast przeszkodą korzystanie z usług osób na podstawie:
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło,
- kontraktu B2B.
📌 Wyjątek: można zawiesić działalność mimo zatrudniania pracowników, jeśli przebywają oni wyłącznie na:
- urlopie macierzyńskim,
- urlopie rodzicielskim (bez łączenia z pracą),
- urlopie wychowawczym,
- urlopie na warunkach macierzyńskiego,
- urlopie opiekuńczym.
⚠️ Ryzyko prawne
Jeśli pracownik w trakcie zawieszenia zakończy urlop albo złoży wniosek o jego przerwanie, pracodawca musi wypłacić mu wynagrodzenie przestojowe (na podstawie Kodeksu pracy), nawet jeśli działalność formalnie pozostaje zawieszona.
🧩 Przykład 1: Pani Karolina prowadzi jednoosobową firmę i zatrudnia jedną pracownicę będącą na urlopie wychowawczym. W październiku postanawia zawiesić działalność. W listopadzie pracownica przerywa urlop i zgłasza gotowość do pracy. Karolina musi wypłacać jej wynagrodzenie przestojowe aż do wznowienia działalności. To może generować znaczne koszty.
Kto może skorzystać z zawieszenia?
Działalność gospodarczą w Polsce mogą wykonywać różne podmioty, a każda z tych form ma inne zasady zawieszenia:
- 🧑💼 Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (CEIDG)
- 🤝 Wspólnicy spółki cywilnej (rejestrowani indywidualnie w CEIDG)
- 🏢 Spółki prawa handlowego (rejestrowane w KRS):
- jawna
- partnerska
- komandytowa
- komandytowo-akcyjna
- z o.o.
- akcyjna
- prosta spółka akcyjna
- 🏛 Fundacje, stowarzyszenia i inne organizacje prowadzące działalność gospodarczą
Rodzaje zawieszenia działalności
🔹 1. Tryb ogólny (CEIDG)
Dotyczy osób fizycznych wpisanych do CEIDG. Wniosek o zawieszenie składa się online (formularz CEIDG-1).
- Minimalny okres zawieszenia: 30 dni
- Maksymalny okres zawieszenia: brak – można zawiesić na czas nieokreślony
- W okresie zawieszenia nie trzeba opłacać składek ZUS ani zaliczek na podatek dochodowy.
🔹 2. Tryb rodzicielski (na podstawie art. 36aa ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych)
Przysługuje przedsiębiorcom, którzy:
- prowadzą działalność co najmniej 6 miesięcy,
- sprawują osobistą opiekę nad dzieckiem.
Czas zawieszenia:
- do 3 lat – przy opiece nad dzieckiem do 6. roku życia,
- do 6 lat – w przypadku dziecka z niepełnosprawnością (maksymalnie do 18. roku życia).
💰 W tym czasie państwo opłaca składki emerytalne i rentowe za przedsiębiorcę.
Zawieszenie działalności gospodarczej przez wspólników spółki cywilnej
Spółka cywilna to specyficzna forma prowadzenia działalności – sama w sobie nie jest przedsiębiorcą, ale są nimi jej wspólnicy. W praktyce oznacza to, że zawieszenie działalności spółki cywilnej wymaga złożenia wniosków przez wszystkich wspólników indywidualnie w CEIDG. ❗
⚠️ Ważne!
Zawieszenie działalności spółki cywilnej jest skuteczne wyłącznie wtedy, gdy każdy wspólnik zawiesi działalność prowadzoną w ramach spółki. Nie można tego zrobić częściowo!
🧩 Przykład 2: Adam i Natalia prowadzą wspólnie spółkę cywilną świadczącą usługi IT. Adam postanawia zawiesić działalność, ale Natalia tego nie robi – w efekcie działalność spółki nie zostaje zawieszona. Aby skutecznie zawiesić działalność, oboje muszą złożyć odpowiednie wnioski.
🔁 Jeżeli któryś ze wspólników prowadzi jednocześnie inną działalność poza spółką, może zawiesić ją niezależnie – dotyczy to tylko tej formy działalności.
Zawieszenie działalności przez podmioty wpisane do KRS
Dla spółek handlowych i innych podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), zawieszenie działalności odbywa się na innych zasadach niż w CEIDG.
📝 Procedura zawieszenia:
- Wypełnienie i złożenie formularza KRS-Z62.
- Dołączenie oświadczenia o niezatrudnianiu pracowników.
- Załączenie uchwały wspólników/zarządu o zawieszeniu działalności – zgodnie z zasadami reprezentacji.
📅 Zawieszenie może trwać:
- od 30 dni do 24 miesięcy,
- ale nie wcześniej niż od dnia złożenia wniosku.
Jeśli wniosek wskazuje datę wcześniejszą – sąd odmówi wpisu. Po upływie 24 miesięcy działalność musi być wznowiona lub konieczne będzie ponowne złożenie wniosku o zawieszenie.
🧩 Przykład 3: Spółka z o.o. „NovaPrint” zawiesza działalność z powodu utraty kluczowego kontraktu. Uchwała zarządu zapada 5 maja, a wniosek do KRS trafia 10 maja. Spółka może wskazać jako początek zawieszenia tylko datę 10 maja lub późniejszą – nie wcześniej.
⚖️ Skutki prawne zawieszenia działalności gospodarczej
Zawieszenie działalności nie oznacza całkowitego „zamrożenia” firmy. Przedsiębiorca nadal ma określone prawa i obowiązki, ale nie może prowadzić działalności operacyjnej ani osiągać bieżących przychodów. Poniżej wyjaśniamy, co jest dozwolone, a co zabronione. ⚠️
❌ Czego nie wolno podczas zawieszenia?
- prowadzić bieżącej działalności gospodarczej,
- wystawiać faktur za nowe usługi lub towary,
- realizować nowych zleceń.
✔ Co wolno podczas zawieszenia?
Przedsiębiorca może m.in.:
- 🛡️ Zabezpieczać majątek firmy (np. wypowiedzieć umowy, zlikwidować lokal),
- 💵 Odbierać należności i regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem,
- 🏠 Sprzedawać majątek firmy (np. samochód, sprzęt biurowy),
- ⚖️ Uczestniczyć w postępowaniach sądowych, administracyjnych i podatkowych,
- 📝 Składać zeznania roczne i rozliczać się z podatku dochodowego,
- 🏛️ Powołać zarządcę sukcesyjnego, jeśli prowadzi jednoosobową działalność,
- 📋 Prowadzić działania przygotowawcze, np. opracowywać strategię, analizować rynek.
🧩 Przykład 4: Marek prowadzi jednoosobową firmę szkoleniową, ale z powodów zdrowotnych zawiesza ją na 6 miesięcy. W tym czasie rozwiązuje umowy z kontrahentami, odbiera należności i sprzedaje niepotrzebny sprzęt. Wszystkie te czynności są dozwolone.
💼 Obowiązki i przywileje w okresie zawieszenia
Zawieszenie działalności niesie wiele korzyści, ale też zobowiązań, o których trzeba pamiętać:
🟢 Korzyści:
- brak obowiązku opłacania składek ZUS (chyba że mówimy o zawieszeniu związanym z opieką nad dzieckiem – wtedy składki emerytalne i rentowe opłaca państwo),
- brak obowiązku opłacania zaliczek na PIT,
- brak obowiązku składania deklaracji VAT (jeśli nie wystąpiły czynności opodatkowane).
🔴 Obowiązki:
- składanie rocznego PIT-u (np. PIT-36, PIT-36L),
- prowadzenie księgowości, jeśli wystąpiły jakiekolwiek zdarzenia księgowe,
- archiwizacja dokumentów firmowych,
- wznowienie działalności zgodnie z zasadami CEIDG/KRS.
🧩 Przykład 5: Pani Alicja zawiesiła firmę od czerwca 2024 r. i do końca roku nie uzyskała żadnych przychodów. Nadal jednak musi złożyć PIT-36L za 2024 rok – i wykazać brak przychodów, bo obowiązek podatkowy wynika z prowadzenia działalności, nie z faktycznych zysków.
⚠️ Ryzyka podatkowe i organizacyjne
Niektóre sytuacje mogą rodzić poważne konsekwencje, jeżeli zawieszenie działalności zostanie błędnie przeprowadzone lub zignorowane zostaną obowiązujące przepisy.
📌 Najczęstsze pułapki:
- zawieszenie bez uprzedniego zwolnienia wszystkich pracowników – skutkuje obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia przestojowego,
- nieprzemyślana data zawieszenia (np. niepełny miesiąc luty) – może skutkować problemami z okresem zawieszenia,
- brak świadomości, że przy zawieszeniu spółki cywilnej wszyscy wspólnicy muszą złożyć wniosek – inaczej zawieszenie nie wywoła skutku.
💡 Wskazówka praktyczna: Zanim zawiesisz działalność, przeanalizuj wszystkie zobowiązania: umowy z pracownikami, kontrakty, zobowiązania podatkowe, leasingi. Warto zaplanować zawieszenie z wyprzedzeniem – nawet o kilka tygodni.
Wznowienie działalności gospodarczej – jak to zrobić?
Po okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca może w każdej chwili wznowić działalność. Wznowienie nie następuje automatycznie, nawet jeśli wskazano konkretną datę zakończenia zawieszenia – wymagane jest złożenie odpowiedniego wniosku.
🟢 Wznowienie w CEIDG (osoby fizyczne i wspólnicy spółek cywilnych):
- Wniosek składa się online na stronie CEIDG (formularz CEIDG-1).
- Działalność można wznowić w dowolnym momencie, nawet wcześniej niż planowano.
- Po wznowieniu obowiązki wobec ZUS, urzędu skarbowego i innych instytucji powracają w pełnym zakresie od dnia wskazanego we wniosku.
🟢 Wznowienie w KRS (spółki handlowe):
- Należy złożyć formularz KRS-Z62 z informacją o wznowieniu działalności.
- Termin wznowienia nie może być wcześniejszy niż data złożenia wniosku.
- Do wniosku dołącza się uchwałę wspólników/zarządu o wznowieniu.
🧩 Przykład 6: Spółka z o.o. „GreenFarm” zawiesiła działalność na okres 12 miesięcy. Po 6 miesiącach pojawiła się nowa szansa biznesowa. Zarząd podjął uchwałę o wznowieniu działalności i złożył wniosek KRS-Z62. Działalność została wznowiona dzień po złożeniu wniosku.
Zawieszenie a likwidacja działalności – czym się różnią?
Zawieszenie to czasowe zaprzestanie wykonywania działalności, natomiast likwidacja to całkowite zakończenie prowadzenia firmy. Porównanie obu rozwiązań przedstawiamy poniżej:
| Kryterium | Zawieszenie | Likwidacja |
|---|---|---|
| Cel | Czasowa przerwa | Trwałe zakończenie działalności |
| Rejestracja | CEIDG/KRS – wpis o zawieszeniu | Wykreślenie z CEIDG lub zamknięcie spółki |
| ZUS | Brak składek (poza wyjątkami) | Zgłoszenie wyrejestrowania – ZWUA |
| Urząd skarbowy | Brak zaliczek, obowiązek PIT roczny | Likwidacyjna deklaracja VAT, PIT, CIT |
| Majątek firmy | Pozostaje w dyspozycji | Konieczność rozliczenia i wyprzedaży aktywów |
| Koszty | Niskie lub zerowe | Wyższe (np. księgowość, opłaty notarialne) |
| Odwracalność decyzji | Tak – można wznowić | Nie – trzeba założyć firmę od nowa |
💡 Wniosek: Jeśli nie jesteś pewien przyszłości biznesu – wybierz zawieszenie. To bezpieczniejsze i odwracalne rozwiązanie.
📋 Checklista: zawieszenie działalności krok po kroku
Poniżej przedstawiamy listę najważniejszych kroków do wykonania przez przedsiębiorcę, który planuje zawiesić działalność:
✅ Przed zawieszeniem:
- Sprawdź, czy spełniasz warunki (brak pracowników lub tylko na urlopach).
- Ureguluj bieżące zobowiązania (ZUS, podatki, faktury).
- Rozważ sprzedaż lub zabezpieczenie majątku firmy.
- Zdecyduj, czy chcesz zawiesić na czas określony czy nieokreślony.
- Przygotuj harmonogram i poinformuj kontrahentów.
✅ W trakcie zawieszenia:
- Nie prowadź działalności i nie wystawiaj faktur.
- Reguluj tylko zobowiązania powstałe przed zawieszeniem.
- Składaj roczne zeznania podatkowe.
- Przechowuj dokumentację księgową.
- Monitoruj sytuację (np. decyzje pracowników na urlopie).
✅ Przy wznowieniu:
- Złóż wniosek do CEIDG lub KRS.
- Wznów opłacanie składek i zaliczek podatkowych.
- Zaktualizuj dane w systemach księgowych.
- Odnow kontakty z kontrahentami.
- Poinformuj instytucje, jeżeli wymagają zgłoszenia wznowienia.
💡 Podsumowanie i wskazówki
Zawieszenie działalności gospodarczej to elastyczne narzędzie, które pozwala przedsiębiorcom uniknąć wielu kosztów w trudnym okresie. Warto jednak pamiętać, że niesie ono także pewne obowiązki i ryzyka – szczególnie w relacjach z pracownikami i ZUS. Aby zawieszenie było skuteczne i bezpieczne:
- zaplanuj je z wyprzedzeniem,
- poinformuj wszystkich zainteresowanych,
- przestrzegaj formalności,
- obserwuj sytuację podatkową i prawną firmy,
- nie zapominaj o terminowym wznowieniu lub przedłużeniu zawieszenia (w przypadku KRS).
Dzięki świadomemu wykorzystaniu tej instytucji możesz uniknąć niepotrzebnych kosztów, utrzymać firmę „w rezerwie” i wrócić do działania, gdy nadejdzie właściwy moment.
📚 Podstawa prawna
- art. 3–4, art. 23–25 – ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
- art. 36aa – ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
- art. 186³ – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
- art. 14, art. 122–126 – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
- formularz KRS-Z62 – rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 stycznia 2020 r. w sprawie określenia wzorów formularzy służących do składania informacji do KRS
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- zawieszenie działalności gospodarczej 2025
- jak zawiesić działalność w CEIDG
- zawieszenie działalności spółki cywilnej
- wznowienie działalności po zawieszeniu
- obowiązki podatkowe podczas zawieszenia