Chcesz w pełni odliczać VAT od wydatków związanych z samochodem w działalności gospodarczej? Samo zgłoszenie pojazdu na druku VAT-26 i prowadzenie ewidencji przebiegu nie wystarczy. Kluczowe są wewnętrzne zasady używania pojazdu, które muszą jasno wykluczać użytek prywatny. W tym poradniku wyjaśniam, dlaczego takie zasady są niezbędne, jak je stworzyć i co powinny zawierać, by organy podatkowe nie zakwestionowały prawa do 100% odliczenia podatku VAT.
Kiedy można odliczyć 100% VAT od samochodu osobowego?
Zgodnie z ustawą o VAT, od wydatków związanych z samochodami osobowymi używanymi w działalności gospodarczej co do zasady przysługuje odliczenie 50% podatku naliczonego. Aby móc odliczyć pełne 100% VAT, podatnik musi wykazać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.
Do tego wymagane są trzy elementy:
- Zgłoszenie VAT-26 – czyli formalna informacja o pojeździe wykorzystywanym wyłącznie w działalności.
- Ewidencja przebiegu pojazdu – szczegółowy rejestr tras i przejazdów.
- Zasady używania pojazdu – dokument (lub regulamin) potwierdzający, że auto nie może być używane do celów prywatnych.
To właśnie ten trzeci element jest najczęściej pomijany lub niedoceniany, mimo że jego znaczenie podkreślają organy podatkowe.
Co muszą zawierać zasady używania samochodu w działalności?
Choć prawo nie narzuca konkretnej formy dokumentu, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach podatkowych jasno wskazuje, że odliczenie 100% VAT nie przysługuje tylko na podstawie ewidencji – konieczne jest stworzenie przejrzystych zasad i procedur, które wykluczają użycie prywatne.
Poniżej przedstawiam elementy, które powinny znaleźć się w takim dokumencie:
- Wykaz pojazdów objętych zasadami – np. numer rejestracyjny, marka, model.
- Cel użytkowania – jasne określenie, że pojazd służy wyłącznie celom służbowym.
- Uprawnieni użytkownicy – np. pracownicy konkretnego działu, kierownicy, kurierzy.
- Zasady przyjmowania pojazdu do użytku – np. zgłoszenie w dzienniku, pobranie kluczy w sekretariacie.
- Procedura prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – kto wypełnia, kto zatwierdza, gdzie przechowywane.
- Zasady parkowania – np. zakaz pozostawiania pojazdu pod domem użytkownika po godzinach pracy.
- Zakaz używania pojazdu do celów prywatnych – zapis o odpowiedzialności za naruszenie.
Praktyczne przykłady wdrożenia zasad w firmach
🔹 Przykład 1: Jednoosobowa działalność gospodarcza
Pan Roman, właściciel firmy remontowej z Katowic, posiada jeden samochód osobowy, którym dojeżdża do klientów. Zgłosił auto na VAT-26, prowadzi dokładną ewidencję przebiegu i sporządził prosty jednoosobowy regulamin używania pojazdu, w którym oświadczył, że auto służy wyłącznie do działalności gospodarczej. Zasady nie muszą być rozbudowane – ważne, że są, i że jasno wykluczają użytek prywatny.
🔹 Przykład 2: Spółka z o.o. zatrudniająca 12 pracowników
Spółka „ProFiskal” z Wrocławia posiada flotę 4 pojazdów zgłoszonych do pełnego odliczenia VAT. Wdrożyła regulamin korzystania z pojazdów służbowych, dostępny w intranecie firmy, który zawiera pełną procedurę wydawania pojazdu, prowadzenia ewidencji, zasady parkowania i rozliczania przejazdów. Każdy pracownik musi podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami. Dzięki temu spółka skutecznie broni się przed zarzutem wykorzystania pojazdów do celów prywatnych.
Dlaczego samo prowadzenie ewidencji nie wystarczy?
W interpretacji indywidualnej z 17 marca 2020 r. (0111-KDIB3-1.4012.882.2019.2.ICz), Dyrektor KIS wyjaśnia:
📄 „Samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie oznacza, że pojazd nie będzie używany do celów innych niż działalność gospodarcza (…). Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów jest warunkiem wtórnym w stosunku do wprowadzonych zasad oraz regulaminów dotyczących korzystania z pojazdów.”
Dlatego brak zasad korzystania z pojazdu to ryzyko zakwestionowania pełnego odliczenia VAT przy kontroli skarbowej – nawet jeśli prowadzisz książkę jazdy.
Podsumowanie – co musisz zrobić, by odliczyć 100% VAT od auta?
✔ Zgłoś pojazd na druku VAT-26
✔ Wprowadź jasne zasady używania pojazdu, wykluczające użytek prywatny
✔ Prowadź szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu
✔ Regularnie aktualizuj zasady i szkol pracowników
✔ Zadbaj o dokumentowanie zgodności z zasadami – np. podpisy pod regulaminem
Podstawa prawna
- art. 86a ust. 4 pkt 1 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570, z późn. zm.)
- interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 17.03.2020 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.882.2019.2.ICz
Tematy porad zawartych w poradniku
- pełne odliczenie VAT od samochodu 2025
- regulamin używania pojazdu firmowego
- VAT-26 a użytkowanie pojazdu
- ewidencja przebiegu pojazdu firmowego
- jak wykluczyć użytek prywatny samochodu