Przestrzeganie zasad udzielania zamówień publicznych to fundament legalności, skuteczności i równości w procedurach przetargowych. Naruszenie choćby jednej z nich może skutkować unieważnieniem postępowania, odpowiedzialnością prawną, a także ryzykiem utraty zaufania publicznego. W tym poradniku wyjaśniam, jakie są kluczowe zasady wynikające z ustawy – Prawo zamówień publicznych, i jak należy je rozumieć oraz stosować w praktyce.
📌 Zasada równego traktowania i uczciwej konkurencji (art. 16 pkt 1 p.z.p.)
Zamawiający musi zapewnić wszystkim wykonawcom równe szanse – niezależnie od ich wielkości, lokalizacji czy doświadczenia. W praktyce oznacza to:
- identyczny dostęp do informacji o zamówieniu,
- jednoznacznie określone i jednakowo stosowane kryteria oceny ofert,
- niedyskryminujące warunki udziału w postępowaniu,
- wykluczanie z postępowania osób po stronie zamawiającego, wobec których istnieje ryzyko braku bezstronności.
📍 Przykład 1: Gmina Nowiny ogłosiła przetarg na budowę ścieżki rowerowej. W dokumentacji przetargowej określiła, że wykonawca musi mieć co najmniej 5 zrealizowanych inwestycji o wartości powyżej 3 mln zł. Mała firma z regionu, która wykonała 4 projekty o wartości 2,5 mln zł każdy, nie mogła złożyć oferty, mimo że miała potencjał wykonawczy. W takim przypadku można mówić o naruszeniu zasady równego traktowania, ponieważ wymóg był nadmierny i eliminujący realnych konkurentów.
📌 Zasada przejrzystości (art. 16 pkt 2 p.z.p.)
Zamawiający musi działać w sposób jawny i umożliwiający kontrolę. To znaczy, że wszystkie decyzje powinny być:
- uzasadnione i udokumentowane,
- publicznie dostępne (np. przez stronę internetową),
- zgodne z ustawowymi wymogami informacyjnymi.
Wykonawcy mają prawo znać: powody odrzucenia ofert, treść umowy, listę złożonych ofert, ceny oraz oceny punktowe.
📍 Przykład 2: W postępowaniu prowadzonym przez jednostkę ochrony zdrowia nie podano w uzasadnieniu, dlaczego oferta firmy MedProjekt została odrzucona. Po odwołaniu Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że naruszono zasadę przejrzystości – zamawiający był zobowiązany podać pełne uzasadnienie swojej decyzji, co pozwoliłoby wykonawcy skutecznie się bronić.
📌 Zasada proporcjonalności (art. 16 pkt 3 p.z.p.)
Zamawiający nie może stawiać zbyt wygórowanych wymagań, które nie są konieczne do realizacji danego zamówienia. Kryteria udziału muszą być dostosowane do:
- wartości zamówienia,
- jego przedmiotu i złożoności,
- realnych możliwości wykonawców.
🔎 Test proporcjonalności – zamawiający powinien sprawdzić, czy wymagania:
- Nie dyskryminują wykonawców?
- Są uzasadnione interesem publicznym?
- Są skuteczne w osiąganiu celu zamówienia?
- Nie są nadmierne?
📍 Przykład 3: Urząd miasta Tarnowice wymagał, by dostawca urządzeń biurowych miał własny serwis techniczny działający w każdym województwie. Warunek ten wyeliminował lokalnych dystrybutorów, mimo że mogli zapewnić serwis w ciągu 24 godzin. To przykład naruszenia zasady proporcjonalności – cel (szybki serwis) można było osiągnąć łagodniejszym wymogiem.
📌 Zasada efektywności (art. 17 ust. 1 p.z.p.)
Postępowanie o zamówienie publiczne ma przynieść najlepszy możliwy rezultat przy rozsądnym wykorzystaniu środków publicznych. Chodzi tu nie tylko o cenę, ale również o:
- jakość usług i dostaw,
- efekty środowiskowe, społeczne i gospodarcze,
- relację wartości do nakładów.
Zamawiający powinien:
- przeprowadzić analizę potrzeb i wymagań (art. 83 p.z.p.),
- zorganizować konsultacje rynkowe (art. 84 p.z.p.), jeśli potrzebuje wsparcia przed ogłoszeniem przetargu,
- po zakończeniu postępowania przygotować raport z realizacji zamówienia, jeśli jest to wymagane (art. 446 p.z.p.).
📍 Przykład 4: Starostwo powiatowe w Grodzisku zdecydowało się na konsultacje rynkowe przed zakupem nowoczesnych rozwiązań IT dla administracji. Dzięki temu uniknęło zakupu niekompatybilnych systemów i zoptymalizowało koszt wdrożenia.
asada udzielenia zamówienia wykonawcy wybranemu zgodnie z PZP (art. 17 ust. 2 p.z.p.)
Ta zasada stanowi fundament legalności całego postępowania – zamówienie może zostać udzielone wyłącznie temu wykonawcy, który:
- wziął udział w postępowaniu,
- złożył ofertę ocenioną jako najkorzystniejsza,
- spełnia wszystkie warunki określone w dokumentacji.
Zamawiający nie może swobodnie zmieniać wykonawcy po wyborze oferty, np. poprzez zawarcie umowy z innym podmiotem niż wskazany w procedurze. Jedynym dopuszczalnym wyjątkiem jest sytuacja przewidziana w art. 455 ust. 1 pkt 2 p.z.p., który zezwala na zmianę strony umowy w wyniku restrukturyzacji, fuzji lub przejęcia, jeśli nowy wykonawca spełnia warunki udziału.
📍 Przykład 5: Firma InfraBud wygrała przetarg na przebudowę drogi wojewódzkiej. Po podpisaniu umowy przekazała realizację zamówienia spółce-córce, która nie brała udziału w postępowaniu. W takiej sytuacji doszło do niedopuszczalnej zmiany wykonawcy. Umowa mogłaby zostać unieważniona na podstawie naruszenia art. 17 ust. 2 p.z.p.
📌 Zasada bezstronności i obiektywizmu (art. 17 ust. 3 p.z.p.)
Osoby po stronie zamawiającego muszą działać w sposób bezstronny i obiektywny, wolny od konfliktu interesów. Zgodnie z przepisem:
„Z postępowania o udzielenie zamówienia wyłącza się osoby, które mogą znajdować się w sytuacji mogącej wywołać uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności.”
Przygotowujący i prowadzący postępowanie muszą złożyć pisemne oświadczenia, że nie zachodzą okoliczności wykluczające ich udział – pod odpowiedzialnością karną za fałszywe oświadczenie.
🔎 Konflikt interesów może wynikać m.in. z:
- pokrewieństwa z wykonawcą,
- wspólnego prowadzenia działalności,
- zatrudnienia u wykonawcy w przeszłości.
📍 Przykład 6: Pracownik urzędu gminy, który był członkiem komisji przetargowej, zataił fakt, że jego brat prowadzi firmę startującą w przetargu. Po ujawnieniu sprawy, decyzje komisji zostały zakwestionowane, a urząd musiał powtórzyć całą procedurę. To klasyczny przypadek naruszenia zasady bezstronności.
📌 Zasada jawności (art. 18 p.z.p.)
Postępowania przetargowe są jawne, co oznacza, że każdy zainteresowany – w szczególności wykonawcy – mają prawo do:
- wglądu w protokół postępowania,
- poznania ofert konkurentów,
- uzyskania informacji o zawartej umowie.
Wyjątek stanowią informacje:
- stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa (jeśli wykonawca odpowiednio to zastrzegł),
- poufne, wynikające z innych przepisów (np. dane wrażliwe).
📍 Przykład 7: W przetargu na usługi sprzątające, urząd powiatowy odmówił wykonawcy dostępu do protokołu otwarcia ofert. Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że naruszono zasadę jawności – wykonawca miał prawo sprawdzić ceny konkurentów, by ocenić legalność rozstrzygnięcia.
📌 Wskazówka: Tajemnicę przedsiębiorstwa trzeba wyraźnie zastrzec już w ofercie i uzasadnić, dlaczego dane informacje nie mogą być ujawnione.
📌 Zasada pisemności i języka polskiego (art. 20 p.z.p.)
Zgodnie z tą zasadą, całe postępowanie powinno być prowadzone:
- w formie pisemnej – od ogłoszenia przetargu, przez składanie ofert, po zawarcie umowy,
- w języku polskim – z wyjątkami przewidzianymi w ustawie, np. gdy zamawiający wyraźnie dopuści użycie innego języka w dokumentacji.
Od kilku lat w polskim systemie obowiązuje pełna elektronizacja postępowań – wszelka komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przez platformy zakupowe lub ePUAP.
📍 Przykład 8: Firma zagraniczna złożyła część dokumentów w języku angielskim, mimo że specyfikacja wyraźnie tego zakazywała. Zamawiający musiał odrzucić ofertę jako niezgodną z przepisami. Nawet drobne naruszenie tej zasady może mieć poważne skutki formalne.
✅ Podsumowanie
Wszystkie opisane zasady – równego traktowania, przejrzystości, proporcjonalności, efektywności, legalności wyboru wykonawcy, bezstronności, jawności i pisemności – tworzą spójny system wartości, który ma zapewnić:
- uczciwość postępowania,
- ochronę interesu publicznego,
- przeciwdziałanie nadużyciom,
- oraz rzeczywistą konkurencję na rynku zamówień publicznych.
Zarówno zamawiający, jak i wykonawcy powinni znać te zasady i aktywnie je stosować – bo tylko w takim przypadku postępowanie będzie przeprowadzone zgodnie z prawem i bez ryzyka jego unieważnienia.
🧾 Podstawa prawna
- art. 16 pkt 1–3 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605, z późn. zm.)
- art. 17 ust. 1–3 – ustawa Prawo zamówień publicznych
- art. 18 – ustawa Prawo zamówień publicznych
- art. 20 – ustawa Prawo zamówień publicznych
🔍 Tematy porad zawartych w poradniku
- zasady zamówień publicznych 2025
- równe traktowanie wykonawców
- przejrzystość w przetargach
- konflikt interesów w zamówieniach
- język polski w przetargach
📎 Przydatne adresy urzędowe
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych
- https://bip.gov.pl – Biuletyn Informacji Publicznej