Zasady rachunkowości są podstawą każdej rzetelnie prowadzonej księgowości. Znajomość i stosowanie właściwych reguł to nie tylko wymóg ustawowy, ale też niezbędny element uczciwego zarządzania firmą. Dzięki nim przedsiębiorca może sporządzać sprawozdania finansowe w sposób przejrzysty i porównywalny. W niniejszym poradniku wyjaśniamy, które zasady musisz stosować bezwarunkowo, a gdzie ustawodawca daje ci pole do wyboru. Dowiesz się także, jak tworzyć politykę rachunkowości i jak podejść do wyceny składników majątkowych oraz ustalania wyniku finansowego. Wskazujemy też, na jakie uproszczenia mogą sobie pozwolić jednostki mikro i małe.
Zasady rachunkowości – co musisz stosować, a gdzie masz wybór?
Zasady rachunkowości wywodzą się z długoletniej praktyki gospodarczej i mają charakter uniwersalny – obowiązują w każdej jednostce, która prowadzi księgi rachunkowe. Ustawa o rachunkowości rozróżnia zasady obowiązkowe oraz te, które można dobierać w ramach przyjętej polityki rachunkowości.
📌 Zasady obowiązkowe:
✔ Zasada kontynuacji działalności
Zgodnie z tą zasadą sprawozdanie finansowe sporządza się, zakładając, że firma będzie dalej prowadzić działalność w niezmienionym istotnie zakresie. Przedsiębiorca musi ocenić, czy istnieją realne zagrożenia dla kontynuowania działalności – np. utrata źródeł finansowania, groźba upadłości lub poważne problemy rynkowe.
👉 Informacja o założeniu kontynuacji działalności musi zostać ujawniona we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego – nawet jeśli nie występują żadne zagrożenia. W przypadku, gdy takie ryzyko istnieje, należy je jasno przedstawić.
✔ Zasada memoriału
To jedna z najważniejszych zasad rachunkowości. Polega na ujmowaniu przychodów i kosztów w okresie, którego one dotyczą – niezależnie od momentu, w którym faktycznie nastąpił przepływ środków pieniężnych.
🔎 Przykład:
Firma „Inventia” sprzedała towary kontrahentowi w grudniu 2024 r. i wystawiła fakturę. Pieniądze otrzymała dopiero w lutym 2025 r. Zgodnie z zasadą memoriału przychód należy wykazać w grudniu 2024 r., kiedy nastąpiło wykonanie świadczenia i wystawiono dokument sprzedaży.
Podobnie w przypadku kosztów – samo wydatkowanie pieniędzy nie oznacza jeszcze powstania kosztu. Kosztem jest dopiero zużycie ekonomiczne zasobu (np. amortyzacja środka trwałego), a nie jego nabycie.
➡ Uwaga: Zasada memoriału prowadzi do powstawania należności i zobowiązań – ponieważ przychody i koszty są ujmowane niezależnie od tego, czy nastąpiła płatność.
🧾 Zasady opcjonalne – decyzja jednostki
Jednostka ma prawo wyboru określonych metod, np. w zakresie:
- sposobu wyceny materiałów (FIFO, LIFO, metoda średnioważona),
- metody amortyzacji środków trwałych (liniowa, degresywna, indywidualna),
- sposobu rozliczania kosztów (wariant kalkulacyjny lub porównawczy rachunku zysków i strat).
Wybór tych rozwiązań powinien być ujęty w polityce rachunkowości i stosowany konsekwentnie w kolejnych latach.
Polityka rachunkowości – dokument, który tworzy fundament twojego sprawozdania
Każda jednostka ma obowiązek opracowania i stosowania polityki rachunkowości. To wewnętrzny dokument, który opisuje przyjęte zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, sposoby wyceny aktywów i pasywów, ustalania kosztów i przychodów, a także prezentacji sprawozdań finansowych.
🔧 Co zawiera polityka rachunkowości?
Polityka rachunkowości powinna opisywać m.in.:
- Metody wyceny aktywów i pasywów – np. cena nabycia, wartość godziwa, koszt wytworzenia.
- Sposób ustalania rezerw – np. rezerwy na zobowiązania pracownicze, rezerwy na procesy sądowe.
- Rozchód materiałów i towarów – np. FIFO, LIFO, metoda średniej ważonej.
- Amortyzacja środków trwałych – wybór metody i stawki.
- Odpisy aktualizujące należności – kryteria uznania ich za nieściągalne.
👉 Informacje o przyjętej polityce rachunkowości prezentuje się we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego – to część obligatoryjna każdego rocznego raportu.
Wycena aktywów i pasywów – kiedy liczy się cena historyczna, a kiedy bieżąca?
Wycena składników bilansowych to kluczowy element polityki rachunkowości każdej jednostki. Od sposobu jej przeprowadzenia zależy nie tylko rzetelność bilansu, ale również trafność podejmowanych na jego podstawie decyzji.
📌 Co oznacza wycena w rachunkowości?
Wycena polega na przyporządkowaniu wartości pieniężnej każdemu składnikowi aktywów i pasywów. Może się odbywać:
- w momencie pierwszego ujęcia – czyli np. przy zakupie lub wytworzeniu środka trwałego,
- na dzień bilansowy – zazwyczaj 31 grudnia lub ostatni dzień roku obrotowego.
📍 Wycena początkowa – zakup i wytworzenie
✔ Zakup środka trwałego
Wartość początkowa to cena nabycia, czyli:
cena zakupu netto (bez podatku VAT, jeśli firma jest czynnym podatnikiem VAT) + koszty bezpośrednio związane z zakupem (np. transport, montaż, cło).
🔎 Przykład:
Firma „Technika24” zakupiła maszynę za 92 000 zł (cena netto 70 000 zł + koszty transportu i instalacji 22 000 zł). Firma jest płatnikiem VAT. Wartość początkowa środka trwałego wynosi 92 000 zł – VAT nie jest uwzględniany, ponieważ zostanie odliczony.
✔ Wytworzenie środka trwałego
Jeśli firma sama wyprodukuje np. halę magazynową, wartość początkową ustala się jako:
suma kosztów zużytych materiałów, wynagrodzeń pracowników, usług obcych i innych wydatków bezpośrednio związanych z budową.
🔎 Przykład:
Firma „Magazynpol” wybudowała własnym sumptem halę. Koszty: materiały – 180 000 zł, robocizna – 110 000 zł, inne wydatki – 60 000 zł. Wartość początkowa środka trwałego: 350 000 zł.
Wycena na dzień bilansowy – historyczna czy bieżąca?
Tu pojawia się zasadnicze pytanie: czy należy stosować ceny historyczne, czy może aktualne ceny rynkowe?
📌 Cena historyczna – co to jest?
To cena rzeczywiście zapłacona w przeszłości – przy zakupie lub produkcji danego składnika majątku. Jest ona udokumentowana fakturami, umowami, kosztorysami – co czyni ją obiektywną i łatwą do weryfikacji.
➡ Zalety:
- obiektywność (poparta dokumentami),
- prostota stosowania.
➡ Wady:
- może nie odzwierciedlać aktualnej wartości majątku (np. inflacja, spadek rynkowych cen sprzętu).
📌 Cena bieżąca (wartość godziwa lub rynkowa)
To wartość, za jaką dany składnik można sprzedać lub kupić na wolnym rynku na dzień bilansowy. Może być bardzo użyteczna – pozwala lepiej ocenić realną wartość majątku, ale wiąże się z pewnymi trudnościami:
- konieczność oszacowania wartości (często subiektywnego),
- brak dostępu do wiarygodnych danych rynkowych w krótkim czasie (np. dla tysięcy różnych pozycji zapasów).
📌 Dlatego większość firm stosuje wycenę historyczną – zwłaszcza w odniesieniu do środków trwałych i zapasów.
Czy można stosować inne metody?
Tak – w określonych przypadkach jednostka może przyjąć inne sposoby wyceny, np.:
- wartość godziwa – przy instrumentach finansowych (np. akcje notowane na giełdzie),
- cena sprzedaży netto – w przypadku zapasów, które utraciły wartość rynkową.
Każdy taki wybór musi być uzasadniony i opisany w polityce rachunkowości oraz ujawniony w sprawozdaniu finansowym.
Co jest ważniejsze – zgodność z dokumentami czy z realiami rynkowymi?
Ustawa o rachunkowości nakazuje dążyć do wiernego i rzetelnego obrazu sytuacji finansowej jednostki. W praktyce oznacza to:
- stosowanie cen historycznych tam, gdzie nie da się obiektywnie ustalić ceny rynkowej,
- użycie wartości godziwej – tam, gdzie jest ona wiarygodna i możliwa do oszacowania (np. wycena nieruchomości przez rzeczoznawcę, aktywa finansowe notowane na rynku).
➡ Uwaga: Firma musi zachować spójność – jeśli raz przyjmie konkretną metodę (np. FIFO przy rozchodzie towarów), powinna ją stosować w kolejnych latach, chyba że wystąpią uzasadnione powody do zmiany (np. fuzja, zmiana działalności, nowe MSR/MSSF).
Ustalanie wyniku finansowego – jak prawidłowo obliczyć zysk lub stratę
Wynik finansowy to podstawowy miernik efektywności działalności firmy. Obejmuje nie tylko przychody ze sprzedaży, ale także wszystkie inne osiągnięte dochody oraz koszty poniesione w danym okresie. Aby go prawidłowo ustalić, przedsiębiorstwo musi przeprowadzić określone procedury księgowe i przyjąć jedną z dostępnych form prezentacji rachunku zysków i strat.
📌 Co to jest wynik finansowy?
To różnica między przychodami a kosztami w określonym okresie sprawozdawczym. Może być:
- zyskiem (jeśli przychody > koszty),
- stratą (jeśli koszty > przychody).
Ustalanie wyniku nie polega jednak na prostym odejmowaniu wpływów i wydatków. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe przyporządkowanie kosztów i przychodów do właściwego okresu – zgodnie z zasadą memoriału.
📄 Procedura ustalania wyniku finansowego
- Zamknięcie kont przychodów i kosztów – wszystkie operacje księgowe z danego roku muszą być zakończone i zaksięgowane.
- Przeniesienie sald na konto wyniku finansowego – czyli zbilansowanie wszystkich przychodów i kosztów w jednym miejscu.
- Obliczenie wyniku – uzyskana różnica zostaje ujęta w sprawozdaniu finansowym jako zysk lub strata netto.
Rachunek zysków i strat – dwa warianty do wyboru
Ustawa o rachunkowości oraz Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSR/MSSF) pozwalają firmom wybrać wariant prezentacji wyniku finansowego. Każdy przedsiębiorca musi określić ten wybór w swojej polityce rachunkowości oraz ujawnić go we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego.
🧾 Wariant porównawczy
Przedstawia koszty według ich rodzaju:
- amortyzacja,
- zużycie materiałów i energii,
- wynagrodzenia,
- usługi obce,
- podatki i opłaty,
- pozostałe koszty operacyjne.
👉 Dla kogo? Dla firm, które nie prowadzą rachunku kosztów (np. biura rachunkowe, kancelarie, agencje reklamowe).
⚙️ Wariant kalkulacyjny
Koszty są dzielone według funkcji:
- koszty produkcji sprzedanej,
- koszty sprzedaży,
- koszty zarządu.
👉 Dla kogo? Dla firm produkcyjnych lub takich, które prowadzą rachunek kosztów.
🔎 Przykład zastosowania wariantu:
Firma „Budimaks” zajmująca się produkcją prefabrykatów budowlanych prowadzi dokładny rachunek kosztów, dzięki czemu może zaprezentować wyniki w wariancie kalkulacyjnym – rozdzielając koszty sprzedaży, produkcji i zarządu.
Z kolei biuro tłumaczeń „Lingua” stosuje wariant porównawczy – łatwiejszy do wdrożenia przy niewielkiej liczbie rodzajów kosztów.
MSR 1 – sprawozdanie z całkowitych dochodów
Zgodnie z Międzynarodowym Standardem Rachunkowości nr 1 (MSR 1), wynik finansowy prezentuje się w sprawozdaniu z całkowitych dochodów, które obejmuje:
- rachunek zysków i strat, oraz
- inne całkowite dochody (np. przeszacowanie aktywów trwałych, różnice kursowe, zyski z tytułu instrumentów finansowych wycenianych do wartości godziwej).
💡 Uwaga: w Polsce firmy stosujące wyłącznie ustawę o rachunkowości nie mają obowiązku ujmowania innych całkowitych dochodów – chyba że stosują MSR/MSSF.
Co ujawnia się we wprowadzeniu do sprawozdania?
Zgodnie z art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego należy zamieścić informacje dotyczące:
- zasad polityki rachunkowości, w tym:
- przyjętych metod amortyzacji,
- sposobu wyceny zapasów i towarów,
- wariantu rachunku zysków i strat.
➡ Zmiana wariantu prezentacji może nastąpić tylko z uzasadnionych przyczyn – np. zmiana profilu działalności, nowy system księgowy, wymogi grupy kapitałowej.
Uproszczenia – na co mogą sobie pozwolić mikro i małe jednostki?
Ustawa o rachunkowości przewiduje dla wybranych podmiotów możliwość stosowania uproszczeń w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i sporządzaniu sprawozdań finansowych. Jest to odpowiedź ustawodawcy na potrzeby mniejszych przedsiębiorstw, które nie dysponują rozbudowaną strukturą finansową ani dużym zespołem księgowym.
📌 Kto może korzystać z uproszczeń?
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1a i 1b ustawy o rachunkowości, do grona jednostek uprawnionych do uproszczeń należą:
- Jednostki mikro – m.in. osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółki z o.o., które nie przekraczają określonych progów finansowych i nie prowadzą działalności w zakresie funduszy inwestycyjnych czy bankowości.
- Jednostki małe – czyli podmioty, które również nie przekraczają określonych progów finansowych (np. przychody netto ≤ 51 500 000 zł, suma bilansowa ≤ 25 750 000 zł) i nie mają obowiązku sporządzania skonsolidowanego sprawozdania.
Warunkiem korzystania z uproszczeń jest uchwała organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe o wyborze uproszczonych zasad.
📄 Na czym polegają uproszczenia?
✔ Rezygnacja z zasady ostrożności (dla jednostek mikro)
Jednostki mikro mogą nie stosować zasady ostrożności przy wycenie aktywów i pasywów – tzn. nie muszą tworzyć:
- odpisów aktualizujących wartość aktywów,
- rezerw na znane ryzyka i grożące straty.
📌 Podstawa prawna: art. 7 ust. 2b ustawy o rachunkowości
✔ Uproszczone sprawozdanie finansowe
Jednostki mikro i małe mogą sporządzać uproszczone wersje sprawozdań finansowych, zawierające tylko podstawowe elementy, m.in.:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- informacja dodatkowa (może być mocno ograniczona lub nawet całkowicie pominięta w przypadku mikro jednostek).
✔ Mniej obowiązków ewidencyjnych
Jednostki uprawnione mogą m.in.:
- nie prowadzić ewidencji rozliczeń międzyokresowych,
- stosować uproszczone metody amortyzacji,
- nie wyceniać niektórych składników według wartości godziwej.
💡 Uwaga: stosowanie uproszczeń nie oznacza, że sprawozdanie może być nierzetelne. Nadal musi oddawać wierny obraz sytuacji majątkowej i finansowej firmy – tylko przy mniejszym nakładzie formalnym.
Podsumowanie – co powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca?
👉 Zasady rachunkowości stanowią fundament prowadzenia ksiąg i sporządzania sprawozdań. Niektóre z nich – jak zasada kontynuacji działalności czy zasada memoriału – muszą być stosowane obowiązkowo przez wszystkie jednostki.
👉 Polityka rachunkowości to dokument, który pozwala firmie dostosować metody wyceny i prezentacji danych do specyfiki działalności. Jego opracowanie i aktualizacja to obowiązek kierownictwa jednostki.
👉 Wycena aktywów i pasywów opiera się zwykle na cenach historycznych, ale tam, gdzie to możliwe – można stosować ceny rynkowe lub wartość godziwą.
👉 Wynik finansowy musi być ustalony rzetelnie – przy zachowaniu zasady memoriału – i przedstawiony w odpowiednio wybranym wariancie rachunku zysków i strat.
👉 Mikro i małe jednostki mają prawo do licznych uproszczeń, ale powinny je stosować świadomie i odpowiedzialnie, w zgodzie z przepisami.
Podstawa prawna:
- art. 3 ust. 1 pkt 1a i 1b, art. 7 ust. 2b, art. 34 ust. 4, art. 48 ust. 1 pkt 1 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120 z późn. zm.)
- MSR 1 – Międzynarodowy Standard Sprawozdawczości Finansowej „Prezentacja sprawozdań finansowych”
Tematy porad zawartych w poradniku (frazy SEO):
- zasady rachunkowości obowiązkowe i fakultatywne
- polityka rachunkowości w praktyce 2025
- wycena aktywów według ustawy o rachunkowości
- ustalanie wyniku finansowego porównawczo czy kalkulacyjnie
- uproszczenia dla jednostek mikro i małych 2025