Przetwarzanie danych osobowych w firmach, urzędach czy nawet w małych działalnościach gospodarczych wiąże się z wieloma obowiązkami. Jednym z kluczowych wymogów wynikających z RODO jest zasada przejrzystości. To właśnie dzięki niej osoba, której dane dotyczą, może świadomie decydować, czy chce powierzyć swoje dane administratorowi. Brak realizacji tej zasady to nie tylko ryzyko utraty zaufania klientów, ale również wysokie kary finansowe ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
W tym poradniku wyjaśniam, na czym dokładnie polega zasada przejrzystości, jak ją realizować w praktyce oraz jakie błędy najczęściej popełniają administratorzy danych.
Na czym polega zasada przejrzystości?
Zasada przejrzystości została wyrażona w art. 5 ust. 1 lit. a RODO, zgodnie z którym dane osobowe powinny być przetwarzane „w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą”.
Co to oznacza w praktyce?
Administrator musi zapewnić każdej osobie, której dane przetwarza, jasne, konkretne i zrozumiałe informacje o:
- celu i zakresie przetwarzania,
- podstawach prawnych,
- ryzykach i konsekwencjach związanych z przetwarzaniem,
- prawach, jakie jej przysługują,
- danych administratora i ewentualnego inspektora ochrony danych.
Wymóg ten dotyczy nie tylko pierwszego kontaktu z osobą, ale całego okresu przetwarzania danych, np. gdy pojawi się naruszenie ochrony danych albo gdy osoba chce skorzystać ze swoich praw.
Obszary, w których przejrzystość ma szczególne znaczenie
Zasada przejrzystości działa w trzech kluczowych płaszczyznach:
- Informowanie o rzetelności przetwarzania – czyli jasne wskazanie, kto, po co i jak przetwarza dane.
- Komunikacja z osobami, których dane dotyczą – np. w zakresie realizacji prawa do bycia zapomnianym, dostępu do danych czy sprostowania.
- Ułatwianie korzystania z praw wynikających z RODO – komunikaty i procedury muszą być proste, a nie tworzyć barier formalnych.
Przejrzystość nie jest więc pustym sloganem – to realny obowiązek, którego niedopełnienie może kosztować przedsiębiorcę bardzo drogo.
Jak prawidłowo realizować zasadę przejrzystości?
PUODO i unijne wytyczne wskazują kilka praktycznych elementów, które powinien spełniać każdy administrator danych:
✔ Jasny i prosty język – bez prawniczego żargonu, tak aby nawet osoba bez specjalistycznej wiedzy zrozumiała komunikat.
✔ Dostosowanie komunikacji do odbiorcy – inne sformułowania kierujemy do dzieci, inne do osób starszych czy klientów biznesowych.
✔ Łatwa dostępność informacji – np. link do polityki prywatności widoczny na stronie, a nie ukryty w stopce małym drukiem.
✔ Odpowiedni czas i forma – informacje trzeba podać w momencie zbierania danych, a nie dopiero później.
✔ Personalizacja komunikatu – informacje muszą dotyczyć konkretnej sytuacji, a nie być ogólnikowe.
✔ Dostępność dla osób z niepełnosprawnościami – np. możliwość odsłuchania klauzuli informacyjnej.
✔ Różne kanały przekazu – nie tylko tekst, ale także infografiki, ikonki czy wideo.
✔ Warstwowość informacji – najpierw najważniejsze kwestie (kto, po co, na jakiej podstawie), a dopiero później szczegółowe dane.
💡 Przykład:
Firma marketingowa „PromoMax” zbiera dane kontaktowe podczas konkursu internetowego. Zamiast wrzucać całą, długą klauzulę w regulaminie, na stronie konkursu umieszcza krótkie podsumowanie (kto jest administratorem, w jakim celu dane są zbierane, link do pełnej polityki prywatności). Dzięki temu użytkownik od razu rozumie, co się dzieje z jego danymi.
Błędy administratorów – przykłady z praktyki PUODO
Brak realizacji zasady przejrzystości to jeden z częstszych powodów nakładania kar pieniężnych.
📄 Przykład 1
Administrator posiadał tylko część adresów e-mail osób, których dane przetwarzał. Klauzulę informacyjną przesłał wyłącznie do tych osób, a pozostałym udostępnił ją wyłącznie na swojej stronie internetowej. PUODO uznał to za naruszenie, bo każda osoba powinna otrzymać informacje wprost, a nie szukać ich na własną rękę.
📄 Przykład 2
Firma telekomunikacyjna utrudniała klientom wycofanie zgody marketingowej, wysyłając sprzeczne komunikaty. Część klientów otrzymywała informację, że zgoda została cofnięta, inni, że wciąż obowiązuje. PUODO stwierdził naruszenie zasady przejrzystości, bo osoba nie mogła jasno zrozumieć skutków swojego działania.
Podsumowanie – o czym musi pamiętać przedsiębiorca?
- Przejrzystość to fundament ochrony danych – bez niej pozostałe obowiązki stają się iluzoryczne.
- Informacje powinny być zrozumiałe, dostępne i podane na czas.
- Polityka prywatności, klauzule informacyjne i komunikacja z klientami muszą być zaprojektowane z myślą o użytkowniku.
- Błędy w realizacji tej zasady mogą skończyć się nie tylko karą finansową, ale też utratą wiarygodności firmy.
Podstawa prawna
- art. 5 ust. 1 lit. a, art. 12 ust. 7 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
Tematy porad zawartych w poradniku
- zasada przejrzystości RODO
- obowiązki administratora danych osobowych
- klauzula informacyjna RODO 2025
- polityka prywatności w firmie