Zastanawiasz się, kiedy możesz odzyskać pieniądze wydane na prawnika? Albo w jakiej wysokości sąd może zasądzić koszty zastępstwa procesowego? To kluczowe pytania dla każdego, kto decyduje się na spór sądowy z udziałem profesjonalnego pełnomocnika. Z tego poradnika dowiesz się, jakie są zasady ustalania wynagrodzenia adwokata lub radcy prawnego, kiedy sąd może przyznać zwrot tych kosztów i co musisz zrobić, by ich nie stracić.
Zasady ogólne – komu i kiedy przysługuje zwrot kosztów pełnomocnika?
W każdej sprawie sądowej strona może ustanowić pełnomocnika – adwokata lub radcę prawnego – który będzie ją reprezentował przed sądem. Zgodnie z przepisami, wynagrodzenie takiego pełnomocnika może być objęte zwrotem kosztów procesu, jeśli strona wygra sprawę i złoży odpowiedni wniosek.
👉 Podstawowa zasada:
Zgodnie z art. 98 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.):
„Strona przegrywająca sprawę obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi, na jego żądanie, koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony”.
Jakie koszty zastępstwa procesowego mogą być zasądzone?
Zgodnie z art. 98 § 3 k.p.c., w przypadku reprezentacji przez adwokata lub radcę prawnego, do kosztów procesu zalicza się:
- wynagrodzenie pełnomocnika,
- jego wydatki (np. koszty przejazdów),
- koszty sądowe,
- koszty osobistego stawiennictwa strony, jeśli zostało ono zarządzone przez sąd.
🔍 W praktyce najwięcej wątpliwości budzi wysokość wynagrodzenia pełnomocnika, dlatego przyjrzyjmy się temu bliżej.
Jak sąd ustala wysokość wynagrodzenia pełnomocnika?
Sąd może zasądzić wynagrodzenie według:
- stawek minimalnych – określonych w odpowiednich rozporządzeniach,
- stawek wyższych, jeśli charakter sprawy, wartość przedmiotu sporu lub nakład pracy pełnomocnika to uzasadniają.
📌 Podstawa prawna stawek minimalnych:
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz.U. z 2023 r. poz. 1964),
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1935).
Jeśli pełnomocnik nie złoży oświadczenia o wysokości wynagrodzenia, sąd z urzędu zasądza minimalną stawkę. Możliwe jest też zasądzenie stawki niższej lub wyższej, jeśli istnieją odpowiednie podstawy:
✅ wyższa – np. przy dużym nakładzie pracy, wysokiej wartości przedmiotu sporu, zawiłości sprawy,
❌ niższa – np. gdy sprawa była prosta, a pełnomocnik wykonał minimalne czynności.
Przykład praktyczny 1 – stawka minimalna czy wyższa?
🧑💼 Przykład:
Pani Dorota z Gdańska pozwała byłego kontrahenta o zapłatę 90 000 zł. Sprawę prowadził adwokat, który sporządził pozew, brał udział w jednej rozprawie i przedstawił jedną opinię prawną. Wygrała sprawę w całości.
👉 Sąd uznał, że nie było potrzeby podwyższania stawki minimalnej, ponieważ sprawa nie była zawiła, a pełnomocnik nie wykazał szczególnego nakładu pracy. Zasądzono wynagrodzenie w wysokości 3600 zł, zgodnie z obowiązującą stawką minimalną dla tej wartości przedmiotu sporu.
Kiedy należy złożyć wniosek o zasądzenie kosztów?
‼ Kluczowe znaczenie ma moment złożenia wniosku – jego brak lub spóźnienie skutkuje utratą prawa do zwrotu kosztów!
Zgodnie z art. 109 § 1 k.p.c., wniosek o zasądzenie kosztów procesu należy złożyć najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia. Można dołączyć:
- spis kosztów (faktury, zestawienia),
- lub zażądać przyznania kosztów według norm przepisanych (czyli np. stawki minimalnej).
📄 Jeśli wniosek zostanie złożony po terminie, sąd go oddali, nawet jeśli strona wygra sprawę.
Przykład praktyczny 2 – spóźniony wniosek = brak zwrotu
🧑⚖️ Przykład:
Pan Andrzej z Poznania wygrał sprawę o ochronę dóbr osobistych, ale zapomniał zgłosić wniosek o zwrot kosztów przed końcem rozprawy. Pełnomocnik złożył taki wniosek dopiero po ogłoszeniu wyroku.
👉 Sąd, działając zgodnie z przepisami, oddalił wniosek o zasądzenie kosztów zastępstwa procesowego, wskazując na jego złożenie po terminie określonym w art. 109 k.p.c.
Koszty w przypadku współuczestnictwa
W przypadku gdy kilku współuczestników korzysta z tego samego pełnomocnika, zasady ustalania kosztów są szczególne:
- W przypadku współuczestnictwa jednolitego (np. kilku wspólników reprezentowanych łącznie) – sąd przyznaje jeden koszt zastępstwa, uwzględniając rzeczywisty nakład pracy,
- W przypadku współuczestnictwa formalnego (np. spadkobiercy, którzy mają różne interesy) – sąd może ustalić wynagrodzenie osobno dla każdego współuczestnika, ale może je też obniżyć, jeżeli pełnomocnik nie wykonał dodatkowej pracy.
📌 Art. 109 § 2 k.p.c. wyraźnie wskazuje, że sąd musi ocenić m.in. celowość i niezbędność poniesionych kosztów.
Orzecznictwo: koszty odpowiedzi na skargę kasacyjną
Nie każdy wydatek poniesiony na pełnomocnika zostanie uznany za koszt „celowej obrony”. Przykładem są koszty odpowiedzi na skargę kasacyjną, jeśli pismo nie zawiera argumentów odnoszących się do podstaw kasacyjnych.
📄 Zgodnie z postanowieniem SN z 20.08.2014 r., II CSK 77/14:
Koszty takiej odpowiedzi nie są kosztem celowej obrony i nie mogą być zasądzone od strony przeciwnej.
Koszty w postępowaniach apelacyjnym i kasacyjnym
W sprawach odwoławczych (apelacja, skarga kasacyjna) również przysługuje zwrot kosztów pełnomocnika – ale tylko w zakresie, w jakim reprezentacja była celowa i uzasadniona charakterem postępowania.
⚠️ Sąd może odmówić zasądzenia kosztów, jeśli pismo procesowe pełnomocnika nie spełnia wymogów profesjonalizmu – np. nie zawiera właściwej argumentacji odnoszącej się do przesłanek z art. 398⁹ § 1 k.p.c. dotyczących przyjęcia skargi kasacyjnej do rozpoznania.
📌 Przykład:
Jeśli pełnomocnik złoży odpowiedź na skargę kasacyjną, ale nie odniesie się do zarzutów kasacyjnych, sąd może uznać, że działanie nie było celowe, a zatem nie zasądzi zwrotu kosztów tej czynności (por. postanowienie SN z 20.08.2014 r., II CSK 77/14).
Zasady orzekania o kosztach – kiedy sąd musi, a kiedy nie może orzekać?
Proces cywilny (art. 98–110 k.p.c.)
W sprawach procesowych sąd rozstrzyga o kosztach zawsze, ale wyłącznie na wniosek strony zgłoszony w odpowiednim terminie (art. 109 k.p.c.). Jeżeli tego nie zrobił, można złożyć:
- środek zaskarżenia od orzeczenia kończącego sprawę (np. apelację),
- zażalenie – jeżeli strona nie wnosi apelacji, a kwestionuje jedynie rozstrzygnięcie o kosztach (art. 394 § 1 pkt 6 k.p.c.).
🔍 Jeśli sąd zasądzi tylko część kosztów i nie odniesie się wprost do reszty wniosku – pozostała część wniosku traktowana jest jako oddalona. Potwierdza to m.in. uchwała SN z 11.12.1972 r., III PZP 14/72 oraz nowsze orzecznictwo (np. postanowienie SN z 8.09.2010 r., II CZ 69/10).
Wartość przedmiotu zaskarżenia a zażalenie
Jeśli wnosisz zażalenie tylko na rozstrzygnięcie o kosztach (np. kwestionujesz zasądzenie jedynie 1200 zł zamiast 3600 zł), sąd ocenia wartość przedmiotu zaskarżenia przez pryzmat tych kosztów, nie przez wartość całego sporu.
📄 Postanowienie SN z 25.05.2010 r., I CZ 9/10, potwierdza, że:
„Wartość przedmiotu zaskarżenia w zażaleniu dotyczącym kosztów postępowania nie jest tożsama z wartością przedmiotu sporu”.
Koszty w postępowaniu nieprocesowym
Choć głównym tematem poradnika jest wynagrodzenie pełnomocnika w postępowaniu procesowym, warto wspomnieć o zbliżonych zasadach obowiązujących w postępowaniu nieprocesowym, bo często występują tu istotne nieporozumienia.
Zgodnie z art. 520 § 1 k.p.c.:
„Każdy uczestnik ponosi koszty postępowania związane ze swym udziałem w sprawie.”
Oznacza to, że nie ma automatycznego zasądzenia kosztów, nawet jeśli ktoś „wygrał” sprawę. Jednakże:
- Gdy uczestnicy mają sprzeczne interesy, sąd może obciążyć jedną ze stron kosztami pełnomocnika (art. 520 § 2 i 3 k.p.c.),
- Wymaga to jednak dokładnego uzasadnienia i oceny sytuacji przez sąd.
📌 WAŻNE: Sądy nie mogą „profilaktycznie” wpisywać do orzeczenia, że „każdy ponosi koszty własne” – to nie jest rozstrzygnięcie, tylko powtórzenie ogólnej zasady (por. postanowienie SN z 19.11.2010 r., III CZ 46/10).
Zwrot kosztów w sytuacji wielu uczestników i nierównych udziałów
W postępowaniach działowych (np. podział majątku wspólnego) sąd najczęściej nie uznaje za sprzeczne interesów osób domagających się podziału – nawet jeśli proponują różne warianty.
🔍 Ale: Jeśli jeden z uczestników żąda nierównych udziałów (np. 70/30%), a drugi się sprzeciwia – wówczas mamy do czynienia ze sprzecznością interesów i sąd może przyznać zwrot kosztów jednej ze stron (por. postanowienie SN z 19.11.2010 r., III CZ 47/10).
Zaskarżanie orzeczeń o kosztach w wyższych instancjach
Zgodnie z art. 394² § 11 pkt 3 k.p.c.:
Zażalenie do innego składu sądu drugiej instancji przysługuje na postanowienie o kosztach wydane przez sąd drugiej instancji w orzeczeniu kończącym postępowanie odwoławcze lub kasacyjne.
Czyli:
- Nie możesz zaskarżyć postanowienia o kosztach sądowych, których nie musiałeś płacić,
- Możesz złożyć wniosek o kontrolę w trybie art. 380 k.p.c., jeśli uważasz, że orzeczenie w tej sprawie narusza Twoje prawa (por. postanowienie SN z 3.12.2010 r., I CZ 115/10).
Podsumowanie – co warto zapamiętać? 📌
✔ Wynagrodzenie adwokata lub radcy prawnego może zostać zasądzone stronie, jeśli złożyła odpowiedni wniosek w terminie.
✔ W przypadku braku oświadczenia o kosztach – sąd zasądza stawki minimalne, o ile nie istnieją przesłanki do ich podwyższenia lub obniżenia.
✔ Termin na złożenie wniosku to do zamknięcia ostatniej rozprawy przed wydaniem orzeczenia – jego przekroczenie skutkuje utratą prawa do zwrotu kosztów.
✔ W przypadku współuczestników – sąd może podzielić lub ograniczyć koszty zastępstwa, oceniając rzeczywisty nakład pracy pełnomocnika.
✔ Koszty nie są zasądzane automatycznie – zawsze musisz aktywnie o nie zawalczyć, składając formalny wniosek.
Podstawa prawna
- art. 98 § 1–3, art. 102, art. 108 § 1–2, art. 108¹, art. 109 § 1–2, art. 394 § 1 pkt 6, art. 394² § 11 pkt 3, art. 398⁹ § 1–2, art. 398²¹ – Kodeks postępowania cywilnego
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz.U. z 2023 r. poz. 1964)
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1935)
Tematy porad zawartych w poradniku
- zasady zwrotu kosztów sądowych
- stawki minimalne adwokata 2025
- koszty zastępstwa procesowego
- wniosek o zwrot kosztów
- rozliczanie kosztów prawnika w sądzie
Przydatne strony urzędowe:
- https://orzeczenia.ms.gov.pl – Baza orzeczeń sądów powszechnych
- https://isap.sejm.gov.pl – Internetowy System Aktów Prawnych