Dlaczego to ważne?
Prowadzenie pełnej rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości to spore wyzwanie – zwłaszcza dla mniejszych firm. Na szczęście prawo przewiduje szereg uproszczeń dla jednostek spełniających określone kryteria. Jeżeli Twoje przedsiębiorstwo zalicza się do tzw. jednostek małych, możesz ograniczyć niektóre obowiązki sprawozdawcze i księgowe, co realnie przełoży się na niższe koszty i mniej biurokracji. W artykule wyjaśniamy, kto może skorzystać z uproszczeń i jak z nich prawidłowo korzystać.
Kto może być uznany za jednostkę małą?
Zgodnie z art. 3 ust. 1c ustawy o rachunkowości, jednostką małą może być:
- spółka kapitałowa, osobowa, fundacja, stowarzyszenie lub oddział przedsiębiorcy zagranicznego,
- osoby fizyczne i spółki osobowe stosujące pełną rachunkowość na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy,
- przedsiębiorstwo w spadku.
Jednak warunkiem jest niespełnienie co najmniej dwóch z trzech progów wielkości w bieżącym i poprzednim roku obrotowym:
- suma aktywów bilansowych nieprzekraczająca 25 500 000 zł,
- przychody netto ze sprzedaży poniżej 51 000 000 zł,
- średnioroczne zatrudnienie nie większe niż 50 etatów.
Dodatkowo, aby stosować uproszczenia, potrzebna jest decyzja organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe o stosowaniu uproszczonego wariantu rachunkowości.
Z jakich uproszczeń możesz skorzystać jako jednostka mała?
1. Leasing według zasad podatkowych
Możesz kwalifikować umowy leasingu nie według przepisów bilansowych, ale tak, jak wskazują przepisy podatkowe. Ułatwia to księgowanie leasingów operacyjnych i finansowych bez konieczności ich przekształcania na potrzeby bilansu.
2. Brak obowiązku stosowania zasady ostrożności
Niektóre jednostki mogą odstąpić od tworzenia odpisów aktualizujących wartość aktywów oraz rezerw na ryzyko i straty, jeśli nie są spółkami kapitałowymi lub spółkami osobowymi, których wspólnikami są wyłącznie spółki kapitałowe.
3. Bez kalkulacji niewykorzystanych zdolności produkcyjnych
Nie musisz doliczać kosztów związanych z niewykorzystanymi zasobami produkcyjnymi przy wycenie zapasów. To znacznie upraszcza kalkulację kosztu wytworzenia produktów.
4. Brak obowiązku stosowania przepisów o instrumentach finansowych
Jednostki małe mogą nie stosować rozporządzenia w sprawie zasad wyceny i prezentacji instrumentów finansowych. Dzięki temu nie musisz wyceniać np. kontraktów terminowych czy opcji w sposób skomplikowany bilansowo.
5. Amortyzacja według zasad podatkowych
Zamiast tworzyć własne plany amortyzacyjne zgodne z ustawą o rachunkowości, możesz zastosować te wynikające z przepisów podatkowych, co jest znacznie prostsze i spójne z ewidencją podatkową.
Przykład 1:
Firma usługowa „Technowis” sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku zatrudnia 12 osób, a jej roczne przychody wyniosły 6 mln zł. Spełnia więc definicję jednostki małej. Dzięki temu zrezygnowała z prowadzenia rozbudowanej kalkulacji kosztów niewykorzystanych zdolności oraz kwalifikuje leasing pojazdów według przepisów podatkowych. To pozwoliło jej uprościć księgowość i zredukować koszty obsługi księgowej o 25% rocznie.
6. Brak obowiązku tworzenia aktywów i rezerw na odroczony podatek dochodowy
Jeśli Twoja firma nie przekracza progów wielkości jednostki małej, możesz zrezygnować z ustalania aktywów i rezerw z tytułu podatku odroczonego. To oznacza, że nie musisz prowadzić skomplikowanych obliczeń związanych z różnicami przejściowymi pomiędzy rachunkowością a podatkiem dochodowym.
7. Brak obowiązku tworzenia biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących świadczeń pracowniczych
Masz również możliwość niesporządzania rozliczeń biernych dotyczących przyszłych świadczeń pracowniczych, takich jak odprawy emerytalne. Ten wyjątek nie dotyczy jednak spółek kapitałowych ani spółek osobowych, w których wszyscy wspólnicy to spółki kapitałowe.
8. Zwolnienie ze sporządzania sprawozdania z działalności
Jeśli jesteś jednostką małą i nie posiadasz udziałów własnych (lub podasz odpowiednie informacje o ich nabyciu w informacji dodatkowej), możesz nie sporządzać sprawozdania z działalności. Co więcej – nawet jeśli je sporządzasz – nie musisz wykazywać wskaźników i danych, o których mowa w art. 49 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
9. Uproszczone sprawozdanie finansowe – załącznik nr 5
Zamiast pełnego sprawozdania finansowego możesz sporządzać uproszczony wariant zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości. To znaczy:
- nie musisz tworzyć rachunku przepływów pieniężnych,
- możesz pominąć zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
- masz mniej pozycji do wykazania w bilansie i rachunku zysków i strat.
To realna oszczędność czasu i kosztów dla biura rachunkowego lub działu finansowego.
Przykład 2:
Biuro projektowe „Nova Architektura” s.c. z siedzibą w Sandomierzu, prowadzone przez dwóch wspólników będących osobami fizycznymi, zatrudnia 8 osób i generuje roczne przychody na poziomie 3 mln zł. Dzięki temu firma może:
- nie tworzyć rezerw na świadczenia pracownicze (np. odprawy),
- sporządzać uproszczone sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy,
- nie sporządzać sprawozdania z działalności.
Właściciele firmy szacują, że dzięki zastosowaniu uproszczeń zaoszczędzili ok. 12 tys. zł rocznie na obsłudze księgowej i kosztach przygotowania dokumentacji finansowej.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
Jeśli Twoja firma kwalifikuje się jako jednostka mała, masz prawo skorzystać z licznych uproszczeń rachunkowych. Zmniejszają one zarówno koszty, jak i obciążenia administracyjne związane z prowadzeniem pełnej księgowości.
Pamiętaj:
- Uproszczenia nie są automatyczne – wymagają decyzji organu zatwierdzającego sprawozdanie.
- Kryteria wielkości muszą być spełnione w dwóch kolejnych latach obrotowych.
- Zawsze warto skonsultować zakres stosowanych uproszczeń z doradcą podatkowym lub księgowym.
Podstawa prawna
- art. 3 ust. 1c, art. 3 ust. 6, art. 7 ust. 2b i 2c, art. 28 ust. 4a, art. 28b, art. 32 ust. 7 i 8, art. 37 ust. 10 i 11, art. 39 ust. 6 i 7, art. 46–48b, art. 49 ust. 5 i 6 – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120 z późn. zm.)