Dlaczego ten temat jest ważny?
Wielu przedsiębiorców pełni funkcję płatnika podatku – najczęściej w przypadku wypłat dla pracowników lub współpracowników. W określonych sytuacjach mają jednak obowiązek rozliczania tzw. ryczałtu – z pominięciem kosztów uzyskania przychodów i bez udziału samego podatnika. Temat staje się jeszcze bardziej skomplikowany, gdy świadczenia trafiają do nierezydentów. W tym poradniku tłumaczymy, kiedy powstaje obowiązek poboru ryczałtu, jak prawidłowo go rozliczyć oraz jakie dokumenty należy przygotować.
Kiedy płatnik rozlicza ryczałt, a nie zaliczki?
W typowych przypadkach – jak umowa o pracę, zlecenie czy prawa autorskie – płatnik rozlicza zaliczki na podatek dochodowy. Jednak w pewnych sytuacjach obowiązuje opodatkowanie ryczałtowe, bez konieczności składania przez podatnika rocznego zeznania podatkowego.
Do takich przypadków należą m.in.:
- umowy cywilnoprawne o wartości do 200 zł brutto,
- świadczenia na rzecz emerytów i rencistów będących byłymi pracownikami,
- wypłaty dywidend,
- odsetki od pożyczek,
- przychody osiągane przez nierezydentów z działalności wykonywanej osobiście w Polsce.
Jakie są obowiązki płatnika przy opodatkowaniu ryczałtowym?
1. Obliczenie podatku
Płatnik oblicza należny ryczałt bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodów. Uwaga – nieprzestrzeganie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością za niepobrany lub pobrany, ale niewpłacony podatek.
2. Pobranie podatku
Ryczałt potrącany jest bezpośrednio ze świadczenia. Płatnik nie potrzebuje na to zgody podatnika – obowiązek wynika z przepisów.
3. Wpłata podatku do urzędu skarbowego
Płatnik działa jako pośrednik – potrąca podatek i wpłaca go we właściwym terminie do urzędu skarbowego. Niedopełnienie terminu skutkuje powstaniem zaległości podatkowej.
4. Deklaracja PIT-8AR
Do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, płatnik składa deklarację PIT-8AR, w której wykazuje łączną kwotę ryczałtów z podziałem na tytuły (np. dywidendy, świadczenia dla byłych pracowników, itp.).
Ryczałt a świadczenia wypłacane nierezydentom
Jeśli odbiorcą świadczenia jest osoba niemająca miejsca zamieszkania w Polsce, pojawiają się dodatkowe obowiązki.
IFT-1/IFT-1R – informacja dla nierezydenta i urzędu skarbowego
Płatnik musi sporządzić i przekazać formularz:
- IFT-1 – na wniosek podatnika, w ciągu 14 dni,
- IFT-1R – obowiązkowo do końca lutego po zakończeniu roku podatkowego.
Uwaga: Obowiązek istnieje również wtedy, gdy zgodnie z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania dany dochód nie podlega opodatkowaniu w Polsce – np. umowa zlecenia wykonywana przez obcokrajowca za granicą.
Możliwość zamiany ryczałtu na rozliczenie zaliczkowe
Osoby z krajów UE, EOG lub Szwajcarii mogą skorzystać z możliwości zamiany ryczałtu na opodatkowanie według skali podatkowej – poprzez złożenie rocznego zeznania podatkowego w Polsce. Warunkiem jest spełnienie określonych warunków formalnych.
Przykłady praktyczne
Przykład 1 – umowa do 200 zł brutto
Pani Elżbieta, właścicielka agencji eventowej w Lublinie, zawarła jednorazową umowę z osobą fizyczną na kwotę 180 zł za pomoc w rozdawaniu ulotek. Nie miało to charakteru umowy o dzieło ani zlecenia dłuższego niż jednorazowe świadczenie. W tym przypadku należy zastosować ryczałt 18%, bez kosztów uzyskania przychodów i bez składania PIT-11 – wystarczy wykazanie w PIT-8AR.
Przykład 2 – nierezydent z Ukrainy
Pan Ołeksandr, obywatel Ukrainy, przyjechał na konferencję naukową do Wrocławia, gdzie wygłosił odpłatny wykład. Uczelnia jako płatnik pobrała ryczałt 20% i wystawiła IFT-1R do końca lutego. Dochód został opodatkowany w Polsce mimo, że Ołeksandr nie ma tu rezydencji podatkowej. Na podstawie umowy Polska–Ukraina, miał jednak możliwość wystąpienia o zwrot podatku w swoim kraju.
Na co powinien uważać płatnik?
- Organy podatkowe często uznają, że przychód powstał nawet w sytuacjach bez realnego przysporzenia majątkowego – np. przy nieodpłatnym korzystaniu z mienia lub usług. Warto mieć odpowiednią dokumentację.
- Płatnik odpowiada finansowo za błędy w obliczeniu, poborze i wpłacie podatku.
- Zaniechanie poboru podatku możliwe jest tylko wtedy, gdy wyraźnie wynika z przepisów – np. zwolnienia podatkowego (np. świadczenia socjalne z ZFŚS do 1000 zł).
Podstawa prawna
- art. 41 ust. 4, art. 42 ust. 1, art. 42 ust. 1a – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 26 ust. 1, art. 26 ust. 3 pkt 2 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 3 ust. 2a i 2b – ustawa o PIT (w kontekście nierezydentów)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2023 r. w sprawie określenia wzorów informacji PIT-8AR oraz IFT-1/IFT-1R
Podsumowanie – co powinieneś zapamiętać
- Jeśli wypłacasz świadczenia, zawsze ustal, czy mają być opodatkowane ryczałtem czy zaliczkowo.
- Sprawdź, czy wypłata dotyczy nierezydenta – wtedy dodatkowo przygotuj formularz IFT-1 lub IFT-1R.
- Nie ignoruj obowiązku złożenia deklaracji PIT-8AR – musisz to zrobić do końca stycznia.
- Błędy płatnika mogą skutkować odpowiedzialnością podatkową – działaj z rozwagą, prowadź dokumentację, a w razie wątpliwości skorzystaj z doradztwa podatkowego.