Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność windykacyjną zastanawia się, jak długo mogą przechowywać dane właściciela pojazdu pozyskane z Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPIK) oraz czy mogą je ponownie wykorzystać przy kolejnym roszczeniu. Temat jest istotny, bo niewłaściwe postępowanie z danymi osobowymi może narazić firmę na poważne sankcje z tytułu naruszenia RODO. W tym poradniku wyjaśniamy, jak wygląda to w świetle przepisów.
Podstawa prawna przetwarzania danych po zaspokojeniu roszczenia
Firma windykacyjna może pozyskać dane właściciela pojazdu z CEPIK na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest dochodzenie należności.
Po spłacie długu przetwarzanie danych nie jest automatycznie zakończone — podstawą nadal pozostaje ten sam przepis RODO, o ile istnieje możliwość powstania kolejnych roszczeń wynikających z tej samej umowy. W praktyce oznacza to, że dane można przechowywać przez cały okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego.
Okres retencji danych po windykacji
Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego:
„Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.”
📌 Jak to działa w praktyce?
- Jeśli roszczenie powstało w lipcu 2024 r. i zostało spłacone w styczniu 2025 r., to dane można przechowywać do końca okresu przedawnienia, liczonego od końca roku, w którym umowa została zakończona.
- W przypadku typowych roszczeń z umów cywilnoprawnych zawieranych w ramach działalności gospodarczej będzie to trzy lata od końca roku rozwiązania umowy.
⚠️ Jeśli jest pewne, że z umowy nie mogą wyniknąć nowe roszczenia (np. umowa została wykonana w całości, a wszystkie świadczenia spełnione), dalsze przechowywanie danych byłoby sprzeczne z zasadą ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO.
Ponowne wykorzystanie danych przy kolejnym roszczeniu
Możliwość ponownego użycia danych pozyskanych wcześniej z CEPIK zależy od tego, czy nadal mieści się to w pierwotnym okresie retencji.
✔ Tak – możliwe, jeśli:
- termin przechowywania danych jeszcze nie minął (okres przedawnienia),
- nowe roszczenie dotyczy tej samej umowy lub innego zdarzenia mieszczącego się w pierwotnym celu przetwarzania.
✖ Nie – konieczne ponowne zapytanie do CEPIK, jeśli:
- dane zostały już usunięte po zakończeniu okresu retencji,
- nowe roszczenie dotyczy innej umowy lub innego stosunku prawnego, a pierwotny cel przetwarzania danych już ustał.
Przykłady praktyczne
Przykład 1 – ponowne wykorzystanie danych
Firma windykacyjna LexCar pozyskała dane właściciela pojazdu z CEPIK w 2023 r. w związku z niezapłaconą opłatą za wynajem lawety. Roszczenie zostało spłacone w maju 2024 r., ale umowa przewiduje możliwość naliczenia opłat dodatkowych za ewentualne uszkodzenia sprzętu ujawnione później. W grudniu 2025 r. wykryto szkodę, a dane klienta były nadal w systemie. Firma może ich użyć bez ponownego zapytania do CEPIK, ponieważ mieści się to w okresie przedawnienia.
Przykład 2 – konieczność nowego zapytania do CEPIK
Firma AutoWindykator pozyskała dane właściciela pojazdu w 2018 r. w związku z zaległą opłatą parkingową. Roszczenie zostało spłacone w 2019 r., a dane usunięto po upływie okresu przedawnienia w 2022 r. W 2025 r. ta sama osoba ponownie dopuściła się naruszenia przepisów parkingowych. Firma musi wysłać nowe zapytanie do CEPIK — wcześniejsze dane już nie istnieją w jej bazie.
Kluczowe wnioski
- Podstawą prawną przetwarzania danych po spłacie długu jest wciąż art. 6 ust. 1 lit. f RODO, o ile celem jest dochodzenie ewentualnych przyszłych roszczeń z tej samej umowy.
- Okres retencji zależy od przedawnienia roszczeń (art. 118 KC) i najczęściej wynosi 3 lata od końca roku, w którym umowa wygasła.
- Ponowne wykorzystanie danych jest możliwe w ramach tego samego celu i w okresie retencji; po jego upływie wymagane jest ponowne pozyskanie danych z CEPIK.
- Przechowywanie danych po wygaśnięciu celu jest naruszeniem zasady ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO).
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 1 lit. f, art. 5 ust. 1 lit. e – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
- art. 118 – ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
Tematy porad zawartych w poradniku
- retencja danych z CEPIK
- przetwarzanie danych po windykacji
- ponowne wykorzystanie danych RODO
Przydatne linki do instytucji i rejestrów: