Praca w godzinach nadliczbowych to temat, z którym spotyka się wielu przedsiębiorców zatrudniających pracowników na podstawie umowy o pracę. Prawidłowe zlecanie pracy po godzinach to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale także bezpieczeństwa firmy podczas kontroli PIP czy ewentualnych sporów z pracownikami. Z tego poradnika dowiesz się, kiedy i jak możesz polecić pracę w godzinach nadliczbowych, jakie są limity oraz obowiązki pracodawcy i pracownika. Poznasz również przykłady praktyczne oraz najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców.
Czym jest praca w godzinach nadliczbowych?
Pracą w godzinach nadliczbowych określamy wykonywanie obowiązków:
- ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy,
- ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
Nie jest istotne, czy przekroczenie następuje „planowo”, czy w sytuacjach nagłych – w każdym przypadku praca taka wymaga spełnienia określonych przepisami warunków.
Kiedy można zlecić pracę w godzinach nadliczbowych?
1. Szczególne potrzeby pracodawcy
Pracodawca może polecić pracę w godzinach nadliczbowych tylko w wyjątkowych sytuacjach określonych w przepisach prawa pracy. Takie „szczególne potrzeby” nie mogą być rozumiane jako zwykłe potrzeby firmy – muszą to być sytuacje niemożliwe do przewidzenia w standardowym planowaniu czasu pracy (np. nagła realizacja dużego zamówienia, awaria sprzętu kluczowego dla funkcjonowania firmy).
Wyrok Sądu Najwyższego z 16.05.2000 r., I PKN 667/99: „Szczególne potrzeby pracodawcy należy rozumieć jako przeciwstawne do zwykłych, normalnych potrzeb pracodawcy, tj. takich, które mają zwykle miejsce w związku z prowadzoną przez pracodawcę działalnością”.
Przykład 1:
W firmie transportowej „TransitPro” nagle awarii ulega jedyny samochód chłodnia. Pracodawca poleca pracownikowi mechanikowi pozostanie po godzinach w celu usunięcia awarii, aby zapobiec zepsuciu się ładunku.
Przykład 2:
W drukarni „ColorPress” klient w ostatniej chwili zamawia bardzo duży nakład materiałów promocyjnych, którego nie sposób wykonać w standardowych godzinach pracy. Pracodawca zleca zespołowi grafików i operatorów maszyn pracę w godzinach nadliczbowych.
2. Akcja ratownicza lub usuwanie awarii
Prawo pozwala na polecenie pracy w godzinach nadliczbowych także, gdy konieczne jest:
- prowadzenie akcji ratowniczej (w celu ochrony życia lub zdrowia, mienia lub środowiska),
- usunięcie awarii.
Uwaga! Jeśli usuwanie awarii jest stałym elementem obowiązków pracownika (np. elektryk zakładowy), praca nadliczbowa z tego powodu jest dopuszczalna tylko w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.
Limity godzin nadliczbowych
1. Standardowy limit
Zgodnie z Kodeksem pracy, praca nadliczbowa z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy nie może przekroczyć 150 godzin rocznie na pracownika (chyba że regulamin pracy, układ zbiorowy pracy lub umowa o pracę przewidują inną liczbę).
Podwyższenie limitu
W regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub umowie o pracę można zwiększyć limit, ale maksymalnie do 416 godzin w roku kalendarzowym (tyle wynosi tygodniowy maksymalny limit pracy – 48 godzin x 52 tygodnie; w praktyce limity są jednak niższe ze względu na urlopy i inne absencje).
- 384 godziny/rok – dla pracownika z prawem do 20 dni urlopu,
- 376 godzin/rok – dla pracownika z prawem do 26 dni urlopu.
2. Wyjątki
Limity nie dotyczą pracy nadliczbowej spowodowanej akcją ratowniczą lub usuwaniem awarii.
Kto nie może wykonywać pracy nadliczbowej?
Prawodawca wprowadził bezwzględny zakaz zlecania pracy nadliczbowej:
- kobietom w ciąży,
- pracownikom młodocianym (osoby, które ukończyły 16 lat, ale nie ukończyły 18 roku życia).
Względny zakaz dotyczy:
- pracowników niepełnosprawnych (chyba że zatrudnieni są przy pilnowaniu lub lekarz wyrazi zgodę na ich wniosek),
- osób opiekujących się dzieckiem do 4 lat – tutaj konieczna jest zgoda pracownika.
Forma polecenia pracy nadliczbowej
Przepisy nie wymagają żadnej szczególnej formy polecenia – może być ono ustne, pisemne lub nawet wynikające z zachowania przełożonego (np. brak sprzeciwu podczas pracy po godzinach w obecności przełożonego). W celach dowodowych warto jednak dokumentować wydane polecenia na piśmie (np. podpis na poleceniu).
Prawo do odmowy wykonania polecenia pracy nadliczbowej
Co do zasady – pracownik nie ma prawa odmówić wykonania polecenia pracy nadliczbowej, jeśli zostały spełnione wszystkie przesłanki przewidziane prawem. Odmowa stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować karami porządkowymi, a nawet zwolnieniem dyscyplinarnym (art. 52 Kodeksu pracy).
Praktyczne zasady i dobre praktyki dla pracodawców
- Zawsze uzasadniaj polecenie pracy w godzinach nadliczbowych – krótka notatka pozwala wykazać „szczególne potrzeby” podczas kontroli PIP.
- Dokumentuj odbiór polecenia przez pracownika – unikniesz sporu o to, czy polecenie faktycznie zostało wydane.
- Respektuj limity i zakazy – naruszenie przepisów o czasie pracy grozi sankcjami.
- Pamiętaj o ewidencji czasu pracy – obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy każdego pracodawcy.
Podsumowanie – kluczowe wnioski i praktyczne wskazówki
Praca w godzinach nadliczbowych powinna być w każdej firmie traktowana jako sytuacja wyjątkowa. To narzędzie do radzenia sobie z nagłymi, nieprzewidzianymi potrzebami organizacji, a nie stały sposób na realizację bieżących zadań. Każde polecenie pracy w nadgodzinach warto uzasadnić i udokumentować – to nie tylko kwestia przepisów, ale również bezpieczeństwa pracodawcy podczas ewentualnych kontroli lub sporów z pracownikami.
Najważniejsze zasady:
- Zlecaj nadgodziny tylko, gdy naprawdę musisz – jeśli sytuacja może być zaplanowana, nie polecaj pracy nadliczbowej.
- Sprawdzaj limity – nie przekraczaj 150 godzin rocznie (lub innego limitu, jeśli taki ustaliłeś w regulaminie/umowie), pamiętaj też o limitach tygodniowych i odpoczynku.
- Nie zlecaj nadgodzin kobietom w ciąży, młodocianym, a niepełnosprawnym lub opiekunom dziecka – tylko zgodnie z przepisami.
- Dbaj o przejrzystość i dowody – najlepiej potwierdzaj polecenia na piśmie, dbaj o ewidencję czasu pracy.
- W przypadku odmowy wykonania zgodnie z prawem polecenia – możesz zastosować sankcje przewidziane w Kodeksie pracy, włącznie z rozwiązaniem umowy.
Pamiętaj, że prawidłowe zlecenie pracy w nadgodzinach chroni Cię jako pracodawcę nie tylko przed karami, ale też przed kosztownymi procesami sądowymi.
Podstawa prawna
- art. 151 § 1, art. 151^1 § 1–4, art. 178, art. 203, art. 304^1 Kodeksu pracy – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
- Stanowisko MPiPS z dnia 13 listopada 2008 r., DPR-III-079-612/TW/08
- Stanowisko GIP z dnia 7 grudnia 2009 r., GPP-417/501-4560-12/09/PE/RP
- Wyroki Sądu Najwyższego (m.in. z 16.05.2000 r., I PKN 667/99; z 5.02.1976 r., I PRN 58/75; z 14.05.1998 r., I PKN 122/98; z 10.11.2009 r., II PK 51/09; z 16.12.1987 r., I PRN 68/87)
Tematy porad zawartych w poradniku
- polecenie pracy w godzinach nadliczbowych
- limity nadgodzin 2025
- praca w nadgodzinach przepisy
- obowiązki pracodawcy przy nadgodzinach
- zakazy pracy w nadgodzinach
Ważne adresy urzędowe związane z tematem
- https://www.gov.pl/web/pip – Państwowa Inspekcja Pracy
- https://isap.sejm.gov.pl/ – Internetowy System Aktów Prawnych (Kodeks pracy)
- https://www.gov.pl/web/rodzina – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej