Umowy cywilnoprawne, takie jak zlecenie czy dzieło, od lat cieszą się ogromną popularnością – zarówno wśród firm, jak i osób fizycznych świadczących usługi bez zakładania działalności gospodarczej. Niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą, który zleca wykonanie usługi, czy wykonawcą, który ją realizuje – musisz wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć podatek dochodowy i ewentualne składki ZUS. W tym poradniku znajdziesz wszystkie najważniejsze zasady i wyjątki, które powinieneś znać, aby nie narazić się na kłopoty z fiskusem.
💡 Kiedy powstaje przychód z umowy cywilnoprawnej?
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), przychód z umowy zlecenia lub umowy o dzieło powstaje w momencie:
- otrzymania lub postawienia do dyspozycji podatnika pieniędzy lub wartości pieniężnych,
- albo otrzymania świadczenia w naturze lub innego nieodpłatnego świadczenia.
To oznacza, że samo podpisanie umowy jeszcze nie generuje przychodu – dopiero fizyczna wypłata lub udostępnienie wynagrodzenia rodzi obowiązek podatkowy.
🤝 Umowa zlecenia i o dzieło a działalność gospodarcza
Wiele osób wykonuje zlecenia lub dzieła w ramach własnej działalności gospodarczej. Wówczas zasady opodatkowania są zupełnie inne – nie stosujemy przepisów dotyczących działalności wykonywanej osobiście, tylko ogólne zasady opodatkowania przychodów z działalności (skala, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych).
Aby prawidłowo przyporządkować przychód, wykonawca musi:
- złożyć oświadczenie, że wykonuje usługę w ramach działalności (najczęściej zapis znajduje się w treści umowy B2B),
- lub jasno wykazać, że ma status przedsiębiorcy.
Jeśli nie ma takiej deklaracji – zleceniodawca powinien potraktować przychód jako uzyskany z działalności wykonywanej osobiście.
💰 Umowa do 200 zł – kiedy obowiązuje ryczałt?
Jeżeli zleceniodawca zawiera umowę z osobą fizyczną niebędącą jego pracownikiem, a kwota należności brutto nie przekracza 200 zł, to opodatkowanie następuje ryczałtowo – stawką 12% bez kosztów uzyskania przychodów.
Jak uniknąć ryczałtu?
- Wystarczy, że w umowie nie zostanie wskazana kwota brutto, a jedynie sposób obliczania wynagrodzenia (np. 25 zł za godzinę). Nawet jeśli finalnie wykonawca przepracuje tylko 4 godziny, i wynagrodzenie wyniesie 100 zł – umowa nie spełnia warunku „określonej kwoty”, więc nie podlega ryczałtowi.
Przykład: Pani Dorota podpisała umowę zlecenia ze stawką 30 zł za godzinę. Pracowała tylko 5 godzin w miesiącu (razem 150 zł). Mimo że łączna wypłata jest poniżej 200 zł, zastosowanie mają zasady ogólne, ponieważ wynagrodzenie określono jako stawkę godzinową, a nie kwotę ryczałtową.
🌍 Umowy z nierezydentami – co musisz wiedzieć?
Nierezydentem jest osoba fizyczna, która:
- nie ma w Polsce ośrodka interesów życiowych (centrum osobistych lub gospodarczych),
- lub przebywa w Polsce krócej niż 183 dni w roku podatkowym.
Podstawą rozstrzygania statusu podatkowego jest certyfikat rezydencji, który potwierdza miejsce zamieszkania dla celów podatkowych.
Jeśli nierezydent wykonuje zlecenie lub dzieło na terenie Polski, to co do zasady:
- stosuje się ryczałt 20% (bez kosztów),
- chyba że przedstawi certyfikat rezydencji i z umowy wynika, że praca nie jest wykonywana w Polsce – wówczas można nie pobierać podatku w Polsce.
⚠️ Uwaga: Organy podatkowe nie są zgodne co do tego, czy certyfikat zawsze zwalnia z opodatkowania w Polsce – interpretacje bywają sprzeczne.
🎨 Umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich – na co uważać?
Jeśli przedmiotem umowy o dzieło jest utwór w rozumieniu prawa autorskiego, a wykonawca przenosi prawa autorskie na zamawiającego – można zastosować preferencyjne 50% koszty uzyskania przychodu. Dotyczy to np. dzieł literackich, graficznych, fotograficznych, muzycznych, filmowych, programów komputerowych, tłumaczeń czy prac naukowych.
Przykładowo, grafik wykonujący projekt logo, dziennikarz piszący artykuł lub kompozytor tworzący podkład muzyczny – mogą korzystać z 50% kosztów pod warunkiem, że spełnione są dwa kluczowe warunki:
- Dzieło ma charakter twórczy i indywidualny, zgodnie z ustawą o prawie autorskim.
- Dochodzi do przeniesienia praw autorskich (lub udzielenia licencji) – powinno to wynikać wprost z umowy.
🔎 Uwaga praktyczna: Samo nazwanie dokumentu „umowa o dzieło z przeniesieniem praw” nie wystarczy – liczy się rzeczywisty charakter pracy i zapis dotyczący praw autorskich. ZUS często kwestionuje takie umowy, szczególnie jeśli wykonywane są cyklicznie lub brak jest wyraźnie ustalonego „dzieła”.
📉 Jakie koszty uzyskania przychodu można zastosować?
W przypadku umów zlecenia i o dzieło stosuje się trzy warianty kosztów uzyskania przychodu:
1. ✅ Koszty 20% – domyślne
Stosowane, gdy wykonawca nie korzysta z praw autorskich i nie udokumentuje wyższych kosztów rzeczywistych. Koszty te liczy się od przychodu pomniejszonego o składki ZUS finansowane przez podatnika.
Przykład: osoba fizyczna otrzymała 3000 zł brutto z umowy o dzieło bez praw autorskich. Po odjęciu 300 zł składek ZUS, podstawą kosztów jest 2700 zł. Koszty wynoszą 540 zł (20%).
2. 🎨 Koszty 50% – dla twórców
Zarezerwowane dla osób osiągających przychody z działalności twórczej lub artystycznej – pełna lista znajduje się w art. 22 ust. 9b ustawy o PIT. Obejmuje m.in. architektów, programistów, muzyków, dziennikarzy, choreografów, artystów scenicznych, wykładowców, a nawet konserwatorów zabytków.
⚠️ Limit roczny: Łączna kwota 50% kosztów nie może przekroczyć 120 000 zł w skali roku. Po przekroczeniu limitu należy stosować koszty 20%.
Przykład: pani Aneta, ilustratorka, zarobiła 300 000 zł brutto w 2024 r. z tytułu sprzedaży praw do rysunków. 50% kosztów może zastosować tylko do pierwszych 240 000 zł przychodu – czyli maksymalnie 120 000 zł kosztów.
3. 📂 Koszty rzeczywiste
Można je stosować, jeśli wykonawca udokumentuje (np. fakturami), że faktycznie poniósł wyższe koszty niż ustawowe 20% lub 50%.
⚠️ W praktyce stosuje się je bardzo rzadko, ponieważ wymagają szczegółowej dokumentacji (np. materiałów, oprogramowania, sprzętu użytego do wykonania dzieła).
📊 Opodatkowanie przychodów – skala podatkowa czy ryczałt?
Umowy zlecenia i o dzieło – poza szczególnymi przypadkami – podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej:
- 12% od dochodu do kwoty 120 000 zł,
- 32% od nadwyżki powyżej tej kwoty.
Zaliczki na podatek pobierane są przez płatnika (czyli np. firmę wypłacającą wynagrodzenie), który pomniejsza przychód o koszty uzyskania i składki ZUS, a następnie oblicza zaliczkę podatkową.
Przykład: Zleceniobiorca otrzymuje miesięcznie 4000 zł brutto. Po uwzględnieniu składek i 20% kosztów, zaliczka na podatek wyniesie ok. 250–300 zł. Na koniec roku wszystkie dochody są sumowane i rozliczane wspólnie w PIT-37.
👶 Zwolnienia podatkowe dla wybranych grup
Niektóre osoby są zwolnione z podatku dochodowego – ale tylko w przypadku umów zlecenia! Zwolnienie nie obejmuje umów o dzieło.
Zwolnione z podatku są przychody (do 85 528 zł rocznie) uzyskiwane przez:
- osoby do 26. roku życia (tzw. ulga dla młodych),
- osoby powracające z zagranicy (ulga na powrót),
- kobiety po 60. roku życia i mężczyzn po 65. roku życia (ulga dla seniorów),
- osoby wychowujące co najmniej 4 dzieci (ulga dla rodzin 4+).
📌 Uwaga: ulgi te działają tylko w przypadku umów zlecenia i tylko, jeśli dochód mieści się w limicie. Nie są automatyczne – trzeba złożyć odpowiednie oświadczenie u płatnika.
🌍 Umowy z nierezydentami – opodatkowanie ryczałtowe
Jeżeli osoba fizyczna nieposiadająca miejsca zamieszkania w Polsce (nierezydent) wykonuje umowę cywilnoprawną na terytorium Polski, to jej wynagrodzenie podlega opodatkowaniu w Polsce. W takiej sytuacji stosuje się:
- ryczałt 20% – liczony od pełnego przychodu (bez pomniejszenia o koszty czy składki ZUS),
- brak możliwości zastosowania kosztów uzyskania przychodu.
Przykład: obywatel Chorwacji wykonuje umowę o dzieło w Warszawie, za co otrzymuje 10 000 zł. Polski zleceniodawca powinien pobrać i odprowadzić podatek w wysokości 2000 zł.
🔄 Certyfikat rezydencji – kiedy nierezydent NIE płaci podatku w Polsce?
Jeśli cudzoziemiec przedstawi certyfikat rezydencji podatkowej swojego kraju, a wykonanie umowy nastąpiło poza Polską, to zgodnie z przepisami i umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania – nie ma obowiązku odprowadzania podatku w Polsce.
⚠️ Jednak fiskus ma niejednolite stanowiska – niektóre interpretacje uznają, że umowy zlecenia to forma działalności wykonywanej osobiście, a inne – że to działalność najemna. W efekcie bezpieczeństwo podatkowe zależy od konkretnego stanu faktycznego i dokumentacji.
🇵🇱 Umowa zawarta z cudzoziemcem, ale wykonywana poza Polską
Jeśli nierezydent nie wykonuje zlecenia lub dzieła na terytorium Polski, a praca została wykonana w jego kraju – to przychód nie podlega opodatkowaniu w Polsce, nawet jeśli wynagrodzenie wypłaca polski podmiot. Warunkiem jest jednak rzetelne udokumentowanie miejsca wykonania pracy (np. zapis w umowie, ewidencja działań, zrzuty ekranów, harmonogramy).
📌 Ryczałt 12% – tylko dla drobnych umów
Oprócz klasycznego ryczałtu 20% dla nierezydentów, polskie prawo przewiduje też ryczałt 12% dla drobnych umów (o których wspomniano wcześniej – tj. do 200 zł). Warunki:
- kwota należności brutto nie przekracza 200 zł,
- zawierana z osobą niebędącą pracownikiem zleceniodawcy,
- kwota wynagrodzenia została określona wprost w umowie.
Ryczałt 12% pobiera się od przychodu – nie od dochodu – więc nie stosuje się kosztów uzyskania ani nie uwzględnia składek ZUS.
🧾 Umowy cywilnoprawne w ramach działalności gospodarczej
Jeśli wykonawca zawarł umowę zlecenia lub o dzieło w ramach swojej działalności gospodarczej, wówczas przychód z tej umowy stanowi przychód z działalności. Takie przychody należy:
- rozliczyć samodzielnie, na podstawie wybranej formy opodatkowania (np. podatek liniowy, skala, ryczałt),
- wykazać w ewidencji przychodów lub księdze przychodów i rozchodów (KPiR),
- opłacać zaliczki na podatek samodzielnie – zleceniodawca nie pełni roli płatnika.
📌 Uwaga: Firma zlecająca usługę nie potrąca ani podatku, ani składek ZUS, jeśli wykonawca działa jako przedsiębiorca.
📋 Jak obliczyć i rozliczyć podatek?
Ostatecznie przychody z umów cywilnoprawnych – z wyjątkiem ryczałtowych – są sumowane z innymi dochodami podatnika i rozliczane w deklaracji rocznej:
- PIT-37 – gdy płatnik pobiera zaliczki (np. firma zatrudniająca osobę fizyczną),
- PIT-36 – w przypadku samodzielnego rozliczania przychodów (np. działalność gospodarcza).
W trakcie roku płatnik (zleceniodawca) pobiera zaliczki według stawki 12%, chyba że podatnik złoży pisemny wniosek o pobieranie według stawki wyższej (32%).
Na koniec roku może się okazać, że z uwagi na łączny dochód, podatnik wchodzi w drugi próg podatkowy (32%) i musi dopłacić podatek. Dotyczy to często osób pracujących na wielu umowach jednocześnie.
✅ Podsumowanie – najważniejsze wnioski dla przedsiębiorców i wykonawców
🔹 Umowy zlecenia i o dzieło są objęte różnymi zasadami opodatkowania – w zależności od kwoty, charakteru pracy, statusu podatnika i miejsca wykonania umowy.
🔹 Przy klasycznych umowach zawieranych z osobami fizycznymi stosuje się koszty uzyskania przychodu 20%, chyba że dotyczy to twórców – wtedy możliwe jest zastosowanie 50% kosztów lub kosztów rzeczywistych.
🔹 Umowy do 200 zł opodatkowane są ryczałtem 12%, a umowy z cudzoziemcami – najczęściej ryczałtem 20%, chyba że istnieje certyfikat rezydencji i praca wykonana była za granicą.
🔹 Przychody twórców i artystów mogą korzystać z preferencji, ale należy pamiętać o rocznym limicie 120 000 zł kosztów 50%.
🔹 W przypadku umów zawieranych przez przedsiębiorców w ramach działalności, to wykonawca odpowiada za rozliczenie podatku i składek – zleceniodawca nie ma obowiązków płatnika.
🧾 Podstawa prawna
- art. 10 ust. 1 pkt 2, art. 13 pkt 8, art. 22 ust. 9, ust. 9a, ust. 9b, ust. 10, art. 27 ust. 1 i 9, art. 29 ust. 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2022 poz. 2647, z późn. zm.)
- art. 1 ust. 1–2, art. 8, art. 22 ust. 1–2 – ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 2022 poz. 2509, z późn. zm.)