Obowiązkowe postanowienia umowy o zamówienie publiczne – co musi zawierać każda umowa

Spis treści

Zamówienia publiczne to nie tylko procedura przetargowa – to przede wszystkim konkretna umowa między zamawiającym a wykonawcą, której warunki muszą być zgodne z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (p.z.p.). Dobrze skonstruowana umowa nie tylko zabezpiecza interesy obu stron, ale także zwiększa konkurencyjność postępowania i obniża ryzyko nieporozumień. Ten poradnik omawia obowiązkowe elementy umów zawieranych w ramach zamówień publicznych, z uwzględnieniem różnych rodzajów świadczeń – od usług po roboty budowlane.


🎯 Dlaczego obowiązkowe postanowienia umowy są tak ważne?

Zamawiający, kształtując treść umowy o zamówienie publiczne, ma dużą swobodę, ale musi działać w granicach określonych ustawą i zasadami współżycia społecznego. Te granice wynikają m.in. z art. 353¹ Kodeksu cywilnego, ale w praktyce są zawężone przez szczególne przepisy Prawa zamówień publicznych, które mają pierwszeństwo przed regulacjami kodeksowymi.

Ustawodawca zidentyfikował pewne elementy krytyczne, które muszą się znaleźć w każdej umowie, aby realizacja zamówienia była przejrzysta, sprawiedliwa i skuteczna. Wprowadzenie tych klauzul ma charakter obowiązkowy – ich pominięcie jest naruszeniem prawa, które może skutkować nawet unieważnieniem umowy czy odpowiedzialnością finansową.


📌 Klauzule obowiązkowe w każdej umowie – art. 436 p.z.p.

Zgodnie z art. 436 ustawy Prawo zamówień publicznych, każda umowa w sprawie zamówienia publicznego musi zawierać co najmniej następujące postanowienia:

1. Termin realizacji zamówienia

🔹 Umowa musi określać termin wykonania zamówienia, konkretnie i precyzyjnie – np. „do 30 września 2025 r.” lub „w ciągu 60 dni od podpisania umowy”.
🔹 Możliwe jest też określenie terminu w jednostkach czasu: dniach, tygodniach, miesiącach.
🔹 Wyjątkowo dopuszcza się termin kalendarzowy, jeśli wynika to np. z okresu finansowania projektu (np. fundusze unijne) albo sezonowości działalności (np. remont szkoły w wakacje).

📌 Pamiętaj: Nieprecyzyjne sformułowanie terminu wykonania może być uznane za naruszenie prawa i skutkować sankcjami dla zamawiającego.


2. Warunki zapłaty wynagrodzenia wykonawcy

🔹 Umowa musi jasno określać sposób płatności:

  • jednorazowa czy etapowa,
  • w jakiej formie (przelew, przekaz),
  • w jakim terminie (np. 30 dni od odbioru prac),
  • czy przewiduje się zaliczki na poczet realizacji zamówienia.

🔹 Jeśli umowa nie określa tych warunków, wykonawca jest narażony na ryzyko zatorów płatniczych – a zamawiający na zarzut naruszenia art. 436 pkt 2 p.z.p.


3. Zasady naliczania kar umownych

🔹 Każda umowa powinna zawierać:

  • wysokość maksymalnych kar umownych, jakie mogą być nałożone przez zamawiającego,
  • precyzyjne zasady, za jakie uchybienia są one naliczane (np. za każdy dzień opóźnienia, za brak raportu, za wadliwe wykonanie).

⚠️ Uwaga: Prawo zamówień publicznych nie narzuca sztywnych wartości kar – to zamawiający decyduje o ich wysokości, ale musi je określić wprost w umowie.


🕒 Umowy długoterminowe – dodatkowe obowiązki (art. 437 i 439 p.z.p.)

W przypadku umów zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy, ustawodawca wprowadził dodatkowe wymogi, które mają zabezpieczyć interesy zarówno zamawiającego, jak i podwykonawców oraz pracowników.


4. Wypłata wynagrodzenia dla podwykonawców

Jeśli wykonawca nie wypłaca lub wypłaca z opóźnieniem należności podwykonawcom, zamawiający musi mieć narzędzia do egzekwowania odpowiedzialności. Dlatego umowa musi zawierać:

  • zasady naliczania kar za brak zapłaty podwykonawcom (np. 0,2% wartości niezapłaconej należności za każdy dzień opóźnienia),
  • sposób ustalania i potwierdzania zapłaty, np. obowiązek dostarczenia potwierdzenia przelewu.

5. Waloryzacja wynagrodzenia wykonawcy

W długich kontraktach często zachodzą zmiany czynników kosztotwórczych. Ustawa (art. 439 p.z.p.) nakazuje więc wprowadzenie do umowy mechanizmu waloryzacji, w przypadku zmiany m.in.:

  • stawek VAT lub akcyzy,
  • minimalnego wynagrodzenia za pracę lub stawki godzinowej,
  • składek na ZUS lub zdrowotnych,
  • wpłat do PPK.

📌 Umowa musi określać sposób waloryzacji, np. w formie indeksacji kosztów lub mechanizmu dopłat/korekt wynagrodzenia.

Obowiązkowe postanowienia w umowach o roboty budowlane – art. 437 p.z.p.

Umowy, których przedmiotem są roboty budowlane, podlegają szczególnym wymogom ustawowym. Ustawodawca dostrzegł, że realizacja takich zamówień wiąże się zazwyczaj z koniecznością zaangażowania podwykonawców oraz dużą liczbą etapów technicznych i finansowych. Dlatego w art. 437 p.z.p. przewidziano dodatkowe klauzule obowiązkowe, które muszą się znaleźć w każdej umowie tego typu.


1. 📄 Obowiązki informacyjne dotyczące umów o podwykonawstwo

W celu zapewnienia transparentności i kontroli nad relacjami wykonawcy z podwykonawcami, każda umowa na roboty budowlane musi zawierać następujące obowiązki wykonawcy:

a) Przedkładanie dokumentów:

  • projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane,
  • projektu zmiany takiej umowy,
  • kopii zawartych umów (poświadczonych za zgodność z oryginałem),
  • kopii zmian tych umów.

🛠️ Przykład: Firma „Bud-Kompleks” jako wykonawca musi przesłać zamawiającemu projekt umowy, jaką zamierza zawrzeć z firmą „Stal-System” na wykonanie konstrukcji stalowych – jeszcze zanim ją podpisze.

b) Termin zgłoszenia zastrzeżeń przez zamawiającego

Umowa musi także określać czas, w jakim zamawiający może zgłosić zastrzeżenia lub sprzeciw wobec przedstawionych projektów umów. To pozwala zamawiającemu przeciwdziałać niekorzystnym zapisom w relacjach z podwykonawcami.

📌 Pamiętaj: Jeśli w umowie brakuje takich terminów, to narusza to art. 437 p.z.p., co może być podstawą do kwestionowania legalności postępowania.


2. 🔗 Obowiązki wobec podwykonawców usług i dostaw

Obowiązek przedkładania dokumentów dotyczy również umów o podwykonawstwo w zakresie dostaw i usług. Wykonawca musi przekazywać:

  • poświadczone kopie zawartych umów,
  • kopie ich zmian.

Zamawiający zyskuje dzięki temu możliwość bieżącego monitorowania, kto faktycznie realizuje zamówienie oraz czy spełniane są warunki płatności i jakości.


💰 Zapłata tylko po uregulowaniu należności wobec podwykonawców

Zgodnie z ustawą, zamawiający musi zadbać o to, by wykonawca regulował swoje zobowiązania wobec podwykonawców. Dlatego umowa musi przewidywać:

  • uzależnienie zapłaty wykonawcy od przedstawienia dowodów zapłaty dla podwykonawców (np. potwierdzeń przelewu),
  • termin zapłaty wynagrodzenia podwykonawcom, który musi być zgodny z art. 465 ust. 1 p.z.p., czyli co do zasady nie może być dłuższy niż 30 dni od doręczenia faktury.

🔎 Uwaga praktyczna: W wielu przypadkach zamawiający stosują zapis: „Wynagrodzenie za wykonanie etapu zostanie wypłacone wykonawcy po przedstawieniu potwierdzenia zapłaty za ten etap podwykonawcy.”


⚠️ Kary umowne związane z podwykonawcami

W umowie o roboty budowlane muszą się znaleźć postanowienia dotyczące kar umownych, jakie wykonawca zapłaci, jeśli:

  1. ❌ Nie wypłaci lub wypłaci z opóźnieniem wynagrodzenia należnego podwykonawcom lub dalszym podwykonawcom.
  2. 📑 Nie przedłoży projektu umowy o podwykonawstwo (lub jej zmiany) do akceptacji zamawiającego.
  3. 📄 Nie dostarczy kopii umowy o podwykonawstwo (lub jej zmiany) poświadczonej za zgodność z oryginałem.
  4. ⏱️ Nie zmieni umowy o podwykonawstwo w zakresie terminu zapłaty mimo zgłoszonych zastrzeżeń lub żądania zmiany.

💡 Praktyczna wskazówka: Warto z góry określić w umowie sposób wyliczania kar – np. procent wartości danego etapu albo stałą stawkę dzienną.


👷 Obowiązki dotyczące zatrudnienia na podstawie umowy o pracę – art. 438 p.z.p.

Jeśli zamawiający przewiduje, że określone czynności w ramach realizacji zamówienia mają być wykonywane przez osoby zatrudnione na umowę o pracę, to musi to uwzględnić w treści umowy.

Umowa musi zawierać:

1. 📁 Sposób dokumentowania zatrudnienia

🔹 Zamawiający może żądać:

  • kopii umów o pracę (anonimizowanych),
  • zaświadczeń z ZUS,
  • oświadczeń pracownika lub wykonawcy.

2. 🕵️‍♂️ Zakres kontroli

🔹 Umowa musi przewidywać, jakie uprawnienia kontrolne ma zamawiający, np. czy może przeprowadzać audyt na miejscu realizacji zamówienia lub wzywać do przedłożenia dokumentów.

3. ⚠️ Sankcje za naruszenie

🔹 Umowa musi też przewidywać konsekwencje za brak zatrudnienia wymaganej liczby pracowników – np. w postaci kar umownych lub rozwiązania umowy.

📌 To zabezpiecza interesy pracowników oraz realizację obowiązków zamawiającego w zakresie polityki społecznej i legalności zatrudnienia.

Dobre praktyki i klauzule wynikające z charakteru zamówienia

Oprócz obowiązkowych klauzul wskazanych w art. 436–439 Prawa zamówień publicznych, istnieje także katalog klauzul fakultatywnych, które – choć nie są obowiązkowe dla wszystkich – mogą być niezbędne ze względu na specyfikę konkretnego zamówienia lub uznane za dobre praktyki w kontraktach publicznych.

Warto, aby zamawiający je stosowali, ponieważ wpływają one korzystnie na jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo prawne stron oraz minimalizację ryzyk.


🔄 Klauzule waloryzacyjne – rozszerzenie i dobre praktyki

Choć art. 439 p.z.p. wprowadza obowiązek waloryzacji wynagrodzenia tylko w umowach zawieranych na ponad 12 miesięcy, w praktyce wielu zamawiających stosuje klauzule waloryzacyjne także w krótszych umowach. To dobry kierunek – szczególnie w czasach inflacji i zmienności rynku materiałów budowlanych czy kosztów energii.

🔹 Co warto przewidzieć?

  • Próg zmiany kosztów uprawniający do waloryzacji (np. wzrost >5%)
  • Zakres kosztów podlegających zmianie (materiały, paliwo, robocizna)
  • Źródło danych (np. wskaźniki GUS, indeksy branżowe)
  • Formułę korekty (np. proporcjonalna zmiana % wartości umowy)

💡 Przykład: W umowie na budowę drogi przewidziano, że jeśli ceny betonu wzrosną o ponad 10% wg wskaźnika GUS, wykonawca ma prawo do odpowiedniego zwiększenia wynagrodzenia.


🧾 Klauzule dotyczące odbiorów częściowych i końcowych

W dużych lub złożonych zamówieniach (szczególnie budowlanych), warto precyzyjnie określić:

  • rodzaje odbiorów (częściowy, etapowy, końcowy),
  • warunki formalne (protokół, dokumentacja powykonawcza, atesty),
  • terminy i procedury zatwierdzania odbiorów,
  • skutki braku odbioru (np. automatyczne zatwierdzenie po 14 dniach bez reakcji).

📌 Pozwala to uniknąć sporów co do zakończenia realizacji i uprawnień do płatności.


⚖ Klauzule dotyczące odstąpienia od umowy

Ustawa nie narzuca konkretnych postanowień dotyczących możliwości odstąpienia od umowy, ale z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego warto:

  • określić przyczyny odstąpienia przez zamawiającego (np. opóźnienia, nienależyta jakość),
  • wskazać sytuacje, w których wykonawca ma prawo odstąpić (np. brak zapłaty przez 60 dni),
  • zdefiniować terminy i formy oświadczeń o odstąpieniu (np. pisemne, z uzasadnieniem).

📌 Pamiętaj: Klauzule te muszą być zgodne z przepisami Kodeksu cywilnego (art. 491 i nast.).


🛡 Klauzule dot. zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Zamawiający ma prawo – choć nie obowiązek – żądać wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (art. 450–453 p.z.p.). Jeśli się na to zdecyduje, musi określić w umowie:

  • wysokość zabezpieczenia (do 10% wartości umowy),
  • formę (gotówka, gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa),
  • terminy zwrotu (częściowego i ostatecznego),
  • warunki zatrzymania zabezpieczenia (np. niewykonanie robót, szkoda).

📌 Zabezpieczenie pełni ważną rolę dyscyplinującą wykonawcę i chroni zamawiającego w razie problemów z realizacją.


📄 Klauzule dot. dokumentowania i raportowania

Dla zapewnienia przejrzystości, warto określić w umowie obowiązki wykonawcy związane z:

  • składaniem raportów okresowych (np. tygodniowych, miesięcznych),
  • udostępnianiem dokumentacji technicznej lub księgowej,
  • uczestnictwem w radach budowy lub spotkaniach kontrolnych.

📌 Umożliwia to zamawiającemu monitorowanie postępów prac, a w razie sporów – pozwala udowodnić sposób realizacji zamówienia.


🧩 Klauzule ochronne – RODO, bezpieczeństwo informacji, klauzule ESG

W nowoczesnych zamówieniach publicznych coraz częściej pojawiają się tzw. klauzule ochronne, których celem jest zapewnienie zgodności z:

  • RODO – np. gdy wykonawca przetwarza dane osobowe na rzecz zamawiającego,
  • zasadami cyberbezpieczeństwa – w przypadku zamówień IT,
  • ESG (Environmental, Social, Governance) – dotyczące np. śladu węglowego, zatrudniania osób wykluczonych itp.

Choć nie są obowiązkowe na mocy p.z.p., ich brak może skutkować naruszeniem odrębnych przepisów, np. ustawy o ochronie danych osobowych lub regulacji unijnych.

Podsumowanie – o czym musi pamiętać zamawiający i wykonawca?

Zamawiający, kształtując treść umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie może działać dowolnie – musi uwzględniać wskazania ustawowe, które mają na celu ochronę interesu publicznego, równowagę stron oraz rzetelną i transparentną realizację zamówienia.

Poniżej kluczowe obowiązki, które powinny być zawsze odzwierciedlone w zapisach umowy:

🔹 Dla wszystkich umów (art. 436 p.z.p.)

  • Termin realizacji zamówienia określony precyzyjnie.
  • Zasady zapłaty wynagrodzenia wykonawcy – forma, terminy, zaliczki.
  • Wysokość kar umownych i sposób ich naliczania.

🔹 Dla umów długoterminowych (>12 miesięcy)

  • Zasady waloryzacji wynagrodzenia (art. 439 p.z.p.).
  • Obowiązek wypłaty wynagrodzenia podwykonawcom i kara za jego brak.

🔹 Dla umów na roboty budowlane (art. 437 p.z.p.)

  • Obowiązki informacyjne wobec zamawiającego (projekty umów, kopie zawartych umów).
  • Warunki zapłaty uzależnione od uregulowania zobowiązań wobec podwykonawców.
  • Klauzule o karach za naruszenia związane z podwykonawstwem.

🔹 W przypadku wymagań zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (art. 438 p.z.p.)

  • Sposób dokumentowania zatrudnienia.
  • Mechanizm kontroli przez zamawiającego.
  • Sankcje za brak zatrudnienia zgodnie z wymaganiami.

📌 Praktyczne wskazówki

Dla zamawiającego:

✔ Ustal klauzule umowy już na etapie przygotowania SWZ – mają wpływ na decyzję wykonawców o przystąpieniu do przetargu.
✔ Zadbaj o przejrzystość – unikaj niejasnych zapisów lub zbyt ogólnych sformułowań.
✔ Nie przerzucaj wszystkich ryzyk na wykonawcę – może to zniechęcić potencjalnych oferentów i skutkować wyższą ceną.

Dla wykonawcy:

✔ Dokładnie analizuj projekt umowy – niedozwolone postanowienia można zakwestionować.
✔ Negocjuj zapisy dotyczące kar i terminów płatności, jeśli są niekorzystne.
✔ Pamiętaj o dokumentowaniu wykonania obowiązków wobec podwykonawców i pracowników.


📜 Podstawa prawna

  • art. 353¹ – Kodeks cywilny
  • art. 436, 437, 438, 439 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605, ze zm.)
  • art. 465 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (dot. terminu zapłaty podwykonawcom)
  • art. 450–453 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (zabezpieczenie należytego wykonania umowy)

🗂 Tematy porad zawartych w poradniku (frazy SEO):

  • obowiązkowe postanowienia umowy zamówienie publiczne
  • prawo zamówień publicznych 2025 obowiązki zamawiającego
  • klauzule w umowach o roboty budowlane pzp
  • wynagrodzenie podwykonawców w zamówieniach publicznych
  • waloryzacja wynagrodzenia w umowach publicznych

🌐 Przydatne adresy urzędowe:

Ostatnia aktualizacja: 04.06.2025
Czy ta porada była dla Ciebie pomocna?

Zobacz również: