Zamówienia publiczne to nie tylko procedura przetargowa – to przede wszystkim konkretna umowa między zamawiającym a wykonawcą, której warunki muszą być zgodne z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (p.z.p.). Dobrze skonstruowana umowa nie tylko zabezpiecza interesy obu stron, ale także zwiększa konkurencyjność postępowania i obniża ryzyko nieporozumień. Ten poradnik omawia obowiązkowe elementy umów zawieranych w ramach zamówień publicznych, z uwzględnieniem różnych rodzajów świadczeń – od usług po roboty budowlane.
🎯 Dlaczego obowiązkowe postanowienia umowy są tak ważne?
Zamawiający, kształtując treść umowy o zamówienie publiczne, ma dużą swobodę, ale musi działać w granicach określonych ustawą i zasadami współżycia społecznego. Te granice wynikają m.in. z art. 353¹ Kodeksu cywilnego, ale w praktyce są zawężone przez szczególne przepisy Prawa zamówień publicznych, które mają pierwszeństwo przed regulacjami kodeksowymi.
Ustawodawca zidentyfikował pewne elementy krytyczne, które muszą się znaleźć w każdej umowie, aby realizacja zamówienia była przejrzysta, sprawiedliwa i skuteczna. Wprowadzenie tych klauzul ma charakter obowiązkowy – ich pominięcie jest naruszeniem prawa, które może skutkować nawet unieważnieniem umowy czy odpowiedzialnością finansową.
📌 Klauzule obowiązkowe w każdej umowie – art. 436 p.z.p.
Zgodnie z art. 436 ustawy Prawo zamówień publicznych, każda umowa w sprawie zamówienia publicznego musi zawierać co najmniej następujące postanowienia:
1. Termin realizacji zamówienia
🔹 Umowa musi określać termin wykonania zamówienia, konkretnie i precyzyjnie – np. „do 30 września 2025 r.” lub „w ciągu 60 dni od podpisania umowy”.
🔹 Możliwe jest też określenie terminu w jednostkach czasu: dniach, tygodniach, miesiącach.
🔹 Wyjątkowo dopuszcza się termin kalendarzowy, jeśli wynika to np. z okresu finansowania projektu (np. fundusze unijne) albo sezonowości działalności (np. remont szkoły w wakacje).
📌 Pamiętaj: Nieprecyzyjne sformułowanie terminu wykonania może być uznane za naruszenie prawa i skutkować sankcjami dla zamawiającego.
2. Warunki zapłaty wynagrodzenia wykonawcy
🔹 Umowa musi jasno określać sposób płatności:
- jednorazowa czy etapowa,
- w jakiej formie (przelew, przekaz),
- w jakim terminie (np. 30 dni od odbioru prac),
- czy przewiduje się zaliczki na poczet realizacji zamówienia.
🔹 Jeśli umowa nie określa tych warunków, wykonawca jest narażony na ryzyko zatorów płatniczych – a zamawiający na zarzut naruszenia art. 436 pkt 2 p.z.p.
3. Zasady naliczania kar umownych
🔹 Każda umowa powinna zawierać:
- wysokość maksymalnych kar umownych, jakie mogą być nałożone przez zamawiającego,
- precyzyjne zasady, za jakie uchybienia są one naliczane (np. za każdy dzień opóźnienia, za brak raportu, za wadliwe wykonanie).
⚠️ Uwaga: Prawo zamówień publicznych nie narzuca sztywnych wartości kar – to zamawiający decyduje o ich wysokości, ale musi je określić wprost w umowie.
🕒 Umowy długoterminowe – dodatkowe obowiązki (art. 437 i 439 p.z.p.)
W przypadku umów zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy, ustawodawca wprowadził dodatkowe wymogi, które mają zabezpieczyć interesy zarówno zamawiającego, jak i podwykonawców oraz pracowników.
4. Wypłata wynagrodzenia dla podwykonawców
Jeśli wykonawca nie wypłaca lub wypłaca z opóźnieniem należności podwykonawcom, zamawiający musi mieć narzędzia do egzekwowania odpowiedzialności. Dlatego umowa musi zawierać:
- zasady naliczania kar za brak zapłaty podwykonawcom (np. 0,2% wartości niezapłaconej należności za każdy dzień opóźnienia),
- sposób ustalania i potwierdzania zapłaty, np. obowiązek dostarczenia potwierdzenia przelewu.
5. Waloryzacja wynagrodzenia wykonawcy
W długich kontraktach często zachodzą zmiany czynników kosztotwórczych. Ustawa (art. 439 p.z.p.) nakazuje więc wprowadzenie do umowy mechanizmu waloryzacji, w przypadku zmiany m.in.:
- stawek VAT lub akcyzy,
- minimalnego wynagrodzenia za pracę lub stawki godzinowej,
- składek na ZUS lub zdrowotnych,
- wpłat do PPK.
📌 Umowa musi określać sposób waloryzacji, np. w formie indeksacji kosztów lub mechanizmu dopłat/korekt wynagrodzenia.
Obowiązkowe postanowienia w umowach o roboty budowlane – art. 437 p.z.p.
Umowy, których przedmiotem są roboty budowlane, podlegają szczególnym wymogom ustawowym. Ustawodawca dostrzegł, że realizacja takich zamówień wiąże się zazwyczaj z koniecznością zaangażowania podwykonawców oraz dużą liczbą etapów technicznych i finansowych. Dlatego w art. 437 p.z.p. przewidziano dodatkowe klauzule obowiązkowe, które muszą się znaleźć w każdej umowie tego typu.
1. 📄 Obowiązki informacyjne dotyczące umów o podwykonawstwo
W celu zapewnienia transparentności i kontroli nad relacjami wykonawcy z podwykonawcami, każda umowa na roboty budowlane musi zawierać następujące obowiązki wykonawcy:
a) Przedkładanie dokumentów:
- projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane,
- projektu zmiany takiej umowy,
- kopii zawartych umów (poświadczonych za zgodność z oryginałem),
- kopii zmian tych umów.
🛠️ Przykład: Firma „Bud-Kompleks” jako wykonawca musi przesłać zamawiającemu projekt umowy, jaką zamierza zawrzeć z firmą „Stal-System” na wykonanie konstrukcji stalowych – jeszcze zanim ją podpisze.
b) Termin zgłoszenia zastrzeżeń przez zamawiającego
Umowa musi także określać czas, w jakim zamawiający może zgłosić zastrzeżenia lub sprzeciw wobec przedstawionych projektów umów. To pozwala zamawiającemu przeciwdziałać niekorzystnym zapisom w relacjach z podwykonawcami.
📌 Pamiętaj: Jeśli w umowie brakuje takich terminów, to narusza to art. 437 p.z.p., co może być podstawą do kwestionowania legalności postępowania.
2. 🔗 Obowiązki wobec podwykonawców usług i dostaw
Obowiązek przedkładania dokumentów dotyczy również umów o podwykonawstwo w zakresie dostaw i usług. Wykonawca musi przekazywać:
- poświadczone kopie zawartych umów,
- kopie ich zmian.
Zamawiający zyskuje dzięki temu możliwość bieżącego monitorowania, kto faktycznie realizuje zamówienie oraz czy spełniane są warunki płatności i jakości.
💰 Zapłata tylko po uregulowaniu należności wobec podwykonawców
Zgodnie z ustawą, zamawiający musi zadbać o to, by wykonawca regulował swoje zobowiązania wobec podwykonawców. Dlatego umowa musi przewidywać:
- uzależnienie zapłaty wykonawcy od przedstawienia dowodów zapłaty dla podwykonawców (np. potwierdzeń przelewu),
- termin zapłaty wynagrodzenia podwykonawcom, który musi być zgodny z art. 465 ust. 1 p.z.p., czyli co do zasady nie może być dłuższy niż 30 dni od doręczenia faktury.
🔎 Uwaga praktyczna: W wielu przypadkach zamawiający stosują zapis: „Wynagrodzenie za wykonanie etapu zostanie wypłacone wykonawcy po przedstawieniu potwierdzenia zapłaty za ten etap podwykonawcy.”
⚠️ Kary umowne związane z podwykonawcami
W umowie o roboty budowlane muszą się znaleźć postanowienia dotyczące kar umownych, jakie wykonawca zapłaci, jeśli:
- ❌ Nie wypłaci lub wypłaci z opóźnieniem wynagrodzenia należnego podwykonawcom lub dalszym podwykonawcom.
- 📑 Nie przedłoży projektu umowy o podwykonawstwo (lub jej zmiany) do akceptacji zamawiającego.
- 📄 Nie dostarczy kopii umowy o podwykonawstwo (lub jej zmiany) poświadczonej za zgodność z oryginałem.
- ⏱️ Nie zmieni umowy o podwykonawstwo w zakresie terminu zapłaty mimo zgłoszonych zastrzeżeń lub żądania zmiany.
💡 Praktyczna wskazówka: Warto z góry określić w umowie sposób wyliczania kar – np. procent wartości danego etapu albo stałą stawkę dzienną.
👷 Obowiązki dotyczące zatrudnienia na podstawie umowy o pracę – art. 438 p.z.p.
Jeśli zamawiający przewiduje, że określone czynności w ramach realizacji zamówienia mają być wykonywane przez osoby zatrudnione na umowę o pracę, to musi to uwzględnić w treści umowy.
Umowa musi zawierać:
1. 📁 Sposób dokumentowania zatrudnienia
🔹 Zamawiający może żądać:
- kopii umów o pracę (anonimizowanych),
- zaświadczeń z ZUS,
- oświadczeń pracownika lub wykonawcy.
2. 🕵️♂️ Zakres kontroli
🔹 Umowa musi przewidywać, jakie uprawnienia kontrolne ma zamawiający, np. czy może przeprowadzać audyt na miejscu realizacji zamówienia lub wzywać do przedłożenia dokumentów.
3. ⚠️ Sankcje za naruszenie
🔹 Umowa musi też przewidywać konsekwencje za brak zatrudnienia wymaganej liczby pracowników – np. w postaci kar umownych lub rozwiązania umowy.
📌 To zabezpiecza interesy pracowników oraz realizację obowiązków zamawiającego w zakresie polityki społecznej i legalności zatrudnienia.
Dobre praktyki i klauzule wynikające z charakteru zamówienia
Oprócz obowiązkowych klauzul wskazanych w art. 436–439 Prawa zamówień publicznych, istnieje także katalog klauzul fakultatywnych, które – choć nie są obowiązkowe dla wszystkich – mogą być niezbędne ze względu na specyfikę konkretnego zamówienia lub uznane za dobre praktyki w kontraktach publicznych.
Warto, aby zamawiający je stosowali, ponieważ wpływają one korzystnie na jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo prawne stron oraz minimalizację ryzyk.
🔄 Klauzule waloryzacyjne – rozszerzenie i dobre praktyki
Choć art. 439 p.z.p. wprowadza obowiązek waloryzacji wynagrodzenia tylko w umowach zawieranych na ponad 12 miesięcy, w praktyce wielu zamawiających stosuje klauzule waloryzacyjne także w krótszych umowach. To dobry kierunek – szczególnie w czasach inflacji i zmienności rynku materiałów budowlanych czy kosztów energii.
🔹 Co warto przewidzieć?
- Próg zmiany kosztów uprawniający do waloryzacji (np. wzrost >5%)
- Zakres kosztów podlegających zmianie (materiały, paliwo, robocizna)
- Źródło danych (np. wskaźniki GUS, indeksy branżowe)
- Formułę korekty (np. proporcjonalna zmiana % wartości umowy)
💡 Przykład: W umowie na budowę drogi przewidziano, że jeśli ceny betonu wzrosną o ponad 10% wg wskaźnika GUS, wykonawca ma prawo do odpowiedniego zwiększenia wynagrodzenia.
🧾 Klauzule dotyczące odbiorów częściowych i końcowych
W dużych lub złożonych zamówieniach (szczególnie budowlanych), warto precyzyjnie określić:
- rodzaje odbiorów (częściowy, etapowy, końcowy),
- warunki formalne (protokół, dokumentacja powykonawcza, atesty),
- terminy i procedury zatwierdzania odbiorów,
- skutki braku odbioru (np. automatyczne zatwierdzenie po 14 dniach bez reakcji).
📌 Pozwala to uniknąć sporów co do zakończenia realizacji i uprawnień do płatności.
⚖ Klauzule dotyczące odstąpienia od umowy
Ustawa nie narzuca konkretnych postanowień dotyczących możliwości odstąpienia od umowy, ale z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego warto:
- określić przyczyny odstąpienia przez zamawiającego (np. opóźnienia, nienależyta jakość),
- wskazać sytuacje, w których wykonawca ma prawo odstąpić (np. brak zapłaty przez 60 dni),
- zdefiniować terminy i formy oświadczeń o odstąpieniu (np. pisemne, z uzasadnieniem).
📌 Pamiętaj: Klauzule te muszą być zgodne z przepisami Kodeksu cywilnego (art. 491 i nast.).
🛡 Klauzule dot. zabezpieczenia należytego wykonania umowy
Zamawiający ma prawo – choć nie obowiązek – żądać wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (art. 450–453 p.z.p.). Jeśli się na to zdecyduje, musi określić w umowie:
- wysokość zabezpieczenia (do 10% wartości umowy),
- formę (gotówka, gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa),
- terminy zwrotu (częściowego i ostatecznego),
- warunki zatrzymania zabezpieczenia (np. niewykonanie robót, szkoda).
📌 Zabezpieczenie pełni ważną rolę dyscyplinującą wykonawcę i chroni zamawiającego w razie problemów z realizacją.
📄 Klauzule dot. dokumentowania i raportowania
Dla zapewnienia przejrzystości, warto określić w umowie obowiązki wykonawcy związane z:
- składaniem raportów okresowych (np. tygodniowych, miesięcznych),
- udostępnianiem dokumentacji technicznej lub księgowej,
- uczestnictwem w radach budowy lub spotkaniach kontrolnych.
📌 Umożliwia to zamawiającemu monitorowanie postępów prac, a w razie sporów – pozwala udowodnić sposób realizacji zamówienia.
🧩 Klauzule ochronne – RODO, bezpieczeństwo informacji, klauzule ESG
W nowoczesnych zamówieniach publicznych coraz częściej pojawiają się tzw. klauzule ochronne, których celem jest zapewnienie zgodności z:
- RODO – np. gdy wykonawca przetwarza dane osobowe na rzecz zamawiającego,
- zasadami cyberbezpieczeństwa – w przypadku zamówień IT,
- ESG (Environmental, Social, Governance) – dotyczące np. śladu węglowego, zatrudniania osób wykluczonych itp.
Choć nie są obowiązkowe na mocy p.z.p., ich brak może skutkować naruszeniem odrębnych przepisów, np. ustawy o ochronie danych osobowych lub regulacji unijnych.
Podsumowanie – o czym musi pamiętać zamawiający i wykonawca?
Zamawiający, kształtując treść umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie może działać dowolnie – musi uwzględniać wskazania ustawowe, które mają na celu ochronę interesu publicznego, równowagę stron oraz rzetelną i transparentną realizację zamówienia.
Poniżej kluczowe obowiązki, które powinny być zawsze odzwierciedlone w zapisach umowy:
🔹 Dla wszystkich umów (art. 436 p.z.p.)
- Termin realizacji zamówienia określony precyzyjnie.
- Zasady zapłaty wynagrodzenia wykonawcy – forma, terminy, zaliczki.
- Wysokość kar umownych i sposób ich naliczania.
🔹 Dla umów długoterminowych (>12 miesięcy)
- Zasady waloryzacji wynagrodzenia (art. 439 p.z.p.).
- Obowiązek wypłaty wynagrodzenia podwykonawcom i kara za jego brak.
🔹 Dla umów na roboty budowlane (art. 437 p.z.p.)
- Obowiązki informacyjne wobec zamawiającego (projekty umów, kopie zawartych umów).
- Warunki zapłaty uzależnione od uregulowania zobowiązań wobec podwykonawców.
- Klauzule o karach za naruszenia związane z podwykonawstwem.
🔹 W przypadku wymagań zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (art. 438 p.z.p.)
- Sposób dokumentowania zatrudnienia.
- Mechanizm kontroli przez zamawiającego.
- Sankcje za brak zatrudnienia zgodnie z wymaganiami.
📌 Praktyczne wskazówki
Dla zamawiającego:
✔ Ustal klauzule umowy już na etapie przygotowania SWZ – mają wpływ na decyzję wykonawców o przystąpieniu do przetargu.
✔ Zadbaj o przejrzystość – unikaj niejasnych zapisów lub zbyt ogólnych sformułowań.
✔ Nie przerzucaj wszystkich ryzyk na wykonawcę – może to zniechęcić potencjalnych oferentów i skutkować wyższą ceną.
Dla wykonawcy:
✔ Dokładnie analizuj projekt umowy – niedozwolone postanowienia można zakwestionować.
✔ Negocjuj zapisy dotyczące kar i terminów płatności, jeśli są niekorzystne.
✔ Pamiętaj o dokumentowaniu wykonania obowiązków wobec podwykonawców i pracowników.
📜 Podstawa prawna
- art. 353¹ – Kodeks cywilny
- art. 436, 437, 438, 439 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605, ze zm.)
- art. 465 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (dot. terminu zapłaty podwykonawcom)
- art. 450–453 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (zabezpieczenie należytego wykonania umowy)
🗂 Tematy porad zawartych w poradniku (frazy SEO):
- obowiązkowe postanowienia umowy zamówienie publiczne
- prawo zamówień publicznych 2025 obowiązki zamawiającego
- klauzule w umowach o roboty budowlane pzp
- wynagrodzenie podwykonawców w zamówieniach publicznych
- waloryzacja wynagrodzenia w umowach publicznych
🌐 Przydatne adresy urzędowe:
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych