Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, oparte na algorytmach i sztucznej inteligencji, coraz częściej przenika do środowiska pracy. Narzędzia te są wykorzystywane do rekrutacji, oceny efektywności, planowania grafików czy podejmowania decyzji o awansie, a nawet zwolnieniu. Pracodawcy, którzy sięgają po tego typu rozwiązania, muszą jednak pamiętać, że nie tylko usprawniają nimi zarządzanie, ale również wchodzą w sferę praw osobistych pracowników. Jednym z fundamentalnych obowiązków ciążących na administratorze danych jest obowiązek informacyjny – jasno i zrozumiale przekazać pracownikowi, jak, kiedy i po co jego dane są przetwarzane przez systemy algorytmiczne.
Z niniejszego poradnika dowiesz się:
- jakie obowiązki informacyjne nakłada na pracodawcę RODO,
- jakie dodatkowe wymogi wprowadza Akt w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act),
- kiedy i w jaki sposób należy informować pracownika,
- co grozi za niewypełnienie tych obowiązków.
📌 Informowanie pracownika o automatycznym podejmowaniu decyzji – wymogi RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. f oraz art. 14 ust. 2 lit. g RODO, pracodawca jako administrator danych ma obowiązek poinformować osobę, której dane dotyczą, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, jeżeli takie operacje mają miejsce.
🔍 Uwaga: RODO nie ogranicza tego obowiązku wyłącznie do sytuacji, gdy decyzje są podejmowane wyłącznie automatycznie, tzn. bez udziału człowieka. Nawet jeśli decyzja jest wspierana przez algorytm, ale finalnie zatwierdzana przez człowieka, obowiązek informacyjny wciąż może występować.
Co musi zawierać informacja dla pracownika?
RODO wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, powinna otrzymać:
- informacje o stosowaniu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym o profilowaniu,
- informacje o zasadach podejmowania takich decyzji,
- informacje o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania danych dla osoby, której dane dotyczą.
🎯 Przykład praktyczny:
Firma „TechNova” wdrożyła system do automatycznego przydzielania zmian pracowniczych na podstawie danych z kart czasu pracy, wcześniejszych absencji i preferencji kadrowych. Nawet jeśli grafik akceptuje kierownik, to pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika, że jego dane są analizowane przez algorytm oraz w jaki sposób wpływa to na ustalanie harmonogramu.
📚 Jakie informacje należy ujawnić? Czy trzeba „pokazać algorytm”?
Nie. Pracodawca nie musi ujawniać kodu źródłowego systemu ani dokładnej matematyki działania algorytmu. Musi natomiast w zrozumiały sposób wyjaśnić pracownikowi:
- jakie dane są analizowane (np. dane z systemu HR, rejestry absencji, raporty wydajności),
- jakie czynniki wpływają na decyzję (np. częstotliwość spóźnień, wcześniejsze wyniki w ocenie rocznej),
- jakie mogą być skutki (np. brak awansu, nieprzydzielenie do projektu, ryzyko rozwiązania umowy).
Zgodnie z art. 12 ust. 1 RODO, wszystkie te informacje muszą być przekazane:
„w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem”.
⚠️ Nie wystarczy dołączyć technicznego załącznika z opisem modelu uczenia maszynowego. Informacja musi być przystępna – najlepiej w formie pisemnej polityki lub broszury wprowadzającej do działania systemu.
🧭 Kiedy nie trzeba informować?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 RODO, zakaz podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany dotyczy tylko sytuacji, gdy taka decyzja wywołuje skutki prawne lub podobnie istotnie wpływa na osobę. To jednak nie znaczy, że w innych przypadkach informacja nie jest wymagana.
📌 Nawet jeśli decyzja:
- nie ma skutków prawnych (np. nie wiąże się ze zwolnieniem),
- nie wywołuje istotnego wpływu (np. dotyczy przypisania mniej ważnych zadań),
…to i tak, zgodnie z najnowszymi interpretacjami, pracownik powinien wiedzieć, że jego dane są analizowane przez algorytmy. Celem jest umożliwienie oceny, czy system działa uczciwie i nie narusza jego praw.
🧪 Przykład 2: Ocena okresowa przez algorytm
Firma „LogiWay” korzysta z aplikacji, która analizuje aktywność pracowników na podstawie danych z komputerów, liczby kliknięć i raportów projektowych. Raz na kwartał system generuje ranking efektywności.
➡️ Pracownicy muszą zostać poinformowani, że:
- system działa w oparciu o konkretne dane (jakie),
- jego wynik wpływa na decyzje kadrowe (np. premie),
- algorytm jest tylko narzędziem wspierającym decyzję kierownika (o ile to prawda).
Jeśli firma nie przekaże tych informacji – może narazić się na zarzut naruszenia art. 13 i 14 RODO, a w razie sporu – na sankcje.
Obowiązki informacyjne pracodawców zgodnie z Aktem w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act)
Od 2024 r. obowiązuje nowe unijne rozporządzenie: Akt w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act, rozporządzenie 2024/1689). To dokument o ogromnym znaczeniu dla wszystkich pracodawców korzystających z narzędzi sztucznej inteligencji, w tym systemów podejmujących decyzje personalne, organizacyjne czy zarządcze.
Zgodnie z AI Act, systemy SI stosowane w kontekście zatrudnienia – a więc także zarządzania pracownikami czy rekrutacji – uznawane są za systemy wysokiego ryzyka.
Co to oznacza dla pracodawcy?
👉 Jeśli stosujesz narzędzie, które wspomaga decyzje w obszarze HR i oparte jest na SI – np. analizuje CV, planuje grafiki lub ocenia wydajność – masz obowiązek poinformować pracownika o tym fakcie jeszcze przed rozpoczęciem stosowania systemu.
Obowiązek informacyjny – art. 26 ust. 7 AI Act:
„Podmioty stosujące [systemy wysokiego ryzyka], będące pracodawcami, informują przedstawicieli pracowników i pracowników, których to dotyczy, że będzie w stosunku do nich wykorzystywany system wysokiego ryzyka. Informacje te przekazuje się […] zgodnie z prawem Unii, prawem krajowym oraz praktyką w zakresie informowania pracowników.”
📌 Kiedy należy poinformować pracownika?
- Zanim system zostanie wdrożony,
- Nie później niż w momencie rozpoczęcia jego stosowania wobec konkretnego pracownika,
- Informacja powinna być przekazana w sposób zrozumiały – najlepiej pisemnie lub elektronicznie z potwierdzeniem odbioru.
Co powinna zawierać informacja?
Chociaż AI Act nie precyzuje zakresu tej informacji w sposób szczegółowy, należy kierować się zasadą transparentności. Pracownik powinien się dowiedzieć:
- jaka technologia SI będzie wykorzystywana,
- w jakim celu,
- jakie dane będą przetwarzane,
- czy system może wpływać na jego sytuację zawodową (np. decyzja o przedłużeniu umowy),
- kto jest odpowiedzialny za decyzję – algorytm czy człowiek.
🧾 Prawo pracownika do uzyskania wyjaśnienia (art. 86 AI Act)
AI Act idzie o krok dalej niż RODO – daje pracownikowi wyraźne prawo do żądania wyjaśnienia, jeżeli decyzja oparta na systemie SI wywołała negatywny wpływ.
„Osoba będąca podmiotem decyzji podjętej na podstawie systemu SI wysokiego ryzyka, która uważa, że decyzja ta ma niepożądany wpływ na jej zdrowie, bezpieczeństwo lub prawa podstawowe, ma prawo uzyskać […] wyjaśnienie roli systemu SI w podejmowaniu decyzji oraz głównych elementów tej decyzji.”
🎯 Co to oznacza w praktyce?
- Pracownik może zażądać od pracodawcy jasnego, merytorycznego wyjaśnienia, jak działał system, na podstawie jakich danych podjął decyzję i jaki był jego wpływ.
- Nie wystarczy lakoniczna odpowiedź: „To decyzja systemu rekrutacyjnego”. Trzeba wyjaśnić mechanizm działania i wpływ SI.
📌 Przykład: Kandydat do pracy dowiaduje się, że jego aplikacja została odrzucona. Jeżeli decyzja została w całości lub częściowo podjęta przez system rekrutacyjny klasyfikujący CV – może domagać się od firmy wyjaśnienia, dlaczego jego aplikacja została oceniona negatywnie, które elementy danych miały znaczenie i jaki był udział człowieka w tym procesie.
🤔 AI Act vs RODO – jakie są różnice?
| Kryterium | RODO | AI Act (2024/1689) |
|---|---|---|
| Zakres zastosowania | Wszystkie przypadki przetwarzania danych | Tylko systemy SI wysokiego ryzyka |
| Obowiązek informacyjny | Tak, art. 13–14 RODO | Tak, art. 26 ust. 7 AI Act |
| Próg „automatyczności” | Dotyczy decyzji automatycznych lub profilowania | Każde użycie systemu wysokiego ryzyka |
| Wyjaśnienie decyzji | Brak wyraźnego obowiązku (domniemany) | Tak – art. 86 AI Act |
| Udział przedstawicieli pracowników | Nie wynika wprost | Tak – obowiązek informowania związków |
Praktyczne wskazówki dla pracodawcy
Wdrażając systemy algorytmiczne lub sztuczną inteligencję w miejscu pracy, pracodawca powinien kierować się zasadą pełnej przejrzystości wobec pracownika. Aby uniknąć sporów, sankcji i nieufności, warto wdrożyć kilka praktycznych kroków:
📄 Co powinien zawierać dokument informacyjny?
Przygotuj wzór informacji dla pracownika, który zawiera:
- nazwę i typ systemu (np. „System oceny efektywności oparty na danych z CRM”),
- cele przetwarzania (np. „optymalizacja przydzielania projektów”),
- rodzaje danych analizowanych (np. logi z narzędzi pracy, dane z systemu HR),
- czynnik ludzki – informacja, czy decyzje są weryfikowane przez człowieka,
- przewidywane skutki – np. wpływ na grafik, premie, możliwość awansu,
- dane kontaktowe osoby do zgłaszania uwag.
Dokument powinien być napisany prostym, przystępnym językiem i dostępny w wersji papierowej lub elektronicznej.
🔄 Wdrażanie systemu – krok po kroku:
- Przed wdrożeniem:
- zidentyfikuj systemy wysokiego ryzyka zgodnie z AI Act,
- zaplanuj proces informowania pracowników i ich przedstawicieli.
- W trakcie stosowania:
- informuj nowych pracowników przy onboardingu,
- aktualizuj polityki przy każdej zmianie systemu.
- Na wniosek pracownika:
- zapewnij dostęp do wyjaśnień w zrozumiałej formie,
- reaguj na uwagi lub skargi zgodnie z przepisami RODO i AI Act.
⚠️ Skutki braku spełnienia obowiązku informacyjnego
Niedopełnienie obowiązku informacyjnego może prowadzić do:
- skarg do Prezesa UODO lub organów unijnych (w przypadku AI Act),
- kar administracyjnych (do 20 mln euro lub 4% globalnego obrotu – RODO),
- roszczeń cywilnych od pracownika (np. o odszkodowanie za nierówne traktowanie),
- utraty reputacji i pogorszenia relacji pracowniczych.
W przypadku braku rzetelnej informacji, pracownik może twierdzić, że nie miał świadomości działania systemu, przez co nie mógł zareagować, odwołać się lub zakwestionować decyzji.
📌 Podsumowanie – kluczowe wnioski dla pracodawcy
✔ Nawet jeśli system nie podejmuje decyzji samodzielnie, a tylko „wspiera” człowieka, obowiązek informacyjny może wystąpić.
✔ Pracownik powinien wiedzieć: jakie dane, jakie algorytmy, jakie konsekwencje.
✔ AI Act wprowadza nowy poziom obowiązków – każda osoba może żądać wyjaśnienia decyzji.
✔ Informacje muszą być zwięzłe, jasne i konkretne – nie wystarczy ogólna wzmianka w regulaminie.
✔ Przejrzystość to najlepszy sposób na ograniczenie ryzyk prawnych i wzmocnienie relacji z zespołem.
📜 Podstawa prawna
- art. 13 ust. 2 lit. f, art. 14 ust. 2 lit. g, art. 22 ust. 1 i 4, art. 12 ust. 1 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
- art. 26 ust. 7, art. 86 ust. 1 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 marca 2024 r. w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act)
🔎 Tematy porad zawartych w poradniku
- prawo pracownika do informacji o AI
- zautomatyzowane decyzje pracodawcy RODO
- obowiązki pracodawcy AI Act 2024
- wyjaśnienie decyzji przez algorytm
- profilowanie w miejscu pracy
🌐 Przydatne adresy urzędowe
- Urząd Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl