Wystawienie noty korygującej to jedna z najczęściej stosowanych procedur w codziennej praktyce księgowej i biznesowej. Pozwala na poprawienie drobnych błędów w fakturze bez konieczności wystawiania nowej faktury korygującej. Ten poradnik wyjaśni Ci, kiedy możesz zastosować notę, jakie elementy musi zawierać i jak wygląda jej prawidłowy obieg w firmie. 🧾
Dlaczego warto znać zasady wystawiania noty korygującej?
Wielu przedsiębiorców wciąż ma wątpliwości, czy poprawiając błędne dane w fakturze powinno się wystawić fakturę korygującą czy notę korygującą. Nieprawidłowo wystawiony dokument może skutkować kwestionowaniem odliczenia VAT, problemami przy kontroli skarbowej, a nawet sankcjami finansowymi. ⚠️
🔍 Analiza prawna: Co to jest nota korygująca?
Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę towaru lub usługi, który ma na celu poprawienie błędów w fakturze pierwotnej – z wyłączeniem błędów dotyczących wartości i kwot podatku.
Nota korygująca jest uregulowana w art. 106k ustawy o VAT i znajduje zastosowanie od 1 stycznia 2014 roku.
🧩 Przykłady praktyczne
Przykład 1:
Firma „Softkom” z Wrocławia otrzymała fakturę, na której błędnie wpisano jej adres jako „ul. Piękna 22, 00-001 Warszawa”. Zamiast żądać faktury korygującej, pracownik księgowości wystawia notę korygującą, w której poprawia adres na „ul. Rzemieślnicza 10, 53-444 Wrocław”.
Przykład 2:
Klient otrzymał fakturę z błędną nazwą towaru – zamiast „drukarka laserowa” wpisano „monitor LED”. Błąd nie dotyczy ceny, ilości ani podatku. Można więc wystawić notę korygującą z poprawną nazwą towaru.
📄 Co można poprawić za pomocą noty korygującej?
Zgodnie z ustawą o VAT, notą można skorygować jedynie informacje formalne, takie jak:
- dane nabywcy (imię, nazwisko, nazwa, adres, NIP),
- dane sprzedawcy,
- daty (wystawienia, dostawy, płatności zaliczki),
- błędne oznaczenia towarów/usług (np. nazwa),
- inne pomyłki, które nie dotyczą: ❌ ilości towarów / zakresu usług,
❌ cen jednostkowych netto,
❌ rabatów,
❌ wartości sprzedaży netto,
❌ stawki podatku VAT,
❌ kwoty VAT,
❌ kwoty brutto.
🧾 Kto może wystawić notę korygującą?
Zawsze nabywca.
Sprzedawca nie może wystawić noty – jeśli zauważy błąd, powinien wystawić fakturę korygującą.
📌 Elementy obowiązkowe noty korygującej
Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT, nota musi zawierać:
- Wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”
- Kolejny numer noty i datę jej wystawienia
- Dane podatnika (sprzedawcy) i nabywcy:
- imię i nazwisko / nazwa firmy,
- adres,
- NIP (lub numer VAT UE)
- Dane faktury, której dotyczy nota:
- numer faktury,
- data wystawienia,
- data dostawy/usługi, jeżeli jest inna niż data wystawienia
- Opis:
- błędna treść (co było źle),
- poprawna treść (jak powinno być).
📤 Obieg dokumentu – jak wygląda proces?
Krok 1 – Sporządzenie noty
Nabywca przygotowuje notę zgodnie z powyższymi zasadami.
Krok 2 – Przekazanie do sprzedawcy
Nota musi zostać przekazana do akceptacji sprzedawcy – można to zrobić elektronicznie lub w formie papierowej.
Krok 3 – Akceptacja
Sprzedawca musi zaakceptować notę – może to zrobić podpisując dokument lub mailowo. Brak akceptacji oznacza, że nota nie wywołuje skutków prawnych.
🗂 Archiwizacja i konsekwencje podatkowe
- Nota nie wpływa na termin odliczenia VAT, jeśli dotyczy wyłącznie danych formalnych.
- Należy ją przechowywać razem z fakturą pierwotną – przez okres wymagany dla dokumentacji podatkowej (obecnie 5 lat od końca roku podatkowego).
⚖️ Wyroki sądowe
W orzecznictwie sądy administracyjne wielokrotnie potwierdzały, że nota korygująca nie może ingerować w elementy cenowe faktury – nawet jeśli nie wpływają one bezpośrednio na VAT. Dla takich przypadków zawsze konieczna jest faktura korygująca.
💡 Podsumowanie i wskazówki
- Notę korygującą może wystawić wyłącznie nabywca.
- Dokument ten nie może korygować kwot, wartości, stawek VAT i innych elementów finansowych.
- Akceptacja sprzedawcy jest warunkiem ważności noty.
- W przypadku wątpliwości – lepiej wystawić fakturę korygującą.
- Upewnij się, że wszystkie dane formalne w notach są zgodne z wymogami ustawy o VAT.
📚 Podstawa prawna
- art. 106k ust. 1 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- jak wystawić notę korygującą
- korekta błędów w fakturze 2024
- różnice między notą a fakturą korygującą
- dane formalne w fakturach VAT
- nota korygująca a odliczenie VAT