Dostęp do akt sprawy to jedno z najważniejszych uprawnień podatnika w każdym postępowaniu podatkowym. Ograniczenie tego prawa może nastąpić tylko w ściśle określonych przypadkach, przewidzianych w art. 179 Ordynacji podatkowej. Niestety, w praktyce organy podatkowe często błędnie interpretują i stosują ten przepis, naruszając prawa podatników i utrudniając im skuteczną obronę. Z tego poradnika dowiesz się, jakie błędy najczęściej popełniają urzędy i jak się przed nimi bronić. Poznasz praktyczne przykłady i wskazówki, które pozwolą Ci skutecznie zadbać o swoje interesy w trakcie kontroli lub postępowania podatkowego.
Dlaczego prawidłowe stosowanie art. 179 o.p. jest tak ważne?
Każdy przedsiębiorca czy podatnik kontrolowany przez urząd skarbowy lub urząd celno-skarbowy powinien mieć realny dostęp do wszystkich dowodów zgromadzonych w sprawie. Dzięki temu może zweryfikować ich treść, przygotować skuteczną linię obrony i zgłosić odpowiednie wnioski dowodowe. Ograniczenie tego dostępu powinno być wyjątkiem – a nie regułą! Tymczasem praktyka pokazuje, że postanowienia o wyłączeniu dokumentów z jawności są często wydawane bez należytego uzasadnienia i w sposób zbyt ogólny.
Pamiętaj! Ograniczenie prawa dostępu do akt to bardzo poważna ingerencja w prawa podatnika – jeśli organ nie wykazał jednoznacznie podstaw prawnych i faktycznych, masz prawo się temu sprzeciwić.
Kluczowe błędy popełniane przez organy podatkowe przy stosowaniu art. 179 o.p.
1. Mylenie interesu publicznego z interesem prywatnym
Jednym z najczęstszych błędów organów podatkowych jest utożsamianie interesu publicznego (który uzasadnia wyłączenie jawności dokumentów) z ochroną interesów osób trzecich czy danymi osobowymi. Tymczasem:
- Interes publiczny to ochrona wartości wspólnych dla całego społeczeństwa, takich jak sprawiedliwość, bezpieczeństwo czy zaufanie do organów państwowych.
- Ochrona danych osobowych co do zasady jest elementem interesu prywatnego, chyba że w wyjątkowych sytuacjach wymaga tego praworządność lub ochrona porządku publicznego.
Przykład praktyczny:
Spółka „Almax” zwróciła się do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Lublinie o udostępnienie kopii zabezpieczonych faktur dotyczących jej transakcji z kontrahentem. Urząd odmówił, powołując się na „ochronę danych osobowych innych podmiotów” jako interes publiczny. Tymczasem chodziło o dane firm ujawnione w KRS – ogólnodostępne.
W takiej sytuacji podatnik powinien domagać się doprecyzowania, jakie konkretne dobro publiczne jest chronione i dlaczego.
2. Bezrefleksyjne powoływanie się na klauzulę informacji niejawnych
Organy podatkowe czasami odmawiają udostępnienia dokumentów, powołując się na to, że zawierają one „informacje niejawne” – bez wyjaśnienia, jakie dokładnie informacje podlegają ochronie i z jakiego powodu ich ujawnienie miałoby zagrażać interesom państwa.
Przykład praktyczny:
Przedsiębiorca z Radomia nie uzyskał wglądu do protokołu kontroli, ponieważ w uzasadnieniu pojawił się zwrot: „dokument zawiera informacje niejawne”. Po analizie okazało się, że chodziło wyłącznie o dane kontrahentów, które i tak są publicznie dostępne.
W takiej sytuacji warto zadać organowi pytanie o precyzyjne wskazanie, które fragmenty są niejawne i dlaczego.
3. Zrównanie interesu publicznego z dobrem osób trzecich – bez wskazania, o jakie dobro chodzi
Często spotykanym błędem jest argumentacja, że ochrona danych osób trzecich (np. kontrahentów kontrahentów) jest interesem publicznym, nawet jeśli dane te nie mają znaczenia dla sprawy.
Pamiętaj! Jeśli dokumenty dotyczą transakcji będących przedmiotem postępowania i są istotne dla rozstrzygnięcia sprawy, nie powinny być wyłączane z akt.
4. Brak analizy zasadności pobrania i włączenia dokumentów do akt
Organy często nie odnoszą się w uzasadnieniu do tego, czy dokumenty zostały prawidłowo zabezpieczone, ani na jakiej podstawie zostały włączone do akt sprawy.
Przykład:
W trakcie kontroli podatkowej w firmie „Nowy Styl” zabezpieczono dokumenty kontrahentów w trybie art. 79 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Następnie urząd wyłączył je z jawności, tłumacząc to „interesem publicznym”. Tymczasem pobranie tych dokumentów było możliwe wyłącznie w zakresie dotyczącym tej samej transakcji – skoro dokumenty zostały pobrane, to powinny być ujawnione stronie.
5. Brak jasnych kryteriów anonimizacji i zakresu wyłączenia dokumentów
Organy często wyłączają z jawności całe fragmenty dokumentów, nie wyjaśniając, na jakiej podstawie wybrano właśnie te fragmenty i czy nie pominięto informacji istotnych dla podatnika.
Przykład:
Do akt sprawy dołączono jedynie kilka wybranych zdań z obszernego raportu, reszta została „zanonimizowana”. Podatnik nie wie, czy nie ukryto przed nim fragmentów działających na jego korzyść.
6. Ogólnikowe uzasadnienia wyłączeń z jawności
Zamiast wskazywać, które dokładnie dokumenty i dlaczego zostały wyłączone, organy często posługują się sformułowaniami typu: „informacje niezwiązane z przedmiotem kontroli zostały wyłączone adekwatnie do ich treści”.
Pamiętaj! Masz prawo domagać się konkretnych wyjaśnień i żądać, aby organ odniósł się do każdego dokumentu osobno.
7. Anonimizacja dokumentów, które mogą być korzystne dla strony
Zdarza się, że organy anonimizują lub wyłączają z jawności fragmenty dokumentów, które mogą stanowić dowód przemawiający na korzyść podatnika, co uniemożliwia mu skuteczną obronę.
Co robić, gdy organ błędnie stosuje art. 179 o.p.? Praktyczne wskazówki dla podatników
- Zawsze domagaj się szczegółowego uzasadnienia postanowienia o wyłączeniu jawności dokumentów.
- Sprawdź, czy organ rzeczywiście wykazał, że wyłączenie jest niezbędne i odniósł się do każdego dokumentu z osobna.
- Jeśli organ powołuje się na ochronę danych osobowych – poproś o sprecyzowanie, czy chodzi o dane osób fizycznych, czy spółek (których dane są często publiczne).
- Gdy organ powołuje się na interes publiczny, żądaj wykazania, jakie dobro wspólne jest chronione i dlaczego wyłączenie jest konieczne w tej konkretnej sprawie.
- Pytaj o kryteria anonimizacji – jakie fragmenty i dlaczego zostały ukryte? Czy organ przeanalizował, czy te dane mogą być istotne dla rozstrzygnięcia sprawy?
- W przypadku nieprawidłowości – złóż zażalenie na postanowienie o wyłączeniu dokumentów z jawności.Możesz powołać się m.in. na naruszenie art. 120, 122, 187 § 1 oraz art. 217 § 2 Ordynacji podatkowej.
Przykłady skutecznych działań podatnika
Przykład 1: Skuteczne zażalenie na postanowienie o wyłączeniu jawności dokumentów
Pani Marta, prowadząca firmę budowlaną, otrzymała postanowienie Naczelnika Urzędu Celno-Skarbowego o wyłączeniu z jawności faktur dotyczących jej kontrahentów. W uzasadnieniu powołano się wyłącznie na „ochronę danych osobowych innych podmiotów”. Pani Marta złożyła zażalenie, wskazując, że dane te są ogólnodostępne w KRS, a wyłączenie ogranicza jej prawo do obrony. W wyniku rozpoznania zażalenia organ uchylił wcześniejsze postanowienie i dopuścił podatniczkę do pełnego wglądu w akta.
Przykład 2: Skarga do sądu administracyjnego na zbyt ogólne uzasadnienie organu
Firma „GreenTech” zaskarżyła do WSA postanowienie Naczelnika UCS o wyłączeniu z jawności dokumentów „z uwagi na dobro osób trzecich”. Sąd podzielił stanowisko podatnika, wskazując, że uzasadnienie jest zbyt ogólne i nie wykazano, jakie dobro publiczne jest rzeczywiście chronione. Organ został zobowiązany do ponownego rozpatrzenia sprawy i szczegółowego uzasadnienia każdego wyłączenia.
Podsumowanie – na co zwracać szczególną uwagę
- Wyłączenie jawności dokumentów z akt sprawy to wyjątek, który musi być szczegółowo uzasadniony.
- Nie każde dobro osoby trzeciej jest interesem publicznym – organ powinien jasno wskazać, jakie wartości chroni.
- W przypadku nieprawidłowości w uzasadnieniu masz prawo złożyć zażalenie lub skargę do sądu.
- Domagaj się indywidualnego rozpatrzenia każdego dokumentu i szczegółowego wyjaśnienia kryteriów wyłączenia oraz anonimizacji.
- Nie pozwól na ograniczenie swojego prawa do obrony poprzez lakoniczne i schematyczne uzasadnienia organu.
Podstawa prawna
- art. 178 § 1, art. 179 § 1, art. 120, art. 121 § 1, art. 122, art. 187 § 1, art. 217 § 2 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa
- art. 79 ust. 1 i 2 – ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej
Tematy porad zawartych w poradniku
- wyłączenie jawności dokumentów podatkowych
- dostęp do akt sprawy podatkowej 2025
- zażalenie na wyłączenie dokumentów z akt
- interes publiczny a ochrona danych osobowych