Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób wystawiania i przechowywania faktur, ale nie zmienia jednego: numer faktury na dokumencie nadal nadaje przedsiębiorca. Co więcej, faktura wystawiona w KSeF otrzymuje także dodatkowy numer identyfikacyjny od systemu. W tym poradniku wyjaśnię, który numer należy umieścić na fakturze, a który pozostaje tylko wewnętrznym identyfikatorem KSeF.
📌 Numer faktury widoczny na fakturze – nadal nadaje go podatnik
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, faktura musi zawierać:
„kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”.
Oznacza to, że:
- przedsiębiorca sam ustala numerację (np. 1/05/2025, FV/001/2025, itp.),
- numer musi być ciągły, unikalny i logiczny w obrębie przyjętego schematu,
- faktura ustrukturyzowana, mimo że jest przesyłana i przechowywana w systemie KSeF, musi zawierać właśnie ten numer jako identyfikator faktury dla odbiorcy i sprzedawcy.
Przykład:
Pani Justyna prowadzi firmę usługową w Warszawie. W maju 2025 r. wystawiła pierwszą fakturę – otrzymała ona numer 1/05/2025. Taki numer został wpisany w polu numeru faktury i widnieje w treści dokumentu, który trafia do kontrahenta.
🔒 Numer KSeF – dodatkowy, techniczny identyfikator faktury
Każda faktura wystawiona w KSeF otrzymuje numer identyfikujący nadany przez system, który:
- nie zastępuje numeru faktury wymaganego przez ustawę o VAT,
- nie musi być umieszczony w treści faktury, nawet jeśli przedsiębiorca pobierze ją z KSeF w formacie PDF.
Ten numer:
- ma 32 znaki i zawiera m.in. NIP podatnika, datę wystawienia faktury oraz część techniczną i sumę kontrolną,
- służy do wewnętrznej identyfikacji dokumentu w systemie KSeF (np. do śledzenia, archiwizacji, audytu),
- może być używany przez administrację skarbową lub programy księgowe, ale nie jest obowiązkowym elementem treści faktury.
Przykład:
Faktura o numerze 3/05/2025, wystawiona 15 maja 2025 r. przez firmę ABC z NIP 1234567890, otrzymała w KSeF identyfikator:KSeF-1234567890-20250515-ABC123-XYZ789-CHECKSUM.
Ale w treści faktury widnieje tylko: 3/05/2025 – to jest numer zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.
🧾 Czy można umieszczać numer KSeF na fakturze?
✔ Tak – ale nie jest to obowiązkowe. Przedsiębiorca może zdecydować, czy chce:
- pokazywać ten numer np. w stopce faktury PDF jako dodatkową informację,
- wykorzystywać go tylko w systemach księgowych i ewidencyjnych.
📄 Uwaga! Numer KSeF nie może być traktowany jako numer faktury w rozumieniu przepisów. Nie powinien zastępować numeru faktury wpisywanego przez podatnika.
Podsumowanie – co wpisujemy jako numer faktury?
| Rodzaj numeru | Kto nadaje | Czy musi być w treści faktury? | Czy jest numerem faktury w rozumieniu ustawy o VAT? |
|---|---|---|---|
| Numer faktury (art. 106e pkt 2) | Podatnik | ✅ Tak | ✅ Tak |
| Numer identyfikacyjny KSeF | System KSeF | ❌ Nie (opcjonalnie) | ❌ Nie |
Podstawa prawna
- art. 106e ust. 1 pkt 2 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570 ze zm.)
- Przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych oraz akty wykonawcze.
Tematy porad zawartych w poradniku
- numer faktury w KSeF
- numeracja faktur ustrukturyzowanych
- co wpisuje się jako numer faktury 2025
- różnica między numerem KSeF a numerem faktury
- jak wystawiać faktury KSeF