Krajowy System e-Faktur (KSeF) już teraz stanowi fundament nowoczesnego obiegu faktur, a od lipca 2025 roku będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Zrozumienie, kto może nadawać i posiadać uprawnienia w KSeF, jest kluczowe nie tylko dla właścicieli firm, ale również dla biur rachunkowych, urzędów oraz grup VAT. Ten poradnik wyjaśnia – prostym językiem – kto, kiedy i jak może uzyskać dostęp do KSeF oraz jakie ma uprawnienia.
Kto może nadawać uprawnienia w KSeF?
Zacznijmy od najważniejszej kwestii – kto może decydować o tym, kto uzyska dostęp do systemu?
Uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień posiadają:
- Podatnik (czyli przedsiębiorca lub osoba prawna, która wystawia faktury VAT).
- Organy egzekucyjne i komornicy sądowi – w ramach prowadzonych postępowań.
- Osoby fizyczne, ale tylko te, które zostały wskazane przez:
- podatnika (np. właściciel wskazuje pracownika lub biuro rachunkowe),
- przedstawiciela zakładu (oddziału) osoby prawnej,
- organ egzekucyjny,
- jednostkę samorządu terytorialnego (np. gmina, starostwo),
- grupę VAT – jako przedstawiciel konkretnego członka tej grupy.
To oznacza, że dostęp do panelu uprawnień nie jest zarezerwowany tylko dla właściciela firmy – ale musi być formalnie nadany przez podmiot uprawniony.
Kto może wystawiać i przeglądać faktury w KSeF?
Nieco szerszy jest katalog podmiotów, które mogą wystawiać i mieć dostęp do faktur ustrukturyzowanych. Należą do nich:
- Podatnik.
- Podmiot wskazany przez podatnika – może to być np. biuro rachunkowe, pełnomocnik, wewnętrzna jednostka (dział księgowości).
- Organy egzekucyjne i komornicy sądowi.
- Osoby fizyczne wskazane przez JST, grupę VAT lub podatnika jako przedstawiciele jednostek wewnętrznych.
- Osoby fizyczne wskazane przez:
- podatnika,
- podmiot upoważniony przez podatnika lub JST,
- organy egzekucyjne,
- inną osobę fizyczną już wskazaną jako przedstawiciel jednostki uprawnionej.
Jak widać, system jest elastyczny – ale jednocześnie wymaga formy elektronicznej zgody i formalnego nadania uprawnień.
Jak przebiega uwierzytelnienie w KSeF?
Aby uzyskać dostęp do systemu, konieczne jest uwierzytelnienie. Można to zrobić na jeden z czterech sposobów:
- ✔ kwalifikowany podpis elektroniczny,
- ✔ kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
- ✔ podpis zaufany (profil zaufany),
- ✔ ciąg znaków alfanumerycznych (generowany przez KSeF po wcześniejszym uwierzytelnieniu jednym z powyższych sposobów).
🔐 Każdy z tych sposobów jest bezpieczny, ale profil zaufany pozostaje najwygodniejszy dla jednoosobowych działalności gospodarczych.
Przykład 1: Mała firma usługowa
🧑🔧 Marek Lisek prowadzi jednoosobową działalność w Szczecinie. W związku z wdrożeniem KSeF chce umożliwić swojej księgowej dostęp do wystawiania faktur i przeglądania uprawnień.
- Marek loguje się do KSeF za pomocą profilu zaufanego.
- Wybiera z panelu po lewej stronie „Uprawnienia”.
- Klikając „Nadaj uprawnienie”, wprowadza dane księgowej: imię, nazwisko, PESEL.
- Zaznacza pola:
- wystawianie faktur,
- przeglądanie historii wysyłek,
- zarządzanie uprawnieniami.
- Zatwierdza i nadaje uprawnienia.
Od tego momentu księgowa może działać w KSeF w imieniu przedsiębiorcy.
Przykład 2: Urząd miasta
🏢 Urząd Miasta Rybnik jako jednostka samorządu terytorialnego obsługuje kilka podległych jednostek budżetowych. Chce, aby pracownik działu księgowości mógł wystawiać faktury w imieniu Miejskiego Domu Kultury.
- Kierownik urzędu wskazuje przedstawiciela JST jako osobę odpowiedzialną.
- Ten przedstawiciel nadaje uprawnienia konkretnej osobie fizycznej – pracownikowi działu księgowego.
- Pracownik loguje się przez KSeF przy użyciu podpisu kwalifikowanego i uzyskuje dostęp do wystawiania faktur w imieniu MDK.
Jak nadać uprawnienie w KSeF? Krok po kroku
- Wejdź na stronę KSeF: https://ksef.mf.gov.pl.
- Zaloguj się z użyciem jednej z metod uwierzytelnienia (np. profil zaufany).
- Wybierz zakładkę „Uprawnienia”.
- Kliknij „Nadaj uprawnienie” i wskaż osobę (imię, nazwisko, PESEL).
- Zaznacz odpowiedni zakres uprawnień, np.:
- wystawianie faktur,
- zarządzanie uprawnieniami,
- odbieranie faktur,
- przegląd historii wysyłek.
📌 Pamiętaj, że nadane uprawnienia możesz w każdej chwili zmienić lub cofnąć.
Podsumowanie
✔ Z KSeF mogą korzystać nie tylko właściciele firm, ale też wskazane osoby fizyczne, urzędy, jednostki budżetowe, a nawet komornicy.
✔ Każdy użytkownik musi być formalnie uprawniony przez podatnika lub inny podmiot uprawniony.
✔ Logowanie do systemu wymaga uwierzytelnienia elektronicznego – najprościej skorzystać z profilu zaufanego.
✔ Proces nadawania uprawnień jest prosty i odbywa się przez aplikację webową KSeF.
Podstawa prawna
- art. 106nb ust. 1–2 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
- art. 106ni ust. 1–3 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
- art. 106ne ust. 1 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Tematy porad zawartych w poradniku
- nadawanie uprawnień w KSeF
- kto ma dostęp do KSeF
- logowanie do KSeF profilem zaufanym
- wystawianie faktur w KSeF
- pełnomocnictwa w KSeF