W działalności gospodarczej często zdarzają się sytuacje, gdy towar dociera do firmy wcześniej niż faktura zakupu. Niekiedy faktura trafia jeszcze w tym samym miesiącu, innym razem – już w kolejnym. W takich przypadkach kluczowe jest prawidłowe zaksięgowanie dostawy zgodnie z przepisami prawa podatkowego. W tym poradniku dowiesz się, jak postępować krok po kroku, by uniknąć błędów w ewidencji i nie narazić się na zarzuty ze strony urzędu skarbowego.
Księgowanie towaru bez faktury – kiedy i jak sporządzić specyfikację?
📌 Towar przyjechał, ale faktury brak – to typowa sytuacja, szczególnie przy stałych dostawach. Przedsiębiorca nie może jednak czekać z ewidencją do czasu otrzymania dokumentu – musi zabezpieczyć swoje księgi rachunkowe na podstawie tzw. specyfikacji towaru.
Co powinna zawierać specyfikacja?
Jeśli towar został przyjęty do magazynu, a faktura jeszcze nie dotarła, sporządź dokumentację pomocniczą – specyfikację. Taki dokument musi zawierać:
- nazwę lub firmę i adres dostawcy,
- datę przyjęcia towaru,
- ilość i rodzaj towaru,
- cenę jednostkową oraz wartość ogólną dostawy.
📝 Uwaga: Jeśli dostawca przekazał Ci wraz z towarem dokument, który spełnia wszystkie powyższe kryteria – możesz posłużyć się jego specyfikacją, bez potrzeby tworzenia własnej.
Przykład 1: Faktura przychodzi w kolejnym miesiącu 📅
Pani Marta prowadzi sklep z bielizną w Krakowie. 3 marca 2025 r. otrzymała dostawę 100 sztuk piżam damskich po 45 zł każda. Wraz z towarem nie przyszła faktura – ta dotarła dopiero 10 kwietnia 2025 r.
Jak postąpiła?
- Sporządziła własną specyfikację przyjęcia towaru z 3 marca.
- Wpisała tę wartość do PKPiR na podstawie specyfikacji, z datą 3 marca.
- W kwietniu, gdy przyszła faktura, odnotowała tylko różnicę, jeśli wartość była inna niż wcześniej oszacowana.
📄 Wpis do PKPiR wyglądał tak:
| Lp. | Data zdarzenia | Dowód księgowy | Opis | Wartość |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 03-03-2025 | PZ | Przyjęcie towaru – specyfikacja | 4 500,00 zł |
| 2 | 10-04-2025 | FV 4/04/2025 | Różnica wynikająca z otrzymanej faktury | 50,00 zł |
Przykład 2: Faktura i towar w tym samym miesiącu 📦🧾
Pan Norbert prowadzi sklep obuwniczy w Toruniu. 5 maja 2025 r. otrzymał dostawę 60 par butów (po 120 zł) oraz 10 maja – fakturę zakupową.
➡️ W tym przypadku, jako że zarówno dostawa, jak i faktura przypadają na ten sam miesiąc, Pan Norbert nie musi sporządzać specyfikacji, o ile posiada fakturę przed zamknięciem miesiąca.
Wpis do PKPiR:
| Lp. | Data zdarzenia | Dowód księgowy | Opis | Wartość |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 05-05-2025 | FV 5/05/2025 | Zakup towarów handlowych | 7 200,00 zł |
Co jeśli nie sporządzisz specyfikacji?
⚠️ Jeśli otrzymasz towar w jednym miesiącu, a fakturę dopiero w kolejnym i nie sporządzisz specyfikacji, to:
- złamiesz przepisy dotyczące prowadzenia PKPiR,
- narazisz się na sankcje skarbowe (błędne ujmowanie kosztów),
- w razie kontroli nie udowodnisz momentu poniesienia kosztu.
Dlatego sporządzanie specyfikacji to obowiązek, który zabezpiecza Twoje interesy i pozwala uniknąć problemów z fiskusem.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
✔ Jeśli otrzymujesz towar wcześniej niż fakturę:
- sporządź specyfikację z datą przyjęcia towaru,
- wpisz wartość do PKPiR zgodnie z tą datą,
- po otrzymaniu faktury uzupełnij różnice, jeśli wystąpią.
✔ Jeśli towar i faktura są w tym samym miesiącu:
- księguj zakup na podstawie faktury,
- nie musisz sporządzać specyfikacji, o ile faktura zawiera wszystkie niezbędne informacje.
✔ Zawsze przechowuj dokumenty pomocnicze (PZ, notatki, opisy), by udowodnić rzeczywisty moment powstania kosztu.
Podstawa prawna:
- art. 23 ust. 1 pkt 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- § 12 ust. 3 i § 16 ust. 1 – rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Tematy porad zawartych w poradniku:
- księgowanie towarów bez faktury
- opóźniona faktura zakupu
- specyfikacja towaru PKPiR
- faktura a PKPiR 2025
- dowody księgowe w działalności