Koszty uzyskania przychodu (KUP) mają ogromne znaczenie dla każdego pracownika, bo wpływają na wysokość podatku dochodowego – im wyższe koszty, tym niższy podatek. Ten poradnik wyjaśnia, jakie koszty mogą być odliczane od przychodów ze stosunku pracy, kto i kiedy może skorzystać z podwyższonych kosztów oraz w jaki sposób je dokumentować. Pokażę Ci też, kiedy można zastosować koszty 50% z tytułu praw autorskich i jak rozliczyć rzeczywiste koszty.
📌 Spis treści (główne nagłówki H2)
- Czym są koszty uzyskania przychodu i dlaczego są istotne?
- Standardowe koszty uzyskania przychodu w 2025 r.
- Podwyższone koszty dla osób dojeżdżających do pracy
- Kilka umów – jak rozliczyć koszty przy więcej niż jednym stosunku pracy?
- Koszty 50% dla twórców – kto może z nich skorzystać?
- Rzeczywiste koszty uzyskania przychodu – jak je udokumentować?
- Koszty przy pracy zdalnej – co się zmienia?
- 🧩 Przykłady praktyczne
- 📚 Podstawa prawna
- 🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
1. Czym są koszty uzyskania przychodu i dlaczego są istotne?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które pracownik ponosi, aby móc osiągnąć przychód ze stosunku pracy. Nie są to rzeczywiste koszty, które faktycznie ponosi pracownik (np. za dojazd), lecz zryczałtowane kwoty ustalone przez ustawodawcę.
Ich głównym celem jest obniżenie podstawy opodatkowania, a tym samym – podatku dochodowego. Pracodawca uwzględnia je automatycznie przy obliczaniu zaliczki na PIT, chyba że pracownik złoży stosowny wniosek np. o zastosowanie kosztów podwyższonych.
2. Standardowe koszty uzyskania przychodu w 2025 r.
📌 Koszty miesięczne – 250 zł
Przysługują pracownikom zatrudnionym na jednym etacie i zamieszkałym w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy.
📌 Koszty roczne – 3000 zł
To maksymalna kwota kosztów przy jednym stosunku pracy w roku podatkowym.
3. Podwyższone koszty dla osób dojeżdżających do pracy
📌 Koszty miesięczne – 300 zł
Przysługują pracownikom, którzy:
- mieszkają w innej miejscowości niż zakład pracy,
- nie otrzymują dodatku za rozłąkę.
📌 Koszty roczne – 3600 zł (przy jednym stosunku pracy)
📌 Koszty roczne – 5400 zł (przy kilku stosunkach pracy)
🧩 Przykład praktyczny:
Pani Małgorzata mieszka w Ciechanowie, a pracuje w Warszawie. Do pracy dojeżdża codziennie pociągiem. Jeżeli nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, może wnioskować o zastosowanie podwyższonych kosztów w wysokości 300 zł miesięcznie. Jeżeli tego nie zrobi, może odliczyć je samodzielnie w PIT-37.
4. Kilka umów – jak rozliczyć koszty przy więcej niż jednym stosunku pracy?
Jeśli pracownik pracuje u więcej niż jednego pracodawcy, może zastosować wyższy limit kosztów:
- 4500 zł rocznie – standardowe koszty przy kilku umowach,
- 5400 zł rocznie – podwyższone koszty przy kilku umowach i dojazdach.
Ważne: nawet jeśli pracodawcy odliczają koszty miesięczne, ostateczne ograniczenie stosuje się dopiero w zeznaniu rocznym.
🧩 Przykład praktyczny:
Pan Tomasz pracuje w dwóch firmach jednocześnie – w jednej w Lublinie, w drugiej zdalnie dla firmy z Poznania. W obu przypadkach uwzględniono standardowe koszty 250 zł. W rozliczeniu rocznym Pan Tomasz musi upewnić się, że łączna kwota kosztów nie przekroczy 4500 zł.
5. Koszty 50% dla twórców – kto może z nich skorzystać?
📌 Koszty uzyskania przychodów w wysokości 50% przysługują wyłącznie w przypadku, gdy:
- pracownik tworzy utwór w rozumieniu prawa autorskiego,
- utwór ten jest przekazywany pracodawcy w ramach stosunku pracy,
- wynagrodzenie za utwór jest wyodrębnione (np. na podstawie umowy lub listy płac),
- działalność mieści się w jednym z katalogów działalności objętych preferencją.
📌 Limit kosztów autorskich wynosi 120 000 zł rocznie.
📜 Uwaga! Zgodnie z interpretacją ogólną MF (DD3.8201.1.2018 z 15.09.2020 r.), aby zastosować koszty 50%, należy wyraźnie wydzielić część wynagrodzenia za działalność twórczą.
🧩 Przykład praktyczny:
Pani Joanna jest grafikiem zatrudnionym na umowę o pracę w agencji reklamowej. Tworzy logotypy i wizualizacje, które są chronione prawem autorskim. Jej umowa przewiduje, że 40% wynagrodzenia stanowi honorarium za przekazanie praw autorskich – od tej części można naliczać 50% kosztów uzyskania.
⚠️ Ryzyko: Organy podatkowe mogą zakwestionować koszty 50%, jeżeli:
- nie da się wyodrębnić pracy twórczej,
- nie została ona należycie udokumentowana,
- nie mieści się w katalogu działalności objętych preferencją.
6. Rzeczywiste koszty uzyskania przychodu – jak je udokumentować?
Zamiast kosztów ryczałtowych (250/300 zł miesięcznie), pracownik może rozliczyć koszty rzeczywiste, jeżeli są one wyższe i udokumentowane.
Najczęściej dotyczy to dojazdów do pracy. Warunkiem jest posiadanie imiennych biletów miesięcznych lub faktur dokumentujących zakup biletu na własne nazwisko.
🧩 Przykład praktyczny:
Pan Adrian pracuje w Warszawie, ale codziennie dojeżdża z Grodziska Mazowieckiego. Posiada imienny bilet miesięczny na kolej za 350 zł. Może w rocznym zeznaniu PIT odliczyć koszt biletu zamiast ryczałtowych 300 zł.
7. Koszty przy pracy zdalnej – co się zmienia?
W przypadku pracy zdalnej nie stosuje się podwyższonych kosztów (300 zł), ponieważ nie występują dojazdy. Pracownik może jednak zastosować standardowe koszty (250 zł).
📌 Jeśli mimo pracy zdalnej pracownik ponosi udokumentowane wydatki (np. dojazdy do biura raz w tygodniu na własny koszt), w niektórych przypadkach można próbować rozliczyć je jako koszty rzeczywiste – ale tylko, jeśli spełniają wymogi ustawowe i są należycie udokumentowane.
🧩 Przykład praktyczny:
Pani Elwira pracuje zdalnie z Katowic, ale raz w tygodniu musi pojawiać się w centrali firmy w Krakowie. Kupuje imienny bilet miesięczny kolejowy za 400 zł. W rocznym PIT może odliczyć koszty rzeczywiste, zamiast ryczałtowych 250 zł.
✅ Podsumowanie – co warto zapamiętać?
✔ Koszty uzyskania przychodu to legalna metoda obniżenia podatku.
✔ W 2025 r. standardowe koszty wynoszą 250 zł miesięcznie (3000 zł rocznie).
✔ Podwyższone koszty 300 zł przysługują dojeżdżającym spoza miejscowości pracy.
✔ Przy kilku umowach można zwiększyć roczny limit do 4500 lub 5400 zł.
✔ Twórcy mogą stosować koszty 50%, ale muszą wykazać utwór i wyodrębnienie honorarium.
✔ Koszty rzeczywiste można odliczyć, ale tylko z udokumentowanym wydatkiem.
✔ Praca zdalna wyklucza podwyższone koszty – chyba że występują dojazdy z udokumentowaniem.
📚 Podstawa prawna
- art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 22 ust. 2 i 9 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.),
- art. 2 ust. 2 – ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2509 ze zm.),
- Interpretacja ogólna MF z 15.09.2020 r. DD3.8201.1.2018
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- koszty uzyskania przychodu 2025
- podwyższone koszty dojazdów do pracy
- koszty 50% z praw autorskich
- rozliczenie kilku umów o pracę
- koszty rzeczywiste PIT 37