Prawidłowe ustalanie kosztów uzyskania przychodu u pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków płatnika – czyli najczęściej pracodawcy. Mimo że kwoty kosztów są zryczałtowane i określone wprost w ustawie, praktyka pokazuje, że ich stosowanie może budzić spore wątpliwości. Z tego poradnika dowiesz się, jakie są aktualne limity kosztów ze stosunku pracy, jak je stosować oraz kiedy można (a kiedy nie) zastosować koszty wyższe.
Czym są koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które podatnik ponosi w celu osiągnięcia przychodu. W przypadku umowy o pracę przepisy przewidują zryczałtowane kwoty, które można automatycznie odliczać przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy. Oznacza to, że nie trzeba udowadniać rzeczywistych wydatków – wystarczy zastosować odpowiednią stawkę.
Dla pracowników zatrudnionych na podstawie:
- umowy o pracę,
- spółdzielczego stosunku pracy,
- stosunku służbowego,
- pracy nakładczej
ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) przewiduje następujące limity:
| Rodzaj zatrudnienia i sytuacja | Miesięczne koszty | Roczne maksymalne koszty |
|---|---|---|
| Jeden stosunek pracy (praca i zamieszkanie w tej samej miejscowości) | 250 zł | 3000 zł |
| Więcej niż jeden stosunek pracy | 250 zł z każdego | maks. 4500 zł łącznie |
| Jeden stosunek pracy, miejsce zamieszkania poza miejscowością zakładu pracy, brak dodatku za rozłąkę | 300 zł | 3600 zł (do końca 2022), 5400 zł (od 2023) |
| Więcej niż jeden stosunek pracy i zamieszkanie poza miejscowością pracy | 300 zł z każdego | maks. 5400 zł |
📌 Od 2023 r. podwyższone koszty wynoszą 300 zł miesięcznie i 5400 zł rocznie – to efekt zmian ustawowych i należy stosować je w obecnym roku.
Kiedy i jak stosować zryczałtowane koszty?
Zryczałtowane koszty pracodawca uwzględnia co miesiąc przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy. Jeśli pracownik nie złożył żadnego oświadczenia, domyślnie przyjmuje się podstawowe koszty (250 zł miesięcznie).
Aby zastosować podwyższone koszty, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie, w którym:
- wskaże miejscowość, w której zamieszkuje,
- potwierdzi, że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
- potwierdzi, że dojeżdża do pracy z innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba firmy.
📄 Nie ma jednego wzoru takiego oświadczenia – wystarczy prosty dokument podpisany przez pracownika.
🧩 Przykład praktyczny 1: Jeden stosunek pracy, miejsce zamieszkania w tej samej miejscowości
🧑🔧 Pan Marcin Nowak z Piły pracuje w firmie produkcyjnej w tej samej miejscowości. Nie dojeżdża, mieszka blisko zakładu pracy. Nie składa żadnych oświadczeń. Pracodawca stosuje wobec niego koszty uzyskania przychodów w wysokości:
- 250 zł miesięcznie,
- maksymalnie 3000 zł rocznie.
🧩 Przykład praktyczny 2: Dwa stosunki pracy, różne miejscowości
🧑🔧 Pani Joanna Wysocka mieszka w Zabrzu, ale pracuje na pół etatu w Katowicach oraz dodatkowo jako nauczycielka w szkole w Gliwicach. Obie szkoły znajdują się w innych miejscowościach niż jej miejsce zamieszkania. Złożyła stosowne oświadczenia o podwyższonych kosztach. Pracodawcy mają obowiązek zastosować wobec niej:
- 300 zł miesięcznie od każdego stosunku pracy,
- ale łączny roczny limit nie może przekroczyć 5400 zł.
⚠️ Na co uważać?
- ❌ Nie można stosować kosztów z dwóch różnych kategorii jednocześnie (np. 250 zł z jednej umowy i 300 zł z drugiej).
- ❌ Pracodawca nie może samodzielnie przyznać podwyższonych kosztów – musi otrzymać pisemne oświadczenie od pracownika.
- ✔ Jeśli pracownik zmieni miejsce zamieszkania lub zacznie otrzymywać dodatek za rozłąkę – musi zaktualizować swoje oświadczenie.
📜 Przepisy prawne
- art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 25 – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
📚 Podstawa prawna
- art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 25 – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- koszty uzyskania przychodu 2025
- koszty pracownicze PIT
- ryczałtowe koszty pracownika
- limity kosztów uzyskania przychodów
- rozliczenie kosztów pracy