W praktyce może się zdarzyć, że przedsiębiorca nie będzie w stanie wystawić faktury korygującej w KSeF z powodu awarii systemu lub problemu technicznego po swojej stronie. Ustawodawca przewidział również te sytuacje, wprowadzając szczególne zasady dokonywania korekt in minus.
Zgodnie z przepisami, jeśli:
- faktura korygująca została wystawiona poza KSeF (np. w formacie PDF),
- przyczyną były awaria KSeF lub problemy techniczne po stronie podatnika, oraz
- faktura została następnie przesłana do KSeF,
to korekta może zostać rozliczona za okres, w którym faktura została przesłana do KSeF, nawet jeśli podatnik nie uzyskał jeszcze potwierdzenia jej odbioru przez klienta.
🎯 Warunek kluczowy: podatnik musi wysłać fakturę do KSeF niezwłocznie po ustaniu awarii.
📄 PRZYKŁAD 4
Firma „TechGlass” z Olsztyna wystawiła 10 maja 2025 r. korektę faktury in minus (rabat po sprzedaży), ale system KSeF był wówczas niedostępny. Wydrukowano fakturę korygującą i przesłano ją klientowi e-mailem. System KSeF wznowił działanie 13 maja, a firma tego samego dnia przesłała fakturę do KSeF.
➡ Korekta może być rozliczona za maj 2025 r., z datą 13 maja, mimo że klient nie potwierdził otrzymania dokumentu.
Korekty in minus dla nabywców zagranicznych bez siedziby w Polsce
Kolejny przypadek szczególny dotyczy sytuacji, w której:
- nabywca nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, oraz
- faktura korygująca nie została wystawiona w KSeF (bo nabywca nie ma dostępu do systemu).
W takich przypadkach faktura korygująca może być udostępniona w inny sposób (np. e-mailem, przez system B2B) i obowiązek korekty VAT powstanie w momencie uzyskania potwierdzenia odbioru tej faktury przez nabywcę.
📄 PRZYKŁAD 5
Spółka „AgroChem Polska” dokonuje sprzedaży nawozów do firmy z Czech. Po sprzedaży uzgodniono rabat ilościowy. 5 czerwca 2025 r. wystawiono fakturę korygującą, przesłano ją e-mailem, a potwierdzenie odbioru od czeskiego nabywcy przyszło 7 czerwca.
➡ Korekta zostanie ujęta w deklaracji VAT za czerwiec 2025 r., z datą 7 czerwca 2025 r..
Podsumowanie – co musi wiedzieć sprzedawca
Od 2025 r. zmieniają się zasady korygowania faktur in minus. Najważniejsze kwestie, o których należy pamiętać:
📌 Zawsze wystawiaj korekty przez KSeF, jeśli to możliwe – wtedy korekty dokonujesz w dacie wystawienia faktury korygującej, bez potwierdzenia od nabywcy.
📌 Jeśli korekta nie może być wystawiona przez KSeF, musisz mieć potwierdzenie odbioru od nabywcy, chyba że:
- transakcja dotyczy eksportu, energii, usług poza Polską,
- nabywca potwierdził znajomość treści korekty mimo braku formalnego potwierdzenia.
📌 W przypadku awarii systemu – korektę rozliczasz z datą wysłania faktury do KSeF po ustaniu problemów.
📌 Dla klientów zagranicznych bez siedziby w Polsce – liczy się potwierdzenie odbioru korekty wysłanej poza KSeF.
Podstawa prawna
- art. 29a ust. 10–14 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- korekta faktury in minus KSeF 2025
- faktura korygująca po nowemu
- kiedy nie trzeba potwierdzenia odbioru faktury
- KSeF awaria korekta VAT
- korekta VAT zagraniczny klient