Błędy na fakturach mogą się zdarzyć każdemu – nawet w dobrze działającej firmie. Ale czy wiesz, że pomyłka w rozliczeniach VAT może skutkować nie tylko korektą, ale też dodatkowym zobowiązaniem podatkowym, grzywną, a w skrajnych przypadkach – karą więzienia? W tym poradniku pokażę Ci, jakie są rodzaje sankcji za błędy na fakturach, kiedy fiskus może zastosować łagodniejsze podejście, a także jak unikać kar, jeśli pomyłka nie wynikała z oszustwa.
🧾 Jakie błędy na fakturach niosą ryzyko sankcji?
Na gruncie przepisów podatkowych i karnych, nie wszystkie pomyłki są traktowane jednakowo. Kluczowa jest tu intencja podatnika oraz charakter nieprawidłowości.
Typowe błędy, które mogą wywołać skutki podatkowe lub karne:
- brak wystawienia faktury mimo obowiązku,
- nieprawidłowe dane na fakturze (np. błędna stawka VAT, kwoty, dane nabywcy),
- wystawienie „pustej faktury” (czyli dokumentującej fikcyjną transakcję),
- zawyżenie lub zaniżenie zobowiązania VAT,
- nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych.
W zależności od rodzaju uchybienia, ustawodawca przewiduje różne środki reakcji – od korekt i dopłat, po sankcje finansowe i karne.
⚠️ Sankcje podatkowe – czyli dodatkowe zobowiązanie VAT
Do czerwca 2023 r. sankcje za nieprawidłowości w rozliczeniu VAT były automatyczne – bez względu na przyczynę błędu. Od wejścia w życie pakietu SLIM VAT 3 (od 5 czerwca 2023 r.), organy skarbowe muszą miarkować sankcję, uwzględniając m.in. stopień winy i działania naprawcze podatnika.
Zgodnie z art. 112b ustawy o VAT, naczelnik urzędu może nałożyć:
- do 30% – w przypadku stwierdzenia zaniżenia VAT, zawyżenia zwrotu lub nieprawidłowości w deklaracji;
- do 20% – jeśli podatnik złoży korektę i wpłaci zaległość po kontroli;
- do 15% – jeżeli korekta nastąpiła zgodnie z art. 62 ust. 4 ustawy o KAS i VAT został wpłacony najpóźniej w dniu korekty;
- 0% (brak sankcji) – jeśli podatnik dokonał korekty z własnej inicjatywy przed kontrolą, a także w przypadku drobnych błędów rachunkowych lub przesunięć w czasie.
📌 Co urząd bierze pod uwagę przy ustalaniu wysokości sankcji?
Zgodnie z art. 112b ust. 2b ustawy o VAT:
- okoliczności powstania nieprawidłowości,
- stopień naruszenia obowiązków,
- częstotliwość wcześniejszych błędów,
- wartość nieprawidłowości,
- działania naprawcze podjęte przez podatnika.
🧩 Przykład praktyczny 1: korekta przed kontrolą = brak sankcji
Firma usługowa z Gorzowa Wielkopolskiego, z powodu problemów z nowym programem księgowym, zaniżyła VAT należny o 15 000 zł. Po trzech tygodniach zauważyła błąd, złożyła korektę deklaracji i wpłaciła należny podatek z odsetkami. Ponieważ zrobiła to przed wszczęciem kontroli, nie zastosowano wobec niej sankcji.
🧠 Wniosek: działaj szybko i napraw błąd przed kontrolą – unikniesz dodatkowego obciążenia finansowego.
⚠️ Kiedy błędy mogą prowadzić do sankcji 100%?
Art. 112c ustawy o VAT przewiduje sankcję w wysokości 100% kwoty podatku naliczonego, jeśli:
- faktura została wystawiona przez podmiot nieistniejący,
- dokumentuje fikcyjne czynności,
- zawiera niezgodne z rzeczywistością kwoty,
- dokumentuje czynność sprzeczną z prawem.
W dodatku podatnik musi mieć świadomość, że kontrahent działa nieuczciwie lub że sam uczestniczy w procederze wyłudzenia.
🧩 Przykład praktyczny 2: sankcja 100% za fikcyjną fakturę
Spółka handlowa z Krakowa wprowadziła do ewidencji fakturę zakupową opiewającą na 120 000 zł netto + 27 600 zł VAT. Faktura wystawiona była przez firmę-słupa, która nie prowadziła działalności gospodarczej. Mimo ostrzeżeń ze strony księgowej, właściciel podpisał dokumenty i rozliczył VAT.
Po kontroli, urząd nałożył na spółkę dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 27 600 zł (100% podatku z fałszywej faktury) oraz zawiadomił prokuraturę.
🧠 Wniosek: zanim rozliczysz VAT z faktury, upewnij się, że kontrahent istnieje i realnie wykonał usługę.
⚖️ Błąd czy oszustwo? Co zmienia się w ocenie sankcji VAT?
Od kilku lat linia orzecznicza sądów – w tym Naczelnego Sądu Administracyjnego – coraz wyraźniej wskazuje, że sankcje VAT nie mogą być stosowane automatycznie, bez zbadania, czy podatnik działał w złej wierze.
W jednej z istotnych spraw (dotyczącej Grupy Warzywnej), NSA powołał się na orzeczenie Trybunału Sprawiedliwości UE, który stwierdził, że:
📄 Zasada proporcjonalności uniemożliwia nakładanie sankcji, jeśli:
- błąd wynika z pomyłki w ocenie,
- nie ma dowodów na działanie w celu wyłudzenia VAT,
- nie doszło do rzeczywistego uszczuplenia dochodów budżetu.
Zatem w praktyce karę pieniężną (np. 20% lub 30%) można nałożyć, tylko jeśli błąd wynikał z rażącego niedbalstwa lub oszustwa, a nie z np.:
- pomyłki pracownika,
- błędów systemowych (np. awaria programu),
- braku wiedzy o zmianach przepisów (o ile były one nieoczywiste).
📜 Art. 108 ustawy o VAT – czyli odpowiedzialność za „pustą fakturę”
Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT:
📄 „W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.”
W skrócie: jeśli wystawisz fakturę z wykazanym VAT-em – nawet omyłkowo – musisz ten podatek zapłacić. Przepis ten powstał, aby zapobiegać wystawianiu pustych faktur, które służą wyłudzeniom zwrotu VAT.
Jednak – jak podkreślają sądy – również ten przepis nie może być stosowany bezrefleksyjnie.
🧩 Przykład praktyczny 3: błąd w systemie, nie oszustwo
Spółka z Opola wystawiła klientowi fakturę zaliczkową z VAT-em 23%, mimo że transakcja była zwolniona z podatku (dostawa usług medycznych). Powód? Program księgowy nieprawidłowo przypisał stawkę VAT. Błąd zauważono dopiero po rozliczeniu miesiąca. Spółka natychmiast skorygowała fakturę.
NSA w analogicznej sprawie uznał, że nie ma podstaw do stosowania art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, ponieważ nie doszło do świadomego działania mającego na celu wyłudzenie podatku.
🧠 Wniosek: jeśli wystawisz fakturę z VAT „przez pomyłkę”, nie zawsze musisz go zapłacić – kluczowa jest twoja intencja i szybkość reakcji.
⚖️ Wyroki sądowe – coraz więcej orzeczeń po stronie podatników
Polskie sądy coraz częściej uznają, że intencje podatnika mają znaczenie. Przykładowo:
🔹 W sprawie, gdzie spółka popełniła błąd z powodu absencji głównej księgowej i problemów z oprogramowaniem, a następnie sama zgłosiła korektę – NSA uznał, że brak jest podstaw do nałożenia sankcji.
🔹 Z kolei w przypadku celowego działania – np. wystawienia faktur dokumentujących fikcyjny obrót – sankcja 100% i odpowiedzialność karna są w pełni uzasadnione.
👮♂️ Odpowiedzialność karna i karno-skarbowa – kiedy wchodzi do gry prokurator?
Błędy na fakturach mogą skutkować nie tylko dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi, ale również karą grzywny, a nawet pozbawieniem wolności.
Zgodnie z przepisami:
📚 Art. 62 Kodeksu karnego skarbowego (k.k.s.):
- brak faktury, faktura nierzetelna lub posługiwanie się taką fakturą = grzywna do 720 stawek dziennych lub kara więzienia od 1 roku,
- w razie drobnej kwoty – możliwa kara ograniczenia wolności albo wykroczenie skarbowe.
📚 Art. 270a i 271a Kodeksu karnego (k.k.):
- fałszowanie faktur (np. podawanie nieprawdziwych danych) lub używanie takich dokumentów – kara od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności,
- jeśli dotyczy to kwot przekraczających próg „mienia wielkiej wartości” – minimalna kara to 3 lata bezwzględnego więzienia,
- przy kwotach przekraczających dziesięciokrotność tego progu – grozi nawet 25 lat więzienia.
⚠️ Warto wiedzieć: „mienie wielkiej wartości” to obecnie kwota powyżej 1 000 000 zł, a „dziesięciokrotność” – ponad 10 000 000 zł.
📚 Podstawa prawna
- art. 108, art. 112b, art. 112c – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.),
- art. 61, 62, 53 § 22–23 – ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 654 z późn. zm.),
- art. 270a, 271a, 277a, 277b – ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1138 z późn. zm.).
🧠 Podsumowanie – co powinien zapamiętać przedsiębiorca?
✔ Nie każdy błąd na fakturze oznacza karę – ważna jest intencja i szybka reakcja.
✔ Przed kontrolą warto samodzielnie złożyć korektę i wpłacić zaległość – unikniesz sankcji.
✔ Fikcyjne faktury to najcięższe przewinienie – skutkują sankcją 100% i odpowiedzialnością karną.
✔ Organy muszą brać pod uwagę proporcjonalność kary oraz czy doszło do oszustwa.
✔ Nowe przepisy SLIM VAT 3 dają więcej możliwości miarkowania sankcji – korzystaj z nich!
📌 Tematy porad zawartych w poradniku:
- sankcje VAT 2024
- błędy na fakturach
- odpowiedzialność za pustą fakturę
- korekta deklaracji VAT
- art. 108 ustawy o VAT