Strony umowy mogą nie tylko określać jej treść, ale także decydować o formie, w jakiej mają być dokonywane czynności prawne związane z tą umową. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy mogą wprowadzić do umowy tzw. klauzulę pactum de forma, czyli zastrzeżenie określonej formy dla przyszłych czynności. Takie postanowienie ma szczególne znaczenie w obrocie gospodarczym, zwłaszcza gdy chodzi o zmianę, rozwiązanie czy odstąpienie od umowy.
W niniejszym poradniku wyjaśniamy, jak działają klauzule pactum de forma, jakie dają możliwości stronom, jakie mają ograniczenia oraz jakie skutki niesie ich niezachowanie.
Podstawa prawna klauzuli pactum de forma
Zgodnie z art. 76 Kodeksu cywilnego:
„Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.”
Jakie czynności można objąć klauzulą pactum de forma?
Najczęściej klauzula ta dotyczy tzw. czynności następczych wymienionych w art. 77 k.c., czyli:
- uzupełnienia lub zmiany umowy,
- rozwiązania umowy,
- odstąpienia od umowy albo jej wypowiedzenia.
Może ona być elementem zarówno umowy głównej, jak i umów ramowych czy przedwstępnych. W praktyce przedsiębiorcy stosują ją także jako osobne porozumienie regulujące zasady zawierania przyszłych kontraktów.
Na czym polega klauzula pactum de forma?
Klauzula zastrzegająca formę szczególną nie daje stronom nowych uprawnień. Jej celem jest jedynie określenie, w jaki sposób mają być skutecznie składane oświadczenia woli w ramach danej relacji umownej.
⚠️ Ważne: swoboda stron w ustalaniu formy czynności prawnych nie jest nieograniczona. Przepisy art. 73–81 k.c. mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że:
- nieważne będzie postanowienie, które dopuszcza formę mniej rygorystyczną niż wymagana przez ustawę,
- dopuszczalne jest zaostrzenie formy – strony mogą wprowadzić surowszy wymóg niż ustawowy.
Czy można wprowadzić formy nieznane ustawodawcy?
Kodeks cywilny wyróżnia m.in. formę aktu notarialnego, pisemną, elektroniczną czy dokumentową. Strony mogą umówić się także na inne sposoby składania oświadczeń, o ile mieszczą się one w szeroko rozumianej formie dokumentowej.
Zgodnie z art. 77² i 77³ k.c. dokumentem może być każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z treścią oświadczenia, np.:
- nagranie audio,
- zapis wideo,
- plik komputerowy.
Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą ustalić np., że skuteczna zmiana umowy będzie wymagała wiadomości głosowej przesłanej przez określony komunikator, o ile można będzie ustalić nadawcę oświadczenia.
Skutki niezachowania zastrzeżonej formy
Treść art. 76 k.c. przewiduje różne sankcje w zależności od rodzaju formy:
- jeśli zastrzeżono formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną bez określenia sankcji, to w razie wątpliwości przyjmuje się, że forma ta została zastrzeżona tylko dla celów dowodowych,
- w przypadku innych form (np. aktu notarialnego) – czynność jest ważna wyłącznie przy zachowaniu tej formy, a jej brak oznacza nieważność czynności prawnej.
Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy, wskazując, że zastrzeżenie formy szczególnej pod rygorem nieważności powoduje, iż czynność dokonana w inny sposób nie wywołuje skutków prawnych.
Ograniczenia w obrocie profesjonalnym
Warto pamiętać, że w relacjach między przedsiębiorcami obowiązuje dodatkowe ograniczenie. Zgodnie z art. 74 § 4 k.c.:
„Przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.”
Oznacza to, że przedsiębiorca nie może powoływać się na niezachowanie formy jedynie dla celów dowodowych – w relacjach biznesowych taki zarzut nie będzie skuteczny.
Forma pełnomocnictwa
Jeśli czynność prawna wymaga szczególnej formy, to również pełnomocnictwo do jej dokonania musi być udzielone w tej samej formie. Wynika to z art. 99 k.c.. Zasada ta ma zastosowanie zarówno w przypadku, gdy wymóg szczególnej formy wynika z ustawy, jak i z samej umowy stron.
Przykład praktyczny
Firma transportowa TransLogis sp. z o.o. z Gdyni zawarła kontrakt z firmą produkcyjną MetalTech S.A.. W umowie strony wprowadziły klauzulę pactum de forma, zgodnie z którą każda zmiana umowy wymaga formy elektronicznej w postaci podpisu kwalifikowanego.
Po kilku miesiącach MetalTech wysłał do TransLogis wiadomość e-mail z propozycją zmiany stawek transportowych, którą ta zaakceptowała również w e-mailu. Strony zaczęły stosować nowe stawki, jednak po czasie TransLogis zakwestionował skuteczność zmiany.
Ponieważ zmiana nie została dokonana w formie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zgodnie z zastrzeżeniem w umowie – modyfikacja była nieważna, a obowiązywały dotychczasowe stawki.
Podstawa prawna
- art. 73–81 – Kodeks cywilny
- art. 76 – Kodeks cywilny
- art. 77 – Kodeks cywilny
- art. 77² i 77³ – Kodeks cywilny
- art. 74 § 4 – Kodeks cywilny
- art. 99 – Kodeks cywilny
Tematy porad zawarte w poradniku
- klauzula pactum de forma w umowie gospodarczej
- skutki niezachowania formy czynności prawnej
- forma dokumentowa w umowach między przedsiębiorcami
- ograniczenia swobody stron przy wyborze formy czynności