Zatrzymanie wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie jest uznaniową decyzją zamawiającego, lecz wynika z ustawowego obowiązku. Celem tego mechanizmu jest wyeliminowanie niepożądanych działań wykonawców i zabezpieczenie interesów zamawiającego. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy i dlaczego zamawiający musi zatrzymać wadium oraz jakich sytuacji powinien unikać wykonawca, by nie ponieść dotkliwych konsekwencji finansowych.
Na czym polega zatrzymanie wadium?
Wadium to forma zabezpieczenia, którą wykonawca wnosi przy składaniu oferty. Może przybrać formę pieniężną, gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej. Jego celem jest zapewnienie, że wykonawca działa w dobrej wierze i w sposób profesjonalny przystępuje do postępowania. W określonych przypadkach zamawiający musi zatrzymać wadium – nie może z tego obowiązku zrezygnować.
Zatrzymanie wadium ma charakter sankcyjny i pełni funkcję dyscyplinującą – ma przeciwdziałać nierzetelnym praktykom wykonawców, takim jak składanie ofert bez realnej chęci zawarcia umowy.
Obowiązek, a nie prawo zamawiającego
Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, zamawiający nie ma swobody w zakresie decyzji o zatrzymaniu wadium. Odstąpienie od tego obowiązku może:
- naruszyć zasadę równego traktowania wykonawców,
- spowodować szkodę finansową jednostki sektora finansów publicznych, jeśli nie pobierze należnego dochodu,
- wprowadzić błędny sygnał na rynku, że zamawiający toleruje niepoważne oferty.
Dlatego każdorazowo, gdy wystąpi którakolwiek z ustawowych przesłanek, zamawiający jest zobowiązany do zatrzymania wadium.
Przesłanki zatrzymania wadium – katalog zamknięty
Ustawa w art. 98 ust. 6 PZP określa zamknięty katalog przypadków, w których zamawiający ma obowiązek zatrzymać wadium. Można je podzielić na dwie grupy:
1. Przesłanki związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia
Zamawiający zatrzyma wadium, jeśli wykonawca:
- nie złożył wymaganych dokumentów przedmiotowych, mimo wezwania (np. opisów technicznych oferowanych produktów) – art. 106 ust. 1 PZP,
- nie złożył dokumentów podmiotowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia i spełnienie warunków udziału – art. 128 ust. 1 PZP,
- nie wyraził zgody na poprawienie oczywistej omyłki w ofercie – art. 223 ust. 2 pkt 3 PZP.
⚠️ UWAGA: Samo wystąpienie jednej z powyższych sytuacji nie wystarcza. Zatrzymanie wadium nastąpi tylko wtedy, gdy działania wykonawcy spowodowały, że jego oferta nie mogła zostać uznana za najkorzystniejszą.
2. Przesłanki związane z podpisaniem umowy
Dotyczą wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza:
- odmówił podpisania umowy na warunkach wskazanych w ofercie,
- nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy, mimo obowiązku,
- zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy (np. nie stawił się na podpisanie umowy, nie posiadał pełnomocnictwa, nie dostarczył wymaganych dokumentów).
📌 Przykład 1:
Firma „Ekoprojekt” z Gdańska złożyła najkorzystniejszą ofertę w przetargu na rozbudowę oczyszczalni ścieków. Po ogłoszeniu wyników przetargu wykonawca nie stawił się na podpisanie umowy, nie podając przy tym żadnego uzasadnienia. W tej sytuacji zamawiający miał obowiązek zatrzymać wniesione wadium pieniężne wraz z należnymi odsetkami.
📌 Przykład 2:
Spółka „TechSolutions” z Poznania została wezwana do uzupełnienia dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia. Z uwagi na błąd formalny wewnątrz firmy nie złożyła wymaganych dokumentów w terminie. Zamawiający, nie mogąc uznać jej oferty, zatrzymał wadium na podstawie art. 98 ust. 6 pkt 2 PZP.
Wadium w różnych formach – jak przebiega zatrzymanie?
- Wadium pieniężne – zatrzymywane jest bezpośrednio przez zamawiającego, łącznie z należnymi odsetkami bankowymi.
- Wadium w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej – zamawiający kieruje żądanie zapłaty do gwaranta lub poręczyciela.
To ważne, aby wykonawcy odpowiednio formułowali gwarancje – brak zgodności z przepisami może uniemożliwić ich egzekwowanie.
Podsumowanie
✔ Zatrzymanie wadium to obowiązek zamawiającego, gdy spełnione są ustawowe przesłanki.
✔ Celem tej regulacji jest ochrona interesów publicznych i zdyscyplinowanie wykonawców.
✔ Wykonawcy powinni uważnie śledzić wezwania zamawiającego i terminowo składać wymagane dokumenty.
✔ Odmowa podpisania umowy lub brak zabezpieczenia skutkuje utratą wadium – niezależnie od przyczyn.
Podstawa prawna:
- art. 98 ust. 6 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 106 ust. 1 – ustawa Prawo zamówień publicznych
- art. 107 ust. 2 – ustawa Prawo zamówień publicznych
- art. 125 ust. 1 – ustawa Prawo zamówień publicznych
- art. 128 ust. 1 – ustawa Prawo zamówień publicznych
- art. 223 ust. 2 pkt 3 – ustawa Prawo zamówień publicznych
Tematy porad zawartych w poradniku:
- zatrzymanie wadium w zamówieniach publicznych
- obowiązki zamawiającego przy wadium
- przyczyny utraty wadium przez wykonawcę
- konsekwencje odmowy podpisania umowy
- postępowanie z wadium pieniężnym i gwarancyjnym
Przydatne strony urzędowe:
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych