Od momentu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), sposób i termin wystawiania faktur uległ istotnej zmianie. Dla przedsiębiorców to nie tylko kwestia techniczna, ale również podatkowa – od daty przesłania faktury do KSeF zależy moment jej wystawienia, a w wielu przypadkach także moment powstania obowiązku podatkowego. Poniżej wyjaśniam, jakie są zasady wystawiania i przesyłania faktur do KSeF oraz jakie mogą być skutki naruszenia terminów.
Dlaczego data wysyłki faktury do KSeF jest tak ważna?
W przypadku faktur ustrukturyzowanych, za datę ich wystawienia uznaje się dzień przesłania do KSeF. To kluczowe – nie data wygenerowania dokumentu w systemie księgowym, nie podpisanie go przez osobę odpowiedzialną, ale faktyczna data jego wysłania do KSeF.
Z tego powodu, jeśli faktura trafi do KSeF po ustawowym terminie, uznaje się ją za wystawioną z opóźnieniem. Może to skutkować naruszeniem przepisów o fakturowaniu, a nawet przesunięciem momentu powstania obowiązku podatkowego, szczególnie w VAT.
Ogólna zasada – 15. dzień następnego miesiąca
W większości przypadków fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce:
- dostawa towaru, albo
- wykonanie usługi.
Jeśli wcześniej otrzymano zapłatę (całościową lub częściową), fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania płatności.
Wyjątki – szczególne terminy wystawienia faktur
Przepisy przewidują kilka szczególnych przypadków, w których terminy wystawienia faktury są wydłużone lub uzależnione od innych czynników:
🏗 Usługi budowlane i budowlano-montażowe
- Termin: do 30 dni od wykonania usługi.
📚 Dostawa książek i czasopism (drukowanych)
- Termin: do 60 dni od wydania towarów.
- Warunek: Dotyczy określonych kodów CN – m.in. ex 4901 10 00, 4902.
- Wyłączenia: mapy, ulotki, dostawy przez podatników ułatwiających sprzedaż (zgodnie z art. 7a ustawy o VAT).
🖨 Usługi drukowania książek i czasopism
- Termin: do 90 dni od wykonania usługi.
- Wyłączenia: import usług, o którym mowa w art. 28b ustawy o VAT.
⚡ Usługi i dostawy powtarzalne (np. media, najem, obsługa prawna)
- Termin: z upływem terminu płatności, m.in. dla:
- energii elektrycznej, cieplnej, gazu,
- usług telekomunikacyjnych,
- najmu, dzierżawy, leasingu,
- ochrony, dozoru, przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej.
Przykłady praktyczne
Przykład 1 – najem krótkoterminowy
🧑💼 Przedsiębiorca wynajął salę szkoleniową w dniach 1–3 sierpnia 2024 r.
📄 Faktura została przesłana do KSeF dopiero 25 sierpnia 2024 r.
✅ Obowiązek podatkowy w VAT i PIT powstał 1 sierpnia 2024 r. – czyli w dniu wykonania usługi.
📌 Późniejsze wystawienie faktury nie przesuwa momentu powstania obowiązku podatkowego.
Przykład 2 – usługa najmu długoterminowego
🧑💼 Przedsiębiorca wynajął lokal usługowy na miesiąc sierpień 2024 r.
📄 Faktura wystawiona i przesłana do KSeF: 25 sierpnia 2024 r.
✅ Ponieważ dla usług najmu obowiązuje szczególna zasada, obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dniu wystawienia faktury, czyli 25 sierpnia 2024 r.
📌 Tu moment przesłania faktury do KSeF ma bezpośredni wpływ na VAT.
Przykład 3 – dostawa energii elektrycznej
🧑💼 Firma dostarczała prąd w sierpniu 2024 r.
📄 Faktura wysłana do KSeF: 8 września 2024 r.
✅ Obowiązek podatkowy w VAT powstał 8 września 2024 r., czyli w dniu przesłania faktury do KSeF.
📌 Dla usług powtarzalnych, jak media, VAT rozpoznaje się w dniu wystawienia faktury (czyli w dniu jej wysłania do KSeF).
Jak uniknąć problemów z KSeF?
✔ Zadbaj o automatyzację procesu wystawiania i wysyłki faktur – dzięki temu faktura nie „utknie” w dziale księgowym.
✔ Ustal wewnętrzne procedury kontroli terminów – szczególnie dla przypadków z terminami specjalnymi.
✔ Regularnie szkol pracowników – zmiana podejścia do daty wystawienia wymaga zrozumienia nowej roli KSeF.
Podsumowanie
📌 Data przesłania faktury do KSeF to data jej wystawienia – nie można jej zmienić „wstecz”.
📌 Należy przestrzegać ogólnych i szczególnych terminów wystawienia faktur, bo ich naruszenie może skutkować odpowiedzialnością podatkową.
📌 W niektórych przypadkach moment przesłania faktury do KSeF generuje obowiązek podatkowy w VAT – zwłaszcza w usługach powtarzalnych.
Podstawa prawna
- art. 106i ust. 1–8 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT)
- art. 7a ust. 1 i 2, art. 28b – ustawa o VAT
Tematy porad zawartych w poradniku
- terminy fakturowania w KSeF
- obowiązek podatkowy przy e-fakturach
- faktura ustrukturyzowana w VAT 2025
- KSeF a moment powstania VAT
- wystawienie faktury w usługach ciągłych