Zmniejszenie podatku naliczonego z otrzymanej faktury korygującej to obowiązek, którego zlekceważenie może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych. W tym poradniku dowiesz się, kiedy i jak prawidłowo dokonać zmniejszenia podatku naliczonego, w zależności od okoliczności wystawienia i otrzymania faktury korygującej. Wszystko w kontekście aktualnych przepisów i z praktycznymi przykładami, które pomogą uniknąć błędów w rozliczeniach VAT.
Zmniejszenie podatku naliczonego – podstawowe sytuacje
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, nabywca towarów lub usług ma obowiązek zmniejszyć kwotę podatku naliczonego w dwóch głównych przypadkach:
- Gdy doszło do obniżenia podstawy opodatkowania – np. zwrot towaru, udzielenie rabatu po dokonaniu transakcji.
- Gdy stwierdzono pomyłkę w kwocie podatku na fakturze – np. błędna stawka podatku lub niewłaściwa kwota VAT.
📌 Obowiązek ten wynika wprost z:
- art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT – regulujących korekty po stronie sprzedawcy,
- art. 86 ust. 19a i 19d ustawy o VAT – wskazujących okresy rozliczeniowe korekty po stronie nabywcy.
Kiedy zmniejszyć VAT naliczony? Zasady ogólne
✅ Uzgodnienie warunków korekty – decydujący moment
Zasadniczo, nabywca musi zmniejszyć podatek naliczony w okresie, w którym zostały spełnione warunki uzgodnienia korekty (czyli obniżenia podstawy opodatkowania lub korekty błędnej kwoty VAT) z kontrahentem. To oznacza, że:
- jeśli warunki korekty zostały uzgodnione i spełnione w tym samym miesiącu – korekty dokonuje się w tym miesiącu;
- jeśli warunki zostały spełnione w późniejszym okresie niż ich uzgodnienie – korekta następuje w okresie, w którym warunki te rzeczywiście się ziściły.
📌 Przykład 1:
Firma NowaTech Sp. z o.o. uzgodniła ze swoim dostawcą, że zwraca część zamówienia w styczniu 2025 r., a fizyczny zwrot towaru i wystawienie faktury korygującej nastąpiły w lutym 2025 r. – wtedy też firma musi zmniejszyć VAT naliczony.
Obowiązek korekty w KSeF – faktury ustrukturyzowane
Jeśli nabywca otrzymał fakturę korygującą przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) w postaci faktury ustrukturyzowanej, musi dokonać zmniejszenia VAT w okresie otrzymania tej faktury – niezależnie od tego, kiedy doszło do uzgodnienia lub spełnienia warunków korekty.
📌 Przykład 2:
Firma GreenBuild S.A. otrzymała przez KSeF fakturę korygującą w dniu 15 marca 2025 r. – mimo że warunki korekty ustalono w lutym. VAT musi być zmniejszony w rozliczeniu za marzec 2025 r.
Szczególny przypadek – VAT jeszcze nieodliczony
Jeśli nabywca jeszcze nie zdążył odliczyć podatku naliczonego z pierwotnej faktury, a otrzymuje fakturę korygującą (zmniejszającą), to obniżenie podatku powinno nastąpić w tym samym okresie, w którym podatnik dokonałby odliczenia.
📌 Przykład 3:
Firma DataSoft IT otrzymała w lutym 2025 r. fakturę na 12 300 zł brutto, ale z uwagi na braki formalne nie odliczyła VAT. W marcu 2025 r. otrzymała fakturę korygującą obniżającą podstawę opodatkowania. Obniżenia podatku musi dokonać w marcu, czyli w okresie, w którym po raz pierwszy miałaby prawo do odliczenia.
Podsumowanie: kluczowe zasady korekty podatku naliczonego
✔ VAT naliczony zmniejszasz w okresie spełnienia uzgodnionych warunków korekty,
✔ Jeśli faktura korygująca przychodzi przez KSeF – VAT zmniejszasz w okresie jej otrzymania,
✔ Jeśli jeszcze nie odliczyłeś VAT z faktury pierwotnej – zmniejszenie następuje w okresie odliczenia,
✔ Uważaj na prawidłowe ujęcie korekty w JPK_VAT – zarówno w części ewidencyjnej (K_) jak i deklaracyjnej (P_).
Podstawa prawna
- art. 29a ust. 13, art. 29a ust. 14 – ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.)
- art. 86 ust. 19a, art. 86 ust. 19d, art. 106na ust. 3 – ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- korekta podatku naliczonego VAT 2025
- faktura korygująca a okres rozliczeniowy
- zmniejszenie VAT w KSeF
- błędy w VAT i korekty
- JPK_VAT korekta podatku naliczonego