Od 1 lipca 2024 r. korzystanie z faktur ustrukturyzowanych w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur) jest obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. Faktura taka to nie tylko dokument elektroniczny – to specjalna forma faktury, zgodna z obowiązującym schematem logicznym FA(2) i przepisami ustawy o VAT. W niniejszym poradniku znajdziesz praktyczne wskazówki, jakie pola trzeba wypełnić, na co zwrócić uwagę i jak nie popełnić błędów podczas wystawiania e-faktury w formacie FA(2).
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura:
✔ wystawiana w formacie XML,
✔ zgodna ze schemą logiczną FA(2),
✔ przesyłana i przechowywana w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF),
✔ opatrzona numerem identyfikacyjnym nadawanym przez system KSeF,
✔ zawierająca dane wymagane przez art. 106e ustawy o VAT.
Co ważne, struktura FA(2) nie ogranicza się wyłącznie do elementów faktury VAT. Obejmuje również dane dodatkowe – techniczne, organizacyjne oraz rozliczeniowe – które ułatwiają automatyzację obiegu dokumentów.
Podstawa prawna faktury ustrukturyzowanej
Zgodnie z przepisem:
„Faktura ustrukturyzowana jest fakturą elektroniczną wystawianą przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.”
— art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.)
Ponadto każda faktura musi zawierać elementy, o których mowa w:
art. 106e ust. 1–5 – Ustawa o VAT
Obowiązujące schemy faktur ustrukturyzowanych – FA(2)
Od 1 września 2023 r. obowiązuje schemat logiczny FA(2), opublikowany w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) pod numerem wzoru 2023/06/29/12648. FA(2) zawiera ponad 400 pól danych, ale tylko część z nich ma charakter obligatoryjny.
Główne elementy faktury FA(2)
Faktura FA(2) dzieli się na sekcje tematyczne, z których każda zawiera zestaw pól do uzupełnienia. Poniżej omawiamy najważniejsze z nich:
1. Nagłówek (element techniczny)
Sekcja Nagłówek zawiera dane systemowe:
- Kod formularza – np.
kodSystemowy="FA(2)",wersjaSchemy="1-0E", - Wariant formularza – aktualnie:
2, - Data wytworzenia faktury – format:
2025-01-01T10:45:00Z(UTC), - SystemInfo – nazwa systemu księgowego, np. „Optima”, „Enova” (pole opcjonalne).
📌 Uwaga: Data wytworzenia nie musi być tożsama z datą sprzedaży czy datą przesłania faktury.
2. Podmiot 1 – dane sprzedawcy
Zawiera informacje o wystawcy faktury:
- Prefiks podatnika – np.
PL, - NIP – numer identyfikacyjny podatnika, np.
8888888888, - Nazwa – np. „Nowak Transport sp. z o.o.”,
- Adres – kraj, ulica, kod pocztowy, miejscowość,
- Adres korespondencyjny (opcjonalny),
- Dane kontaktowe – e-mail, telefon (opcjonalne, do 3 wystąpień),
- StatusInfoPodatnika – status szczególny (upadłość, likwidacja itp.).
✅ Przykład:
Podmiot 1:
Prefiks: PL
NIP: 5221040000
Nazwa: „Alfa Logistyka sp. z o.o.”
Adres: ul. Wirtualna 5, 00-123 Warszawa, PL
3. Podmiot 2 – dane nabywcy
Analogicznie do Podmiotu 1, zawiera dane nabywcy:
- NIP / nazwa / adres,
- Adres do korespondencji (opcjonalny),
- Kontakt (e-mail, tel.) (opcjonalny),
- Numer klienta – jeżeli jest wykorzystywany w systemie ERP klienta,
- IDNabywcy – identyfikator przy korektach danych klienta.
✅ Przykład:
Podmiot 2:
NIP: 7851143120
Nazwa: „Piekarnia Maja s.c.”
Adres: ul. Chlebowa 11, 62-030 Luboń
4. FA – główna treść faktury
To kluczowy element faktury – zawiera dane transakcji:
- Numer faktury,
- Data wystawienia, sprzedaży,
- Opis towarów/usług,
- Cena jednostkowa netto i brutto,
- Stawka i kwota VAT,
- Sposób i termin płatności,
- Waluta,
- Warunki szczególne (np. odwrotne obciążenie, mechanizm podzielonej płatności),
- Adnotacje – np. „samofakturowanie”, „faktura VAT marża”.
🔄 W tej sekcji znajdują się też dane umożliwiające korekty, oznaczenia obowiązków podatkowych oraz powiązania z innymi dokumentami (np. fakturami zaliczkowymi).
5. Podmiot 3 – dane podmiotu trzeciego (opcjonalne)
Sekcja Podmiot 3 służy do wskazania podmiotów związanych z fakturą, ale niebędących sprzedawcą (Podmiot 1) ani nabywcą (Podmiot 2). Można tu umieścić maksymalnie 100 wystąpień.
Dane te mogą dotyczyć m.in. faktora, podmiotu pierwotnego (np. w przypadku przekształcenia), dodatkowego nabywcy, jednostek organizacyjnych, wystawców działających w imieniu podatnika czy płatników zobowiązania.
📌 Najważniejsze pola:
- Rola – wskazuje funkcję podmiotu, np.:
1– Faktor2– Odbiorca3– Podmiot pierwotny4– Dodatkowy nabywca5– Wystawca faktury6– Dokonujący płatności
- RolaInna + OpisRoli – jeśli rola nie pasuje do zdefiniowanych kategorii,
- Udział – procentowy udział nabywcy, stosowany tylko przy roli
4, - NrKlienta – jeżeli dany podmiot posługuje się własnym numerem klienta.
✅ Przykład 1 – faktoring:
Sprzedawcą jest „Alfa Media sp. z o.o.”, a faktor to „FinFast S.A.”
W części Podmiot 3:
- Dane faktora: NIP, adres, e-mail,
- Rola:
1– Faktor- AdresKoresp: ul. Księgowa 10, 01-230 Warszawa
✅ Przykład 2 – dodatkowy nabywca:
Na fakturze dokumentującej usługę doradczą znajduje się główny nabywca – spółka „CoreTech Sp. z o.o.” (Podmiot 2), ale również oddział terenowy jako odbiorca usługi.
- W Podmiot 3 wskazujemy:
- Dane oddziału,
- Rola:
4– Dodatkowy nabywca,- Udział:
40%
📌 Uwaga: W przypadku braku określenia udziału przy wielu nabywcach, system domyślnie dzieli udziały po równo.
6. Podmiot upoważniony (opcjonalny)
Sekcja ta zawiera dane podmiotu upoważnionego do wystawiania faktury w imieniu sprzedawcy – np. biura rachunkowego, komornika, pełnomocnika lub przedstawiciela podatkowego.
W przypadku, gdy fakturę wystawia:
- nabywca (samofakturowanie) – dane podaje się w Podmiot 2, a nie tutaj,
- komornik lub przedstawiciel podatkowy – dane podaje się wyłącznie tutaj, a nie w Podmiot 3.
7. Stopka (opcjonalna)
Sekcja Stopka zawiera dane uzupełniające:
- REGON,
- Numer KRS,
- Dodatkowe informacje księgowe,
- Uwagi końcowe do faktury,
- Adnotacje o szczególnych warunkach transakcji (np. faktura VAT marża).
📌 Uwaga: Dane zawarte w stopce mogą zostać wykorzystane do automatycznego zasilania systemów księgowych po stronie odbiorcy.
🔄 Podsumowanie obowiązkowych i opcjonalnych elementów
| Sekcja | Wymagana? | Opis |
|---|---|---|
| Nagłówek | ✔ TAK | Dane systemowe i metadane |
| Podmiot 1 | ✔ TAK | Sprzedawca |
| Podmiot 2 | ✔ TAK | Nabywca |
| FA | ✔ TAK | Główna treść faktury |
| Podmiot 3 | ✖ NIE | Dodatkowe podmioty, np. faktor, oddział |
| Podmiot upoważniony | ✖ NIE | Np. biuro rachunkowe, pełnomocnik |
| Stopka | ✖ NIE | Uwagi, REGON, KRS |
Przykład pełnej faktury FA(2) z podmiotem trzecim i adnotacją
Dane transakcji:
- Sprzedawca: „GreenTrade sp. z o.o.”, NIP: 5270001122
- Nabywca: „Domex s.c.”, NIP: 7281900111
- Dodatkowy nabywca: „Domex Oddział Poznań”
- Usługa: dostawa urządzeń fotowoltaicznych
- Adnotacja: mechanizm podzielonej płatności
Schemat:
- Nagłówek: FA(2), wersja 1-0E
- Podmiot 1: GreenTrade sp. z o.o., ul. Energetyczna 1, 00-001 Warszawa
- Podmiot 2: Domex s.c., ul. Przemysłowa 8, 90-200 Łódź
- Podmiot 3:
- Nazwa: Domex Oddział Poznań
- Adres: ul. Piątkowska 14, 60-001 Poznań
- Rola:
4– Dodatkowy nabywca - Udział: 40%
- FA:
- Numer faktury: 2025/01/0021
- Data wystawienia: 2025-01-05
- Pozycje towarowe
- Kwota: 14 760 zł brutto
- Mechanizm podzielonej płatności (P_18 = 1)
- Stopka:
- REGON: 011111111
- Adnotacja: „dokument wystawiony zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT”
Podsumowanie – co musi zawierać faktura ustrukturyzowana?
Jeśli korzystasz z KSeF i wystawiasz faktury ustrukturyzowane zgodnie ze schematem FA(2), musisz zadbać o dwa poziomy poprawności:
- Zgodność z ustawą o VAT – czyli elementy wskazane w art. 106e ustawy (np. data sprzedaży, stawka VAT, dane stron).
- Zgodność z techniczną strukturą logiczną FA(2) – czyli odpowiednie wypełnienie pól XML w strukturze schemy.
🔍 Kluczowe obowiązkowe elementy to:
- Kod formularza i wersja FA(2)
- Data wytworzenia faktury
- Dane sprzedawcy (Podmiot 1) – NIP, nazwa, adres
- Dane nabywcy (Podmiot 2) – NIP, nazwa, adres (z wyjątkami)
- Treść faktury (sekcja FA): numer faktury, data sprzedaży, nazwa towaru/usługi, stawki VAT, wartości netto i brutto, sposób płatności
- Informacje o szczególnych warunkach (np. odwrotne obciążenie, samofakturowanie, MPP)
🔧 Elementy opcjonalne, które warto stosować w praktyce:
- Dane kontaktowe sprzedawcy i nabywcy (ułatwiają obsługę płatności),
- Adres korespondencyjny – jeśli inny niż siedziba,
- REGON i KRS – szczególnie dla spółek prawa handlowego,
- Podmiot 3 – faktor, oddział, pełnomocnik (z odpowiednim wskazaniem roli),
- Stopka z uwagami dodatkowymi,
- SystemInfo – np. „Insert GT” lub „Comarch ERP Optima”.
🧠 Najczęstsze błędy:
- Brak wskazania udziału dodatkowego nabywcy przy roli „4”,
- Nieprawidłowe oznaczenie samofakturowania (należy podać wartość „1” w polu
FA/Adnotacje/P_17), - Niezgodność numeracji faktur z wewnętrznym systemem księgowym,
- Brak oznaczenia mechanizmu podzielonej płatności przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto za towary/usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.
📚 Podstawa prawna
- art. 2 pkt 32a – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.) – definicja faktury ustrukturyzowanej
- art. 106e ust. 1–5 – ustawa o VAT – wymagane elementy faktury
- art. 106j ust. 2 pkt 3 – ustawa o VAT – korekty i dane podmiotów przejętych
- art. 100 ust. 1 pkt 4, art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, art. 136 ust. 1 pkt 3, art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 – ustawa o VAT – przypadki szczególne dla podatników UE
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2023 r. – opublikowany wzór FA(2), numer wzoru CRWDE: 2023/06/29/12648
🔎 Tematy porad zawartych w poradniku
- struktura faktury FA(2) 2025
- obowiązkowe pola e-faktury KSeF
- elementy faktury ustrukturyzowanej XML
- jak wypełnić fakturę FA(2)
- dane nabywcy i faktora w KSeF