Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowa platforma dla wystawiania faktur ustrukturyzowanych, która już wkrótce stanie się podstawowym narzędziem do fakturowania w Polsce. Wielu przedsiębiorców obawia się „zakładania konta” w KSeF – tymczasem w praktyce nie ma czegoś takiego jak konto użytkownika, które trzeba zarejestrować. Korzystanie z systemu odbywa się na podstawie uwierzytelnienia. W tym poradniku wyjaśniam krok po kroku, jak wygląda pierwsze logowanie do KSeF, jak nadać uprawnienia i jak zacząć z niego korzystać – bez niepotrzebnego stresu i biurokracji.
Jak działa logowanie do KSeF? 📌
W przeciwieństwie do wielu serwisów rządowych czy komercyjnych, KSeF nie wymaga założenia konta. Nie musisz wypełniać formularzy rejestracyjnych ani czekać na zatwierdzenie konta. Zamiast tego wystarczy się uwierzytelnić, czyli potwierdzić swoją tożsamość jednym z akceptowanych sposobów:
✔ kwalifikowany podpis elektroniczny,
✔ kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
✔ podpis zaufany (profil zaufany),
✔ ciąg znaków alfanumerycznych przypisany do podatnika, generowany po wcześniejszym uwierzytelnieniu jedną z powyższych metod.
Dostęp do systemu znajdziesz pod adresem:
👉 https://www.podatki.gov.pl/ksef/
Krok po kroku: Pierwsze logowanie do KSeF 🧭
Krok 1: Wejdź na stronę KSeF
Przejdź na oficjalną stronę systemu KSeF:
➡ https://ksef.mf.gov.pl/
Krok 2: Wybierz metodę uwierzytelnienia
Zależnie od tego, czym dysponujesz, wybierz odpowiedni sposób logowania. Najczęściej wykorzystywane metody to:
- Podpis zaufany (Profil Zaufany) – prosty i szybki dla jednoosobowych działalności gospodarczych,
- Kwalifikowany podpis elektroniczny – wymagany dla spółek i osób reprezentujących większe podmioty.
🔐 Jeśli reprezentujesz firmę jako pełnomocnik lub pracownik, musisz najpierw uzyskać stosowne uprawnienie w KSeF, zanim uzyskasz dostęp.
Kto może korzystać z KSeF i jak nadać uprawnienia?
🧑💼 Uprawnienia może nadać:
- Podatnik (czyli właściciel firmy lub jej formalny reprezentant),
- Organ egzekucyjny lub komornik sądowy,
- Osoba wskazana przez podatnika, JST lub inny uprawniony podmiot (np. pracownik biura rachunkowego, dział księgowy, pełnomocnik VAT).
🧾 Rodzaje uprawnień:
- Uprawnienia administracyjne – umożliwiają:
- nadawanie, odbieranie lub modyfikowanie innych uprawnień,
- pełne zarządzanie kontem firmy w KSeF.
- Uprawnienia do wystawiania lub przeglądania faktur – umożliwiają:
- tworzenie i przeglądanie faktur ustrukturyzowanych.
Jak nadać uprawnienia w KSeF?
Po zalogowaniu jako podatnik (lub osoba uprawniona):
- Wejdź w zakładkę „Zarządzanie uprawnieniami”.
- Wskaż osobę fizyczną lub podmiot, któremu chcesz nadać dostęp.
- Określ zakres uprawnień – czy ma tylko przeglądać faktury, czy także wystawiać lub zarządzać uprawnieniami.
- Potwierdź operację podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
➡ Osoba, której nadano uprawnienia, również loguje się do KSeF przez uwierzytelnienie.
Przykład 1: Jednoosobowa działalność gospodarcza
Pan Marek, właściciel JDG zajmującej się handlem internetowym, chce samodzielnie wystawiać faktury ustrukturyzowane. Loguje się do KSeF przy pomocy podpisu zaufanego. Nie musi nikomu nadawać uprawnień, ponieważ sam jako podatnik ma pełne prawo do korzystania z systemu.
Przykład 2: Spółka z o.o. z działem księgowym
Spółka „Zielony Promień” Sp. z o.o., zatrudnia trzyosobowy dział księgowości. Członek zarządu loguje się do KSeF przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Następnie nadaje uprawnienia do wystawiania faktur dla dwóch pracowników księgowości, a jednej osobie także uprawnienia administracyjne (np. do nadawania dalszych dostępów w przyszłości).
Czy każdy musi korzystać z kwalifikowanego podpisu?
❗ Nie. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, najczęściej wystarczy Ci podpis zaufany, który jest darmowy i łatwy w obsłudze.
Podsumowanie
🔹 Nie zakładasz konta w KSeF – wystarczy uwierzytelnienie.
🔹 Po zalogowaniu możesz nadawać uprawnienia innym osobom.
🔹 KSeF obsługuje różne rodzaje użytkowników – od jednoosobowych firm po JST i grupy VAT.
🔹 Do logowania i uwierzytelniania służy podpis zaufany, kwalifikowany podpis/pieczęć elektroniczna lub identyfikator KSeF.
🔹 Każda osoba korzystająca z systemu musi mieć nadane odpowiednie uprawnienia.
Podstawa prawna
- art. 3 ust. 1, art. 6 ust. 1–2 – Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2023 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
- art. 106na–106nc – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570, ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- pierwsze logowanie do KSeF
- nadawanie uprawnień w KSeF
- podpis zaufany w KSeF
- faktury ustrukturyzowane KSeF
- dostęp do KSeF dla pracowników