Zatrudnianie pracowników wiąże się nie tylko z koniecznością zawarcia odpowiedniej umowy, ale również z obowiązkami podatkowymi. Szczególne znaczenie ma właściwe rozpoznanie, co stanowi przychód pracownika i jakim obowiązkom podlega pracodawca. W tym poradniku dowiesz się m.in., które świadczenia trzeba wykazać jako przychód, czy zwrot kosztów rekrutacji podlega opodatkowaniu oraz kiedy wystawia się PIT-8C.
Co stanowi przychód ze stosunku pracy według ustawy o PIT?
Wiele osób utożsamia pojęcie wynagrodzenia z przychodem ze stosunku pracy, ale to błąd. W rozumieniu przepisów ustawy o PIT, przychód pracownika to nie tylko wypłata podstawowego wynagrodzenia, ale praktycznie każda korzyść majątkowa, jaką otrzymuje on od pracodawcy.
📜 Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT:
„Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń (…).”
Przykładowe przychody pracownika to m.in.:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- dodatki (np. funkcyjny, stażowy),
- nagrody,
- wynagrodzenie za nadgodziny,
- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
- świadczenia w naturze (np. paczki świąteczne, bilety),
- inne nieodpłatne lub częściowo odpłatne świadczenia.
🧩 Przykład praktyczny
Firma IT z Warszawy przekazała wszystkim pracownikom świąteczne paczki o wartości 350 zł brutto. Choć nie było to wynagrodzenie, zgodnie z ustawą o PIT, wartość paczki stanowi przychód pracownika, który powinien zostać ujęty w podstawie opodatkowania – chyba że mieści się w limicie zwolnienia (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).
Zwrot kosztów rekrutacyjnych a przychód kandydata – co mówią przepisy?
Przedsiębiorcy coraz częściej pokrywają kandydatom koszty podróży lub noclegów związanych z udziałem w rekrutacji. Czy taki zwrot również stanowi przychód?
📌 Tak – z wyjątkiem sytuacji określonych w przepisach.
📜 Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT:
„Przychodami (…) są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.”
Oznacza to, że:
✔ Zwrot kosztów przejazdu lub noclegu jest przychodem kandydata,
✖ Nie jest to jednak przychód ze stosunku pracy – lecz z innych źródeł (art. 20 ust. 1 ustawy o PIT).
🧩 Przykład praktyczny
Spółka „Nowe Kadry” z Gdańska zorganizowała rekrutację na stanowisko kierownicze i pokryła kandydatom koszty noclegu (1 nocleg w hotelu za 280 zł). Kandydaci nie byli jeszcze zatrudnieni, dlatego wartość noclegu należy zakwalifikować jako przychód z innych źródeł. Spółka musi wystawić informację PIT-8C, a kandydat ma obowiązek wykazać ten przychód w swoim zeznaniu rocznym.
⚖️ Wyrok i interpretacja
W podobnej sprawie Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi (interpretacja nr IPTPB1/415-237/13-4/MAP z dnia 3 lipca 2013 r.) potwierdził, że sfinansowanie kosztów noclegu kandydata jest nieodpłatnym świadczeniem i stanowi przychód z innych źródeł.
Czy zwrot kosztów może być zwolniony z podatku?
Tak, ale tylko w określonych warunkach.
📜 Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT, zwolnione z podatku są świadczenia związane z podróżą służbową – jeśli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez odbiorcę oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodu przez pracodawcę.
📌 Jeżeli zatem:
- kandydat nie rozlicza świadczenia jako kosztu,
- koszty zostały poniesione w interesie pracodawcy (np. aby przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną),
- świadczenie mieści się w limitach określonych w rozporządzeniu MPiPS o podróżach służbowych,
— wtedy takie świadczenie może korzystać ze zwolnienia podatkowego.
🧩 Przykład praktyczny
Firma budowlana z Wrocławia zwróciła kandydatowi na kierownika budowy 150 zł za dojazd i 180 zł za hotel. Świadczenie mieściło się w limitach ustawowych i nie zostało zaliczone przez kandydata do kosztów. Taki zwrot nie podlega opodatkowaniu PIT.
Podsumowanie
✔ Przychód pracownika to nie tylko wynagrodzenie, ale każda forma korzyści majątkowej – w tym świadczenia w naturze, nagrody czy dodatki.
✔ Kandydaci do pracy, którym pracodawca zwraca koszty, muszą liczyć się z obowiązkiem rozliczenia przychodu z innych źródeł.
✔ Pracodawca nie musi pobierać zaliczki PIT, ale ma obowiązek wystawienia PIT-8C.
✔ Część świadczeń może być zwolniona z podatku, jeżeli spełnia warunki ustawowe i limity.
📚 Podstawa prawna
- art. 12 ust. 1, art. 11 ust. 1, art. 20 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b, art. 21 ust. 13 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- rozliczanie świadczeń pracowniczych PIT
- przychód z innych źródeł a rekrutacja
- świadczenia w naturze a podatek dochodowy
- PIT-8C przy rekrutacji
- opodatkowanie zwrotu kosztów kandydata