1. Strona główna
  2. Podatki, Rachunkowość, Kadry, ZUS, BHP, AML, Finanse i Ubezpieczenia, Dotacje, Sygnaliści
  3. Podatki i opłaty
  4. Czy zestawienie sprzedaży może być wpisem w PKPiR? Praktyczny poradnik dla przedsiębiorców

Czy zestawienie sprzedaży może być wpisem w PKPiR? Praktyczny poradnik dla przedsiębiorców

Zestawienie sprzedaży to uproszczona forma dokumentowania przychodu, z której mogą korzystać niektórzy przedsiębiorcy. W odpowiednich warunkach może ono posłużyć jako podstawa do dokonania wpisu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Sprawdź, kto i jak może legalnie korzystać z tego rozwiązania i jak poprawnie przygotować zestawienie.

Kiedy można ująć sprzedaż w PKPiR na podstawie zestawienia?

Zestawienie sprzedaży jest przydatne szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorca dokumentuje sprzedaż wyłącznie fakturami, nie korzysta z kasy fiskalnej, a liczba transakcji w miesiącu jest znaczna. Dzięki zestawieniu można dokonać jednego wpisu miesięcznie, zamiast wielu pojedynczych – co znacząco ułatwia prowadzenie księgowości.

Aby jednak zestawienie mogło stanowić dowód księgowy w PKPiR, musi spełniać określone warunki wskazane w § 18 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR.

✅ Elementy obowiązkowe zestawienia sprzedaży:

  1. Data sporządzenia zestawienia,
  2. Kolejny numer zestawienia (np. 6/2025),
  3. Zakres numerów faktur ujętych w zestawieniu (np. od 1/06/2025 do 13/06/2025),
  4. Łączna kwota sprzedaży wynikająca z tych faktur,
  5. Podpis podatnika lub osoby sporządzającej zestawienie.

Brak któregokolwiek z powyższych elementów może skutkować zakwestionowaniem wpisu przez urząd skarbowy.

Przykład 1: Sprzedaż internetowa bez kasy fiskalnej

🧑‍💼 Przykład – Pani Magdalena z Torunia

Od stycznia 2025 r. Magdalena prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – sprzedaż dekoracji ślubnych przez Internet. Jest czynnym podatnikiem VAT, a wszystkie transakcje dokumentuje fakturami imiennymi, nie posiada natomiast kasy fiskalnej, ponieważ korzysta ze zwolnienia.

Na koniec czerwca 2025 r. sporządza zestawienie sprzedaży obejmujące 14 faktur wystawionych w danym miesiącu, o łącznej wartości 9820 zł. Magdalena dokonuje jednego wpisu w PKPiR w kolumnie 7 (przychody) z tytułem: „Zestawienie sprzedaży za 6/2025”, wpisując łączną kwotę.

Dzięki temu uproszczeniu oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów księgowych.

Jak poprawnie dokonać wpisu do PKPiR?

Wpisu należy dokonać w kolumnie 7 PKPiR, która służy do ewidencjonowania przychodów z działalności gospodarczej. W opisie zdarzenia wskazuje się m.in. „sprzedaż towarów” oraz numer i okres zestawienia.

Wzór wpisu do PKPiR:

Lp.Data zdarzeniaNr dowoduOpis zdarzeniaPrzychód złgr
8430-06-2025Zest. 6/2025Sprzedaż towarów982000

⚠️ Uwaga: Wpisu należy dokonać najpóźniej do dnia 20. kolejnego miesiąca, zgodnie z zasadami terminowości prowadzenia księgi.

Przykład 2: Kiedy zestawienie NIE może być podstawą wpisu

🧾 Przykład – Pan Robert z Rzeszowa

Robert prowadzi działalność usługową i rejestruje sprzedaż zarówno na podstawie faktur, jak i przy użyciu kasy fiskalnej. W czerwcu 2025 r. wykonał kilkadziesiąt usług, ale część sprzedaży odbyła się za gotówkę i została zaewidencjonowana na kasie.

Robert nie może zastosować zestawienia sprzedaży, ponieważ tylko sprzedaż w całości udokumentowana fakturami może być w ten sposób rozliczana. W jego przypadku każda faktura musi być wpisywana osobno, a dane z kasy fiskalnej uwzględniane zgodnie z raportem dobowym lub miesięcznym.

Podsumowanie – Co warto zapamiętać?

✔ Zestawienie sprzedaży to wygodne narzędzie dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż wyłącznie na podstawie faktur.

✔ Aby mogło stanowić podstawę wpisu w PKPiR, musi zawierać wszystkie wymagane elementy formalne.

✔ Użycie zestawienia jest możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorca nie korzysta z kasy fiskalnej i dokumentuje całą sprzedaż fakturami.

✔ Wpis do PKPiR należy sporządzić z odpowiednim opisem oraz prawidłową datą.

Podstawa prawna:

  • § 18 ust. 5 – Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących

Tematy porad zawartych w poradniku:

  • wpis do PKPiR na podstawie zestawienia,
  • sprzedaż bez kasy fiskalnej,
  • jak udokumentować sprzedaż fakturami,
  • rozliczenie przychodów w działalności online,
  • PKPiR sprzedaż miesięczna

Przydatne strony urzędowe:

Ostatnia aktualizacja: 24.05.2025
Czy ta porada była dla Ciebie pomocna?

Zobacz również: